摘 要：医院实物档案是医院档案的重要组成部分。随着数字化时代的发展，医院实物档案管理工作应随之进行变革创新，本文结合医院工作实际，分析医院实物档案工作中存在问题，就提高实物档案管理意识，健全实物档案制度，规范实物档案管理，加强实物档案基础设施建设，提高自身专业水平，开展实物档案数字化工作，加大实物档案开发利用等方面，研究适应数字化时代需求的医院实物档案管理工作策略。

关键词：医院档案；实物档案；数字化

数字时代，互联网技术迅速发展，档案工作也迎来新挑战，档案管理模式进行相应的变革创新。随着医疗卫生事业的改革发展和医院的持续发展，医院在各种医疗业务交流与社会活动，特别是近三年的新冠疫情工作中，形成大量的实物档案。2022年4月7日发布，7月1日实施的《实物档案数字化规范》，对实物档案数字化提出了具体要求。笔者所在的医院是一家综合型三甲医院，医院综合档案室管理文书档案、科技档案（基建档案、科研档案、设备档案）、实物档案、相片档案等各门类档案。现结合医院档案工作实际，研究数字化背景下医院实物管理存在问题及解决策略。

1 医院实物档案的特点

1.1 实物档案的多样性

医院在医疗服务、护理服务、科研教学方面的活动具有多样性，由此产生的实物档案也具有多样性的特点，包括参加医疗护理竞赛获得的奖杯、证书，友好往来医院赠予的工艺纪念品、书画作品，参加抗震救灾获得的奖牌、勋章等。

1.2 实物档案的独特性

一是实物档案具有独特的表现形式。一些工艺品、书画类的实物档案，以雕塑、雕刻、书法和绘画等艺术形式呈现，不同于文书档案、基建档案、科研档案等传统纸质档案记录信息的固定统一形式，具有记录形式的独特性。二是医院实物档案的内容具有独特性。一些医院参加2008年“5·12”汶川地震救治工作后，各级部门对在抗震救灾中表现突出的集体或个人表彰、授予的奖牌，近三年各医疗单位在新冠疫情防控、救治工作中获得的奖状、奖牌、证书、纪念品等实物档案，都反映了特定历史时期医院独有的医疗工作内容，具有工作内容的独特性。

1.3 实物档案的观赏性

实物档案的形象鲜明。有些材质色泽剔透鲜艳，如玻璃、陶瓷制成的奖杯；有些质地厚实，如纯银、黄金、铜制成的奖牌；有些造型精美细腻，如湖北省某医院赠予的致谢2020年新冠疫情爆发期间医院援鄂工作的大型工艺纪念品，融合了木雕和绘画的艺术。这些实物档案造型各异，艺术造诣高，吸引人欣赏，能够激发人们的共鸣，具有较高的观赏性。

2  医院实物档案管理工作中存在的问题

2.1 实物档案管理有待规范

2.1.1实物档案收集不全面。在医院实物档案收集实际工作中，一些临床科室获得的医院奖牌和锦旗等，由科室或员工领取奖励后就自行保管。还有一些荣誉奖章、纪念品、名人字画等，一般会直接交给医院领导，存放于医院领导办公室或医院会议室等地方。医院档案部门未能及时跟踪收集这些实物档案。此外，医院废止的旧印章，多年来只是杂乱地收集在一起，并未纳入实物档案归档范围。

2.1.2实物档案整理归档方法不健全。一是实物档案的分类不够明确细致，缺乏科学性，只是按照实物的外在形式和保管期限简单划分；二是编号过于简单，不够准确，只有单位全宗号、保管期限、件号几项，缺少分类项；三是编目不够完整，新增的实物档案登记不够及时。

2.2 实物档案基础建设有待完善

2.2.1实物档案库房存放面积紧张。由于医院建设资金不足，目前未设置专门的实物档案库房，现有的库房面积紧张，主要存放文书、科技（基建、科研、设备）、照片等門类的纸质档案和实物档案。实物档案存放条件为普通的玻璃橱窗柜、铁柜、木架等。玻璃橱窗柜用于展示荣誉证书、奖牌、奖杯、纪念品等；牌匾叠放于划分好格子的木架上；锦旗、名人字画等存放于铁柜里。没有独立的实物档案库房，不能充分发挥实物档案的利用价值，很多具有纪念意义的实物档案不能对外展示。

2.2.2档案库房环境基础建设不完善。除湿、监控、报警、温湿度仪器设备和消防系统等配置不足，无法满足不同实物档案对保管环境的光、温、湿等条件的要求，不利于实物档案的存储。一些木质的牌匾发霉、金属制的奖杯奖牌氧化锈蚀褪色等问题，会破坏实物档案的美观，降低其观赏性。

2.3 档案人员专业水平有待提高

医院领导在构建单位人才培养队伍时，更重视培养卫生专业技术人才，档案人才培养力度不够。医院综合档案室虽然配备了一定数量的档案专职人员，但是仍然缺少专门的实物档案管理人员。日常的文书、基建、科研等档案管理工作及其他办公室业务工作已经占据了档案工作人员大量的时间，利用率较低的实物档案工作往往会被推迟，甚至忽视。文书档案、基建档案、科研档案都有专门的档案人员负责管理，实物档案的管理责任没有落实到具体到个人身上，导致实物档案管理工作无法推进，档案人员投入时间过少，专业水平较低。

2.4 实物档案开发利用不到位

一是实物档案开发利用意识薄弱，医院档案部门在完成实物档案归档工作后，未能进一步思考实物档案的开发利用。二是利用方式单一，大多是拍照利用，很少有机会展示和对外交流，实物档案利用率远远低于其他档案的利用率。三是实物档案编研水平低，实物档案未能充分发挥在宣传教育、弘扬医院文化等方面的价值，限制了实物档案的利用效果。

3 改进医院实物档案管理工作的策略

3.1 提高医院领导实物档案管理意识

医院档案部门应多向医院领导和员工宣传实物档案的价值，使他们认识到实物档案和其他档案一样，是医院档案的重要组成部分，反映了医院的现实，记录了医院的历史，展现了医院的工作业绩成果，体现了医院优秀的管理能力、精湛的医学技术和丰富的精神文化内涵。对内能为医院发展建设提供参考，教育员工，促进医院文化建设；对外能够提高医院形象和影响力。一是将实物档案管理工作列入医院档案管理工作的重点内容、档案管理工作年度计划和中长期计划。二是将实物档案数字化工作列入医院综合档案室改造项目，与文书档案、基建档案一同开展数字化工作。

3.2 健全实物档案制度

加强医院组织领导，制定相关的规章制度和工作流程，确保实物档案管理工作和实物档案数字化工作的科学性和规范性，保障实物档案安全和数字化成果质量。医院档案部门应根据《中华人民共和国档案法》、海南省档案局《关于印发<档案分类方案、文件材料归档方范围和保管期限表编制规范>的通知》、《海南省实物档案整理规则》、《印章档案管理办法》、《海口市实物管理暂行规定》、《实物档案数字化规范》（DA/T89-2022）等文件的要求，一是修订关于实体档案管理的医院实物档案管理制度和工作流程，二是制定医院实物档案数字化管理制度和工作流程。

3.3 规范实物档案管理工作

3.3.1明确实物档案归档范围和移交时间。医院需要提高全体员工的实物档案收集意识，协调医院各部门积极配合档案部门归档实物的收集工作。按照医院实物档案管理制度，明确实物档案归档范围和移交时间。归档范围包括医院获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书等；上级领导、知名人士等的题词及有关单位赠送给医院的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等；医院对外交往中获赠的重要纪念品；医院组织或承办各种重大活动中形成的具有保存利用价值的凭证性实物，如近三年在新冠抗疫工作中形成的工作证件、奖章、纪念品和医院历年来废止使用的旧组织机构印章。应归档的实物自形成后或获赠后的一个月内向医院档案部门移交[1]。做好归档实物移交登记工作，登记内容应包括归档实物授予单位、接受单位、授予时间和具体内容等。

3.3.2改进实物档案整理方法。实物档案以件为单位进行整理（成套实物为一件），按照种类结合时间进行排列，并区分永久和定期的保管期限。一是分类。实物档案分类以实物的外在形式为標准，分为奖状、奖杯、奖旗、工艺品等；也可以以实物档案的内容分为奖品类、纪念品类。实物档案按照实物类别、保管期限等分类项进行分类，按“件”进行归档整理。其中实物类别为可选分类项。实物类别及其代码可设置为：荣誉类（RY）、纪念（礼）品类（JN）、字画类（ZH）、印章类（YZ）、其他类（QT）[2]。二是编号。实物档案数量少的可以以件为单位编号，一件实物一个顺序号；数量多的应先分类，再在属类下按件编顺序号。实物档案档号结构为：全宗号-档案门类代码·（实物类别代码）-保管期限代码-件号。如A021-SW·YZ-Y-0001 [3] 。三是编录。实物档案目录设置件号、类别、题名、来源（授予者或捐赠者）、形成日期、数量、存放地点、互见号、存放位置、备注等项目。

3.4 加强实物档案基础设施建设

医院应增加投资，加强实物档案基础设施建设。一是加强档案库房和库房基础环境建设。在进行医院综合档案室改造项目的基础上，设置专门的实物档案库房，逐步解决实物档案存储空间不足的问题；增加配置库房除湿、监控、报警及温湿度仪器设备系统等设施设备，配置专业的灭菌杀虫消毒设备和消防系统，保证实物档案保存需要的稳定库房基础环境。二是增加实物档案数字化工作的基础设施配置。医院应配备专用加工场地并进行合理布局，形成档案存放、数字化前处理、档案著录、数字化采集、影像处理、质量检查等工作区域。加工场地的选择及温湿度等环境的控制应有利于档案实体的保护，设施设备应满足实物档案数字化工作的需要[4]。

3.5 提高实物档案管理人员专业水平

医院应加强档案人才队伍建设，提高档案管理人员的专业水平，尤其应重视提升实物档案管理人员专业水平。首先，医院为档案部门配备专职的实物档案管理人员，保证实物档案管理人员的工作稳定性，写入岗位说明书。其次，医院其他部门的档案兼职人员，可以聘用来医院档案部门兼职管理实物档案。再次，以聘请档案专家进行实物档案管理专题讲座、派出档案人员进修培训等方式，提高医院实物档案工作人员的专业水平[5]。最后，参与实物档案数字化工作的人员应按照《实物档案数字化规范》（DA/T89-2022）中对机构与人员的要求进行管理，加强数字化能力的学习。一是建立实物档案数字化工作组织，确保数字化工作的顺利开展；二是配备具有相应能力的工作人员；三是通过科学规范的管理制度，对工作人员进行规范化管理；四是加强对外聘工作人员的审核与管理，强化数字化工作的安全性[6]。

3.6 开展实物档案数字化工作

医院应按照《实物档案数字化规范》（DA/T89-2022）要求开展实物档案数字化工作。首先，进行数字化前的处理工作，包括确定实物档案数字化对象的特征点、档案检查、目录数据准备等内容。其次，建立目录数据库。再次，进行数字化采集，包括平面扫描、三维扫描、数码拍照、环物摄影等形式。实物档案数字化的载体，可选择扫描或拍摄的方式。如荣誉证书、奖状等纸质载体可以使用平面扫描仪扫描；奖牌、奖杯、锦旗、纪念品等其他载体可以使用数码拍照方式拍照；生产工具、设施设备等大型实物档案可以使用环物摄影方式拍照。数据化采集工作完成后，应进行后续的文件命名、影像处理和数据挂接等工作。最后，医院档案部门应成立专门的验收组对事物档案数字化成果进行验收，档案归还入库。另外，实物档案数字化工作如需要外包，应严格遵守《档案数字化外包安全管理规范》，医院档案部门应全程监督和指导外包公司的档案数字化工作[7]。

3.7 加大实物档案的开发利用

医院档案部门应加强实物档案开发利用意识。一是采用多种展示方式和渠道，充分发挥实物档案的价值。可以利用实物展示台、院史馆、荣誉墙等方式进行实物的实体展示，提高医院知名度和影响力；可以利用微信公众号、微博、抖音、医院官方网站等新媒体线上方式宣传展示实物档案数字化的照片和图片，拓宽宣传范围。二是充分利用实物档案数字化成果，数字化扫描或拍照后的实物档案照片和图片，可以为制作医院宣传片提供素材，可以为医院周年院庆画册提供电子照片档案，还可以作为照片档案归档。据笔者了解，海南省某医院将荣誉类的实物档案数字化后的照片制作成照片墙在门诊大厅展示，向往来就诊的病人及家属展示该医院的综合实力，这种做法可以学习借鉴。三是档案工作人员要结合时事热点，如抗震救灾等重大医疗活动中医院做出的突出贡献，医院在科研教学活动中取得的重大成果等进行编研，挖掘实物档案的价值，实现实物档案提供经验参考、教育员工、促进医院文化建设的价值。

4 小结

数字时代对档案工作提出了新的要求，医院档案工作者应提高实物档案管理意识，健全实物档案制度，规范实物档案管理工作，加强实物档案基础设施建设，提高自身专业水平，开展实物档案数字化工作，加大实物档案开发利用，更好地适应数字化时代档案工作的转型需求。

参考文献

[1]海口市实物管理暂行规定（海档发[2009]4号）.

[2][3]关于印发《档案分类方案、文件材料归档方范围和保管期限表编制规范》的通知（琼档字[2023]6号）.

[4][6][7]国家档案局：实物档案数字化规范（DA/T89-2022）[EB/OL].[2022-06-29].https：//www.saac.gov.cn/daj/hybz/202206/9976d259ad074216bd11356535951f88.shtml.

[5]王静.浅谈医院档案管理工作[J].黑龙江档案，2022（03）.

作者简介：黎秀雯，大学学历，海口市人民医院馆员，研究方向：档案管理。