关键词：部门合作；沟通；图书馆文化

摘要：文章介绍了美国新墨西哥大学图书馆部门合作策略，分析了其成功的原因，旨在对国内同仁有所启迪。

中图分类号：G258.6文献标识码：A文章编号： 1003-1588（2014）04-0041-02

收稿日期：2014-03-07

作者简介：张淑萍(1959-)，北京师范大学图书馆馆员。为使图书馆在整体上更加成功，成为馆员乐在其中的工作场所，美国新墨西哥大学图书馆成功实施了部门合作策略，［1］在美国图书馆中堪称典范。笔者介绍了该合作策略，分析了其成功的原因，旨在对国内同仁有所启迪。

1部门合作策略简介

1.1创建支持与鼓励合作的组织文化

图书馆要实现部门间长期有效地合作，首先要建立起支持与鼓励合作的组织文化，因为组织文化代表着一种价值标准。图书馆组织文化确定了馆员的价值取向, 规定了馆员所追求的目标, 对图书馆馆员的价值标准具有明显的导向作用。［2］图书馆组织文化一旦被全体馆员所认同，将会产生巨大的凝聚力。然而，图书馆组织文化的建设不是一蹴而就的。为此，新墨西哥大学图书馆的领导者做了许多细致的工作。他们向全体馆员阐述了部门间合作的意义，明确了部门间合作的基本模式，组建了正式和非正式的沟通机制，定期在各部门间提供互相学习的机会并举办小组讨论活动。通过馆领导潜移默化地宣传、教育和正面引导，图书馆全体馆员逐步产生了认同感，并乐于参与部门间合作的事务，主动将个人目标与图书馆目标相联系。新墨西哥大学图书馆把部门间的合作作为一种制度确定了下来，由此，支持与鼓励合作的组织文化形成了。

1.2以沟通促进合作

沟通是为了一个既定的目标，把信息、思想和情感在个人或群体中传递，并且达成共同协议的过程。良好的沟通是成功互动的关键， 而成功互动能够使彼此产生依赖。有了共同的目标，有了相互依存的关系，走向合作自然水到渠成。新墨西哥大学图书馆采取了以下的沟通方式，最终实现了完美的合作。

1.2.1沟通从彼此了解开始。传统上，图书馆被分成技术和公共服务两部分。从图书馆的制度和程序来看，这两种服务的功能还是有明显区别的。但是即使是现代图书馆，馆员仍倾向于将自己分为技术类或者是公共服务类，并坚定地认为这两种馆员是不能互换的。部门间的沟通、互动和最终的合作需要各部门了解彼此的工作环境、专业术语、 制度、程序和时间安排。了解这些情况并尊重彼此的制度是成功互动和合作的第一步。新墨西哥大学图书馆采取各部门之间向对方讲解本部门的工作情况以及工作程序的方法，迈出了部门之间彼此了解的第一步。

1.2.2搭建深入沟通平台。新墨西哥大学图书馆搭建深入沟通平台的方法有两种：①“教育扩展”，包括：学习、培训、讨论等方式。②建立联合跨部门协作组。各部门的员工常务委员会定期召开会议，设定共同的日程安排并解决共同的问题。

新墨西哥大学图书馆通过教育培训机会进行交流、学习。这些讲习会主题的来源有多种渠道：有的是受到了内部请求追溯系统中发送给编目部门问题的启发；有一些会议主题则来自于某些变动，如书籍编码变动或者某种新工具的运用。2010年，现有的编目部门成立。编目与探索服务部门组织了教育扩展讨论会，主题是“如何阅读MARC记录”，向公共服务馆员演示了MARC（机读编目格式标准）记录。此后，图书馆又为参考咨询服务和其他部门人员举办了该讨论会。此类活动可以让各部门人员更加深入地了解彼此的工作和需要。

新墨西哥大学图书馆在采用了本地搜索失败后使用OCLC（在线计算机图书馆中心）联合书目进行搜索的方法后，编目人员也举办了类似的培训。因为编目员迅速意识到了参考和教育馆员不会自动认识到联合书目中的OCLC和定制区域版本中书目记录的区别，是说明两者区别并为这种新的搜索工具提供信息的最佳人选。

图书馆还将举行另一次针对公共服务人员的、题为“了解RDA的工作原理”的讨论会。这个讨论会的目的在于让技术服务人员和公共服务人员能够对影响服务的新技术拥有共同的理解。该讨论会将在RDA使用频率较为明显后举办，借此，不太了解编目的馆员可以对该系统有更加深入的了解。

2000年初，新墨西哥大学图书馆建立了联合跨部门协作组。组员包括技术部门和公共服务部门的管理人员。小组定期召开会议以确定图书馆的工作日程安排。该小组为图书馆大部分活动提供了一个计划、讨论、实施、监控和解决方案的平台。现在，该小组已成为馆长的咨询团队。

1.3走向合作

1.3.1组成临时合作小组。良好的合作关系确定之后，馆员需要找出并确定各部门工作重叠的部分并在相互依托的前提下进行分工合作。举例而言：编目部门注意订购和收货周期；教育部门注意订购和编目的周转时间；另外，所有部门都需要了解预算周期、学术或财政年度周期的情况。一旦出现合作机会，馆员就很容易组成临时合作小组。每个馆员都可以参与其中，为一个共同的目标、为项目的圆满完成投入时间和付出努力。

1.3.2项目内容。目前，新墨西哥大学图书馆已完成的部门合作项目包括：联邦政府寄存的政府文件的保存与公众服务；新墨西哥大学交付的任务；为实现本图书馆首要战略目标以及解决日常工作中遇到的问题而设立的合作项目等等。

1.3.3项目管理方法。项目管理工作是由联合跨部门协作组负责的。小组使用项目管理的方法来确定和跟踪图书馆项目工作中的所有计划进展。这种方法首先需要提供一份项目说明来阐述项目的目标以及实现目标的方法。其次，还要说明全体馆员以及志愿者的任务分配，填写项目工作完成协议以及详细的时间安排。新墨西哥大学图书馆使用的项目规划方法有助于合作项目的圆满完成，同时也提高了馆员的责任感和成就感。而将项目和首要战略目标联系起来，可以为图书馆管理建立起一座沟通的桥梁，将员工努力与图书馆管理联系起来。

张淑萍：美国新墨西哥大学图书馆部门合作策略研究张淑萍：美国新墨西哥大学图书馆部门合作策略研究1.4分析评价

新墨西哥大学图书馆的部门合作形成了一个基本的模式。专业人员通过该模式分析部门之间互动的情况；图书馆的管理人员根据该模式评价各部门之间互动与合作的水平，然后鼓励成功、找出不足、改进提高。

2成功原因分析

2.1合作文化使图书馆产生了强大的凝聚力

组织文化是指组织成员共同形成或接受的价值观体系，包括信仰、价值观和行为准则［3］ 。价值观和价值观体系是决定人的行为的心理基础［4］。美国新墨西哥大学图书馆创建的、支持与鼓励部门合作的组织文化经过多年的成功实践，已经深入到全体馆员的心中。良好的组织文化使新墨西哥大学图书馆的馆员有了共同的价值观念，形成了共同的最高目标。他们工作热情高涨，部门间密切合作，相互依存、齐心协力，大大提高了新墨西哥大学图书馆的工作绩效，对图书馆战略目标的实现、图书馆整体的提高发挥了巨大的作用。

2.2横向沟通激发了馆员主人翁意识与参与热情

在图书馆传统的沟通模式中，组织与馆员沟通的渠道是层层汇报的纵向沟通方式，其产生的结果是上层领导和基层群众相距甚远，下属自主性小，参与决策的程度低，创造潜能难以释放。

美国新墨西哥大学图书馆实施的部门与部门之间的横向沟通打破了单一的纵向沟通方式，从“单一的任务沟通”发展成“人与组织的相协调”和重视人的主体意识的“全方位知识共享的沟通”［5］，缩短了上层领导与基层群众的距离，使沟通更加充分与平等。在既无等级观念而又充分发扬民主的沟通平台上，新墨西哥大学图书馆馆员的主人翁意识和参与热情得到了极大的激发。他们共讨图书馆业务建设，为图书馆的美好明天发挥了自己的聪明才智。

2.3团队的正确应用为提高工作绩效提供了保障

团队现象已成为当今企业管理中的一个热点现象。正确的应用团队可以大大地提高工作绩效，因此，团队现象也成为理论界研究的热门话题［6］。

何为团队？团队是指为了实现某种特定目标，按照约定的共同规范和方法，在技术或技能上形成互补的成员进行协同合作的临时性群体。团队具有以目标为导向、以协作为基础、需要共同的行为规范、在技术或技能上互补、临时性等五个基本特征［7］。

美国新墨西哥大学图书馆的临时性合作小组具备团队的基本特征：图书馆定有严格的项目管理办法，团队成员具有共同的特定目标，团员之间紧密协作、责任共担、技能互补、成果同享。多年来，新墨西哥大学图书馆根据工作需要组建过许多临时性团队，这些团队出色地完成了一个个校内外、馆内外的项目。团队的组织形式，团队的正确应用，为提高图书馆的工作绩效提供了保障。

3结语

鉴于美国新墨西哥大学图书馆的成功经验，我国高校图书馆应根据自身情况，创建属于自己的、正确的图书馆文化，制定和实施相应的策略，在管理中顺应自然法则，实现人与人、人与组织、人与社会、自然的和谐发展, 在信息网络化时代走出一条自己的成功之路。

参考文献：

［1］Interaction Between Departments: Strategies for Improving Interdepartmental Collaboration through Communication［EB/OL］.［2013-03-23］.https://repository.unm.edu/handle/1928/20582.

［2］［3］康存辉.图书馆组织文化的价值体现［J］.现代情报，2006(5):109-108.

［4］价值观.［EB/OL］.［2013-04-15］. http://baike.baidu.com/view/135672.htm.

［5］金秋平.组织沟通机制的思考［J］.现代商业,2008(30)：65.

［6］王庆.浅谈团队及团队建设［J］.管理观察,2008(17)：184.

［7］戚文举.沟通：团队的灵魂［J］.经济师,2006（12）192.

（编校：严真）