文/上汽大众汽车有限公司 李龙

上汽大众汽车有限公司是一家成立于1985年的中德合资企业，截至2018年1月，上汽大众累计产量已突破1800万辆，是国内保有量最大的乘用车企业，旗下的桑塔纳、朗逸、途观等车型深受广大消费者的喜爱。上汽大众在30多年的发展历程中，凭借其优秀的产品、强烈的社会责任感得到了社会的充分认可，收获了无数荣誉：上汽大众曾连续12年荣膺“中国杰出雇主”，连续9年被评为全国质量效益型企业、并连续8年荣获中国十佳合资企业称号……

这些荣誉不仅是公司及员工价值的体现，更是几代上汽大众人的心血结晶。因此，管好、用好这些数目繁多、形态各异的荣誉档案，是档案员义不容辞的责任。在此，笔者谈谈荣誉档案管理的具体操作实践。荣誉档案作为一种数量相对较少且形态各异的特殊载体档案，国家及行业鲜有标准或文件规范荣誉档案的管理。面对1000多件待整理的荣誉档案，在缺乏权威文件指导的情况下，笔者开始从以下方面思考荣誉档案的管理：

1.档案管理的目的都是“方便查找、便于利用”，荣誉档案也不例外。一切管理手段都应服务于荣誉档案的“方便查找和便于利用”。

2.参考“中国知网”上荣誉档案管理相关的理论及实践论文，了解其他单位荣誉档案管理实践。

基于上述思考及实践，再结合公司荣誉档案管理实际，逐步形成了较为成熟的荣誉档案的管理方案。简而言之，荣誉档案的管理可大致分为“收集”“整理”“保存”“利用”四方面。

一、收集

（一）归档范围。一个公司大大小小的荣誉奖项种类繁多、数目巨大，如果都纳入荣誉档案的范畴进行管理，档案库房将不堪重负。荣誉奖项的获奖主体可分为个人、部门、公司、品牌、产品等，基于经济性及档案重要性及利用率的考虑，我们重点关注获奖公司级（即获奖主体为“公司”“品牌”“产品”）的荣誉奖项。因此，我们定义荣誉档案的归档范围为：各级政府、行业协会、社会团体等颁发给上汽大众有限公司及其品牌、产品的各种形式的荣誉实物，包括但不限于奖杯、奖牌、证书、奖状、奖旗、奖章等。如奖项《年度最具社会责任企业——上汽大众》《中国汽车十年影响力整车企业品牌——上汽大众》《2015年度紧凑级车型——上汽大众新朗逸》的获奖主体分别为“公司”“品牌”“产品”， 均属于荣誉档案的范畴，

（二）归档人、归档时间及要求。由于荣誉奖项有相当部分是玻璃制品，容易损坏，因此荣誉档案应尽快移交到档案部门。我们要求荣誉奖项的业务对口部门的同事负责领取相应的荣誉奖项及配套外包装，保持荣誉奖项的完整、清洁，并在荣誉奖项领取之后一礼拜内向档案部门归档。因故需在本部门保存一段时间的，应先移交档案部门拍照登记后办妥相关利用手续。档案部门后续会对移交的荣誉档案逐一拍照留存电子照片。

（三）归档途径。为确保荣誉档案的应归尽归，除个人主动归档外，档案部门每年会在管理类文件归档通知中，要求部门档案联络员提醒部门员工及时移交未归档的荣誉档案；同时，档案部门也会密切关注公司网站简讯、表彰大会进行荣誉档案的跟踪收集。

二、整理

（一）外包装。由于荣誉档案大多是玻璃、金属制品，很容易磕破损坏，因此有必要为无包装的荣誉档案配备合适的盒子（可在淘宝采购）。下图是我们为奖状和奖杯适配的盒子。

（二）分类。荣誉档案以“荣誉形式+获奖年度”进行实体分类，荣誉形式分为“奖牌”“奖杯”“证书”“奖状”“其他”五类，其代号分别为“01”“02”“03”“04”“05”。

（三）排列。根据“荣誉形式+获奖年度”的分类方案，每件荣誉档案在最低一级类目（即获奖年度）内按归档先后顺序依次排列。

（四）编号。每件荣誉档案应按分类方案和归档顺序逐件编档号，档号由“获奖年度”“荣誉形式代号”“归档顺序号”共同构成。如 “2011-01-12”。

获奖年度：该荣誉奖项表彰内容所针对的年度，区分于荣誉奖项的颁发年度，由4位阿拉伯数字组成。如奖牌“2015年度紧凑级车型——上汽大众新朗逸”上的落款日期为“2016年1月”，该奖牌的获奖年度为2015，颁发年度为2016。如奖项表彰的内容是跨年度的，我们以起始年度作为获奖年度，如奖杯“2013年—2016年最佳汽车名牌——XXX”，其获奖年度为“2013”。荣誉形式代号：“01”“01”“02”“03”“04”“05”，分别代表“奖牌”“奖杯”“证书”“奖状”“其他”。归档顺序号：特定荣誉形式特定年度下荣誉档案归档的顺序。如2012年归档的第12块奖牌，其归档顺序号为“12”，档号为“2012-01-12”。

（五）贴标签。每件档案需贴两个标签，一处贴于外包装的显眼位置，便于查找时迅速识别档号；另一处贴于荣誉档案本体上的隐秘部位，避免影响荣誉档案的美观度和完整性。标签可以选用能打印的不干胶贴纸，可一定程度上提供整理效率。

三、保存

（一）保管期限。根据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》中对于各种非纸质载体、介质及实物形式的文件材料保管期限的建议，并结合公司实际，我们将荣誉档案的保管期限均定义为“永久”。

（二）装具及摆放。由于荣誉档案载体形式各异，无法采用统一的保管模式，因此对荣誉档案可分别采取不同的方式进行保管。奖牌：外包装盒的脊背处贴上标签，按归档顺序依次竖放于专用柜中，见“图一”；奖杯：外包装盒的外侧贴上标签，按归档顺序平放于专用柜中，见“图二”；证书：将证书按归档顺序依次竖放入装有吊挂文件夹的抽屉中，见“图三”；奖状：外包装盒底部贴上标签，按归档顺序平放于专用柜中，见“图四”。

图一

图二

图三

图四

（三）库房要求及档案防护。同纸质档案库要求，温度维持在14℃—24℃，相对湿度维持在45%—60%，其他要求详见《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2010）中的“5档案防护”部分。档案员应保持库房及荣誉档案装具的整洁，定期除尘，避免荣誉档案褪色，同时做好防虫、防腐蚀生锈的保护，确保荣誉档案的完好无损。

四、利用

（一）检索工具。员工可通过检索工具——荣誉档案目录查询所需档案，通过档案目录，利用者可以清楚地了解到该档案的名称、颁发时间、授予单位等信息，荣誉档案目录格式如下：

序号：所有荣誉档案按档号升序排列时所固定的流水号，用阿拉伯数字依次表示。档号：由“获奖年度”“荣誉形式代号”“归档顺序号”共同构成。如“2015-01-26”。荣誉名称：荣誉奖项名称，如“2015年度紧凑级车型——上汽大众新朗逸”。颁发时间：荣誉奖项颁发的具体时间，由8位阿拉伯数字组成，如“20150402”。授予单位：奖项颁发的单位或机构，不可简写。荣誉形式：“奖牌”“奖杯”“证书”“奖状”“其他”五类。获奖主体：奖项授予的对象，有“公司”“产品”“品牌”三类。备注：需注明的其他事项。

（二）利用审批登记。考虑到荣誉档案是公开、正能量的，因此在保护原件的基础上，应尽可能开放荣誉档案的利用，减少审批登记手续。我们要求对于利用荣誉档案照片及相关信息的，仅需利用人登记个人信息及利用目的，即可利用；对于利用荣誉档案原件的，基于保护原件的考虑，还需利用人直属领导签字确认，并说明利用原件的必要性。

（三）利用形式。档案管理的终极目标是“利用”，因此，为开发利用荣誉档案信息资源，最大限度地为公司各项工作提供服务，除个人申请利用荣誉档案的常规形式外，公司还积极拓宽利用形式：请专用的广告公司在公司展示大厅设计了荣誉墙，以展示公司各阶段所获得的各类重要奖项。与此同时，公司官网上也设置了展示公司荣誉照片及信息的栏目。通过荣誉墙及网上展示对荣誉档案进行展示，获得了员工极大的关注，档案利用率提升的同时，也增强了员工的集体归属感和集体荣誉感，极大地改变了荣誉档案寂寞无声的局面。