文/中南民族大学 焦力柱

“经营”意识是信息时代档案部门管理资源的新理念，档案“经营”意识并不是教会档案工作者如何学做生意，而是使每个人都能够形成一种积极向上的心态。这种理念的核心思想是充分利用档案部门现有的各种资源（包括人力资源、设施资源、文档信息资源、社会人脉资源等），主动地参与各项有关的社会建设与发展活动，使所管理的信息资源效益最大化。档案部门“经营”档案资源的目的在于最大化实现文档信息资源的社会价值，提升档案机构和档案人员的社会影响力。

在信息时代，“经营”意识符合社会主义核心价值观中富强、民主、文明、和谐的内容。只有更好地“经营”档案资源，才能最大化实现档案资源效益，推进我们档案事业的发展，为实现国家富强奠定基础。目前，中国人民大学王英玮教授在其所著的《知识经济时代档案部门的生存与发展策略》中首次提出“经营”一词，笔者认为，在信息时代档案部门“经营”档案资源是必要的。

一、传统档案部门管理理念存在弊端

在传统的档案管理实践中，人们缺少符合现代社会主义市场经济发展要求的“经营”理念，才会出现档案部门效益不佳的状况，这是由于传统文档管理思想的缺陷而形成的一种必然结果。在传统的观念里，档案工作是在有效鉴定的基础上进行的保管工作，或者说档案工作仅仅是提供安全保管的劳动，这种观念使得档案工作者被动地参与档案各项工作，无法真正了解广大档案用户真实的利用需求，这导致的结果是：档案部门不为社会大众熟知并认可，人们越来越轻视档案工作，认为这是任何一个人都可以胜任的普通工作，档案工作者即使在工作岗位上勤勤恳恳，其社会地位也无法提升。在市场经济条件下，文档信息资源的管理和利用必须注重效益，因为文档资源的闲置就是一种浪费，而传统的文档工作作为一种提供安全保管的劳动，这说明了传统的、落后的档案管理理念对我国档案事业发展造成的恶劣影响，这些理念还会严重阻碍文档信息资源社会利用价值的实现。要想改变这种现状，档案部门需要努力提高档案部门的文档资源经营意识，扩大广大档案工作者的社会影响力，提高档案部门在各项社会建设与发展事业中的参与程度。

二、信息时代我国社会发展的要求

人类社会进入信息社会的一个重要标志，就是信息的作用及其给人类社会创造的价值已经超过了物质和能量的价值，在信息社会中，以往需要消耗很多物质和能量才能够获得的“财富”，现在在有效地利用各种信息的基础上，人们仅利用少量的物质和能量就可以获取。所以，文档信息得到及时有效利用，会给组织乃至整个社会的发展提供不可或缺的条件。通过“经营”文档信息资源，我们不仅可以保持工作和生产的连续性，又可以为社会各项建设事业的发展创造越来越坚实的条件。所以，我们可以把文档信息资源看作一种“效益”资源，一种不可或缺的战略资源。

从我国社会的发展趋势来看，档案部门面临着“向上”和“向下”这两种选择。“向上”就是根据社会主义市场经济发展的需要，努力改变传统的思维模式，树立为政府和社会提供满意文档信息服务的意识，确立新的发展战略目标，选择新的发展道路。“向下”就是无视社会环境的变化，故步自封，坐井观天，不思进取，急功近利，按照传统的思维模式做事。显而易见，档案部门必须抓住“向上”的机会，必须转变传统观念，并在机构设置、职能划分、人员合理配置和使用、资源建设和开发利用等方面，进行大胆改革。其中，“经营”好自己的资源是至关重要的一个方面。档案部门可以通过对所掌握的文档信息资源进行有效的经营和管理，为社会创造效益。

三、档案工作各环节的需要

由于有限的人力、物力、财力，社会无法保存所有的档案，而只能通过档案鉴定工作来销毁无用的档案。众所周知，档案鉴定具有极强的主观性，尽管鉴定手段日益趋于科学，仍然难以避免失误，即留存的未必是有用的，销毁的未必是无用的。另外，即使是有用的，也要考虑保管成本问题。保管档案需要投入一定的成本，如库房建设、各类档案装具、管理人员的费用支出等。如果档案利用带来的收益小于该成本，则此档案没有保存的必要。从这个层面上来说，我们应该重视档案“经营”意识，树立档案的成本观念，对于档案资源利用带来的收益大于成本的档案，我们应该重视此类档案的保管，相反，对于档案利用带来的收益小于该成本的情况，我们应该减少对其的保管。

四、档案产品具有商品性

档案产品主要包括档案信息产品和档案基础服务。档案信息产品是对档案信息进行收集、组织整理和分析，最后以知识形态提供的能满足人类某种需求的产品；而档案基础服务主要指档案的代为整理、保管、鉴定等服务。笔者认为，档案产品具有商品性主要体现在以下两方面。

（一）档案产品是用来交换的，具有使用价值。档案是社会组织或个人在社会活动中形成的各种载体的原始记录，是人类无意识的产物。这里暂且将档案的收集、整理、保管等工作称为档案基础工作。档案基础工作是为人类社会保存档案财富，具有公益性质。而档案产品则是档案工作者有意识的产物，档案用户之所以愿意和档案工作者进行交换，就是因为档案产品能满足其某种需要，即具有使用价值，档案“经营”意识也是源于档案产品具有使用价值的属性，档案工作者在充分认识档案产品具有使用价值属性的基础上，充分利用档案部门现有的各种资源（包括人力资源、设施资源、文档信息资源、社会人脉资源等），主动地参与各项有关的社会建设与发展活动，使所管理的信息资源效益最大化。

（二）档案产品是有价值的劳动产品。价值是凝结在商品中无差别的人类劳动，它是产品生产者追求的目标。档案产品是档案工作者投入体力劳动和脑力劳动的产物，显然具有价值。档案信息产品作为一种知识密集型产品，还具有增值性，指档案信息产品可以为档案用户带来超过档案信息本身价值的超额价值，实现巨大的经济效益和社会效益。既然档案产品是有价值的劳动产品，它能带来经济效益和社会效益，那么我们应该树立并强化“经营”档案资源的意识，充分利用档案各类资源，使所管理的信息资源效益最大化，并最大化实现文档信息资源的社会价值，提升档案机构和档案人员的社会影响力。在信息时代，资源只有通过有效的“经营”才能充分实现其价值。文档信息资源作为社会核心信息资源的重要组成部分，如何通过有效的管理和利用实现其价值，是摆在所有档案管理部门面前的一个重要课题。下面笔者简要谈谈如何“经营”文档资源的一些策略：1.要懂得通过全程管理获得相对完整的文档信息。过去的实践表明，文件和档案分割管理的模式，已经严重阻碍了我国文档信息资源的有效利用，因此，我们要大力推行文档一体化管理和文档信息资源集结管理，建立由档案机构统一掌握的现行文件管理机构，重新设计和规划文件和档案管理的流程，减少重复性的环节，合理划分每个工作环节的业务分工内容。2.要懂得利用社会舆论的力量来扩大档案部门的社会影响。现代社会的舆论力量越来越大，社会舆论发展的作用也日益明显，倘若我们忽视社会舆论带来的影响，我们就会不断失去宣传文档信息资源重要价值的机会，失去让大众了解档案部门的机会，失去社会公众对档案事业建设与发展的理解与支持。因此，档案部门必须加强同新闻、博物馆等部门的横向联系，争取这些部门的支持，努力增强文档信息资源的宣传力度，提高整个社会的档案意识，进而提升档案部门的社会影响力并提升档案工作人员的社会地位。3.要做好文档信息资源的开放年限工作，消除外界对文档信息资源的神秘心理障碍。信息公开是社会发展的必然要求，是确保公民知情权利的重要举措。文档信息作为政府信息的核心组成部分，如果不能很好地实现开放，就会在一定程度上严重影响政府职能转变目标的实现。在我国，档案的概念不同于西方的某些国家，我们不能认为所有的档案在保存了30年以后才能对外开放，才能发挥更为广泛的社会作用，如果我们不适当地照搬西方国家的档案开放条规，就会使大量的档案信息资源由于长期“封闭”，而逐渐丧失发挥作用的能力，使大量的文档信息的价值无法实现，从这个意义上看，我们需要做好文档信息资源的开放年限工作。4.最后，要利用好电子政务、电子商务等现代信息化工程建设的机遇，努力实现文档信息资源的价值，为这些信息的建设提供“信息资源”支持。信息化建设为我们有效地开发利用文档信息资源提供了良好的平台，我们只有把文档信息资源有效快速地传递给最需要利用文档信息资源的用户，才能实现文档信息的社会利用价值。所以，我们需要利用好电子政务、电子商务等现代信息化工程建设的机遇，包括做好原档信息服务、数据包及信息包服务以及信息产品服务，努力实现文档信息资源的价值，为这些信息的建设提供“信息资源”支持。

五、总结

总之，“经营”是使文档价值得以实现的一个重要的“价值链”，没有这个价值链，我们就无法有效地实现文档管理的根本目的，为社会提供满意的文档服务。同时，也无法提升档案机构和档案人员的社会影响力。因而，做好“经营”文档信息资源的工作任重而道远，需要在不断的实践中前进发展。