摘 要：智能化发展速度迅猛，渐渐影响了传统的档案管理方法和模式。随着信息化和智能化技术的逐渐成熟，高效档案系统智能管理开始出现。国家、企业对此投入了巨大的人力、物力和财力，但是由于我国智能化水平总体偏低，信息化水平仍有待加强，所以档案系统的智能管理情况不容乐观。本文主要就高效档案系统的智能化管理操作原理、现实意义等进行探讨，并总结出高效档案系统智能管理的具体构建方法。

关键词：大数据时代；档案系统；智能管理

中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：2096-4706（2018）03-0139-02

Construction of Intelligent Management of High Efficiency Archives System

ZHANG Bin

（China Power Finance Co.，Ltd.，Beijing 100005，China）

Abstract：The rapid development of intelligence has gradually influenced the traditional method and mode of archives management. With the maturity of information technology and intelligent technology，intelligent management of efficient archives system is beginning to appear. The state and enterprises have invested huge manpower，material and financial resources on this，but the level of information technology still needs to be strengthened because of the low level of intelligence in our country，so the intelligence management of the file system is not optimistic. This paper mainly discusses the operation principle and practical significance of the intelligent management of the efficient archives system，and summarizes the concrete construction methods of the intelligent management of the efficient archives system.

Keywords：big data era；archives system；intelligent management

0 引 言

随着经济的发展和社会的进步，智能化的操作正在慢慢渗透到我们生活的方方面面。智能化档案管理也已经出现。在信息时代和大数据时代的背景下，人们越来越了解数据的重要性，高效档案系统的建设也就越来越受到重视。

1 传统档案管理存在的问题

传统的档案管理模式中，档案管理的工作主要是通过人工来完成，包括人工的整理、人工的归档、输入及人工的立卷等。这无疑对档案管理人员的专业性提出了要求，档案管理人员必须细心、认真，要掌握档案归类的方法，还要清楚档案立卷的相应流程等，导致了大量的人力浪费。同时，档案管理人员工作任务重，工作效率不高，从而导致人员流失现象严重。

综上可以看出，传统的方案管理方法效率慢，难于管理且效益低下。档案管理是很多数据处理的基础，是许多工作的顺利开展的基石。随着信息时代的到来，大数据处理变得愈发重要。得“数据”者得天下，信息量、数据量以指数爆炸式的方式暴增，这让传统的档案管理工作进展艰难，其工作内容也变得更加复杂[1]。传统的档案管理方法已经不能满足当前大数据背景下的档案处理量，档案管理工作的转型迫在眉睫。

2 高效档案系统的基本概述及操作原理

随着智能化技术的发展，智能化管理技术在现实生活中的应用也愈来愈广泛，这无疑让档案管理看到了轉型的曙光。

区别于传统的档案管理，高效档案系统利用信息化、智能化技术，将纸质的档案原始数据等转变成电子信息数据录入到档案管理系统中，然后经过信息储存系统进行储存备份，再通过信息资源，利用管理系统对档案的信息进行处理和利用，形成一个全自动化的系统管理架构。将数据化处理、信息化储存、自动化处理、智能化利用等有机结合起来，形成一个高效的档案管理系统[2]。高效档案系统是档案智能化管理的最终目的和结果。换言之，即通过改变原有的传统档案管理方式，引入智能化操作并进行操作流程的革新，最终组建完成高效的档案系统。故档案智能化管理是高效档案系统的前沿与基本要素，两者相辅相成。

3 档案系统智能化管理的必要性及目前存在的问题

档案系统智能化管理的内容包括档案的存储、查询、借阅、归还、防盗等具体业务，及对档案流通进行的动态智能化管理，同时也包括对档案室温湿度等档案外部储存环境的智能化调控。随着社会对档案管理工作提出了新的要求，档案系统智能化管理转型迫在眉睫。

3.1 档案系统智能化管理的必要性

随着大数据时代的到来，档案的处理量成倍的增加，传统的方法已经不能满足现实的需要，并且存在效率低下，人力成本高等问题。反观高效档案系统，由于其本身的先进性和技术性，通过智能化的操作管理能够提高档案管理的效率，减少档案处理的时间，带来时间效益。另外，还具有流程规范、操作方便、处理效率高且便于查找和阅读的优点。

同时，档案系统智能化管理还能带来空间效益。由于不需要储存管理大量的实物档案，智能化的档案系统可以节约大量的空间成本，最终达到降低档案管理成本的目的[3]。而且高效档案系统的信息储存量大，容纳量也大，可以保证储存足够的数据。

3.2 目前档案系统智能化管理存在的问题

首先，档案系统智能化管理是一个新兴的事物，正处于发展之中。虽然存在种种问题，但是我们依旧要保持乐观的态度。

（1）新兴事物难以避免的一个问题就是缺乏规范性和健全性。档案系统智能化管理在规范性上虽有问题，但问题不大。在健全性方面还有很多地方尚需改进，比如很多地方依然采用人工作业的方式，对数据完善工作缺乏重视。

（2）档案系统智能化管理有地域性的滞后问题。基础设施建设不平衡，很可能造成“高效档案系统不高效”的情况。由于这种不平衡性，档案系统智能化管理的信息化建设很难得到保障。

（3）就目前情形而言，我国的信息化程度整体偏低，档案系统智能化管理方面也是如此[4]。这种情况下很难形成规模效益，有时还会导致重复性作业。

4 对高效档案管理构建的建议

档案系统智能化管理的构建不是一蹴而就的，要在一点一滴的改进中发展。首先，我们要注意改变原有的管理制度，运用创新的、新颖的档案管理方法，充分合理地使用相应的技术，利用科技的力量来提升档案管理工作的质量。

其次，可以适当借鉴外国有关方面的管理经验，取他人之长补己之短。將科研、教学和管理融入到档案系统智能化管理当中，充分发挥档案系统智能化管理的信息传递、宣传教育、合理化建议与咨询等作用，将档案系统智能化管理的优点充分发挥出来。

另外，专业技术方面，我们要积极引用先进的科学技术。强化智能化、集成化等理念，加强档案系统智能化管理的数字化操作，来实现档案的归档与立卷。同时要不断加强网络基础设施的建设，保证资源信息档案的丰富性和操作流程规范化。还要在加强硬件设施等基础性网络建设的同时，注意档案系统智能化管理软件的应用与升级，确保档案系统高效运行[5]。

最后，要做到以人为本，加强档案系统智能化管理的人才培养。档案系统智能化管理的工作与传统的档案管理工作不同，档案系统智能化管理需要具有一定的专业性和技术性人才的来完善整个管理体系，因为他们掌握着信息技术以及数字化智能化操作方面的知识。切勿忽视对档案系统智能化管理人员的系统化培训和培养。

5 结 论

高效档案系统智能管理的构建需要考虑到方方面面，大到政策性的支持，小到基础基层人员的培养，做到统筹兼顾，将各个流程有机地结合在一起。注重硬件基础网络建设的同时，也要保证软件的先进性和适应性；注意规范化的操作，同时重视流程的简化与调整；注意人才队伍的建设与培养，不能忽视地区性不平衡带来的硬性阻碍。最后做到用发展的眼光看问题，用积极的态度解决问题，乐观地应对挑战，这样才能推动高效档案系统智能管理的发展与完善。

参考文献：

[1] 李欣欣.现代高效档案系统智能管理构建 [J].价值工程，2015，34（36）：111-113.

[2] 陈建华.中国政府信息公开收费制度的实践困境及创新路径研究——基于国外的经验 [J].经济与管理研究，2014（9）：84-91.

[3] 李鸿娥.网络环境下资源共享档案管理工作思考 [J].天津市教科院学报，2013（4）：12-13+27.

[4] 向燕.高校教学档案建设的构想 [J].北京林业大学学报，1999，21（S1）：77-79.

[5] 包立平，屈玉忠，郭育新.加强县级文物管理的几项措施 [J].大庆社会科学，1999（4）：57.

作者简介：张冰（1974-），女，汉族，湖北枝江人，高级经济师，硕士。研究方向：档案管理。