靳京阳

摘要：当今时代，基于现代信息技术的办公自动化与电子政务高速发展，掀开产生电子文件、管理电子档案工作的新篇章。在大学院校的办公过程中，电子文件已经是主要资料，是政务信息管理与数字化校园建设的主要部分，加强开展大学院校电子档案管理工作需要档案馆和档案人员不断探索和钻研。基于此，本文主要对加强电子档案管理的对策进行了简要的分析，以供参考。

关键词：电子档案；管理对策；措施研究

随着大学院校加快数字化校园建设的步伐，无纸化办公进程持续推进，越来越多的电子文档亟待归档，电子档案逐渐变成大学院校档案馆的主流馆藏。鉴于此。如何开展好电子档案管理工作是大学院校档案馆面临的重要课题。

1、电子档案管理的基本方式

电子档案打破了传统纸质档案管理模式，准确性较高。电子档案的管理利用要充分借助信息技术功能，进行信息数据分类，电子档案管理方式主要包括信息拷贝、通信输送和直接利用三种方式。信息拷贝是电子档案管理中的不可或缺的环节，在整个管理过程中能够确保档案信息的完整性，档案部门要采用正确的文档存储格式，也可以为用户提供复印件，方便用户参考借鉴。通信输送能够满足使用者的基本需求，解决重难点问题，节省了大量的时间和资金费用。档案信息传输可以借助互联网平台实现，直接利用主要是指档案管理部门借助电脑设备直接查询信息，为用户提供技术支持。

2、当前电子档案管理存在的主要问题

2.1电子档案的安全性管理问题

在使用电子档案时，往往会借助互联网来进行，在保存、整理、传输过程中，存在着安全隐患。尤其是存在着被别人盗取资料、被篡改内容、被恶意删除等事件的发生。怎么样避免这样的问题，是电子档案管理中需要研究的课题。还有计算机病毒入侵，也是造成安全隐患的又一个重要方面。

2.2档案管理员的素质问题

传统的档案管理，只要识字就能看懂，就能管理好。现代的电子档案，需要档案管理人员有较好的计算机知识，需要较强的档案管理知识。但目前的情况来看，这样较高素质的档案人员在一些大学院校中还较缺乏。由于不具备这方面的条件，也就导致档案管理在许多大学院校还处于低端状态，想要更好地使用档案、迅速查找档案仍无法实现。

3、加强电子档案管理的对策

3.1建立健全电子档案管理制度

建立健全电子档案管理制度，有效拓展信息资料搜集渠道，可以适当借助网络技术进行档案收集与管理，不断更新电子档案系统，才能满足档案利用者的基本需求，管理人员要将纸质档案与电子档案有效结合，创新制定出新型档案管理模式，有利于提高档案管理的质量水平。

3.2加强电子档案信息安全管理

（1）充分运用签署技术。当前签署技术以两种形式构成：一种是安全证书式，一种是数字手写输入技术。前者主要适用于档案的流通环节，当档案发生转移时，档案发出一方使用安全证书，伴随着档案的发出会利用系统自带的密钥功能，随机生成数字形式的密码签名，与文件一同发出；后者主要依靠管理员的手写签名，表示管理员对该次档案转移负有全部责任，当档案发生转移时，管理员使用专业的数字虚拟输入法，在电子模板上签字确认档案转移，与档案一起发送给档案接受者。（2）确保电子档案的安全问题，电子档案收发双方都会使用到电子档案加密技术，这种加密技术一般是“双密钥码”。（3）建立身份验证进入模式。高校可以构建自己内部的电子档案管理软件，在进入电子档案管理软件之前，要设置身份验证进入模式。只有电子档案的管理人员才可以进入电子档案管理系统中。为了确保管理人员安全进入，可以采取指纹输入进入模式或者用户名与密码结合进入模式，如果是对硬件条件要求高的高校可以采取视网膜识别进入模式。

3.3坚持双规模式，不断提升高校电子档案功能

高校的档案管理应实行双轨制，不仅要管理好电子档案，还要管理好实体档案，以便在网络不通时提供实体档案应急，或遇到特殊情况时基于实体档案再生电子档案，或在无法确定电子档案的法律地位时发挥原始档案的作用，不断提升档案的功能。一是高校档案馆必须把现有实物档案、纸质档案保存好，留住学校珍贵的史料，并加强开展档案的编研与利用。二是档案馆要及时升级现有电子档案的文件版本，并完善分类代码，统一实体档案号、电子档案号。三是档案馆要促使电子档案信息资源库和实体档案相互关联，提高档案查询速度。

结束语：

高校档案管理的网络化和数字化是重要发展方向，属于当前档案事业发展的重要内容和组成，信息化建设属于自身发展的必要工作内容。但是在实际的建設中，需要涉及多方面、多方位的工作，同时具有见效慢和投资多的问题。对此，高校需要积极引入相关设备，更新管理思路和观念，确保高校教育事业和档案工作的同步发展和进步。

参考文献：

[1]刘莉莉.电子档案归档工作及档案信息化建设的建议[J].办公室业务，2017（22）：85+101.

[2]王洪蕊.加强电子档案管理确保档案的安全利用[J].办公室业务，2017（21）：90.

[3]刘悦捷.电子档案管理存在的问题及对策[J].中国管理信息化，2016，19（16）：200.

项目：2018年度邢台市社会科学发展研究课题，编号：xtskfz2018013。