提高务虚类会议效率的思考与建议

2023-04-15王欣媛北京强度环境研究所

管理学家 2023年4期

王欣媛北京强度环境研究所

杨泽雨中国运载火箭技术研究院

崔婧张梦妍殷斌北京强度环境研究所

一、务虚类会议的定义

务虚类会议是指各级政党、政府机关、军队、企事业单位等的决策层就组织机构整体战略或某项具体工作，从政治、思想、政策、理论等方面展开讨论，达成共识，是创造理论、制定路线、提出纲领、确立原则的会议。此处的“虚”与虚假、虚构、虚浮截然不同。“虚”与“实”在工作开展中互为一体，缺一不可。如果“实”是指将决策变成现实的过程，“虚”则是决策前分析研究决策可行性、具体操作、突发情况预案的过程，是高屋建瓴地把握事物发展规律与趋势。没有科学的务虚，就没有科学的决策，所务之“实”就可能是一种盲动或蛮干。科学的务虚有助于认清形势，把握趋势，少走弯路，提高效率[1]。

二、务虚类会议的特点

在企业中，务虚会是创造理论、制定路线、提出纲领、确立原则的工作，不是以某一个具体事物为对象，而是从具体实际出发舍弃具体事物的特殊性，抽象出事物的普遍本质和一般规律，为企业的正确决策、制定路线方针奠定基础。一般单位在年初或某一阶段初期召开会议，商讨制定该年度或该阶段的计划安排以及希望达到的目标，作为以后工作的准则和大纲。务虚会讨论下一步工作的一些思路、方法，构建下一步工作框架，主要是思路和大致方向，定下思路再在以后的工作会议中具体部署，是具体工作的前提。

会议管理是办公室的重要职能之一，企业务虚类会议通常是由办公室负责组织实施的。作为把握企业发展方向的高级管理型会议，从其前期准备可以看出一家企业的管理作风是否严谨细致。会议目的明确、议程清楚，说明该企业注重整体策划、管理组织得力。反之，说明该企业管理中存在盲目性，目标指向不清晰。从会议的组织可以看出一家企业的管理流程是否简洁高效[2]。会议程序紧凑、安排有序，说明该企业注重流程管理，管理高效有序；反之，则说明该企业管理中存在随意性，没有严格的流程运行。

从会议决策的执行可以看出一家企业的管理控制是否准确有力。会议决策明确、落实到位，说明该企业注重工作实效，措施执行有力；反之，则说明该企业的管理存在被动性，缺乏控制的手段。因此，办公室做好务虚类会议的组织工作，对充分发挥其参谋助手作用具有现实意义，可帮助企业及时发现管理中的不足，促进企业管理水平的提高。

三、务虚类会议的目标

对企业来讲，务虚类会议是重要的管理手段，是企业共同努力实现目标的高级别会议。务虚类会议的效能与企业未来发展息息相关。其开展的主要目标为集思广益与调研活动。

第一，集思广益。务虚类会议是企业实现科学决策的重要途径，高效的信息传递有助于管理层获取全面、真实的数据。办公室应保证以务虚类会议为平台，加强部门间、部门与管理高层间高效、充分的信息沟通，促进企业内部政令畅通及工作的顺利开展[3]。

第二，调节活动。务虚类会议是对企业或某一类业务未来发展方向上的指导型会议。会议的结论应该是连接当前工作与未来企业发展方向的桥梁，要能够结合实际，具有可实现性。办公室在管理上应注重会议结果能够切实地应用于企业日常工作，对各部门工作起到指导及修正作用。

四、现存问题

在中央《关于改进工作作风、密切联系群众的八项规定》中明确“精简会议活动、切实改进会风”指导思想的前提下，如何在提高务虚类会议的工作效率、充分发挥会议效能、切实激发优质思想、促进企业健康发展等方面作出贡献，如何发现会议问题、总结举办经验、提出改进措施、优化管理流程，成为当下的重要议题。

务虚类会议通常是有组织、有目的地召集企业高级管理层共商事情、解决问题，是企业科学决策、推动发展的重要工具。务虚类会议通常定期召开且主题不同，在确定公司发展方向、作出科学的决策中具有举足轻重的作用。实际中，企业务虚类会议效果却与预期相差较大，原因主要集中于会议策划、会议组织、会后管理和会议承续四个方面。

首先，在会议策划方面，会议目标不明确、材料不充分的问题较为常见。务虚类会议在组织之初未对会议主题及目标做充分沟通。企业经常召开的务虚类会议包括各种联席会、例会等，虽然参会者均持有共同推进工作的意愿，但会议目标的缺乏造成论点分散，未能将讨论集中于某一类或同一方向的问题上，会议效果不明显。材料提纲未能结合会议特点突出会议功能，较为笼统、简略。另外，企业各部门的报告只聚焦于本部门、本单位，没有调研与分析周围环境及市场中的同行业单位，因此缺乏对市场变化趋势的判断，针对市场变化制定的计划和安排也容易脱离实际。

其次，在会议组织方面，存在议程设置不完善、会议座次待优化等问题。会议议程上按照职务等级依次汇报后由领导发言的议程顺序较为常见，与汇报型会议类同，沟通及讨论环节的缺失阻碍了务虚类会议中的思想交流，与会人员的创造性思维因此受到抑制。在座次安排方面，通常不做特殊安排，这种情况下参会人会默认按照职务等级落座，如此会在参会人心理上造成职级壁垒，发言时容易瞻前顾后，影响会议现场的活跃气氛，有碍于表达真实想法。

再次，会后管理创新不足。在会后管理方面，存在会议纪要流于形式、待办事项形式孤立等问题。务虚类会议最重要的是了解实情、收集各方对未来的判断及工作思路。单纯记录领导发言的会议纪要不利于务虚类会议成果的利用，一定程度上造成了运作成本的浪费，不能充分发挥纪要的实际价值。在会议待办事项方面缺少对完成质量的评价，会议下达的待办事项没能与其他工作有机结合、相互联动，待办事项的累加给业务部门造成工作负担，最终造成重复工作、执行效果不佳的情形。

最后，在会议承续方面，务虚类会议通常聚焦于不同业务的定期开展，同一类业务的系列性会议间缺乏联动，使参会人员无从得知建议是否被采纳，也无从了解上次会议取得的效果等，造成会议开了如同没开的感觉，没能有效激发参会人员建言献策的动力，且与会人员参与感不强。另外，承续性缺失会造成对工作指导持续性不强及工作开展动力性不足的问题。

五、会议组织改进方向

（一）制定会议计划

从源头加强对务虚类会议的管理，每年年初根据企业年度工作重点确定需要召开的务虚类会议计划，确定会议的召开频率及大致参会范围，确保各相关部门、人员能够从整体上统筹工作，提前策划安排，并在日常工作中有意识地发现相关问题，对于内容相关的会议还可适当整合、合并召开，有效减少会议数量，节约资源。

（二）明确会议目标

为保证会议效果，需明确会议目标。在每次会议召开前，办公室应主动与主持人沟通具体会议目标，如主持人近期最关心的问题、最想了解的方面等，也可根据当前工作开展情况梳理并罗列出讨论目标，供主持人选择。会议目标数量以宜少不宜多、先主要后次要为原则确定顺序。明确的会议目标可以确保会议自始至终围绕主题，对问题开展集中且有深度的讨论，同时在问题的解决措施方面可以有的放矢、思想统一，能够营造积极的会议气氛。

（三）优化材料提纲

在会议准备阶段，办公室负责拟定会议提纲，同时需确保提纲中明确本次会议目标，为参会人员充分且有针对性地准备会议材料提供指引。例如，办公室可通过提纲推动各参会人员建言献策。通过在材料提纲中划分出工作建议部分，并对该部分的建议数量及字数提出要求，可提升建议质量，避免建议宽泛、冗长、不分主次等问题；通过设置当前存在问题的章节，帮助参会人员在准备材料时思考企业现状；通过设置环境调研等章节，促进本单位与其他单位、同行之间的相互交流，学习、借鉴其他企业管理经验，帮助企业知己知彼、认清现状，结合实际探索具有本企业管理特色的方式方法，为开展下一步工作做好充分的准备[4]。

（四）制作会议议程

务虚类会议中最重要的是做到充分的信息沟通。办公室需要制定合理的会议议程，控制会议节奏、把握会议进度、合理分配有限的会议时间，发挥会议组织的作用，确保会议能够最大程度地达到预期效果。务虚类会议与汇报类会议容易混淆。造成这种现象的原因在于务虚类会议与汇报类会议类似，都有汇报工作情况的部分，同时雷同的会议议程容易让参会部门或人员在心理上将工作汇报作为重点，将意见部分粗略带过，会议效果也因此受到影响。为避免此类现象的出现，办公室可对会议议程作出相应调整，将务虚类会议的会议议程与汇报类会议议程区别开，弱化汇报环节，强调意见环节，酌情加入讨论环节，帮助各方信息在会议中实现充分交流。

（五）合理布置会场

务虚类会议重在大家坐在一起探寻企业整体或某一业务的发展方向，需要参会人员拿出真实数据、说明真实情况，为管理层提供可靠的决策背景材料。办公室可通过特殊的座次安排营造平等的会议气氛。

首先，应选择方便呈现报告数据的房间。

其次，以不易于区分职务等级的形式摆放座位，如无主次之分的圆桌型，削减甚至消除参会人员心理上的职级壁垒，促进会议的有效召开[5]。

（六）创新会议纪要

会议参会部门、人员的意见和建议都立足于本人或各部门的立场，相互割裂，缺乏系统性及联动性，需由决策层站在更高的层面综合各方意见作出判断。在做会议纪要时，办公室不仅要记录每次会议中主持人及高层领导的讲话，还要记录各参会部门、参会人员的意见和建议，梳理、归纳这些意见和建议，将针对本次会议目标的可行性建议以条目或附件的形式列在会议纪要之后，形成会议纪要的一部分，便于决策层进行全局统筹规划，明确工作的开展方向及进展情况[6]。

（七）推动待办改革

务虚类会议是对企业或者某一方面工作的方向性、指导性会议，应注重将会议精神与未来工作有机结合及调整当前工作，需尽量避免下达单纯的事务性待办事项造成重复工作，给业务部门造成工作负担。办公室可定期调研待办事项的下达情况、完成情况、完成满意度、存在问题等，形成报告后反馈至决策层，为决策层掌握实情、调整待办事项形式提供依据。

（八）注重会议承续

务虚性会议与务实性会议相互对立，其主要特点之一并非为了解决某一具体事件而举办会议，作为对企业发展方向起选择作用的务虚类会议通常在每年定期召开，根据会议主题的不同，其对企业发展的影响时长也不同。不同主体间的会议应保证一定的承续性，这样才能确保企业的健康可持续发展。办公室可通过上次会议回顾或者以往会议待办事项落实情况汇报等方式，强调会议的承续性，让参会人员了解会议效果，激发参会人员建言献策的主动性，推动相关工作的开展。

（九）复盘会议管理

办公室在务虚类会议管理中要有创新意识，在管理中做到与时俱进、改革创新，不可故步自封、墨守成规。办公室需定期复盘会议流程，确保会议组织能够最大限度地实现务虚类会议效果[7]。复盘会议流程主要包括目标回顾、满意度调查、原因分析及经验总结。通过复盘会议的管理工作不断提高务虚类会议的管理水平，确保会议主题更突出、汇报材料更真实、会议成效更显著，推动务虚类会议管理水平的提高，促进企业的不断进步。