关于公立医院固定资产管理中的问题及解决方法探析

2023-10-08王丽莹

环渤海经济瞭望 2023年8期

王丽莹

一、前言

公立医院各项工作的开展，离不开固定资产的支持。固定资产的科学、有效、规范管理，可以为公立医院提高医疗服务水平奠定基础。固定资产管理要注重实效性和严谨性，要始终保持高度的规范性，在管理工作实践中，积极解决现有的问题，提高管理综合水平，为公立医院顺利开展各项工作保驾护航。文章通过对固定资产管理问题的分析和探讨，提出了具体的解决方法，包括重视实物盘点、完善管理制度、健全管理体系、加强内控措施、明确管理责任、落实监督管理，以实现加深资产管理力度、规范资产管理流程、整合管理内部结构、落实资产卡片管理、保证财务账目统一以及优化资产管理结果的目的，为推进公立医院固定资产管理的完善和优化提供积极借鉴。

二、公立医院固定资产管理存在的问题

（一）管理效力不足

部分公立医院在固定资产管理中，由于管理效力不足，使得固定资产丢失、损毁情况较为突出，极大地影响到医院正常运行秩序。另外，部分医院固定资产出现非正常闲置，也给医院带来较大的成本浪费。在固定资产管理中，部分医院忽视了管理效力的问题，使得很多管理要求难以落实，无法做到高效应用与成本节约的目的。在管理实践中，主要以固定资产使用部门的意见为主，科室和部门提出要求更换固定资产时，归口管理部门基本都会予以支持。由于使用部门和归口管理部门都未对固定资产是否能够继续使用，或者以较小的代价进行维修、改造等予以深入、详细分析，使得随意报废和更换固定资产的情况屡见不鲜。很多时候一台仍然具有使用价值的设备，在未到使用寿命或者经过有效维修和改造后，仍具使用价值的情况下，就被随意报废，给医院造成的经济损失是非常大的[1]。例如，科室或者部门使用的电脑，随着工作年限的增加，会出现卡顿等情况，相关科室、部门就会提出更换申请。其实这种问题，只需要在电脑中增加硬盘或者内存就可以有效解决。但是归口管理部门并未起到相应的管理作用，或者在管理实践中力度不够，或主动或被动地将这些电脑进行报废处理。

（二）管理制度不全

公立医院固定资产管理，必须有完善、合理的制度作为保证。但就目前情况来看，部分公立医院固定资产管理制度存在不健全的问题，使得在依据制度开展工作时，难以有效达到目的，降低了管理效果。部分医院的一些制度内容都是在几年前，甚至十几年前制定的，随着医院的发展，以及固定资产规模的增加，这些制度内容很多都不再适用。而且，此类制度内容多为粗放简单，一些制度条例仅仅是对管理工作的一个概括，没有具体的实施细则，在制度执行中会出现理解不一致，或者执行方法差异的情况，甚至一些制度与现代管理要求存在违背之处，这些都给医院开展固定资产管理带来严重影响[2]。例如，一些医院的管理制度当中，只建立框架，没有细化执行规则，包括对固定资产流转过程的记录规范不明确，资产采购、配置、回收、报废流程衔接不好，对于固定资产管理中涉及的部门，没有制度来予以行为约束，使得固定资产从记录到使用，会存在较多漏洞。例如，公立医院采购的设备，在出入库系统上管理制度不足，针对具体出入库流程没有细分，使得其中一些责任没有落到实处，一旦出现问题，并不能及时找到相关负责人，导致固定资产账目混乱，即使出现丢失问题，也不能第一时间发现。

（三）管理体系缺乏

固定资产管理需要有健全的体系，但是在部分医院的实际管理实施中，由于体系缺乏，造成管理效果不佳。固定资产管理体系涉及诸多方面，包括流程、部门、标准等。在管理工作中，应当以清晰、合理的流程作为基础，确保每一项工作能够有序开展。流程不明确，会让工作容易出现疏漏，或者管理工作发生重叠。固定资产管理中，从采购申请的提出、审批，到采购清单编制、复核、拨款，从固定资产分配、维护，到固定资产回收、报废，都应当按照严格的流程进行，当体系中的流程建立不完善，一些管理环节就会出现问题。例如，没有具体的采购申请就进行采购，会导致采购的固定资产类型、数量等与公立医院实际需求不符。固定资产审核流程缺失，会造成款项支付等不及时，如未经财务审核就签订采购合同，合同履行时，由于很多医疗设备价格较高，经常多达十几万、几十万甚至上百万的价格也较为常见，让财务资金计划被打乱，有时财务无法短时间内支付足够款项，造成采购受阻的情况[3]。管理部门方面，如果体系欠缺，在多头管理模式下，管理权力和职责过度分散，会造成管理实践的一些矛盾。以电气设备的电源管理为例，在多头管理状态下，通用设备、医疗设备等分属不同部门管理，通用设备一般由总务科及信息科分管，医疗设备由设备科室分管。但是所有科室都涉及电源设备，如果在多头管理模式下，没有基于管理体系明确相关标准，会出现对电源设备记录时，名称、描述不一致的情况，导致固定资产记录中，同类资产会记录在不同名录之下，给资产归集、汇总等造成干扰。

（四）内控措施不严

部分公立医院在固定资产管理中，也在不断进行强化，一些医院虽然采取了内控措施，但是效果并不十分理想。从存在的内控问题角度分析，主要是内控不严格，降低了内控的实效。内控主要目的是及时发现管理问题并予以纠正，但是在内控中，固定资产管理与内控职责并未有效分离，部分医院是相同部门和人员来负责两方面的工作，造成既是运动员又是裁判员的情况，内控也就形同虚设[4]。如固定资产内控中，某个科室的内控管理权限被授予了该科室的负责人，但同时该负责人也是固定资产实际管理人，那么在内控中即便存在问题，该负责人也会尽可能掩盖，甚至是忽视内控执行，造成固定资产管理中的问题不能及时发现并纠正。

（五）管理责任不明

固定资产管理是公立医院管理工作的重点内容，在管理过程中需要明确相关责任，但是具体执行中，由于责任不明确，使得问题出现后经常存在相互推诿的情况。固定资产管理是一项长期和严谨的工作，每个环节和内容都要有相关责任人进行负责。但部分公立医院由于岗位和职能设置的实际情况，会出现专职管理人员缺乏，很多具体的管理工作都是由兼职人员实施，在管理专业能力和时间等方面存在较大局限[5]。另外，管理人员不固定，很多岗位的人员经常流动，让固定资产管理工作交接频率较高，容易增加管理漏洞。并且，人员流动性大，很多人就会忽视责任的履行，认为反正很快就要调离该管理岗位，无心深入学习和掌握固定资产管理的相关工作。

（六）监督管理不足

固定资产的管理离不开有效地监督，但是就目前情况看，部分公立医院监督执行较为不力。对于固定资产的监督，应从多个方面实施，包括财务监督、业务监督、审计和纪检监督，让监督真正融入到固定资产的所有管理环节中。固定资产监督管理容易受到多方面因素的影响，如公立医院管理层领导的重视程度，或者是相关管理人员对监督工作的理解和执行情况等。如果管理层仅对固定资产的采购、使用较为重视，但是对整个管理流程不清楚，或者不重视，则监督工作往往难以行使，让监督人员地位较为尴尬。如财务部门行使监督权力时，在进行账实核对时，要兼顾财务部门和业务部门的情况，但是在盘点时会遇到业务部门不配合的情况。如果管理层对该监督行动没有有力支持，则财务监督无法有效行使，必然会影响到监督效果。

三、公立医院固定资产管理的解决方法

（一）重视实物盘点，加强资产管理力度

固定资产是有形资产，在管理中要重视实物盘点。实物盘点可以确保账实相符，尤其是对固定资产真实状态进行全面掌握。实物盘点工作中，要求固定资产归口管理部门和使用部门，以及财务部门的共同参与。管理部门掌握着固定资产从采购到使用的所有流转信息，在实物盘点时，按照信息记录来确定每一项固定资产应当在何处保存或使用，该固定资产的状态如何，是库存，在用还是报废待处理等。使用部门在实物盘点中，应当按照要求提供固定资产的现实状态，包括何人是具体使用人，固定资产能否正常使用等。财务部门则是以固定资产财务账目为依据，对资产实际情况予以核对，确保账目记录与真实情况的一致。实物盘点过程中，一般会出现几种情况，包括账实相符，这也是最符合管理要求的情况。再有就是账面资产多于实物资产，这种情况出现后需要找到原因，确定是由于何种原因造成的实物缺失，是随意报废处理后未及时上报财务进行同步账目处理，还是固定资产丢失等。如果是账目处理不及时，则需要财务部门进行工作完善，如果是固定资产丢失，则要求根据直接使用人的信息，采取赔偿等方式，避免给医院造成损失。

（二）完善管理制度，规范资产管理流程

固定资产管理制度必须与公立医院发展步伐一致，对于原有的制度条款要进行梳理和完善。对于每一条制度进行详细、深入地分析，从制度的有效性、内容的详细性和可执行性等方面进行优化。制度的有效性，可以从公立医院固定资产管理的实际情况出发，立足于规范、有序的管理目标，让制度能够起到关键的作用。制度详细性方面，则要求在原有的制度框架基础上，进行细节方面的补充，如原有制度中描述的“规范管理……”内容，需要对“规范”进行标注，附加相关的管理清单模板，或者对管理要点进行量化，如“固定资产报废24 小时内上报给财务进行账目处理”，这样能够让具体工作更好地落实。在可执行方面，则要求制度不能脱离实际情况，将不明确和不规范的条款和流程进行改进和删减。

（三）健全管理体系，整合管理内部结构

公立医院要积极构建固定资产管理体系，整合内部结构，为管理工作的开展提供保障。管理体系构建要将所有的相关因素考虑在内，在符合国家出台的固定资产管理条例的前提下，按照公立医院的实际情况，完善管理模式，将管理分工、管理事项、管理职责、管理流程等予以明确。

（四）加强内控措施，引入现代系统

1.科学编码，制作卡片

国家卫健委对公立医院的固定资产进行统一核算，按照“数字化、唯一性、可扩充性”原则对固定资产统一编码，采用分级编码方式，有效区分医疗技术、行政后勤、临床服务与医疗辅助等类型的固定资产，每个编码对应一个固定资产。设置一张固定资产卡片，卡片最上方印制编码，下方填写资产名称、型号、参数等信息，将卡片作为每一项固定资产的“身份证”，伴随固定资产转移、调拨，固定资产卡片随时流转。这样在内控工作中，就可以依托卡片上的记载，对固定资产予以核实，避免出现随意报废、遗失损毁的情况。利用资产卡片，借助必要的内部控制手段，避免固定资产内部管理过程中受人为因素影响。

2.信息化系统采集固定资产信息

公立医院引入精度较高的信息化系统，在固定资产数据采集过程中必须遵循全面客观、真实化、系统化原则。公立医院各个部门对接固定资产信息系统，系统动态化收集固定资产的收入、支出、库存等数据，同时归集固定资产的维修和保养。利用信息化系统科学进行数据分类与管理，以求最少耗费，获得最理想的内部管理效果。同时，信息化系统需指派专业财务人员、技术员协调管理，每月向领导上报固定资产电子版数据分析报告，为管理层提供系统全面、真实科学的数据，促使医院管理者精准决策。

3.固定资产的数据分析

借助信息化系统分析公立医院的固定资产使用情况，重点标注重复、闲置、坏损的固定资产，提取异常的固定资产数据，整理后上传至医院管理系统中。公立医院管理人员通过自动化系统生成固定资产管理建议，结合医院管理现状，管理者合理调配、报废固定资产，节省人力物力的同时，提升医院固定资产的管理效率。

（五）明确管理责任，保证财务账目统一

在管理责任方面，需要注重财务部门的作用。财务部门在整个固定资产管理活动中，要保持独立、监督和执行的地位。从采购款项审批、固定资产盘点以及报废执行的过程中，应当强调财务账目的严谨性和公信力。财务账目要时刻与固定资产真实情况保持一致，这就要求财务部门积极履行职责，时刻关注固定资产变化情况，准确、详细地完成账目处理工作。固定资产的其他相关部门，要结合本部门职责，明确和落实管理责任。管理责任的划分要严谨、规范，避免责任漏洞和责任重复，确保在发生管理问题后，可以根据问题追溯找到确切的责任人，这样能够提高整个公立医院各级管理层和相关部门的责任意识。公立医院可通过以下措施，规范细化固定资产管理的职责职能：

1.科学设立岗位

第一，保持现有固定资产管理职位现状，持续细化不同岗位的管理职责与权限。一般岗位负责固定资产数量、维护、报废的动态化监管，岗位人员必须做好固定资产数据的日常统计工作。非专业性资产岗位负责固定资产定期检修、预算、入库统计等多种工作，每项工作必须落实到位，若固定资产后期出现问题立即问责到人。

第二，增加采购、预算、仓储岗位，不断完善固定资产管理。预算岗位工作者定期接收固定资产数据分析结果，根据结果确定近期需要购置的固定资产，并制定科学合理的预算规划。采购岗位工作者接收预算规划，按照规划内容进行市场调查、货比三家等操作，在预算范围内采购性价比最高的固定资产。仓储工作人员负责固定资产入库盘查、出入库记录等工作。

2.构建固定资产专管部门

公立医院抽调优秀财务人员，组建专门的固定资产管理部门，部门内部配备资产清点、日常管理、转移处置等岗位，保证固定资产管理工作能够正常运转。转移财务科的相关职能到固定资产部门，包括预算、资金划拨、固定资产招投标、处置与转移等工作。

（六）落实监督管理，优化资产管理结果

固定资产的有序管理，需要有独立的监督环节。固定资产监督要保持独立，就要求公立医院组织专门的监督部门，由医院领导负责，对固定资产的所有管理工作进行检查和督促。通过独立行使监督职能，能够避免监督流于表面，或者权力输送、权责混乱的局面出现。在监督中，以高度严谨的态度，专业的管理能力和丰富的经验为基础，深入分析每个具体工作环节，对存在的问题及时提出，并予以纠正和指导，必要时要进行处罚。

1.全过程监督

公立医院固定资产全过程监督分为对固定资产、工作人员使用情况两方面。第一，固定资产从预算规划开始，依次进行采购、入库、使用、检修、维护等流程，所有环节均处于固定资产审计科、纪检监察部门的监督下。监管部门深度剖析固定资产管理的重要环节，将事后监管控制前移到事前、事中，提高固定资产的监管质量。第二，持续监督医院工作人员对固定资产的使用情况。包括每日使用时间、设备责任人、故障率、维护频率等监督指标，综合分析监督指标，得到固定资产最终的使用状况。

2.引入第三方监督机构

第一，固定资产对口管理部门与第三方监督机构相互对接。纪检监察、审计部门、财务部等多个部门与第三方机构对接，机构从技术层面、人才层面、设备层面对公立医院日常运营情况进行监督，客观公正地评估医院内部固定资产使用情况。第二，第三方机构根据公立医院固定资产的数量、规格等情况，设立监督日志。日志内容包括：各科室的固定资产数量，设备使用频率，固定资产维修情况，固定资产报废率。第三方机构定期整理日志内容，不定期抽查日志内容，督促并指导各部门做好固定资产的使用与管理。