文/浙江省绍兴市上虞区小越中学 罗毓慧

一、数字档案信息资源整合的价值分析

由传统纸质化档案朝着数字化档案方向转变是档案管理工作不可逆的趋势。在这个过程中，数字档案信息资源整合是关键环节之一。一方面，加强数字档案信息资源整合是大数据环境的客观需求。在大数据背景下，海量信息呈现了井喷式的增长，这些信息汇聚在一起，形成了一个“资源宝库”。对于档案管理而言，对这些信息数据进行整合、分析，可进一步掌握用户对档案资料的实际需求及其行为习惯。这样档案服务便能够“有的放矢”地进行，可进一步提升档案服务质量。在信息化时代，档案信息量不断增加，用户对于档案的需求也逐渐趋于多元化、个性化。在这种情况下，通过完善数字档案信息资源整合，能够将档案信息当中的潜在价值发挥出来，也可促进区域档案机构之间的相互交流，实现信息共享，让用户得到更为优质的服务。

二、数字档案信息资源整合相关原则

数字档案信息资源整合是一项系统性的工作，在具体实施过程中，应该遵从以下几项原则：1.动态平衡原则。受外部环境影响，数字档案信息更新频率较快，可谓是“日新月异”。因此，在相关信息资源整合过程中需要紧密关注外部环境，包括政策面的宏观环境以及公众微观环境变化。根据这些变化对相关工作作出有效调整，实现档案信息资源顺利整合，让数字档案生态系统保持相对平衡的状态。2.以人为本的原则。数字档案信息资源整合要对用户需求进行深入分析，根据用户实际需求开展相关工作。同时，要不断提升档案人员业务技能水平，实现人性化管理，进而强化档案机构的服务能力。3.共享原则。对于档案工作而言，信息共享是不可逆变的趋势。高校档案馆、社会图书馆以及博物馆之间应该相互协调，加强交流，实现信息共享，构建出一个完整的档案生态系统。

三、完善数字档案信息资源整合的有效策略

（一）加快纸质档案数字化转化步伐。对于高校档案工作而言，在数字化档案信息资源整合过程中，要加快纸质档案数字化转化步伐，将传统纸质档案当中的各类信息充分提炼出来。纸质档案数字化的本质目标在于让档案信息能够更为准确、便捷地被利用，并实现相关资源共享。为了确保转化工作顺利实施，必然要构建一套技术标准，对相关工作流程进行规范。高校档案部门需结合实际工作环境及需求，建立责任制，明确各岗位职责，将责任“落实到人”。同时，要充分协调好各个环节之间的衔接，建立良好的沟通机制。纸质档案数字化是一项相对庞大的工程，需要人力、财力、物力支持。高校档案部门经费有限，从投入以及利用的角度来看，无法实现全部纸质档案数字化。因此，高校档案部门要对纸质档案进行合理筛选，对需求量大、利用频率高、非涉密、可公开利用以及具有收藏价值的珍贵档案进行优先处理。期间要区分非扫描件及扫描件，将重复及无关的文件清除，存在正式件的文件可以不扫描原稿，保证数字化鉴选质量。

（二）加强数字化档案管理。数字化档案管理与数字档案信息资源整合是同步进行的。加强数字化档案管理能够为数字档案信息资源整合奠定良好基础，不仅能够提升档案信息利用率，也可实现资源共享及远程传输，并保证档案检索的准确性。数字化档案管理过程中，要加强数据库建设，这也是促进纸质档案管理向数字化档案转变的重要途径。同时，要加强数字化档案安全体系建设。以访问控制及入侵检测的联动服务为基础，建设网络化病毒防范体系，实现病毒库动态升级。以多重认证措施如身份认证、指纹认证等进行信息数据加密，做好系统备份，确保数字化档案信息系统与档案数据的安全性。

（三）完善示范数字档案室建设。通过完善示范数字档案室建设，促使各项档案管理工作规范化实施。首先，高校要实现项目化管理，成立专项档案管理领导小组，将数字档案室建设以及数字档案信息资源整合作为重点项目。在领导组织下，各科室密切配合，落实自身责任，保证相关工作顺利实施。其次，要更新软硬件设施。根据标准，配置设备，创设可靠的软、硬件环境。同时，在档案室配置灭火器、温湿度记录仪等辅助设施，并加强档案管理人员业务培训，保证档案服务质量。另外，要加强制度建设，构建《立卷归档制度》《档案利用及保密制度》《数字档案的安全保管和备份制度》等，形成一个标准化的管理流程。

四、结语

在数字档案信息资源整合过程中，要充分利用先进技术，提升档案信息整合效率，加快纸质档案数字化转化步伐。通过构建示范数字档案室，促使各项工作规范化实施，不断提升档案服务质量。