学科服务下的高校灰色文献管理现状及策略研究

2024-02-24何金晶

河南图书馆学刊 2024年1期

收稿日期：2023-12-16

作者简介：何金晶（1988— ），宁夏大学图书馆馆员。

* 本文系2021年度宁夏大学哲学社会科学基金项目“面向数字校园建设的知识服务与文化推广策略研究——以宁夏大学灰色文献知识库构建为例”的阶段性研究成果之一，项目编号：sk21032。

摘要：高校灰色文献指来自高校内部个人、团体研究组织及不同学科的珍贵数据，包含非公开发表的潜藏知识和时效信息，是极具参考价值、信息挖掘价值和知识服务价值的文献资料。文章以时间为线索分析汇总了国内外学者对灰色文献的相关研究，多方面阐述了高校灰色文献的重要价值，并根据高校灰色文献组织与利用中的重点与难点，提出了有针对性的工作建议，以期为高校图书馆开展相关工作提供参考。

关键词：灰色文献；文献管理；知识组织；学科服务

中图分类号：G258.6 文献标识码：A 文章编号：1003-1588（2024）01-0066-02

1 灰色文献概述

目前，学界对于“灰色文献”的定义仍没有统一，学者普遍认为灰色文献是指没有国际标准书号的公开文献。高校灰色文献包括教学资源、科研资源和文化资源。其中，教学资源是被用于服务高校课程建设及教育教学过程的数字化教学内容资源，如优秀教学教案、自编教材讲义、教学实验报告、精品课程课件、教学工作总结等；科研资源是指高校科研工作者在科研过程中创造或利用的各类资源，如学术论文、科研报告及成果、实验过程及数据、会议论文、学位论文、手册、预印本文献、开放获取资源、数字档案等；文化资源是指高校办校过程中的各种重要事件记录，以及由在校或离校师生创造并留存于高校的文化产物，如校友捐赠图书、高校重要事件记录、文化活动记录等。

2 国内外对高校灰色文献的关注度梳理

知网指数统计结果显示，我国关于灰色文献的研究始于1985年，与国外相比起步较晚，且相关研究成果数量较少。目前，学界针对灰色文献的研究集中于图书馆领域，学科分布结果显示“图书情报与数字图书馆”研究领域的相关研究成果数量较多，占75%以上，其中关于高校图书馆的研究约占32%。

很多发达国家非常重视对灰色文献的开发与利用，积极召开灰色文献大会。为了从战略高度加强对灰色文献的开发与利用，2018年12月，我国多家高校图书馆与公共图书馆联合召开了第一届全国灰色文献年会。会议详细探讨了灰色文献的开发与利用方式、各地区对灰色文献的开发与利用实践，以及灰色文献的內涵、存在形式、保存方式等，并明确了灰色文献的重要价值与学术地位。2019年7月，第二届全国灰色文献年会在赤峰市图书馆召开，重点关注灰色文献资源建设与利用，并将灰色文献资源建设纳入图书馆重要战略规划［1］。2020年11月，第22届国际灰色文献大会（Twenty-Second International Conference on Grey Literature，简称GL2020）在线上召开，指出全世界已有多个行业领域投入灰色文献的生产、出版和开发利用，并对灰色文献在相关领域中的利用情况进行了研究讨论［2］。可以看出，灰色文献资源建设在全世界范围内的受关注度较高。

在国外图书馆灰色文献资源建设方面，刘丽华等调查分析了美国高校图书馆的灰色文献资源建设情况，指出西方发达国家高校图书馆的灰色文献资源建设历史悠久，馆藏灰色文献资源体系完善，服务方式灵活多样，开放程度较高［3］；蓝海波从灰色文献的利用角度探讨了灰色文献资源建设的重要意义，研究了不同行业对灰色文献的重视程度［4］。

在我国高校图书馆灰色文献资源建设方面，顾红等对我国39家985工程高校的图书馆进行了调查，发现这些高校图书馆的自建库中保存了大量高校灰色文献［5］；张炜指出，北京大学图书馆在20世纪80年代初就开始收藏和利用灰色文献，并创建了非正式出版物阅览室［6］；刘珊珊等以“档案全宗”的理念收集整理师生文稿等实物及电子资源，探索全新的“校友文稿资料典藏”非书资料服务模式［7］；刘丹等探讨了以事实型数据为主体的学术类灰色文献数据库构建理念［8］；李东来等指出，灰色文献资源建设是高校图书馆的核心业务，灰色文献资源建设工作应遵循一体两翼的方略，“一体”即以灰色文献内容建设为主体，“两翼”即业务规程和方法、组织协作与推进［9］。

3 高校灰色文献的价值探析

高校灰色文献资源内容丰富，信息量大，涉及几乎所有专业领域，能反映最新的学术动态、高校建设情况等信息，具有重要的情报价值和文化价值。高校图书馆通过一定的政策和技术手段，在允许的范围内尽可能广泛地分享高校师生的科研、业务管理、文化活动等成果，为师生及高校工作人员提供丰富、新颖且极具参考价值的信息，推动学术交流与资源共享模式的创新，实现整体知识联动。

4 高校灰色文献组织与利用中的重点与难点

4.1 信息收集

由于高校内部各单位之间的业务不同，师生、教职工的信息生产方式和知识需求不同，故高校图书馆难以了解和准确把握各单位的灰色文献产出、储存、使用和分享等情况。

4.2 内容评价

高校灰色文献虽然内容丰富，但质量和信息价值参差不齐，导致高校图书馆难以建立合理的灰色文献筛选机制，不利于灰色文献资源建设的有效开展。在灰色文献内容评价方面，高校图书馆不仅要考虑高校本身的知识需求，还要考虑整个图书馆界对信息价值的评估和限制。

4.3 信息共享逻辑设计

高校图书馆对灰色文献资源进行组织管理的目的是服务用户，包括高校内部用户和社会用户。因此，设计符合公众使用习惯的信息共享逻辑是高校图书馆灰色文献相关工作的重中之重。

5 高校灰色文献管理工作建议

5.1 个性化知识推荐

高校图书馆应关注用户的知识需求和应用需求，针对用户的层次化、个性化、多样化的信息需求，结合灰色文献的隐蔽性、非结构化、流动自由等特点，以符合高校师生特征的协同过滤（Collaborative Filtering）算法开展个性化推荐服务，为用户推荐灰色文献资源，提高用户对高校灰色文献的认可度。

5.2 “信息孤岛”联结

高校图书馆应着力解决高校内部的“信息孤岛”问题，与公共图书馆、社会机构等合作，整合校内外的灰色文献资源，实现资源信息共享。