李贝贝

摘 要：企业采购作为企业发展和经营的关键举措，也是企业获得经济效益的重要来源，采购文件管理工作贯穿始终，只有相关人才提高风险防范意识，才能强化对采购全过程的管理和监督，优化风险管控工作，从根本上提高企业产品的质量，获得一定的经济效益。基于此，文章首先介绍了企业采购文件管理的意义，接着分析企业采购文件管理中的风险识别方式，最后重点提出了一些有效的防范对策，以供参考。

关键词：企业采购；文件管理；风险防范；管理对策

企业长期发展中，采购过程中会涉及多个环节，而且各个阶段有着不同的风险，这和企业本身的发展有着极为紧密的联系。因此，管理企业的时候，要求经营者采用有效的方法，做好采购文件的风险管控工作。文章则是按照企业采购业务的相关流程，从多个角度分析，围绕着采购文件管理要点，提出有效的风险防范对策。

一、企业采购文件管理的意义

企业采购文件管理中面临着许多不确定的风险，文件管理本身就是企业规范化管理的重要举措，要求通过科学且合理的管理形式，明确认识采购中存在的一系列风险，主动适应现阶段文件的相关款项，规避其风险要点。区别于一般的采购文件，不仅对其质量有着严格的要求，会直接影响工程进度，所以签订文件的时候，要求按照文件要点进行合理分析，确保资源管理的效率和质量。

二、企业采购文件管理中的风险识别

（一）组织管理风险

企业采购文件管理要求从制度、人员、体系和系统等多个方面展开综合论述，按照文件管理要点及时调整企业内部的相关要素，确保文件管理工作的顺利进行。对于采购文件管理制度的优化，其流程比较复杂，所以需要更为准确的管理体系。其一，综合考虑采购活动的多个角度，让采购文件管理的流程、环节有规律可寻，在企业相关系统制定统一审批流程；其二，明确认识责任人的职责范围，参与采购文件管理人才和部门对实施的行为是否有合理判断，避免出现职责不清的现象。但是，如若管理业务中包含了许多重要点，应该避免管理职责的相互冲突，禁止同一件工作做两次的情况，适当降低工作效率。

（二）文件签订风险

采购文件的业务操作流程也是文件管理的重要体现形式，要求在实际管理的时候，及时和企业自身的行为紧密联系，如若过于随意，其风险性也会增加。按照文件自身的要点进行风险识别，主动规避其遗漏的要点，还能对风险点进行细致规划。例如在文件审核的时候，对其专业性和法律性的要求极为严格，而且其中的内容非常复杂，面对一些重大文件，要求物资的相关部门按照正常的建设活动优化，依照相应的标准和程序对文件内容进行审查，确保文件正确签订。文件审核的时候，其中也会出现一些有可能产生的风险，如文件审核人员自身的工作能力，以及工作态度，没有及时发现文件中的错误知识点，这就是隐藏的风险。

（三）签约过程风险

文件审批、会签工作一般是在企业内完成，而且文件签订要求和外界的供应商取得联系，代表双方所签订的文件具有法律和经济效益。对文件的签约过程进行管理，能最大程度确保文件的准确性和规范性。其中隐藏的风险则是文件签订后存在的问题，如份数以及印章不合理等不符合文件管理规定。

（四）文件完结风险

企业采购文件管理工作极为重要，要求相关人员不断总结经验，培养出更多高水平，优质的文件管理者，这些都是事后发生纠纷的主要证据。文件移交的时候存在许多风险，没有及时对相应的文件资料进行收集和管理，导致文件履行和跟踪的时候也会产生许多新的素材，如文件跟踪表、往来函件等，假设没有做好文件资料的收集，就会容易出现文件丢失和滥用。还要注意移交文件的保密性，都要符合单位的相关规定。若文件管理混乱，则需要对文件资料进行分类整合，若缺乏专人管理，导致查找的时候所需要的文件耗时过长，也不能体现重点，就会耗时耗力。

三、企业采购文件管理中的风险防范与对策

（一）展現内部审计作用，完善文件管理的内部控制

企业的内部审计作为企业内控的重要组成部门，应该对文件管理的要点进行重点分析，坚持对内部工作进行合理评价，促进企业采购文件管理内控水平的提升。

1.制定完善的审计监督方法

结合文件管理工作要点，制定有效的内审监督方法，组织有效的文件管理升级工作，结合文件的法律性、合法性和经济性进行重点分析，文件的签订、履行工作，要求和内控制度相符合，及时且有效审查、评价。而且文件管理、审查和监督的时候，通过高效的制定策略，制定完善的审计监督方法，严格按照相关的管理流程，优化实践内容，选择与之管理经验相符合的沟通技巧，及时发现其中存在的不严谨、不规范的地方，为文件管理工作的顺利实施奠定坚实的基础。

2.各个阶段审计工作的相互结合

企业内审不仅是对企业采购文件履行中的监督和管理，还应该认识事前、事中和事后的管理工作，还要试着将审计的中心前移，主动发现问题，降低采购风险，起到一定的预防和管控效果。因此，内审部门应该对采购文件管理要点进行集中管控，对各个阶段的审计流程进行合理优化，将其作为有效的切入点，运用恰当的审计方法，从文件的签订、履行和终止等各个阶段进行全过程管理，及时提出有效的审计意见。通过这种形式，优化企业采购文件管理形式，避免管理中存在的各种漏洞，最大程度提高企业采购文件内部管理要点，降低采购成本。

3.专项审计，强化文件管理控制

对采购金额比较大的项目，要求内审部门组织和优化实施文件管理的要点，对文件管理情况进行针对性检查和监督，主动发现其中的不足之处，提高风险防控能力。不仅主动分析管理中存在的问题，还要针对性检查和监督，发现不足，提示风险。认识企业采购文件要点，确保文件目标的实现，针对管理中的授权、组织、责任控制问题，及时做好相应的评价和管控工作，提醒相关部门应该及时修订和优化。

对于文件管理软件企业，采用针对性的信息化管理方法，为文件管理审计提供有效条件，确保其中的各项事件都处于可控范围内，促进文件管理目标的实现。对于文件管理中组织、责任和目标控制问题，应该及时提醒相关的管理部门介入其中，做好修订和完善工作。目前，部分企业选择采用逐级上报的形式，而采购部门则是汇总一线部门相关信息，安排专人领取物资，容易浪费时间，出现重复性采购的情况。因此，采用信息化的文件管理形式，要求也在各个环节设置对应的供应点，基于一体化的管理平台，将其有效纳入材料供应的范围内，帮助相关部门及时领取物资，实现信息化的统一管理。或者是利用档案信息合理管控，收集和整合相关设备的时候，完成信息的录入工作，从而真正了解和认识采购物资的基本情况，做到对采购文件的信息化管理。

（二）优化组织管理体系，完善采购文件管理制度

企业采购文件管理内控制度则是以规避风险为重点，按照企业采购文件管理要点进行严格执行，确保物资采购文件管理优化，促进文件管理工作的有效性、合理性，这是提高其文件管理效率的有效手段。企业应该制定完善的文件管理制度，对文件的承包制度、审查制度、委托制度等进行明确规定，确保组织和管理的系统化发展。要求财务部门和行政部门积极参与其中，按照文件法律规定、管理制度和管理方法等严格执行，确保文件管理的有效性和规范性，以及后续管控工作的合理性，避免出现文件签订、执行和管理不完善的情况。

企业采购文件管理应该对管理部门的设置和相关人员的工作职能进行详细划分，优化组织内部结构的时候，必须有完善的控制策略，且具有防错纠正的效果。组织机构要相互牵制和监督，要在自己职责范围内工作，不受到外界限制，采购文件要求不同部门签证并确保相关部门之间互相监督和管理。

文件管理的审批和控制，应该在企业采购活动发生前，按照相关规定进行合理分析，及时对各个部门的相关人员进行有效的业务处理和管控，确保文件管理的合法性，规定性，确保各项活动的发生合理，而且部门之间的分工明确，能有效规避企业采购文件管理中的风险，提高工作效率和质量。

（三）优化签约前的文件管理工作，履行职责

企业所需要的物资多，而且供应商也多，许多特殊的物资，无论是生产，或者是经营要求获得相应的审批，并建立完善的网络供应系统，及时对供应商的基本情况进行有效管控。企业则是通过征集、登记、检查、核对、评价等形式，采用分级管理的方法，采用良性定价的形式及时和供应商进行沟通和交流，文件签订的时候，开始进行相应的定价和管控，及时对其进行签约考核，按照文件执行要点进行合理分析，从根本上确定产品的质量，并对其进行综合评定，让供应商的管理结构更为科学、合理化，切实提高企业采购文件的管理质量。

企业采购文件管理贯穿于企业发展和建设的整个过程，应该加强对文件的履行和管理工作，按照采购文件约定的生产日期，以及质量标准进行合理分析。而且企业采购文件履行的时候，必须做好相应的资料管理和分析工作，构建完善的资料分析体系，按照设备的生产和发展情况，做好相应的记录和整合，遇到纠纷问题，如若在协商下仍是不能解决，此时需要利用法律途径提供相应的证据材料，起到风险规避的效果。

（四）优化采购文件流程，完善审计和监督工作

企业的采购文件管理本身就是动态发展的过程，无论是从文件签约的准备工作，或者是履行终止活动，采购文件的管理始终是不断变化和发展的。因此，企业应该按照内部审计要点，以及日常工作的基本情况，主动发现其中的不足，按照文件管理和内控规定，进行周期性优化和改进，确保文件的签订、执行、付款和结算等工作能纳入统一管理的范疇，严格按照相应的文件管理业务流程进行必要优化和更新。而在此基础上，文件管理的层次足够清楚且清晰，要求部门的基本职责足够明确，按照相关部门的实际情况进行全过程跟踪，确保文件的履行、考核等工作能始终处于可控状态，从而提高文件管理的规律性和效率性。

对于企业采购文件而言，应该依照相应的法律规定拟定文件，降低其中存在的隐藏风险，还能对文件管理的基础工作进行强化和监督。首先，则是企业采购部门依法履行严格的审计工作，对于相关部门和人员而言，提前对供应商展开调查和分析，还要对供货商的生产情况，保障情况进行总结。对于供应商而言，则是满足ISO9000规范开始考核评定，优化审判评定工作。而在考评工作内，关键点是对每项工作要点进行合理分析，按照供货的数量和基本情况进行有效评定，这样才能在全面总结和认识的基础上进行优化和总结，选择更好的供应商，建立有效且可行的文件。对于采购招标是否符合程序，还要分析其中是否存在着违法行为，最后则是对文件管理中的相关指标和规格进行总结和分析，按照文件管理的要点进行考核，确保企业采购文件管理的可行性、标准性，最终达成审批的规范性要求。有效预防企业采购文件管理风险的时候，制定相应的监督和审查机制，其中也包含了风险的评估和分析，要求在采购的时候明确认识其中的关键要点，避免风险的扩大。

（五）提高文件管理人员的综合素质，保证管理的专业性

企业管理部门应该招聘专业的财会、法律、技术人员，组织相应的培训活动，对文件管理部门的相关人员进行重点培训，提高他们的文件管理水平，只有当各级人员增强风险管理意识的时候，才能有效防范和规避企业采购文件管理风险，起到有效预防和管控的效果。通过重点培训的形式，打造一支专业化、个人水平高的企业采购文件管理队伍，能清楚相关的工作流程，保证工作队伍的稳定性，这是规避风险的有效举措之一。同时，相关人员应该重视人员知识更新和优化，定期开始一定的知识培训，确保文件管理和经办人员队伍的稳定性，避免出现随意指派等问题的发生。

首先，则是采用教育培训的形式，重视绩效考核。企业采购文件管理本身就是一项专业性的工作，对于管理人员也有着极为严格的要求，为确保采购文件管理的合理性，要求对管理人员进行培训和教育，增强他们的法律意识和观念。重视将职业道德建设和团队精神巧妙结合，按照工作人员的基本素质进行量化考核，从而起到一定的激励作用。

其次，采用定期的岗位轮换，适当降低人为风险。定期的岗位轮换，能让采购人员和供应商之间构建更为和谐、紧密的联系，避免出现回扣等腐败问题。通过对员工业务路程的优化，实现长效化的管理。

最后，拟定工作准则，实行标准化管理。企业应该制定相应的守则，禁止员工以各种形式接受贿赂，避免出现文件作假的情况，强制性要求员工自律，避免在经济活动中出现道德腐败的问题。

四、结束语

总而言之，企业采购文件管理中的风险防范和预防工作是一项长期且系统的工作，应该强化相关人员的风险防范意识，按照实际情况不断优化和完善风险管理制度，这样才能更好防范和管控企业采购文件管理中风险的发生。而面对目前极为激烈的市场竞争趋势，为避免外界市场以及内在特征所导致的负面影响，避免采购文件管理中风险问题的形成更为频繁，为企业生产和经营带来阻碍。因此，企业在采购文件管理的时候，必须做好风险把控，通过阶段性的工作，发现错误及时改正，避免造成更大的经济损失。

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