摘要：若想在社会现代化建设的进程中，逐渐形成更显著的市场竞争优势，必须深挖各式人才的价值潜能，将他们匹配在适合的工作岗位上。人才作为现代化和创新化发展的第一资源，必须要根据岗位要求和时代竞争与发展态势，形成相应的必要技能和素养。而人事档案管理是了解人才发展行动轨迹的依据，更是进行人才与岗位匹配的理论与历史根据。

关键词：人力资源，档案管理，作用

人力资源管理水平，对整个组织的发展能力和创新能力将产生重要影响。而人事档案管理在现代人力资源管理中发挥极其重要的指导作用，借助其可充分了解各岗位人才的学历背景与成长过程，继而能更加精准和科学地进行人才筛选与利用。而管理层要认识到人力资源管理的作用，以及人事档案管理在其中扮演的角色和所处的地位，充分了解人事档案在现代人力资源管理中的重要性，进而能结合实际的管理问题，制定具有可操作性和易执行的应用措施。

一、人事档案管理在现代人力资源管理中的意义

（一）促使现代人力资源管理的科学与规范化发展。人力资源管理中，人才的筛选与管理是关键，决定人力资源开发与培训的最终效果与质量。而管理人员需做好人事档案管理，依据其中重要的信息数据，更加明确对各种人才的需求标准，继而在人才招聘工作上生成更加先进和科学的筛选机制与考评体系。管理层只有充分了解与明确各个岗位的人才需求标准及数量，才能更加科学的制定人才招聘计划，生成可行的招聘与选拔机制。通过选择适合的岗位人才，真正凸显人力资源管理的科学性与规范性。从这个角度来看，人事档案管理在人力资源开发与管理中的介入，有助于推动现代人力资源管理的科学化与规范化发展。

（二）推动单位的资源整合与利用高效化。人事档案中详细记录职工的学历与成长经历，以及在职业发展过程中的具体能力、特长、荣誉、过错等内容，是组织内部人才选拔與利用的重要参考依据。尤其在职业晋升通道设计中，需依据详实的人事档案信息，管理者可利用人事档案更加具有针对性地进行人力资源的整合与利用，保证人才与岗位的高度匹配，大大降低人力资源开发与培训的成本。人事档案管理在现代人力资源管理中的运用，推动整个单位的资源整合与利用的高效化。各部门负责人可通过查看相关人员的基本信息，结合他们的学历和业绩等，更加科学地进行岗位调动与培训。现代人力资源管理中，若想全面提高工作质量和效率，必须在信息对称的条件下定位与执行决策。人事档案信息，是精准制定决策的参考依据，在人才挖掘与利用方面发挥着十分重要的作用，有助于增强岗位与人才的匹配度。只有人才在适合的岗位上工作，才能充分发挥他们的才能，继而创造更大的经济效益和社会效益。

（三）整体强化现代人力资源管理能力。人事档案管理在创新发展和改革中有着十分重要的作用，是人力资源整合与配置的重要环节。管理层所掌握信息数据的可靠性与完整性，会对最终的管理质量和效能产生深远影响。从这个维度来看，人事档案管理更有助于提高管理人员的信息整合能力，可整体增强现代人力资源管理的能力。管理人员可精准提炼档案中的重要信息数据，以此为依据，制定科学和先进的工作计划与行动方案。尤其，当大数据和新媒体等技术强势介入人力资源管理工作中后，有助于人员高效和精准地进行信息数据资源整合与利用，依托虚拟和开放的互联网平台进行信息的传输或录入，以此不断提高人事档案信息数据的处理能力，促使人力资源管理部门更加高效和精准的分配工作，对各个岗位人员进行科学的调整与潜能开发。

二、现代人力资源管理与人事档案管理中的突出问题

（一）未充分认识到人事档案管理的价值。现阶段，大部分管理人员受传统工作理念的影响，在人力资源管理工作上，仍延续以往的工作模式和方法，停留在人才的招聘与岗位调整上，未根据各岗位的人才需求和职工的职业生涯规划设计管理方案。人力资源管理者未能充分认识到人事档案管理的价值，在实际开展相关工作时，只是简单的进行资料的整理与保管，不能根据其中记录的信息数据，挖掘职工的价值潜能。甚至，人事档案管理人员认为该项工作仅是材料的收集与整理，未充分认识到其中关键数据对生产与管理能力提升所发挥的重要作用。

（二）人事档案信息数据严重失真。人事档案管理工作，会随着时间的推移和市场规模的扩展，不断形成更大的工作难度与困境。当职工越来越多后，会进一步加剧信息数据审核与管理难度，加之应聘人员受严峻就业形势影响而出现档案造假的行为，综合因素影响下，将导致人事档案信息数据出现严重失真的问题。在实际开展人力资源管理活动的过程中，若不能加强信息数据的管理与共享，将很难发挥人事档案管理的作用，更不能体现其在人才选拔及岗位调整中的重要性。

（三）管理模式滞后于时代的现代化发展。人力资源管理模式较为落后和单一，远远滞后于时代的现代化发展。部分方式仍旧更多的采用人工作业的形式处理各种信息管理问题，未能充分利用人事档案中记录的内容。而且无论是在人才招聘上，还是设计不同的晋升通道，都不能利用技术手段提速与增量。人力资源管理部门实际设计工作方案和计划时，往往仅从部门内部的改革视角出发，未能将自身的工作创新发展紧密对接。而人力资源管理不应局限于人才的招聘与培训，需根据宏观发展战略和微观层面的深化改革问题，利用精准和可靠的大数据深挖各岗位人员的价值潜能。

三、现代人力资源管理中发挥人事档案管理作用的有效措施

（一）突破人事档案管理的低层次认知闭环。管理人员必须具备先进理念和前瞻意识，根据外界环境的变化情况，及时的对人力资源管理模式进行现代化转型。要能利用人事档案中记录的重要信息内容，深层次和全方位了解人员的知识素养、能力素养、思想素养等，继而引领他们更加积极的与之发展形成利益共同体与情感共同体。现代人力资源管理中融入人事档案管理，需形成全局意识和系统思维，基于更大的格局和国际化视角思考信息管理的各种问题和重要意义。管理者必须突破人事档案管理的低层次认知闭环，通过深层次创新与改革管理模式，提高质量服务的发展与转型。人事档案管理，需正式纳入人力资源管理的战略体系中，从战略高度推进人才的招聘与选拔，继而在组织发展中充分发挥各类人才的驱动作用。

（二）搭建智慧化和现代化的人事档案管理平台。人事档案信息数据管理的质量和效率，会对人力资源管理水平和能力提升情况产生重要影响。若想选拔与挖掘最先进的人才，必须保证人事档案信息的可靠性与准确度。应积极搭建智慧化和现代化的人事档案管理平台，利用技术手段识别与判断人事档案信息的可靠性与应用价值。要专门开发现代化的人力资源管理系统，生成专门的人事档案管理模块，人员可对纸质档案袋进行数字化处理，更加高效和便捷地进行信息数据整理与共享。同时，管理人员可借助国家的征信查询系统，了解面试人员的真实情况，如利用线上系统中反映的情况，判定与判断纸质档案的真实性，以此为手段进行人才的高效选拔与利用。管理人员可联合科技部门开发智慧化的人事档案数据库，精准地分析、整理、共享档案信息数据，实现数字化的筛选，利用技术手段提高人事档案信息的甄别能力。管理层可利用真实可靠的人事档案信息进行人才选拔，继而真正凸显人力资源整合与配置的科学性。

（三）构建线上和线下相混合式的人事档案管理新模式。现代人力资源管理必须紧密对接市场环境，根据时代发展趋势和态势，将现代信息技术和管理理念深层次渗透到各个工作环节。当物联网技术或新媒体技术等深度介入档案管理中后，要能构建线上和线下相混合式的人事档案管理新模式，将其作为提高人力资源管理质量和水平的有力工具。管理人员可在线上平台跨时空处理面试和岗位安排等工作，甚至可利用先进的管理系统进行智能化的错误提示与行程提醒，继而将人员从机械化的工作中释放出来，在更加具有创造力的岗位上发挥人才的作用。档案管理人员可在线上共享信息，为各个部门负责人的人员招聘与调岗等提供强大助力。人力资源管理部门可实现跨时空地处理各项业务，依托虚拟和现实的开放空间，高效地进行信息的流转与处理，利用电子化的人事档案了解职工的成长历程，不受时间和地理位置限制地进行决策制定与执行。

总而言之，人事档案在现代人力资源管理中具有十分重要的作用，可成为人才招聘与选拔的重要参考依据。在实际开展人力资源管理工作的过程中，需能利用人事档案科学开发人力资源，不断增强人才与岗位的匹配度，最终发挥人才要素的作用，推动整个人力资源管理高质量和可持续化发展。人事档案管理应成为人力资源管理的重要工具，以此更加全面地了解各个岗位人才的优势与不足，继而能科学的制定招聘计划和培训方案。

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（作者簡介：边萌，职称：档案馆员；学历：本科；研究方向：档案）

（责任编辑：李雪威）