王雅男

摘要：随着我国社会经济的发展，各企业越来越重视人员的档案管理工作。在当前的企业经营之中，工作人员的突出能力会直接影响企业的经营质量，因此企业的管理人员也开始注意招收具备特殊才能的工作人员。作为人才信息的载体，人事档案一直是企业内部管理人员按照员工能力以及工作资历进行岗位管理的重要工具，也是选拔人才的依据。现代人事档案管理工作尽管得到了发展，但是其在进行中仍然存在一些问题，本文针对管理中存在的问题进行了分析，并提出了对应的解决措施。

关键词：人事档案管理；问题；解决对策

引言

现阶段，不管是事业单位还是国营或私营企业单位，对于人事档案管理工作的重视程度都不够，导致出现较多问题，一方面严重限制了单位人事档案应该起到的作用，另一方面，对单位的人事管理水平产生了严重影响。随着时代的不断进步，我国各行业都有了巨大的发展，对于每一个单位来说，人事档案管理在日常工作中起着越来越重要的作用。所以，加强人事档案规范化管理，对有效提升本单位的人事管理水平将起到推进作用。

1我国人事档案工作的原则是什么？

《档案法》第五条规定，“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。”这句话可以概括为十六个字：统一领导、分级管理、维护安全、便于利用。统一领导、分级管理是体制，是手段，维护安全、便于利用是宗旨，是目的。管理档案是为了用档案，用才是根本。因此，要把“死档案”变成“活资料”，把“档案馆”变成“思想库”。有人把档案工作概括为“收全管好”，也就是要收集齐全、管理规范。其实，“收全管好”的概括不完全，应该是“收全管好用足”，利用才是目的，才是本质。人事档案工作，作为档案工作的一个组成部分，《档案法》所规定的原则也同样适用于人事档案工作，要坚持统一领导、分级管理，维护档案完整与安全，便于利用的原则。

2我国人事档案管理工作所存在的不足之处

2.1人事档案管理工作人员的学历以及素质不高

我国的人事档案管理工作人员普遍学历都不高。有的甚至都没接受过高等教育，大家普遍认为人事档案管理工作不需要技术含量，也不需要有很高的文化修养，只要能做到将档案保存好就可以了，不需要更多的专业知识和专业技能。这种思想实际阻碍了人事档案管理工作的开展与进行。

2.2人事档案管理工作中的不规范现象

当前企业在建设过程中对于人事档案管理工作缺乏重视。高质量的人事档案管理工作离不开硬件的支持，网络、计算机等管理工具可以帮助管理人员更为高效且快速完成人事档案的搜索以及查阅，是现代人事档案管理工作进行的重要手段。但是，在当前一些用人企业的硬件设施不完善，档案管理人员只能通过传统的文件查阅和储存手段完成对人事档案的寻找，且在档案储存环境的建设过程中，部分企业为了降低建设费用，档案管理环境中存在潮湿、狭窄以及缺乏防火防水设施，影响了人事档案的储存完整性。假如出现意外事故就可能造成档案的损坏缺失，影响管理工作的进行。在储藏环境之外，当前存在于人事档案管理工作中的一个问题是企业管理人员没有使用科学的分类和管理方式对档案进行存储，导致档案的查阅和使用效率极低，给档案管理工作带来了多方面的问题。

3现代人事档案管理工作的优化措施

3.1端正单位人事档案管理工作的态度，充实人事档案内容

单位的人事档案规范化管理员工，自身管理工作的态度问题应引起高度重视。首先应该端正态度，才能够在人事档案规范化管理工作的过程中，实现档案的及时收集、整理。除此之外，管理人员在进行人事鉴别表的收集过程中应该保障其真实性。随着时代的发展，单位人事档案已经逐渐向数据信息化的方向转变，所以，对于单位的管理员工来说，应该学习现代信息化的管理方式，这样不仅可以保障人事档案规范化管理的效率，还可以有效地保障人事档案管理的安全性及保密性。在单位进行人事档案库的建立过程中，能够录入人才库的人员必须具备相应的专业证书，只有这样人事档案库才能发挥其本身的作用，人事档案资料更是领导决策的重要依据。同时，单位人事档案的收集范围应该适当地拓宽，不仅需要包含现有的职业能力、职业道德水平，还应该包括员工的优缺点、个人绩效以及是否违纪等资料，保障单位人事档案的规范性及全面性。

3.2人事档案管理要与社会的发展同步

社会的发展同样也会带动人事档案管理工作的发展。人事档案管理要与社会的发展同步，如果人事档案管理工作还墨守成规，那么它就会和社会脱轨，就会不适应社会的发展。根据现今社会的发展情况，人事档案管理工作也要作出相应的调整以适应社会的发展。

3.3推行责任管理制度

想要规范人事档案管理工作，首先应该全面推行并落实责任追究制，将人事档案管理的责任落实到具体的部门和个人，同时用人单位一定要设立专门的档案室，并且要确保档案室的大小、环境能够符合使用要求，还应该合理设置防盗、防火等设备，保证人事档案的安全和完整。

3.4注重人事档案管理队伍建设

一是健全和完善用人机制，档案管理人员必须具有相应学历，经过专业上岗培训，并考核合格，持证上岗，同时建立后备人才库。二是引进综合素质较高的人员以及合理配置人力资源。随着社会的不断发展，现阶段档案管理人員配置应向着年轻化、知识化，德才兼备的方向发展。所以员工专业知识的培训应该得到单位的重视，只有这样才能够提升员工的服务水平以及服务意识。

3.5信息化是人事档案管理规范化的必然趋势

随着时代的发展，信息技术也在不断地进步，单位人事档案规范化管理工作已经逐渐向信息化的方向发展。具体来讲，比如人事档案的计算机录入，通过信息技术将其转化为电子数据，这样不仅能够保障员工人事档案的真实性、时效性及准确性，还能够实现人事档案的网络化管理，网络化管理的实现需要进行局域网的建立，通过信息化的管理方式提升工作效率，从而达到新时代对于单位人事档案管理的需要。

结语

改进人事档案管理工作其实最重要的一点就是要与社会的发展同步。社会的发展与人事档案管理工作的发展有着直接的联系。我国社会的发展促进了人事档案管理制度的发展。从商朝的谱牒（类似于人事档案管理）一直到现在。人事档案管理制度越来越健全，而且人事档案管理的内容越来越多，涉及的范围也越来越广。社会的不断进步也促使了人事档案管理的发展。同样，人事管理制度依赖于社会的发展，是社会发展的产物。我们坚信，在不远的将来，我国在人事档案管理工作上也可以做到更加规范，更加全面，更加实用。那时网络化的广泛应用与普及将成为人事档案管理工作中一项重要管理手段。我国人事档案管理制度的改革与发展将向着更高层次的信息化大步迈进。

参考文献：

[1]尹慧.现代流动人员人事档案管理存在的问题及解决问题的对策[J].经营管理者，2016（03）：279.

[2]付丽萍.当前人事档案管理工作存在的问题及对策分析[J].才智，2015（01）：336.