张 威

绥芬河市少年儿童业余体育运动学校

浅谈档案信息资源开发利用工作

张 威

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档案信息资源的开发利用，既是档案学界时刻要面临的实践问题，也是学术界长期关注的理论课题。我国档案界一直都很关注档案信息资源开发利用这方面的工作，并且在这方面也得到了长足的发展。

一、科学的检索, 是档案信息资源开发利用的必要保证

（1）建立检索工具体系。由于档案馆馆藏量大, 如果没有一套科学的检索工具体系, 是难以实现对档案的有效开发。针对这一情况, 档案馆可根据开发档案信息的实际需要, 编制多种样式的档案检索工具。如案卷目录、案卷文件目录、专题目录等; 对科技档案可编制分类目录、底图目录等基本检索工具和一些参考检索工具, 从而达到快捷、准确的目的。（2）建立目录中心。鉴于档案馆专业种类繁多, 且成立时间长短不一,接收档案范围不同, 馆藏量相差悬殊等情况, 因而对那些馆藏量较少的档案馆, 要尽可能把基层档案室的全部档案接收进馆, 尔后以档案馆为主建立目录中心, 为充分开发档案信息资源创造条件。（3）建立开放档案目录。这是《档案法》规定的档案馆工作任务之一,建立开放档案目录, 按规定及时开发档案, 既体现了依法办事, 又充分发挥档案的作用。（4）编制、印发专题目录。依据不同的专题编制各种专题目录, 如编制一个单位、一个系统、一个年代的专题目录, 或重要文件、专题文件的专题目录等。（5）建立计算机检索系统和缩微检索系统。这些系统的建立既保护档案原件, 又能快速检索输出打印, 还能抢救褪色蜕变档案, 是现代化管理档案的手段之一, 可谓一举多得。

二、增加情报信息, 是档案信息资源开发利用的又一特色

情报信息是档案馆独具特色的信息服务方式, 它是指为特殊需要, 如教学科研、决策参考等提供高水平、高层次的信息化服务方式, 是档案实现从“物的传递”向“知的传递”的转化。它主要是将文献和其他知识载体中有用的信息和知识开发出来, 形成二、三次的信息产品, 提供给档案利用者。这是档案工作学术性和情报职能的体现, 是档案现代信息服务的重要方式。情报信息主要有以下几种∶ 一是根据利用者的需要, 选择重点的课题, 进行深入的调查研究, 对研究的课题所需要的文献资料定期检索, 然后定期将检索结果提供给所需要的利用者; 二是对文献资料进行代译服务, 主动翻译, 进行译文检索翻译指导等; 三是对有些专题进行分类剪辑, 把剪辑好的有关信息资料提供给利用者等。

三、深入开展增值服务，是实行档案信息资源开发的大胆尝试

一是分散管理利用不便。二是单位档案室本身业务繁忙，既没有时间，也没有面向社会提供利用的义务和条件。建立档案文件服务中心，将各单位面向社会公布实施的有关文件，提前复制集中起来，面向社会统一提供利用。对未收集到中心的公开文件，负责提供代为查询服务，不失为档案部门提供社会化信息服务的一个好方法。此外，在服务层面上，还可借鉴图书馆、博物馆的做法，利用馆藏资料，开设陈列室，积极主动为社会服务。手段，提高服务效率。

四、完善档案管理机制，是档案信息资源开发利用的前提

要提高档案工作的“快速反应能力”，必须提倡前端控制的做法。在档案收集方面，要从源头抓起，接收时间提前，对一些重要材料，尤其科技、政策性档案信息要及时归档并提前收集进馆，实行集中统一管理，使其及时发挥更大的作用。同时可以扩大接收、征收的范围，加强与经济、法律等联系密切部门的专门档案的收集，使馆藏档案更贴近大众的需要。

五、完善编研方式，是档案信息资源开发利用的手段

《中华人民共和国档案法》规定“∶ 国家档案馆保管的档案,一般应当在形成之日起满 30 年向社会开放。”运用网络技术, 通过实现档案原件全文数字化、建设档案信息数据库、建立档案信息网站三种方式, 可以使用户及时地利用那些已经开放的档案。纸制档案原件全文数字化是使档案信息数据上网运行的前提条件, 又是网络环境下开发档案信息资源的基础, 在此基础上才能对档案信息进行分类, 建立档案数据库和档案查询系统。档案的全文数字化就是将各种形式的档案信息, 如文字、图像、声音、动画等, 以数字记录的方式全部存储在光盘或磁带等磁性载体上或计算机硬盘上, 并通过计算机网络再现这些信息的过程。目前,各级各类档案馆开发和提供上网利用的档案信息仅仅是二次信息, 即目录、索引和文摘等, 而对作为一次信息的档案全文信息及图形图像信息却开发的很少, 用户在网上只能看到档案的索引、目录, 却看不到档案全文, 网络的优势仍然无法显示出来。所以, 当务之急就是实现档案的全文数字化。在档案信息数字化的基础上, 各级各类档案馆( 室) 根据自己的馆藏特色, 建立档案数据库。档案数据库不应该是简单的档案信息存储系统, 它应该是对数字化的档案信息进行深入加工和组合之后形成的专题性的、高层次的档案信息的科学分类组合。它以按照档案保管单位形成全宗数据, 可以按照社会领域形成政治、经济、法律、教育、文化等各个领域的专业数据, 按照地域形成地域特色数据, 按照检索的层次可以分为目录数据、索引数据、文献数据或全文数据等等。这样,可以方便查询档案, 提高查全率和查准率, 提高信息的有序性、完整性、可理解性。另外, 档案部门通过建立网站, 改变传统的档案信息开发利用方式, 以适应网络环境。档案网站建立在公共信息服务网络上, 以主页方式档案馆(室) 档案的相关信息和相关服务,集服务窗口、宣传窗口、对话窗口、中介窗口、交流窗口五项功能于一身。提供馆室职能信息、库藏资源信息、档案利用服务信息、档案工作信息以及相关资源信息。利用网络技术, 发挥其时效性来开发档案信息, 可以使档案信息的传递速度提高几十倍, 甚至上百倍, 在时间上可以最大限度地拉近开放后的档案信息与用户之间的距离, 并在一定程度上解决档案信息传递滞后的问题。