事业单位档案管理信息化建设问题

2018-11-25榆林市环境监测总站周楠

办公室业务 2018年13期

文/榆林市环境监测总站周楠

随着科学技术的不断进步，传统的档案管理纸质化方式在很多方面已经表现出较大的不足，而信息技术不仅可帮助事业单位增强档案管理效果，同时也提供了非常便捷的对档案进行查询、使用的操作等等。因此，对事业单位档案管理信息化建设问题进行分析有着较为重要的意义。

一、当前事业单位档案管理信息化建设存在的问题

（一）档案管理人员对信息化技术的掌握程度较低。从当前国内事业单位中从事档案管理工作信息化建设的人员组成情况来看，由于受到传统档案管理工作的影响，整体的人员组成较为老化，这些人员在接受信息化技术方面总体的速度较慢，特别是受到长时间传统工作思路的影响，对于档案管理工作开展信息化建设总体有着较强的抵触思想，这些问题给事业单位开展高质量的档案管理工作信息化建设带来的影响是非常巨大的。

（二）事业单位内部对档案管理信息化建设的投入力度较小。从当前事业单位内部开展的档案管理工作信息化建设情况来看，其相对于实际需求还有着较大的差距，特别是表现为信息化建设投入力度较小，很多必要的信息化建设内容由于受到投入的人力、物力等方面的影响，并不能达到实际工作的需求，特别是由于受到资金投入的限制，开发的档案管理信息系统功能不够完善且不够智能化，不仅没有提升整个档案信息管理开展的实际水平，所带来的效果还制约了整个管理水平的提升。

（三）档案管理工作制度不够完善。从当前很多事业单位内部开展的档案管理工作实际情况来看，其中的制度在很多方面已经相对于当前实际需求表现出较大的差距，特别是随着当前涉及的档案数量不断增多，传统的管理制度在具体运行时漏洞百出。尤其为随着信息技术的不断融入其中，其中很多的条款就应当根据技术的更新而进行调整，但是从实际开展情况来看，这些管理制度并没有得到及时的更新，限制了信息化技术在具体的档案管理工作中的使用水平。

二、提升事业单位档案管理信息化建设水平的相关对策

（一）全面增强事业单位内部从事档案管理人员的总体素质水平。当前在事业单位内增强档案管理工作的信息化水平已经成为必然发展的趋势。因此，全面增强事业单位内部从事档案管理工作人员的总体素质水平有着非常重要的意义。在具体实施的过程中，应当从招聘与培训两个环节入手，首先是招聘环节，针对当前档案管理工作对信息技术的需求不断增多，在招聘时应当设定出具体的专业、学历及年龄要求，同时，还应当对档案管理工作开展的理论与实际操作水平进行检验，达到了相关的标准之后才能录用。其次，应当从培训入手，培训主要包含有两个方面：在职培训与入职培训，对于新招聘的员工应当制定出完善的入职培训政策，从而更好地使招聘到的人员能够尽快适应工作岗位的实际需求。同时，针对当前很多在职人员对信息技术掌握水平较差的情况，应当制定出完善的在职培训策略，结合档案管理工作信息化建设的实际需求，制定出定期与不定期的，信息化建设培训，同时，在具体培训的过程中，应当注意将理论培训与具体的技术操作培训相结合，确保人员不仅理论丰富，同时，还要掌握必需的操作技能，这对于更好将信息化建设在档案管理工作的实际效用发挥出来是非常关键的。

（二）增加对事业单位档案管理信息化建设的投入力度。针对当前事业单位内开展的信息化建设总体水平较低的情况，应当从资金、人才等方面提供出更为强大的支持。在具体实施时，各事业单位应当认识到在新时期开展档案管理的过程中，信息化建设已经成为必然的趋势，这也是推动自身实现更高水平发展、智能化办公的重要组成部分。在具体实施的过程中，应当明确档案管理信息化建设专项使用资金，同时，通过与社会上IT公司等进行合作的方式，将社会上的人才、技术等资源引入到实际的管理工作中，这对于更好促进事业单位内部档案管理工作开展的实际效果有着非常积极的作用。

（三）构建出完善的档案管理规章制度。针对当前信息化在档案管理工作中的不断应用与当前事业单位内部所需管理的档案数量不断增多的情况，应当从制度的层面上进行完善。在具体实施的过程中，应当对先前所使用的规章制度与当前的实际工作需求进行全面的分析，找出制度方面存在的问题，并结合实际需求进行完善修订。同时，对于信息化技术在具体管理工作中的使用，应当对制度进行动态管理，确保所使用的管理制度能够更好地服务于信息化的使用，而并非限制其发展。