高 鹏

(邯郸职业技术学院继续教育处，河北 邯郸 056005)

胡锦涛同志曾经在全国档案工作暨表彰先进会议代表时的讲话中，对档案事业的重要性做出了经典的概括:“档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。档案事业是一项崇高的事业，是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面”。在新的历史条件下，我国的档案管理与研究必须自觉与时代和社会进步的要求相适应。高校学生档案管理作为学生未来人事档案的组成部分，对在校生、高校和社会都有很重要的意义。但由于历史和现实的多种复杂的因素的存在，使得高校学生档案一方面未能得到应有的重视;另一方面高校学生档案也未能充分发挥其作用。笔者认为，应从以下几方面进一步认识高校学生档案管理工作重要性。

一、强化高校学生管理工作的档案意识

笔者认为，档案意识指的是人们对于档案和档案管理工作在国民经济、国家和社会生活各个方面的性质、地位和作用的认识，是人们在实际工作中对档案和档案管理工作的认知度、敏感度和反应度。档案意识是做好档案管理工作的根本。

在我国，党中央、国务院对档案和档案管理工作历来都是十分重视的，特别是《档案法》的颁布实施，表明了我们国家坚持依法治档的决心，但就整个社会来看，特别是就高校来看，档案意识仍普遍淡薄。有些高校领导不关心档案和档案管理工作，把档案管理工作看成软任务，没有放在应有的高位;高校有些部门认为档案管理事与己无关，不懂或不愿意收集、保存档案，甚至有损坏、涂改档案的现象发生;很多高校人还不懂得如何使用档案资源等等。这严重阻碍了建设现代化高校的步伐。

学生是高校的根本，高校的学生档案管理工作理所应当也要以学生为中心，且必须围绕学生的各项工作来开展。我国教育部和国家档案局对高校的学生档案管理工作高度重视，制定了《高等学校档案管理办法》，并且在该办法中首次提出了“学生类”档案的概念，并且把“学生类”档案定为单独设类归档管理范畴，这就明确了“学生类”档案的理论价值和学生档案管理工作在高校工作中具有重要的地位和意义。高校的有关领导及学生档案管理人员应进一步学习《档案法》和《高等学校档案管理办法》，增强档案意识，真正从思想上认识到学籍档案管理工作的重要性。与此同时，高校还要进一步加大学生档案管理工作的宣传力度，使广大师生树立正确的档案意识，促成学生档案管理工作目标的达成。

二、高校学生档案管理工作是高校美誉度和知名度的重要参数

从某种角度来说，高校也通过人才培养为社会生产产品，这一产品就是高校的学生，和其他产品一样，学生也需要产品说明书。高校出具的学生档案则是该高校对其产品即人才培养结果的“产品说明书”。高校的管理工作繁杂、丰富，在诸多的管理工作中，高校的学生档案管理工作必将是高校展示其校风、教风、学风、工作作风、学校文化、办学实力乃至办学特色的重要展示窗口之一。高校学生的档案内容是否翔实、细致、丰富、特点鲜明，是否严谨、规范，高校学生的档案是否实用、高效，成为高校赢得良好的社会知名度和美誉度重要参数之一。从全球视野来看，高校学生档案管理工作水平的高低从一个方面体现着高校的办学和人才培养水平的高低。因此，高校在激烈的竞争中，要想树立整体形象、展示办学特色、谋求可持续发展，就必须提高高校学生档案管理水平。

三、高校学生档案管理工作是高校进行教育教学改革的重要依据

从某种方面来讲，高校的学生档案不仅仅记录了学生从入口到出口的全程信息，同时也真实、全面记载着高校教育教学的全过程及其成效，学生档案体现着高校教育教学改革的整体风貌，对高校谋求未来的改革和可持续发展所提供的参考和借鉴指导意义是无法取代的。高校只有不断进行教育教学改革才能保证自己健康、可持续发展，才能在激励竞争中立于不败之地。高校可以从学生档案中发现在以往教育教学中存在的问题，同时也能找到解决问题的方法，进而更加科学设置适应社会需要的专业，全面提升高校的教育质量，从而推动学校教育教学改革。可以说，高校学生档案管理工作水平的不断提高是高校自身改革与发展的客观需要，是高校内涵建设、教育质量和学生素质提升在高校管理工作中的一个重要反映。

四、学生档案管理工作在高校思政工作中具有重要作用

某高校学生刘某，在学校品学兼优，但在奖学金评定时却因为一门课程挂科而落选。教师通过学生档案查明该生母亲病逝，父亲靠种地供他和妹妹上学，该生因没钱买学习资料的实际情况后，为他借来大量书籍，鼓励其自强奋斗。该生发奋拼搏，终获一等奖学金，其他学生也被该生的自强不息所鼓舞而发奋读书。这种案例在高校不胜枚举。该案例再次说明，高校在进行学生思想教育工作时，要充分利用好学生档案。这样不仅可以了解到学生的个体差异和千差万别的实际情况，而且也必将成为教师有针对性地加强思政工作、教育、启发、激励学生有目的地提高自我教育能力、由被动变主动接受思政教育，从而帮助学生树立正确的世界观、人生观和价值观的一条重要途径。

五、高校学生档案管理工作在教学评估工作中有其重要作用

高校必须面对接受教学评估和各项考察的现实。在诸多评估、考察的测试项目中，认真查看、仔细分析和深入研究学生档案肯定是重要的规定动作，也是证实评估结果的一个不可能被替代且相当可靠、有说服力的佐证。因此，高校必须要建立一整套完整、规范、有序、实用的学生档案，这不仅可以准确、生动地记录该所高校办学发展的每一段历史进程，而且也可以如实地反映出该所高校的办学质量和管理水平的优劣。因此，高校学生档案管理工作教学评估中有着十分重要且不可替代的作用。

六、高校学生档案管理工作对学生个人的发展有重要作用

高校学生档案不仅仅是学生在学期间个人学习、经历、能力及其重要社会实践活动的真实纪录，还是学生个人成长中人事档案的重要组成部分。学生档案将学生在校期间主要学习经历、成绩、政治面貌、社会关系、品德修养、实践能力、学术水平、综合能力、身体状况、心理人格、社会活动、个性特点、专长爱好和奖惩等方面的真实情况记录入档，由确凿的原始材料和历史证件构成。学生毕业后，学生档案将移交给相关部门，学生档案的性质也发生变化，转变为人事档案。学生档案是该生大学时期的一个重要记录，就一个学生来说，不论他的职业生涯如何规划、发展，他在大学这一阶段所表现出来的理念、感情、品行、操守与他未来的职业生涯都紧密相连，对他走出校门后的职业选择、定级晋升、职称评定、工资工龄、福利待遇、升学出国等密切相关。因此，高校学生档案管理工作对学生个人发展的重要作用，应引起高校和有关部门的高度重视。

七、学生档案在学生就业时有重要作用

大学生活只是人生的一段经历，学生必须通过就业谋求人生的其他价值。用人单位在选择高校毕业生时，可以通过该生在高校的档案了解该生在高校期间的各方面情况，从而对该生的综合素质、职业技能进行有针对性的考察和评定，决定被考察学生是否被录用以及决定其具体的工作岗位。现实情况中有些用人单位特别是政府机关和一些事业单位对高校毕业生的学生档案是非常重视的，而且，未来发展越好的单位对高校毕业生的学生档案越重视。这些单位在招聘高校毕业生时，即使笔试、面试合格，依然还要对其档案进行查阅。用人单位通过高校学生档案可以判断出该生是否是用人单位所需要的人才或是用人单位通过培养可以使用的人才。如果学生档案不完整、不规范、不准确、不实用，都会直接影响学生的录用情况。因此，必须高度重视完整、规范、准确、实用的学生档案，在学生就业时发挥的重要作用。

笔者认为，高校学生档案是学生在接受大学教育期间学习、生活和各种社会实践活动的真实历史记录，是学生择业、就业乃至在未来的职业生涯中接受各级组织选拔、任用、考核、晋升的重要依据之一。因为不重视高校学生档案或高校学生档案作假毁掉自己前程的人在现实生活中不胜枚举。可以说，高校学生档案关系着学生的前途命运，对学生、高校、学生家庭乃至全社会都具有十分重要的意义。认真做好高校学生档案的管理工作，对高校的教育工作者来说更是意义重大、任重道远。

［1］冯惠玲，张辑哲.档案学概论［M］.北京:中国人民大学出版社，2001

［2］胡锦涛同志在会见全国档案工作暨表彰先进会议代表时的讲话［J］.兰台内外，2001，(1)

［3］孙鹏红.人事代理中的档案管理问题探析［J］.中国校外教育，2009，(12)

［4］陈玲.高校学生档案建设发展研究——以无锡商业职业技术学院为例［J］.无锡商业职业技术学院学报，2011，(6)