吴 钢

（中国石油乌鲁木齐石化公司 信息管理部，乌鲁木齐 830019）

0 引言

管理体系的建立和完善是企业规范管理、高效运行的重要手段。这些年企业大力提倡和推进企业精细化管理，就是要在做好细节的划分和量化的同时，期望实现“凡事有人负责、凡事有章可循、凡事有人监督、凡事有据可查”的目的。但是在实际管理过程中，如何能够进行制度的高效转化并落实到具体的工作中，并建立起有效的PDCA循环，是摆在所有管理者面前的一个难题。

乌鲁木齐石化公司信息管理部是乌鲁木齐石化公司的直属机构，现有职工99人，下设2个管理科室和4个专业科室。既负责全公司信息化建设管理工作，又承担着全公司信息系统、网络、通讯、视频监控及门禁等的运行维护工作。也可谓“麻雀虽小，五脏俱全”。

在信息管理部的管理体系的持续改进和精细化管理推进过程中也同样存在很多的共性问题。我们希望充分发挥信息技术的优势，建立有效的管理体系持续改进和精细化管理推进的工作模型，设计开发“综合业务管理平台”并推广应用。一方面提升内部管理水平，推进管理体系持续改进和精细化管理工作；另一方面也希望通过这种新的工作推进模型的应用实践，为类拟的单位或部门精细化管理工作提供一种工作模式的借鉴。

1 目前管理持续改进和精细化管理推进工作中的几个突出问题

乌鲁木齐石化公司信息管理部现有自建的各类管理制度、标准63条，直接引用的上级（乌石化公司、中国石油、国家、行业）的相关制度、标准、法律、法规多达上百个。在这些制度和规范落地执行和持续改进和完善的过程中，主要存在以下几个方面的突出问题。

（1）制度本身不完善，看起来面面俱到，但没有可操作性；

（2）管理人员认识不到位，制度建设与具体工作脱节，更多的依靠经验；

（3）体系的审核形式化，工作中一堆问题，审核却基本合格；（4）在制度建设中员工的参与度不高等。

长此以往，员工对于“两张皮”现象习以为常，体系运行与实际工作相对独立运行。使得管理体系持续改进、精细化管理推进等工作浮在表面，不够深入，管理体系统持续改进不足以支撑单位的精细化管理和管理提升的目的。在调研的多个单位这些问题也普遍存在。

2 “制度—工作一致性”工作推进模型的建立

通过对多个单位和部门管理体系建设、持续改进和精细化管理推进工作的调研，结合自身在管理工作中的认识，通过分析，我们认为造成上述原因的主要问题在于：

（1）管理人员对制度本身认识不到位，工作与制度不对应。安排工作过于笼统，业务人员没有形成以制度、标准为准绳的工作习惯。

（2）对于具体的工作进行审核中，由于工作与制度条款未进行对应。在具体的工作安排和执行过程中，管理层与执行层对于工作要求的理解存在二义性，使得审核工作流于形式。制度变成了问题出现后的追责工具。

（3）制度持续改进过程中执行层面的参与度有限，执行层面的意见与制度的持续改进存在着信息传递不及时、不完整情况，使得制度持续改进不足以支撑管理层的精细化管理推进的要求和目标。

（4）由于工作内容和标准没有有效对应，在工作合规性和制度有效性评价中，不能得出有效的量化评价结果。

基于对上述问题的分析，我们建立了“制度—工作一致性”工作推进模型，来推进管理体系的持续改进和精细化管理推进工作。“制度—工作一致性”工作推进模型见图1。

图1 “制度—工作一致性”工作推进模型

“制度—工作一致性”工作推进模型的特点：一是突出建立工作、制度的对应关系，对工作进行细化和量化，确保制度—工作—审核要求一致性的闭环运行。二是突出全员参与，即时对制度有效性进行评价，形成量化的评价依据，推进体系管理PDCA循环的建立。

3 综合业务管理平台的设计实现

依据“制度—工作一致性”工作推进模型，我们设计开发了“综合业务管理平台”系统。“综合业务管理平台”的总体设计思路如下。

3.1 系统的应用对象

系统应用对象包括：

（1）管理人员：是指各级领导及管理岗位的用户。负责工作的细化、工作与制度地对应，下发工作单、依据工作单对应的制度条款进行工作完成情况的审核，以及依据制度有效性评价进行制度的持续改进和完善等。

（2）执行人员：是指所有业务操作和工作执行层人员，负责依据工作单内容进行执行，并对工作单对应的条款进行即时的有效性和适用性评价等。

3.2 工作类别划分

（1）指令性工作：包括各类阶段性的工作和非结构化数据的工作，如科技管理、技术管理、党群工作、企管工作等以工作单形式下发的工作。

（2）业务操作性工作：主要以操作规程和操作卡片执行，并进行工作过程的记录和确认。

（3）依据基础数据台账开展的数据化、流程化的工作：如设备管理、材料管理、培训管理等，开发相应的业务管理模块，进行系统实现，固化管理要求。

（4）其他工作：是指上述分类中未包含的工作，对工作种类进行细化并与制度条款对应，由执行人员进行工作登记和相关人员进行审核。

3.3 系统设计灵活性要求

（1）具备灵活的用户授权管理机制；（2）具有灵活的工作流程定义功能；（3）便捷的用户操作界面等。

3.4 系统功能的实现特点

（1）支持工作种类的分类和细化功能；

（2）指令性的工作和其他工作必须依据制度条款，实现工作与制度条款的对应，明确工作要求；

（3）实现操作规程与操作卡片及工作记录的数据化；

（4）各类工作的审核工作依据制度条款进行审核；

（5）各级用户允许对工作单对应的条款进行即时评价，让员工可以针对具体的工作，参与制度的有效性评价；

（6）支持各类管理工作的量化统计功能。

4 “综合业务管理平台”的应用效果

“综合业务管理平台”上线运行后，在部门管理工作中取得了以下的应用效果：

（1）系统实现后，单位全部工作都是通过“综合业务管理平台”进行安排和执行回复，有效避免了工作安排中的推诿扯皮及工作不落实的现象；

（2）所有的工作安排，都有制度支撑，制度要求和工作内容明确且一致，实现了“事事有人负责、事事有章可循、事事有人监督、事事有据可查”；

（3）工作审核中做到了即时依据制度要求进行逐条的确认，全员逐渐形成了遵循制度开展工作的习惯；

（4）员工在具体工作执行过程中，对于制度条款进行合理性和适应性的即时评价，既提高了员工在制度持续完善过程中的参与度，又使管理人员在进行制度完善和修订时的依据更加充分；

（5）工作管理中的沟通成本得以降低。简化了管理难度，执行层的工作效率和工作质量得到了明显提升。

5 结论

通过“制度—工作一致性”工作推进模型的建立及“综合业务管理平台”的应用，使得单位的管理体系制度建设与实际工作要求相一致，管理体系建设PDCA循环得以有效运转，建立起了员工参与管理体系持续改进的良性工作机制，工作效率、工作质量有了明显的提升。通过实践证明，充分利用信息技术手段，有效地化解了在管理体系持续改进和精细化管理推进工作中管理粗放、制度不量化、工作不细化以及制度与工作脱节等难题，同时降低管理难度，提升工作效率和质量。

［1］王涛和，王学智.关于企业质量管理体系的持续改进［J］.商品与质量，2011（10）.

［2］白文文，王蕊.HSE管理体系实施中的难点及对策［J］.安全、健康和环境，2008（4）.

［3］尤汉虎，陈爱贞，等.浅谈质量管理体系持续改进的策略与措施［J］.当代医学，2011（7）.