张文华

山东广播电视大学 山东济南 250014

探析高校档案工作的建设与管理

张文华

山东广播电视大学 山东济南 250014

高校工作档案建设与管理的便利性和完整性与开展和维护高校相关工作有着直接的关系。故构建与管制高校工作档案的意义重大，本文正是基于此实施了探究，分别指出了高校档案工作构建与管理的意义、现状问题以及完善的策略。

高校档案；建设与管理

在新时期的办学模式下,特别是高校制度改革后,高校更应重视、提高档案工作的建设与管理水平,而且其要成为各个高校管理工作的重点，高校的领导者需大力关注档案管制的运行，须将校内档案管制工作归到学校年终规划中，可组建专门的管制档案团队，该团队主管是校内领导，其能够直接对档案实施建设与管理等，系统有序的工作档案与高校各项工作的顺利开展紧密相连。

一、构建与管理高校档案工作的意义

高校的档案工作属于所有工作中的根基部分，其能够很详细具体对学校的历史进展实施记载，属于高校各方面工作长期积累的结晶，它在为高校教育、教学和管理等各项工作服务的过程中已愈来愈显示出其重要性,更是高校综合工作的信息库，高校档案工作的建设与管理的重要性已经得到了人们的普遍认可和赞同。

（一）对于高校档案工作进行建设与管理有助于校方更好地完成评估性工作。学校的工作档案记载了校内所有的真实事件，能够彰显出校内最具本质性的状况，并真实反映出高校整体的办学水平，更属于高校配合上级部门督导评估必不可少的资料。只有高度关注档案的管制，才能够在一定程度上确保其于评估事项中获取益处。故说，对于高校档案工作的管制属于校内监管工作的关键组成要素。

（二）对于高校档案工作进行构建与管制可促使校方更高效地展开教学工作。高校的工作档案可以称为高校教学开展的最好参考资料，它如实记下了每一学科人才培育的状况，经过对档案资料的考察，可指引高校推行下一步筹划教育课改的思维，强化其对于教育与教学改革的认识,制定出更加科学、更为合理的教育、教学方案,确保高校教育、教学工作取得更大成效。

（三）对于高校档案工作进行构建与管制可促使高校毕业生更好地就业。大学毕业生就业率的高低对于高校来说异常重要，高校须努力完成对毕业生档案整理方面的事项，设置毕业生本身在就业资料上的档案，主要包括：高校招生考生档案；高校毕业生登记表；全国普通高等学校本、专科毕业生《就业通知书》；学籍卡；高校历年成绩单；高校学生体检表；组织关系与其他材料等。齐全完备的高校毕业生关于就业资料的档案，对于毕业生及时掌握就业行情与社会对人才的需求情况等有着很大的帮助，其可结合自身的实际，找到较满意的工作。

二、现阶段高校档案工作构建管制中遇到的问题

现阶段，相当多的高校内还没有较为规范的档案工作管理与建设，下面是其遇到的主要问题：

（一）档案管理者缺乏必要的专业素养。尽管当前设立档案工作监管室与特定的档案监管者的高校很多，但是有部分高校内档案管理者缺乏必要的专业素养，其自身拥有的文化与专业特长等根本无法满足现阶段档案管理与构建方面的需求，只有具备熟识档案管理并可深度探究与研发档案资料等专业特征的高校档案管理者，方可确保高校档案构建与管理工作顺利高效地展开。

（二）档案的管制工作规范性不强。当前，由于很多高校自身对于档案管制未形成较强的意念，大多数都有着管理不规范的问题，没有构建健全的档案监管机制，同时也未达成秩序性、规范性极强的管制策略，主要表现为：各科（处）室职责不明确，归档范围混乱，立卷没有标准，借阅也没有严格的规定，保密工作不严格，库房管理方面也没有健全措施等，这就无法在细节上保证档案管理工作的顺利开展。

（三）档案的管制工作缺乏较高的科技程度。当前，高校都在进行改革，包括档案管理工作的改进，但大多数高校档案管理仍然较落后，没有合理高效对当代先进科技实施运用，也未研发出方便好用的当代软件，如此便令档案监管工作一直处于最原始的状况，在很大程度上埋没了高校档案的最初用途。

三、完善高校档案工作建设与管理的策略

对于档案事项的监管属于高校所有管理工作的首要组成因素。秩序化、统一化的档案管理能真实的反映出高校的实际管理水平、办学特色等，以下是对于完善高校档案工作构建的策略：

（一）紧密增强高校档案管理者团队的组建是促使高校档案管理工作顺利进展的最本质条件。做好高校档案工作的建设与管理不就要设有专门的科室，更要有专业技术、技能过硬的人才来从事这项工作。因此，高校还要适时的定期加强对档案人员的培训，聘请校外、校内知名专家，以讲座、报告的形式及时更新档案人员的档案思想，或选择性的组织人员去兄弟学校观摩学习等，以此来提升工作者档案监管的科技程度。

（二）增强对档案管理的宣传力度，努力提升校内所有工作者的档案意识是促使档案高效管理的重要因素。要认识到档案管理工作不仅仅是学校哪个部门或者是那几个工作人员的责任，而是全校教职工都需履行的职责，高校的领导者应该如期举行专项会议，凸显档案管理的关键性，强化对于档案管制的宣传力度，学校每一位老师都应大力支持、积极配合学校档案室工作，令高校所有的老师和学生都可感受到档案的重要性，使其更深的认知档案的监管工作，努力构成所有人均主动参加到档案监管事项的美好气氛，进而保障学校档案监管事项的顺利开展。

（三）及时做好高校档案工作的“废改立”工作才能真正实行现档案工作的标准化管理。为进一步完善学校制度体系建设，不断提升内部管理制度化、规范化水平，档案部门应及时对全校的章程机制实施整合，找出其中的不足，并适度指出修正的建议。通过统筹规划和不懈努力，尽快建成门类齐全、内容科学、形式规范的规章制度体系，实现对归档资料的标准化管制，更好地开展高校档案的监管事项。

总而言之，要努力认知到高校档案监管的首要性，更要及时的解决在工作中发现存在的不足，推动高校档案工作构建的步伐，达成高校档案管制的标准化水平，以此确保其在高校中发挥出更重要的意义。

[1]何树娟．加强高校档案管理工作的探析[J]．改革与开放,2010,10:178．

[2]谭玉兰,许贻斌,李依娜,季丹．高校档案工作建设与思考[J]．青年文学家,2010,19:245+247．

[3]《高等学校档案管理办法》,2008/09