刘 昱,刘莉萍

(1.孝感学院教务处,湖北孝感432000; 2.孝感学院化学与材料科学学院,湖北孝感432000)

教学评估背景下教学档案管理与改革浅议

刘 昱1,刘莉萍2

(1.孝感学院教务处,湖北孝感432000; 2.孝感学院化学与材料科学学院,湖北孝感432000)

本科教学评估对高校教学档案建设起着积极的促进作用。目前高校的教学档案管理存在一些问题,高校应以教学评估为契机,加强与改革教学档案管理。

高校教学;教学评估;教学档案

本科教学评估体现了国家的教育方针,对高校提高教育质量、完善教学管理、改进校风和学风、提高人才培养质量和水平等,起到了积极的作用,同时对高校教学档案建设也起着积极的促进作用。高校的教学档案是高校从事教学活动中自然形成的、有保存价值的真实记录。从教学评估的情况来看,教学档案是评估的基础和依据,因此教学档案管理水平的高低直接影响着教学评估的结论,而教学评估的过程也会显露出教学档案管理中被忽略的问题与不足,从而提出了教学档案管理工作的新要求。

一、教学评估与教学档案管理的关系

1.教学评估提高了高校管理者对教学档案管理重要性的认识。

教学档案是在教学活动中逐步积累形成的具有参考、利用和保存价值的多种载体形式的原始记录,能够完整、准确、真实地反映教学管理的全过程,是教学工作的重要组成部分。我校经历了2005年本科教学工作水平评估和2009年专业教学合格评估,两次评估均为合格。在评估过程中教学档案从定性和定量两个方面揭示了教学实体的教学质量和管理水平,是教学评估工作中自评报告撰写的支撑材料和数据依据。无论教学评估的工作程序、指标体系、组织实施如何确定,都要凭借大量的、规范的教学档案材料进行综合分析、全面评价。在此基础上,管理者不仅提高了对教学档案管理重要性的认识,而且也随之开展了教学档案管理改革[1]。

2.教学评估促进了教学档案管理的规范化。

湖北省高校教学评估指标体系,是经过专家认真研究制定出来的,在类别的划分上有很强的科学性和系统性。教学档案归档的材料范围,主要有上级教育主管部门下达的指令性文件规定,学校制定的教学计划、专业课程设置、学籍管理等。“评估方案”中虽然没有单独设立教学档案的指标,但教学评估的指标体系强化了教学档案管理的分类,如师资队伍建设、教学基本建设、教学管理、教学评价与质量监控、学风建设、教学研究与教学改革等6个一级目录,促进了教学档案管理建立起一套动态跟踪的体系,保证了教学档案具有的科学性、真实性,使教学档案管理走上了规范化的道路[2]。

3.教学评估增强了教学档案信息化管理。

教学评估的实时性特点要求高校提供反映实时教学活动的信息,这不仅对教学档案管理提出了高要求,也增强了高校教学档案的信息化管理。我校的教学管理工作已逐渐采用计算机无纸化管理和系统化网络管理,如教务管理系统、学生网上选课系统、网上评教系统等现代化管理手段的运用,这不仅提高了教学管理现代化水平,而且也形成了大量的电子档案。教学档案信息化管理已成为高校信息化建设的重要内容。

二、目前教学档案管理的现状

1.归档意识淡薄。

档案的收集工作是档案管理的起点,在整个档案管理过程中有着十分特殊的地位。教学档案不仅具备一般档案的特点,而且有其他档案所不具备的分散性特征,在管理上归档材料既有来自教学机构、不同教学层面、教师等,也有分散在机关部门和个人手中的,容易因个人工作变动或其他原因而丢失或残缺。如有些教师认为教学科研成果是自己在教学过程中取得的,应该由自己来管理,担心归档后材料会遗失,对上交档案材料有抵触情绪;有些领导为自己使用起来方便、省事,对常用公文,如决定、通知、请示、批复、会议纪要等有存档价值的材料不主动上交归档,等等。造成归档材料重复归档、不归档、漏归档现象普遍存在。

2.管理水平较低。

高校目前各教学实体的教学档案大多由教学秘书兼职管理,他们负责收集、整理、分类、归档等工作,然而教学秘书的主要精力在教学管理上,加上大部分教学秘书缺乏系统的档案管理理论知识和实践操作技能专业培训,对教学档案的管理主要是凭经验或沿袭传统来进行,因此各层面工作群体存在着档案意识的强弱差异。如果部门领导的归档意识淡薄,就会造成教学档案整理分类和管理缺乏系统性、准确性,很容易导致教学实体的教学档案处于管理缺失的无序混乱状态。

3.管理技术手段滞后。

随着计算机技术、多媒体技术、信息网络技术的普遍运用,档案信息利用主体越来越多,传统的手工操作及经验管理模式已不能适应现代信息社会快节奏、大容量的需求,教学档案管理已不再停留于纸质载体和传统的实体手工管理模式,电子文件已逐渐代替原始的纸质档案或与之并存。但现实中电子文档仅作为资料保存的形式,未能完全替代传统的实体手工管理模式,还未被充分认识与开发利用,电子文件的管理还远未受到管理人员的关注。如有的档案查询不便、调用迟缓,无法充分发挥便捷、迅速查找和利用的功能,这显示出档案编目检索不合理、管理技术手段的滞后。

三、以教学评估为契机,加强与改革教学档案管理

1.贯彻落实档案管理制度,加强档案管理法制化。

《档案法》第五条规定:“档案工作实行统一领导、分级管理的原则,维护档案完整与安全,便于社会各方面的利用”。高校是一个崇尚思想独立、学术自由的区域,对行政工作方面的政策法规不重视,以法治档的难度可想而知。但法制建设是大势所趋,以法治档也是必然要求[3]。因此,高校一方面要加大宣传档案工作方面的法律法规,提高档案管理者对依法建档的认识,转变传统的档案管理主要以行政方法为主,掺杂主观性和随意性的观念,积极参与推进以法治档。另一方面应在法律框架下建立健全档案管理的相关制度和实施办法,改变“以政代法”现象,在档案管理中加强依法行政。

2.提高教学档案管理者的素质,促进档案管理规范化。

档案工作是一项专业性极强的工作,档案管理者必须掌握与教学专业相关的科学技术知识和档案专业知识,高校应当加强兼职档案管理队伍建设,有计划、有步骤、有针对性地对档案管理人员进行多种形式的培训,使他们兼而能专。一方面,可采取“请进来、走出去”的方式,切实提高教学档案管理人员的业务能力,如:召开经验交流座谈会,组织理论水平较高的专家开设讲座,参观兄弟院校教学档案管理情况以吸收其他单位优良的管理经验;另一方面,可组织教学档案管理人员开展档案管理工作方面的课题研究,切实提升教学档案管理人员的理论水平,促使他们积极探讨教学档案的管理模式,不断探索管理的新方法,使教学档案管理更加规范化。[4]

3.创设良好的管理条件,加快档案管理的现代化。

档案管理现代化就是用科学的思想、现代的方法和手段对档案工作进行有效的管理,并获得最佳的工作效率和社会效益的工作方法。随着信息时代的不断发展,传统的手工档案管理,已逐渐向现代先进技术手段和方式、方法过渡。高校应继续加大现代化技术和现代化设施的投入,使教学档案管理逐步实现文档一体化、网络化,努力提高档案现代化管理水平,逐步实现档案全文存储检索、多媒体档案信息处理及网络档案信息传输的资源共享。

4.积极转变角色,提高教学档案的服务效率。

教学档案工作是一项维护高校历史真实面貌的重大事业,档案管理者要热爱档案事业,牢固树立全心全意为人民服务的思想,努力做好档案管理、服务工作。教学档案建立的目的在于提供利用,管理只是手段。高校教学档案的管理,就是为了更好地为教学、为教师、为学校发展服务。教学评估对教学档案管理人员提出了更高的标准,要求管理人员主动加强档案管理专业理论知识和思想政治学习,提高自身的素质修养、知识素养和管理能力,积极寻求由“被动管理”向“主动管理”的角色转变,积极探索“手工操作”向“信息化管理”转变的管理模式,逐步由“经验型管理”向“研究型管理”过渡。[4]只有改变观念、转变角色,提高教学档案的服务质量和水平,才能真正做到为高校教学改革和提高教育教学质量服务。

总之,高等教育在改革和发展过程中,离不开教学评估,而教学评估的基本依据是教学档案,因此,加强与改革教学档案管理是高校管理中的重要环节。

[1] 卫艳峰.教学评估与高校教学档案管理改革[J].煤炭高等教育,2006(4).

[2] 严志谷,李丽华.关于高校教务档案管理的探讨[J].湖北师范学院学报:哲学社会科学版,1996(5).

[3] 巫彩云.高校教务档案管理与改革浅议[J].镇江高专学报,2009(2).

[4] 陆宝君.以评估为契机强化高校院系教务档案管理[J].兰台世界,2007(6).

Abstract:The undergraduate teaching evaluation of the education administration have promoting function on university’s teaching archives management.At present,some problems exist in university’s teaching archives management.University’s superintendents should hold the opportunity of teaching evaluation to strengthen and reform of teaching archives management.

Key Words:teaching of university;teaching evaluation;teaching archives

Study on the Teaching Archives Management and Reform under the Background of Teaching Evaluation

Liu Yu1,Liu Liping2
(1.Department ofTeaching A f f airs,Xiaogan University,Xiaogan,Hubei432000,China;2.School of Chemistry and Material Science,Xiaogan University,Xiaogan,Hubei432000,China)

G647

A

1671-2544(2010)05-0101-03

2010-08-12

刘 昱(1963— ),女,河南开封人,孝感学院教务处助理研究员。

刘莉萍(1968— ),女,湖南常德人,孝感学院化学与材料科学学院档案馆员。

(责任编辑:张晓军)