中铁上海工程局集团有限公司 彭学鸿

收尾项目管理的研究

中铁上海工程局集团有限公司 彭学鸿

在国家加大宏观调控力度、资金全面紧缩的大环境下,施工企业的生存和发展经受着严峻考验。如果在工程项目完工后，应收账款由于各种原因长期无法收回，将严重影响企业的现金流，同时项目后期成本费用控制及竣工决算增效，都将对企业的经济效益产生巨大影响。

收尾项目 规范管理 经济效益

一、收尾项目概述

根据美国项目管理协会，简称PMI的概念，将项目收尾分为两部分，一部分是合同收尾，另一部分是管理收尾。合同收尾就是与客户一起对合同进行核对，查看是否符合合同的具体要求，项目验收成果是否令人满意。管理收尾是指针对项目产品的验收及项目参与及组织人员而对醒目验收成果进行验证和归档。

二、收尾项目的管理制度建设

收尾项目工作具有一定的繁琐性、反复性，要想保证收尾工作的顺利实施必须完善和规范的项目收尾管理制度，确保信息资源、数据、档案能及时的上交。科学、规范、完善的项目收尾管理制度发挥的作用不容小觑，部分工作人员片面的认为只要提交和整理好开会的相关资料就没问题了，事实上，项目收尾管理制度建设是非常关键的，仅仅依靠项目参与及管理人员的自觉性很难保证各项目资料的完整性和及时性。因此，为了保证收尾项目档案及资料的顺利提交，建立和完善项目收尾管理制度十分有必要，这对收尾项目资料的延续性具有重要的现实意义。

三、收尾项目管理工作的实施流程

(一)收尾工程项目的界定

收尾工程项目以公司下达的“收尾项目通知书”为准：若项目连续两个月无产值报告，由公司生产部拟出项目工程量完成情况报告并附项目经理部上报的实际完成产值报告，经主管生产领导审批后，由总经理签署下达“收尾项目通知书”，采取通用格式，正式确认为收尾项目。

(二)交验清算管理

首先，成立交验清算小组，项目部收到“收尾项目通知书”后，即日起向公司上报交验清算人员名单，由公司人力资源部下达项目交验清算小组名单，负责项目后期的整修、交验、清算清欠工作。小组原则上由原项目经理、书记、技术主管、财务主管、工经人员等组成。其次，制订交验清算小组主要工作职责任。一是收集、整理、保存业主评价和签证记录资料，同时部分因施工繁忙未及时签署的记录，需找业主给予签字确认。二是项目后期整修、交验工作。三是整理、编制、移交竣工文件和技术总结。四是末次验工的签认和清算工作。五是工程尾款的清欠回笼工作。六是资产清理、移交工作，处置方案需报公司对口管理部门审批。

(三)资产和债务管理

收尾项目各项实物资产，包括固定资产、周转材料、低值易耗品等。在项目撤点前，清算小组负责人必须提出资产退场或资产处理书面报告，报公司审批。由公司统一安排或处置。收尾项目其他资产，包括货币资金、业主债权、其他各类债权，均执行公司相关管理规章制度，保证各项资产不遭受损失。

收尾项目账簿未移交公司前，各项债务原则上由项目回笼资金按公司要求有计划偿付。财务账簿移交公司后，未清偿的外部债务，由项目财务提供有效证明材料，按订立合同的债务单位名称和有效签字人，分别登记造册移交公司财务清欠科，公司清偿债务资金来源为原项目回笼尾款，清偿债务计划由公司具体实施，原项目配合。

(四)财务账簿管理及其他重要资料管理

项目撤点后，财务账簿原则上收回公司财务部清欠科集中管理，但公司财务部根据管理需要，也可将收尾项目财务账簿移交给其他项目或公司区域性管理机构财务部门代管。项目经理部财务档案资料，由项目财务人员按照公司档案管理的要求，整理造册，及时移交公司档案管理部门；财务账簿及债权、债务档案资料经认真整理，符合要求后移交公司财务部清欠科。

项目撤点后，整套完整项目竣工文件和技术总结等技术资料必须移交公司技术部；业主末次计价签认单或竣工清算签认证书、施工承包合同、竣工交验证书或缺陷责任书必须移交公司财务部清欠科保存；业主对项目部满意度评价资料移交公司生产部保存；其他资料移交公司对口管理部门。

四、收尾项目清算清欠

清欠就是创效，提高清欠工作质量，为公司创效是清算清欠工作第一要务和永恒主题。对于如何进行项目的清算清欠，我们主要做到五个到位：

(一)认识到位

清算清欠工作对企业发展、经济效益和资金需求具有重要意义，清算清欠工作开展的好坏关系到企业发展质量的好坏。在日常工作中，积极加强对各级管理人员思想教育，确保广大管理人员充分认识到双清工作的重要意义。

(二)人员到位

首先，建立健全双清机构，落实清欠责任制，公司主要领导亲自部署、亲自督办，总会计师全程掌控、亲历亲为。一是设立了“双清”工作领导小组，总经理任组长，总会计师、总经济师、纪委书记任副组长，组员由财务部、工经部、审计部、监察部等部门负责人组成，全面领导、组织全公司的“双清”工作，具体工作由总会计师主抓；二是公司财务部清欠科作为常设机构（定员3人，其中财务部副部长兼清欠科科长、职员2名）负责收尾项目会计核算、费用核销、债权债务档案管理、日常清欠事务，指导督促相关单位开展日常清欠工作；三是各收尾项目根据需要及时充实清算、清欠相关人员。

(三)责任到位

根据“谁经办谁负责，谁形成的欠款谁去要”、“人走带着清欠任务走”的原则，将清欠指标落实到每个人头上，实行清欠任务的终身制，遗留问题较多的，有关人员不得安排新项目任职。首先，对公司全部拖欠款的债务单位、发生时间、金额、形成原因和签订合同情况进行调查摸底，并分项逐笔建立台账，做好日常动态管理。其次，统筹安排清理清收计划，确定清收责任人，原项目负责人为清收第一责任人，工经、财务等负责人为相关责任人，对于相关责任人调离或因其他原因而不能履行清收职责的，由公司另行指定，防止管理脱节。公司每年初制定详细的年度《双清工作计划》，列明每个项目清算责任人、清欠责任人及公司“双清”联系人，并明确奖罚标准，细化目标、分阶段组织实施。

(四)方法到位

首先，确保收尾项目资料的完整性及严谨性。财务部分进行清欠工作的前提条件是确定债务单位欠款数额的准确性及有效性，收尾项目工程实施过程中涉及到的人员较多，再加上人员的变动较频繁，一些有问题的款项如果入账不及时，会为以后的清欠工作造成麻烦。这就要求在日常的工作中，要及时的完善收尾项目的相关管理资料，定期整理隐蔽工程项目的记录数据、设计变更、质量检测、工程验收、会议记录等有价值的资料信息，督促和监督建设公司及时的批复结算资料，确保收账款单据合法有效。同时，建立债权管理文档，对清欠原始资料进行整理归类，定期对收款项签认手续进行办理，仔细、严谨的记录债务单位的联系电话、联系人等信息，以便于为清欠工作准备好完整的原始数据。

(五)采用灵活多变的方法进行清欠工作

在项目接近完工后，相关人员及指挥单位还没有撤离项目现场之前，进行实时跟踪，节约清欠费用的同时，达到事半功倍的效果。同时，根据清欠工作与承揽任务，与建设公司建立良好的长期合作关系，建立区域项目经营、施工与清欠一体化的发展体系。根据不同拖欠款的特点，采用灵活多变的方法进行清欠工作的开展。例如，联合追讨、民事诉讼、电话追讨、函件追讨、上访追讨等方式。清收账款难度小的项目工程可采用常规清欠方法，对于清收账款难度较大的项目工程，可提前签订还款协议，确认债权，保证诉讼的实效性。针对拖欠时间较长、清欠款抢较复杂的项目，要准备完整的原始资料，搜集相关的有力证据，以诉讼的形式追回欠款。针对部分特殊工程的欠款，可借助当地政府及媒体力量进行欠款清收。例如，农民工的工资发放问题一直是近几年国家关注的重点，重点强调按时支付农民工的工资，对于施工企业外欠的一部分劳务费及材料费，可与建筑公司进行协商，由建筑单位直接代付，这样既解决了施工企业的资金压力，也保证了清收工作的顺利进行。

对建筑单位而言，只有持续改进不足，才能在市场上建立自己的声誉与品牌。如今真正建立起自己品牌的公司很少，公司成功与失败的因素，相信很重要的一点就是工程竣工后的收尾工作与工程维修服务的好坏。相信只要我们由始至终的认真、负责，一定会取得非常好的成绩和回头率。阶段管理收尾工作是保证一个项目成功的重要管理手段，他和项目的其他工作任务一样，要被我们纳入项目计划并按照计划认真落实。

[1]樊守亮,王继凤.施工企业工程款防欠清欠探析[N].黄河水利职业技术学院学报，2008（1）

[2]郭跃卿.浅析施工企业工程款拖欠问题及对策[J].会计师，2008（7）