康小孟

（扬州工业职业技术学院，江苏 扬州 225127）

近年来，随着经济的持续快速发展和社会对高等教育的需求不断增长，我国的高等教育有了很大的发展。已经从精英教育阶段步入大众教育阶段，高等教育规模不断扩大，入学率大幅度提高，与此相适应的是高等教育的改革也在不断深入，工作重心下沉，管理重心下移，将学校的教学职能和社会服务职能下移到系部，使系部从一个单纯的教学组织单位转变为有一定权责的综合管理部门。而作为系部的中心枢纽及综合管理部门的系办公室，如何适应新形式的要求，更好地为教学科研工作服务成为摆在高校系部办公室工作人员面前的必须思考的问题。

一、高校系部办公室工作的特点

1.综合性

高校系部办公室自身职能有别于其它办公部门，它既是教学、行政的管理机构，又是直接为教师、学生服务的基层部门，是承上启下、协调左右、联系内外的“枢纽”。高校大量的、经常性的工作是通过系部办公室这个“枢纽”来进行的。这就决定了系部办公室在高校管理工作中的综合性。

2.服务性

作为系部领导的助手，办公室工作要体现超前服务意识，调动平时的信息积累，掌握第一手资料，为领导决策提供服务。此外，还要为教师和学生提供耐心、周到的服务，只有这样才能达到服务教学、管理教学的最佳效果。

3.协调性

高校系部办公室是系部工作运转的核心，是上下级之间沟通的桥梁，起着协调各方工作，化解各种矛盾的作用。系部工作千头万绪，需要各部门独立完成或分工协作，这就需要系部办公室根据工作部署及时督促检查和协调各方工作，从而推动系部工作的正常进行。

4.形象性

系部办公室又被称为“窗口”，人们往往通过这个窗口的工作作风来认识或评价系部甚至学校的工作作风和外在形象。这就要求办公室人员要具有良好的工作作风，处处起到表率作用。

5.传导性

从工作性质上讲，教学管理属于宏观管理，宏观管理是建立在全面了解实际工作的基础之上的。只有掌握教学一线的情况，宏观管理才能避免失误，实现既定目标。同时，系部办公室需将各方面信息和建议真实、准确地反馈给上级领导和职能部门，以便及时解决出现的各种矛盾和存在的问题。所以，系部办公室具有传导性的作用。

二、高校系部办公室工作的现状及加强建设的必要性

1.目前高校系部办公室的工作现状

目前高校系部办公室工作存在的主要问题有：一是管理人员素质参差不齐；二是管理人员队伍不稳定，岗位人员流动性大；三是学校各级领导对基层管理工作重要性普遍认识不足，重视教学科研轻视基层管理。

2.加强高校系部办公室建设的必要性

（1）高校规模的急剧扩大，新的专业陆续开办，在校生逐年增长，使得系部办公室工作的职能范围不断扩大，增加了系部办公室工作的难度。

（2）随着高校办学规模的不断扩大，新的院系不断设立，办学形式也越来越多样化，使得诸多矛盾凸显，系部办公室协助领导搞好协调的任务更重、难度更大、要求更高。

（3）高校间甚至不同系部及学科间的竞争也日益激烈，系部办公室作为综合管理部门，承担着越来越重的任务。

三、加强系部办公室建设的措施

1.加强系部办公室队伍建设，提高办公室人员素质

首先，要加强对系部办公室人员的政治素质培养。作为直接为教学、科研服务人员的政治素质显得尤其重要，不但要具有坚定正确的政治方向和高度的政治思想觉悟，而且还要具有良好的马克思主义理论修养。只有这样才能正确地认识形势，把握事物的本质和发展方向，抓住问题的根本。

其次，要加强对系部办公室人员的业务学习和培训。长期以来，办公室人员整天忙于日常事务，很少有机会学习提高，致使办公室的作用得不到很好的发挥。要改变这种状况，就要建立健全对办公室人员的教育培训制度，着眼于办公室人员处理实际工作的能力，从而提高办公室的工作效率和水平。

再次，要加强对系部办公室人员的心理保健。系部办公室工作“繁、重、紧、杂”，经常是忙活了一天，可回头一看好像还没有做什么。时常会出现厌倦情绪。因此，系部办公室人员要不断调节自己的心理状态。强化自己的服务意识，增强责任感和事业心。另外，系部办公室人员要有主动工作的思想意识，要愉快地工作，这样才能既有利于提高自己的工作效率，又有利于克服自己的厌倦心理。

2.学校各级领导要转变观念，重视系部办公室的作用

首先，要提高对基层管理工作重要性的认识，把管理人员队伍建设摆在与师资队伍建设同等重要的位置；其次，要建立健全科学的用人机制，要竞争上岗，打破人员能进不能出，职务能升不能降，论资排辈的旧观念。

3.系部办公室人员应改变传统的工作思路和工作方法

首先，办公室工作的性质决定了工作的被动性强，但是如果一味地被动工作，就难以有大的作为。办公室人员要改变传统的领导交代才去做的习惯，要充分发挥主观能动性，善于根据学校工作部署，提前做出工作预案和做好其他工作准备；要全面、准确、及时地掌握工作动态和信息，向领导反映各方面的重要情况，为领导决策提供参考。

其次，由于学校形势在不断地发展变化，许多问题的处理方式不能单纯依靠以往的经验进行复制，必须用创新、改革的方法，开创性地探索新规律，这样才能真正将工作做到位，切实提高工作水平。

四、结 语

总之，高校系部办公室的工作“细、繁、杂、忙”，要切实做好系部办公室的工作，必须了解高校系部办公室工作的特点和作用及应遵循的基本原则，解放思想、更新观念、与时俱进，转换角色和转变工作作风，强化办公室的服务意识，不断加强学习，才能提高高校系部办公室管理工作的效率，使系部办公室真正起到管理枢纽和桥梁的作用。

［1］ 昌荣，刘义恒.高等学校管理学［M］.南京：南京大学出版社，1997.

［2］ 范俊英.试谈如何发挥高校系办公室的职能作用［J］.西北工业大学学报，2001，（3）：84-85.

［3］ 樊雪萍.系办公室工作初探［J］.高等教育研究，1999，（1）：55-56.