摘 要：真实性、可靠性、完整性和可用性“四性”是电子档案管理目标的普遍共识。近年来，随着医疗卫生事业的快速发展，产生了大量的电子档案。确保电子档案“四性”，是做好新时代档案工作的重要标尺。本文深入分析电子档案“四性”内涵实质，为探讨影响电子档案“四性”的因素提供了理论支撑。最后，提出电子档案“四性”的具体实现路径，旨在为做好新时代电子档案管理提供有益参考。

关键词：电子档案；真实性；完整性；可用性；安全性

前言

根据《电子档案管理基本术语》（DA/T58-2014）、《电子档案管理系统通用功能要求》（GB/T39794-2021），电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件及其相关信息的集合。其中，电子文件是由内容、结构和背景等组成[1]。《档案法》明确规定要做好电子档案检测工作，確保电子档案真实性、完整性、可用性和安全性。《信息与文献—文件管理》（ISO15489）指出“一份文件关键性的特征：真实性、可靠性、完整性和可用性。”可见，“四性”是电子档案管理目标的普遍共识。《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）等国家标准和规范也均提出要确保电子档案“四性”要求。烟台市市直机关医院始建于1950年，现已发展成为集预防、医疗、教学、科研、保健、社区服务于一体的综合性医院。随着医疗卫生事业的快速发展，烟台市市直机关医院产生的电子档案数量和规模不断增加，严格依据上述法规规范开展电子档案管理，对统一电子档案管理标准，便于电子档案检索利用，发挥电子档案应有价值具有重要的现实意义。

1 电子档案“四性”的内涵实质

1.1 电子档案的真实性（authenticity）

真实性是指反映事物真实情况的程度。电子档案真实性是指电子档案内容、逻辑结构和背景与形成时的原始状况相一致的性质[2]。从电子档案真实性的概念可知，要满足其“真实性”，就要符合三个条件：电子文件与其制文目的相符；电子文件形成、发送与其既定形成者与发送者相符；电子文件形成或发送与其既定时间相符。即目的、主体和时间三个方面。“目的”相符应做扩大解释，包括维持电子文件背景、结构和内容原始特性的长期持久性[3]。从文件的全生命周期来看，从文件起草、流转、归档、销毁等，现行、半现行和非现行阶段都应具真实性（见表1）。从电子文件全生命周期视角分析，电子文件真实性还需要在其电子文件归档应严格遵循文档管理的程序、规范、标准和要求，确保从文件到文档的一致性。

1.2 电子档案的可靠性（reliability）

DB/T26162-2021《信息与文献文件（档案）管理概念与原则》中将“可靠性（reliability）”定义为：文件的内容可信，可以充分、准确地反映其所证明的事务、活动或事实，在后续的事务或活动过程中以其为依据。文件应在事务处理或与其相关的事件发生之时或其后不久形成，且由经办人或由业务活动设备形成[4]。从该定义可知，电子档案要可靠，首先是其内容要“可信”，并且还能够作为其他事务或活动“依据”；其次是时间要“可靠”，要在事务处理或者事件发生之时或之后形成；再次是主体、设备或载体可靠。即电子文件及电子档案在内容、形成时间、主体或载体上应可靠[5]。从“签名”判断内容的可靠性，从成文日期判断形成时间的可靠性，从形成载体判断主体或载体的可靠性。

1.3 电子档案的完整性（integrity）

电子文件的完整性是指电子文件齐全，且未经改动。电子档案内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失的性质。从电子文件到电子档案要经过诸多环节，任一环节出现问题，都会影响电子档案完整性。完整性主要表现在两个方面，一方面是内容的完整性，一方面是形式的完整性。尤其是在传统纸质档案向现代电子档案转变，与传统纸质档案完整性关注其实体的完整以及未被篡改的性质不同的是，电子档案完整性更加关注其信息内容完整性、结构完整性和背景信息完整性，而且构成电子档案的内容、结构和背景信息未被破坏、变异及丢失。传统纸质档案从“大部头”资料逐渐变成“比特”数据，迈向数字化时代的电子档案完整性包括数据完整性、复制完整性和比特完整性。

1.4 电子档案的可用性（usability）

《ISO15489-1信息与文件-文件管理》将可用性定义为：文件应该是可被查找、可被检索、可被显示及可被说明。《电子文件档案工作者业务指南》则将可用性定义为：电子文件档案可用性是指利用计算机，如硬件与软件，可以查找、定位到所需的文件，并可将文件转换成人可直读的形式[6]。国家档案局发布的《电子档案管理基本术语》则将电子档案可用性定义为：可以被定位、被检索、呈现和理解的性质。由此可见，电子档案的可用性是长期保存要求的基础和前提，若不可用，则真实性、完整性、可靠性无从谈起，也使电子档案失去了长期保存的现实意义。

2 电子档案“四性”的影响因素

2.1 电子档案元数据（meta data）

电子档案元数据是指描述电子档案内容、结构、背景及其整个管理过程的数据，类似于传统纸质档案的“著录数据或著录信息”。《ISO23081信息和文献·记录管理过程·记录用元数据·第1部分：原则》规定，文书类电子文件元数据包含文件实体元数据、机构人员实体元数据、业务实体元数据和实体元数据。其中，文件实体元数据包含了电子文件号、档号、来源、电子属性、电子签名、存储位置、附注、权限管理等；机构人员实体元数据包括机构人员名称、组织机构代码、个人职位、人员类型等；业务实体元数据包括业务行为、业务状态、行为描述等；实体元数据包括实体标识符、关系类型、关系描述等。电子文件附带相关元数据，并经“四性”检验、按一定原则方法分类进入归档，最终形成电子档案[7]。

2.2 电子档案格式

档案部门使用不同的软硬件系统，所建数据库种类的不同，都会导致电子档案格式不一、相互不兼容，最终会影响电子档案可用性等。根据《电子文件归档与管理办法》的相关规定，将纸质档案加工成电子档案，并以图片格式存储的电子档案，其保存格式有TIFF、JPEG、BMP等。还有直接产生的纯文本文件、格式文件、版式文件、视音频文件等电子档案，这些文件都应使用相应的通用文件格式，如PDF、DWG、DOC、TXT等。收集相应电子档案还要注明文件存储格式，同时应收集软件型号、名称、版本号及相关参数手册等等，否则会影响后期的打开和使用。

2.3 电子文件固化

从档案管理系统中的电子文件捕获到电子档案，需要将电子文件内容及其结构，按照归档的标准和要求进行固化，并赋予电子文件保管期限。电子文件的固化过程就是通过检验后，利用时间戳、电子签章、数字签名等形式将电子文件予以固化保存，确保电子档案真实、可靠[8]。目前，电子文件固化的方式主要是将电子文件原始格式转化为长期保存版式文件格式，如PDF/A，OFD格式。

2.4 管理规则

从电子文件到电子档案经过严格规则流程，使文件内容、结构、背景等信息嵌入流程，并按照规范要求完整保存元数据、预置样式，使电子文件“来源可靠、程序规范、要素合规”。从而保证其“四性”要求。《电子文件归档与电子档案管理规范（GB/T18894-2016）》《电子档案移交接收操作规程（DA/T93—2022）》《档案关系型数据库转换为XML文件的技术规范（DA/T57-2014）》《版式电子文件长期保存格式需求（DA/T47-2009）》等规则的执行效果也是影响“四性”的重要因素。

3 电子档案“四性”检验路径

从文档全生命周期确保电子档案“四性”，实际就是考察电子文件、电子档案等业务应用系统及档案管理系统是否共同保障“四性”。根据文档生命周期不同阶段的“四性”保障特点和职责，认真落实不同环节“四性”的具体内容。具体来说，就是要从归档、移交与接收、保存等每个环节检测其“四性”，发现问题及时处置。

3.1 电子文件归档

电子文件归档是按照相关规定将具有保存价值的电子文件及其元数据保管权交由档案管理部门。电子文件的归档环节应落实的“四性”。（1）真实性。从电子文件中的电子签章、签名的合法性来保证电子文件数据来源的真实性。从电子文件的封装时间、签章时间、签章人、文件大小与归档前的电子文件是否一致，以及检测非原生电子文件在上传至档案管理系统中，电子文件大小、格式、算法值与电子文件是否一致等，确保电子文件内容真实性。从电子文件元数据项、电子文件归档中的元数据项长度、值域范围、数据值、特殊字符等，确保电子文件元数据真实性。将电子文件中的著录项数据内容类型、数值型内容范围进行检测，确保电子文件著录数据的真实性。（2）完整性。明确统计电子文件总件数、总字节数，并将统计的结果与归档电子文件的总件数、总字节数进行对比，确保电子文件数据总量的完整性；检查必著字段内容是否缺失，确保电子文件著录数据的完整性。详细记录文件级目录总条数，并将每一个目录条下文件项目数进行统计。组卷后将案卷文件数与目录数进行比对，确保目录项完整性。将移交数据包中的文件级总条目数与组卷完成时记录的文件总量进行对比，确保电子档案内容的完整性。（3）可用性。查看链接数据库是否正常，元数据表访问是否正常等，确保目录数据可用性。归档电子文件内容数据格式要统一，符合相关规定和标准要求，保证归档电子文件内容可用性。归档载体要符合统一要求，确保电子档案数据信息的可读性。检查信息包存放元数据XML文件是否能正常读取，以确保归档信息包可用性。（4）可靠性。在满足真实性、完整性、可用性基础上，还需要确保目录数据安全、做好数据备份，确保电子文件归档的可靠性。

3.2 电子档案移交与接收

电子档案移交是指按照规定将电子档案保管权交由档案馆或档案室专门管理的过程。电子档案接收是指档案馆、档案室按规定履行收存电子档案的过程。（1）真实性。电子档案移交应包括电子印章、电子签章真实合法；移交的电子档案大小、封装时间、签章人及签章时间、算法值等与电子档案移交前保持一致；电子档案元数据项和移交信息包中的元数据项长度、值域范围、数据值均在合理范围内；著录项数据内容及范围应与著录项定义模板一致；移交目录、文件级著录数据与电子内容关联要准确。（2）完整性。移交后，接收完成时，要对每个案卷档案数量进行比对，确保目录项完整性。从移交信息包中的文件级总条目数与移交时的总条目数进行比对，确保电子档案内容的完整性；移交信息包中的目录信息数量与元数据一致，电子档案数量与元数据一致，确保归档信息包完整性。（3）可用性。接收电子档案内容数据格式要满足要求，确保电子档案内容可用性。移交电子档案载体要满足标准规范，确保载体数据信息的可读性；移交信息包中的元数据XML文件要保证能正常读取，确保归档信息包可用性。（4）可靠性。在保证电子档案移交、归档真实性、完整性和可用性的基础上，还要确保电子档案目录数据中不得包含著录攻击字符；确保移交信息包没有感染病毒，并将不同存储载体的电子档案进行数据备份，确保安全可靠。

3.3 电子档案保存

电子文件归档，以及电子档案移交、接收，后期的保存，都要始终围绕“四性”要求，确保电子档案得到长期维护，及其所涉及的过程和操作符合档案管理要求。（1）真实性。长期保存的电子档案应包括电子印章、合法电子签章等，确保数据来源真实；长期保存的电子档案封装时间、签章时间、文件大小、签章数量应与接收的电子档案保持一致；数据库中的电子档案元数据与接收的信息包中的元数据值域范围、数据值等是否在合理范围，检测其元数据的真实性；对比著录项的定义模板，检测数值型、数据内容类型，确保长期保存的电子档案著录数据真实性。对比检测接收的电子档案目录、文件级著录数据，确保电子档案内容与目录关联的准确性。（2）完整性。统计接收的电子档案总件数、总字节数与元数据中记录的总件数、总字节数进行比对，检测电子文件数据总量是否完整；此外，还要从著录数据、目录项和电子档案内容、归档信息包、电子档案封装包等方面，检测接收的长期保存的电子档案完整性。（3）可用性。从目录数据可用性、电子档案内容可用性、载体数据的可读性和归档信息包的可用性等方面，檢测长期保存的电子档案的可用性。（4）可靠性。在保证真实性、完整性和可用性的基础上，检测目录数据安全性、电子档案病毒检测及载体安全性等方面，确保长期保存电子档案的可靠性。

参考文献

[1]李国华.试析电子文件与电子档案“四性”的含义及其全程保障[J].机电兵船档案，2023（1）：81-86.

[2]鞠红旗，谭淑红，王磊.建设工程电子档案全生命周期“四性”检测研究[J].未来城市设计与运营，2022（10）：70-75.

[3]谭明琼.从“四性检测”角度研究电子档案的管理和应用[J].城市情报，2022（24）：158-160.

[4]展霄鹏，王慧，康晨炜.浅谈电子文件、元数据、四性检验与电子档案的关系[J].兰台内外，2020（18）：27-28.

[5]孙立业，杨雯，张北建.电子档案“四性”在《中华人民共和国档案法》修订版中的体现及实现途径[J].机电兵船档案，2021（5）：81-83.

[6]张泓.“5W1H分析法”视角下看会计类电子档案“四性检测”[J].社会科学，2021（7）：206，208.

[7]王大众.《文书类电子档案检测一般要求》解读[J].中国档案，2019（4）：34-35.

[8]姚姮.大数据时代企业电子文件归档和电子档案管理的探索与实践[J].陕西档案，2021（6）：38-39，37.

作者简介：曹洪阳（1983— ），大学学历，烟台市市直机关医院馆员，主要从事医院档案管理研究。