姚海洪

【摘 要】本文结合新时期高等学校二级学院办公室工作面临的环境与特点,分析了高校二级学院办公室主任在工作中的角色定位与素质构成。合格的办公室主任应该做好服务员、协调员、信息员、宣传员,并具有较强的政治素质、文化素质和业务素质。【关键词】高校 二级学院 办公室主任 角色 素质随着我国社会经济的持续快速发展特别是科教兴国战略的深入推进,高等学校的发展也驶入了快车道。教育大发展要求高等学校必须适应经济与社会发展的需要,调整思路,创新理念,与时俱进地促进办学模式、管理体制的变革,不断提升人才培养、科学研究、社会服务的质量与水平。在高校管理构架中,二级学院是教学、科研、管理的第一线,是高校人文精神、办学水平的集中体现。高校二级学院办公室作为学院的中枢机构,承担着承上启下、沟通左右、协调内外的重要职责,是学院整体工作正常有序开展的有力保障。办公室工作具有头绪多、要求高、难度大的特点,这就对办公室工作负责人——办公室主任提出了较高的要求。本文将结合高校二级学院办公室工作的特点,阐释办公室主任的角色定位与素质构成,以期对提升高校二级学院办公室整体工作水平有所裨益。一、 高校二级学院办公室主任的角色定位角色,在《现代汉语词典》中的解释为:戏剧或电影中,演员扮演的剧中人物,泛言之,角色即一个人在特定环境或特定组织中的具体身份以及所处地位、所负担的工作、该履行的职责等。高校二级学院办公室作为高校基层行政单位,既是上级领导及管理部门的助手和参谋,又是面向教职员工和学生开展教学、科研、后勤工作的服务机构,作为办公室主任,自然在办公室的各项工作中扮演者重要的角色。因此,作为办公室主任,应该对自己的角色定位有充分的认识,自觉使自身素质、工作技巧符合角色内涵的要求,这对发挥办公室职能作用,提升办公室工作效率与服务水平具有至关重要的意义。1.在学院整体工作中,办公室主任充当着服务员的角色。办公室的核心工作就是服务。办公室主任主要服务于四个对象:首先是为学院领导提供直接参谋和助手的服务,为领导进行管理和制定决策提供依据,成为得力的“左膀右臂”;其次是为学校各行政职能部门服务,传达并完成其布置的各项任务;第三是为本学院教职员工服务,为大家安排好教学、科研工作,准备职称评审工作,年度考核,奖金发放等各项工作;第四是为学院学生服务,大到学生的学习、生活、社会实践安排,小到为他们写证明、办证件、盖章等。这四类服务事无巨细,繁琐而单调,在服务中最能体现办公室的人文精神、文化素养与工作作风。2.在学院的日常工作中,办公室主任塑造着协调员的角色。学院办公室工作联系上下,沟通内外,接触面广,工作对象层次多,既包括学院领导、教职员工、学生以及他们的亲属,还包括主管部门与其它兄弟学院,更包括了兄弟院校和其它相关企事业单位,涉及到教学、科研、宣传、后勤管理以及公共关系等方方面面。作为综合协调部门,办公室既要为学院的持续发展创造良好的外界环境,又要为正常运转营造良好的内部氛围。因此,在日常工作运行中,协调能力是最能体现办公室主任工作水平的能力之一。3.在学院的行政管理活动中,办公室主任充当着信息员的角色。信息是行政管理活动开展的基础和前提。办公室主任身处学院内外沟通的节点,有条件掌握和了解国内外高校相关专业的教育教学发展动态和趋势,为学院领导提供准确可靠的信息依据,为教职员工开展教学科研工作提供前沿新颖的学术动态。由此可见,办公室主任应该具备敏锐的信息意识,广泛搜集各类资料,增加信息储备,为做好办公室管理工作奠定基础。4.在对外交流过程中,办公室主任塑造着宣传员的角色。随着经济社会的快速发展,学校、学院与社会各界的交流合作日益广泛和密切,学院与外部各种关系的协调依赖于自身有效的对外宣传。办公室主任一方面要及时、准确、全面地收集来自外部的信息;另一方面,也要充分发挥 “宣传窗口”作用,恰当地将学院相关信息进行对外宣传,展现教学成果,宣传建设成就,提升学术地位,扩大社会影响,从而取得社会各界对学院工作的关注与支持。二、 高校二级学院办公室主任的素质构成1.政治素质1.1具有坚定的政治立场政治素质主要是指办公室主任应当具有坚定的政治方向、政治立场、政治品质和政治思想,政治素质是高校学院办公室主任的核心素质, 也是搞好办公室各项工作的首要条件。具体来讲, 就是学院办公室工作必须坚持依靠毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想及科学发展观指导工作,牢固树立全心全意为师生服务的思想,用强烈的事业心和高度的工作责任感为学院的各项工作服务。1.2具有良好的品质作风作风是在工作中形成的对人、对事的态度、情绪、方法及习惯, 是人的政治素质在日常工作中的体现。办公室主任要坚持把“服务”作为办公室工作的根本宗旨,在工作中要有高度的政策观念, 与人为善,实事求是;对人谦虚诚恳、热情正直,杜绝“门难进、脸难看、事难办、架子大”的现象;对工作认真负责, 任劳任怨, 尽心尽责, 不谋私利,展现自身的高尚情操与人格魅力,不断增强工作的积极性、主动性和创造性。2.文化素质教育大发展的不断推进,新兴学科不断涌现,学科之间的交叉、渗透的趋势进一步增强,高等教育改革的不断深化和高校内部运行机制的不断变革, 这些都对高校管理人员在教育管理的方式和手段上提出了更高的要求。高校二级学院办公室主任的文化素质是做好学院办公室工作的必要条件。一个合格的办公室主任必须具备真才实学, 才能适应形势的发展和高校工作的要求, 博学多识才能在工作中取得更大的主动。2.1具有较高的文化素质作为一名学院办公室主任,只有具备较高的文化素质和管理技能,才能更好地适应教育大发展的要求。办公室主任要善于通过自身的学习和积累形成一定的文化修养和知识内涵, 要具备硕士研究生及其以上学历,要具备较强的文字能力和语言表达能力,以及办公自动化能力等。2.2具有一定的教育管理专业素质为了适应高等教育改革的不断深入,高校学院办公室主任要有计划地学习和掌握高等教育管理、教育学、学校管理等专业知识,只有具备一定的管理素质,在管理工作中才能做到协调自如、有的放矢,逐步使办公室工作由经验管理向科学管理发展, 由过程管理向目标管理转化。3.业务素质3.1具有恰当的参政辅助能力参政辅助能力对于学院办公室工作而言,主要是指办公室主任实际地参与政务, 参与辅助重大问题的研究与决策, 参与辅助各项方针政策的贯彻与实施, 真正成为领导的参谋和助手。为领导的决策进行必要的调查研究, 提供有价值的参考意见、可靠的信息与可行性方案,并协助领导督促和检查决策的落实实施情况, 及时进行追踪反馈。同时在此过程中要严格把握度, 绝不能越权与包办。3.2具有较强沟通协调能力沟通是组织与组织之间, 人与人之间传达思想、观念、态度、感情或交换情报的过程。协调是指为了有效地完成组织计划所规定的任务以便顺利实现目标, 对管理诸要素加以调节的活动。现代管理的核心是沟通和协调,具体地说, 就是高校学院办公室主任必须善于传达思想、情感、信息, 善于处理上下左右, 内内外外各种关系,为办公室创造良好宽松的外部环境和和谐团结的内部氛围,确保各项工作的顺利推进。3.3具有能够开拓创新的精神创新是一个民主进步的灵魂, 是一个国家兴旺发达的不竭动力,创新也是高校学院办公室工作得以科学、健康、和谐、持续发展的源泉。因此, 高校办公室主任在工作中要有开拓创新精神, 不能因循守旧、墨守成规, 要认真研判当前高等教育发展面临的新形式与新情况,认真面对办公室工作中的出现新情况和新问题,要善于结合自己的工作实践不断推进工作机制创新,管理模式创新,办公方式创新,让办公室工作能够更加适应形式发展的要求。3.4具有自我约束能力自我约束能力是高校二级学院办公室主任做好工作的客观保证。自我约束,即指人的自控能力,就是控制好性格、情绪与欲望,使自己的言行符合道德标准、社会规范、党纪国法,符合一个办公室主任的职责要求和人格内涵。这就要求办公室主任要严于律己,树立正直的形象,严格遵守政治纪律、工作纪律和组织纪律,严格按照制度和程序办事,要把组织约束和群众监督当成对自己最大的爱护,努力做到淡泊名利,不为物役。