机关事务精细化管理

2018-04-04周宪

价值工程 2018年10期

周宪

摘要：文章阐述精细化管理内涵和在机关事务管理中的运用，论述机关事务工作的特征、现状以及存在的问题，从教育宣传、优化流程、完善制度和监督反馈四个方面提出了机关事务精细化管理的对策。

Abstract： The article elaborates the connotation of fine management and its application in authority affairs management， discusses the characteristics， current situation and existing problems of authority affairs work. It puts forward the countermeasures of authority affairs fine management from four aspects： education propaganda， process optimization， perfecting system and supervision feedback.

关键词：机关事务；精细化管理；现状；对策

Key words： authority affairs；fine management；status quo；countermeasures

中图分类号：D630 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2018）10-0072-03

1 文献回顾

1.1 机关事务工作

机关事务工作是党和政府促进社会经济飞速发展以及保障人民利益工作中的重要内容，基础工作主要包括机关事务的管理、组织、保障、以及其他日常服务工作等。王德（2005）认为科学把握机关事务工作的定位与职能是当前日常工作和重要理论研究所面临的主要问题，如何进行准确定位和职能划分，将密切关系到机关事务工作的全面发展。郭济（2008）认为在中国共产党十一届三中全会之后，改革开放有效地促进了机关事务工作的兴起与发展，掀起了机关事务工作开拓和发展的新浪潮。随后，一大批学者开始尝试对机关事务工作进行深入研究，例如焦焕成（2009）认为推进机关事务工作发展的自觉性和科学性、加强机关事务工作部门等人员的思想建设以及提高领导干部的机关事务工作能力是推动机关事务工作再上一台阶的新发展思路和重要保障措施；张柏森（2015）认为深入贯彻“四个全面”指导方针、抓好机关事务工作法制建设、完善机关内部建设以及提高机关事务工作标准是经济发展新常态下对机关事务工作提出的新要求；谭家玲（2016）在重庆市机关事务工作会议上特别强调，辨识问题导向，不断创新；贯彻法制建设，遵法守纪；提高服务意识，明确需求以及做好当前工作是提高机关事务精细化管理的重要保证。

1.2 精细化管理

精细化管理思想起源于日本，是现代化管理的必然要求，最早应用于企业管理。因精细化管理思想的现代化、科学化以及在企业所取得的显著成绩，目前被各个国家广泛应用于政府、企业、高校以及其他各组织机构等。张喜爱（2009）认为精细化管理是在日常管理活动的各个环节上，按照相关规章制度严格执行，强调管理的标准化、精细化，高要求、高质量。在此基础上，部分学者开始研究精细化管理在政府工作中的运用，尤其是在对机关事务工作的研究，主要体现在以下几个方面：一是精细化管理在日常工作中的运用，例如罗云（2010）强调机关事务工作中的制度精细化、服务精细化、保障精细化和考核精细化，并且深入研究和探讨如何在工作中推广精细化管理以及合理有效的运用；二是机关事务工作标准化和精细化建设研究，例如王德（2017）认为要实施有效措施，完善科学标准体系，促进标准化建设，发挥调节和控制功能以提高机关事务工作的科学化和精细化水平；三是机关事务工作的管理模式研究，例如陈利（2017）在对机关后勤服务研究中认为，服务是基础，质量是保障，要明确发展目标，以社会化和规范化服务作为监管的基础，提高机关服务工作的高效运行。

2 精细化管理在机关事务工作中的运用

精细化管理的实质是在实现战略目标工作过程中系统管理各个流程的关键环节以及规划措施的有效贯彻。将精细化管理全面推广和应用机关事务工作当中去，加快提高精细化管理水平，对我国机关事务工作部门高效工作具有重要影响。要做好精细化管理在机关事务工作中运用的探索工作，主要有：

第一是提高精细化管理意识，重视精细化管理。精细化管理是政府、企业、高校以及其他各组织机构的管理能力达到一定水平后的必然要求，它强调管理的“精”和“细”，即精益求精。机关事务工作部门要紧紧围绕“注重细节、高效服务”来营造精细化管理的氛围，全面提高机关事务工作的效率，大力提升机关事务工作的管理、保障和服务工作的执行力，逐步实现从传统“粗放型”管理到“精细化”管理的转变。

第二是制定精细化管理标准，实施精细化管理。机关事务工作要有效实行精细化管理，必须建立一套精细化管理制度、条例和政策，在机关事务日常工作的各个关节上，把握细节，使工作流程的科学化和高效化。比如在机关事业单位国有资产管理、机关公共机构节能以及机关公务车辆管理规定等有关工作中，实行精细化管理，最大限度提高工作效能。

第三是贯彻精细化管理要求，推广精细化管理。根据精细化管理的效益，不断完善管理体系，确保管理的规范性、有效性和科学性。借鉴运用精细化管理较为成熟的机关事务工作部门，合理引入、适时推广扩散到其他部门中，例如将精细化管理运用到机关公务接待和承办领导交办的工作中等。

3 机关事务精細化管理的现状和问题

机关事务管理工作是我国政府管理工作的重要组成部分，对社会经济发展和保障人民利益起着重要的作用，但我国的机关事务管理在其工作本身特性及固有传统观念的共同影响下，呈现出不协调、不平衡的状况。虽然，经过改革开放三十几年来的改革发展，机关事务管理工作已取得了一定的改进和完善，但是由于体制方面的不健全和分散化，在机关事务管理过程中仍存在着以下诸多问题。第一，协同合作度低。机关事务各部门都有独立的管理体系，缺乏相互之间的协作沟通，导致机关事务管理工作协调性较差，影响了公共资源的优化配置，进而降低了机关事务管理工作的效率。第二，管理成本高。由于机关事务各部门之间、部门内部协同合作低，无形中增添了许多不必要的程序，增加了机关事务管理工作的成本。第三，管理体系不健全。部门划分和职权分配不明确，影响了上下级、同级之间的沟通和信息交流，可能导致事务处理效率低下甚至出现机关事务管理失误。第四，管理方式落后。我国机关事务管理工作多受传统思想的影响，存在官僚化主义，不够灵活。由于存在上述问题，机关事务管理工作效率较低，亟待完善提升。

近年来我国政府部门提高了对机关事务管理工作的重视，面对互联网时代下一体化的发展趋势和经济、社会的飞速发展，机关事务管理工作做出改进，引入精细化管理。机关事务精细化管理可以提升机关事务人员的工作能力，降低管理工作成本，提高管理工作的质量和效率。精细化管理运用到机关事务管理工作的过程中，也遇到了诸多问题。其一，由于传统观念和管理模式等方面的影响，精细化管理运用不够深入，由此导致了机关事务工作人员响应度不高。例如，机关事务工作人员在最初引入时对精细化管理不理解、不接受，同时对涉及到考评等与奖惩相关的问题时表示质疑。其二，由于管理制度与精细化还未进一步磨合，呈现出精细化管理不到位等问题。其三，在引入精细化管理之后，相应的监督考查制度未跟进，使得精细化管理效果不尽人意。但在机关事务管理人员的领导和宣传下，大部分机关事务精细化管理工作取得了一定的成效，机关事务工作人员工作积极性提高，能够主动思考，互相帮助，形成了良好的工作风气和工作环境。

4 机关事务精细化管理的对策

在推进精细化管理在机关事务工作中的运用，首先要明确精细化的概念和核心思想；其次根据机关事务的特性和自身发展情况制定精细化管理运行的制度；最后严格要求准确落实并及时反馈调整。具体的机关事务精细化管理对策如下。

4.1 加强精细化管理教育宣传，形成意识。首先明确精细化管理在机关事务工作中的重要性。机关事务工作具有繁琐复杂、工作面广、服务型强、工作责任高、精确性要求高等特性，而精细化管理对象十分符合机关事务工作的这些特点。通过精细化管理，工作人员的工作积极性能够得到提升，工作程序能够更加简化条理，从而能够保障机关事务工作的全面、准确，改善目前存在的工作效率低下、管理成本居高等问题。其次引导机关事务工作人员形成精细化理念。习惯于原有工作环境和工作程序的工作人员可能难以接受一种全新的管理方式，但如果对其进行思想上的教育，使其自发地形成对精细化管理的认同和支持，在机关内部形成一种精细化管理的文化，加强机关所有工作人员对精细化管理的重视，由此可以更加顺畅的实施机关事务的精细化管理。

4.2 明确职责所在，优化流程。机关事务工作繁杂，如果没有清晰明确的工作程序，很容易导致事务处置延误或失误，影响工作效率和效果。进行精细化管理须将机关事务的工作要求和工作事项进行梳理，明确工作流程，在此过程中，重点标明经常出现问题的工作环节，有针对性地进行精细化管理。同时必须明确各工作环节的工作人员的职责，落实到个人，既保证工作开展的效果，又便于工作考核。机关事务精细化管理可以简化明晰工作流程和工作人员职责所在，避免程序化导致的问题，提升工作效率和效果。

4.3 完善制度体系，强化管理。原有的机关事务制度体系不能适应当前经济、社会和网络化的迅速发展，精细化管理的推进需要制度体系的革新来保障实施。第一，建立人才管理体系。本着以人为本的理念，深入考察工作人员特性，使其在适合自己的工作岗位最大效率地发挥自身优势，提高机关事务处理的整体效果。加强工作人员培训，贯彻学习精细化管理的精髓，不断更新知识储备。同时，精细化管理引进必然会带来一些技术上的改进，需要工作人员及时学习跟进，全面把握新技术，提升工作效率。第二，建立过程控制体系。在精细化管理过程中，时刻关注在机关事务处理中出现的问题，树立全体工作人员的问题意识，及时发现工作中存在的问题并积极思考解决办法，对个人无法解决的问题成立专题小组，团队协作，集思广益，促成问题解决。由此不仅能够提升工作人员发现问题解决问题的能力，也能形成良好的互帮互助、团结一致的工作氛围。第三，建立绩效考核体系。绩效考核关系到工作人员的工作热情和工作效率，在机关事务精细化管理过程中需提高重视。在调动工作人员工作积极性后，一定要公正合理的考查工作績效，奖惩分明、合理，维持并进一步提升工作人员的工作热情。第四，建立信息管理体系。机关事务繁杂，信息量大，如果管理不当会导致工作效率低下。通过精细化管理在机关事关管理过程中有顺畅的信息流通渠道和信息管理制度，例如，形成完善的工作交流平台、办公档案管理制度等。

4.4 监督反馈，持续改进。机关事务精细化管理不是一蹴而就的，而是需要持久的维护和不断的提升。在精细化管理过程中，严格检查控制，通过监督反馈发现上一阶段的工作中出现的问题，总结解决方案，积攒经验，不断改进，循序渐进地深入机关事务精细化管理。