王欣桐

（长春市市场监管综合行政执法支队）

在当前的社会主义市场体制下，政治体制改革是渐进的、深入的，一些机关事业单位的档案管理工作存在明显的不足之处，使得机关单位的人事工作无法有效地推进和开展。常见的问题有死档、人档脱节等，这样不但让人事档案的作用无法得到很好的发挥，也无法促进档案管理工作的有效推动。不但极大地困扰了我国公共政策的落实以及国家治理工作的进行，也使得目前的档案管理也存在着一些问题。因此，有必要深入分析其原因，针对机关事业单位档案管理中存在的问题，优化相应的管理方法。

一、相关概念概述

（一）机关事业单位档案管理的内涵

档案管理是指档案管理人员在日常档案管理过程中，对所收集有关档案所有者的资料进行集中的管理，并利用相应的信息的整个过程，具体包括员工档案的整理，数字档案的管理等。根据内容特点，将国有企业人事档案分为十大类：简历材料、履历材料、考核材料、教材、政治考试材料、党团共青团材料、表彰奖励材料、违法违纪材料、职务变动材料等。人事档案信息化管理是用数字化去取代纸质管理，利用计算机相关设备将资料进行加密和上传。其打破了传统的档案管理过于复杂、人工成本高的弊端，提高了档案管理的效率。

（二）机关事业单位档案信息化的内涵

机关事业单位档案信息化管理是应用现代通信技术、数字技术、网络技术等手段，通过媒体对国家档案进行管理，规范国家档案管理，将“伪造文件”的现象扼杀在摇篮里，也能够降低纸质文档引发的资源浪费。信息化的本质是优化档案管理方式，促进档案管理的创新和现代化，并将传统工具转化为现代技术工具。2010 年1 月，中国共产党中央委员会召开了全国信息系统发展研讨会，提出要以信息化为契机，推动政府部门和机构的人事档案内容优化，根据社会主义社会发展的要求，对档案的内容进行进一步的完善，这样就能够积极地推动信息化档案管理的发展。

二、当前机关事业单位档案信息化管理存在的问题

从整体上出发，机关事业单位人事档案信息化建设存在进度慢、系统封闭、应用手段不足以及档案利用率低等弊端。

（一）信息化建设缺乏统一规划，进展缓慢

从2019 年起，部分机关事业单位已开始将人事档案信息化管理纳入工作范畴，使用计算机进行档案管理，而纸质数字档案的发展仍在进行中，管理系统的开发工作和功能使用工作还有待完善，档案传输、传输确认、接收、验证、流通和档案统计仍然取决于工作人员的表现。档案的信息化管理不应该仓促进行。档案信息化工作不能操之过急，由于没有明确的目的和科学的规划，档案信息化建设变得随意，没有展开深入的研究。解决方案往往从浅层出发，没有深入地研究，使得信息化建设的进程变得停滞不前。

（二）档案管理信息系统过于封闭

与其他人事数据和信息软件相比，人事档案信息管理系统中的数据和信息是最原始、最真实、最可靠的，然而统计工作错综复杂，分类分析也不够方便。如果能进行数据的对接和共享，有利于提高公务员的管理水平，提升他们的工作效率。但是，目前一些机构和机关使用的档案管理信息系统是一种相对封闭的人事档案管理软件版本。人力资源信息系统中是包含干部的人事档案的，不能或难以对其他干部人事软件进行顺畅、互助、共享并形成了“烟囱”信息系统。虽然“烟囱”和“烟囱”之间的数据有很多重叠，但由于信息系统之间缺乏数据交换能力，导致数据不能同步更新，导致信息的收集、维护和重复使用。

（三）信息化手段应用不足

机关事业单位档案管理信息系统无法体现日常的档案管理功能，不能完成档案的注销管理、档案的查询统计、档案的审核审计等，无法减轻档案管理的任务量。比如，每次重新登记资料，就需要增添人事档案，或因搬迁、退休、死亡需要修改档案管理人员的档案管理权限系统只能手动添加或删除系统中的信息，系统无法对相应的数据进行有效的监控，无法实现对数据的更新或者更改。收集的文件必须手动扫描多个副本。审批几千份人事档案还必须依靠人力等。另外，本系统虽然可以制作数字文件，但不能制作多个文件，不能扫描多个文件材料。人事档案材料，是指随着任职年限的增加，以档案材料的形式及时提供的，包括招聘、考核、任用、解聘、薪酬、奖惩等内容。而机关事业单位只有两名行政人员，因此任务十分艰巨。如果能同时扫描，工作量就会大大减少。机关事业单位档案管理信息系统只能逐一扫描，有限的人力在单调乏味的重复劳动中浪费殆尽。

（四）数字档案利用率低

信息化档案建设人员需要计算机的帮助，但计算机硬盘容易受到病毒的威胁，导致信息化档案信息的丢失或损坏，还可能导致计算机软件的密码被盗、篡改文件，使得档案资料的真实性不复存在。受个人档案的保密性和信息化保护水平的限制，档案室的计算机只能物理隔离，不能与单位使用的外网或内网相连接；U 盘等移动设备不能够安装设置，确保信息不被病毒攻击，确保不外泄。考虑到机关事业单位人事档案都是集中性地进行管理，信息系统只能够在一台机器上使用，无法与省、市、区组织人事部门实现网络共享。必要时，经组织部门批准，还可以提供有关档案资料的复印件。虽然这种方法有助于最大限度地保障信息安全，但也导致了数字档案馆的使用只能局限于档案馆。各单位、各部门之间的人员信息共享费时费力，无法促进信息的共享，大大降低了数字档案的利用效率。

三、机关事业单位档案信息化管理问题的原因分析

（一）缺乏统一的标准

根据以往的经验，要制定软件开发的标准，除开前期的充分调研和准备外，还需要实践。因此，与计算机技术的快速特征相比较，标准的制定速度相对较慢。然而，为了确保人事档案信息化建设和管理顺利进行，应用系统平台离不开，系统平台的研究与开发需要有严格的科学标准和规范作为研究与开发的基础；缺乏软件开发的标准，不一定能满足人事档案信息化建设的统一要求。目前，由于中国没有制定统一的数据库质量标准、网络协议、技术规范和档案管理信息系统，为了满足不同地区和部门对人力资源组织和信息开发的准确性和效率的要求，正在开发没有统一标准和操作程序的档案管理软件。但是，目前还没有统一的开发和运营标准，还不清楚主要的软件运营模块会有哪些功能，软件开发在实践中会有哪些功能。种种问题不利于提高档案管理的效率，一些管理模式也逐渐被放弃了。这些短期的、低水平的发展模式不仅浪费了大量的人力、物力和财力，而且由于安全防护技术不够成熟，使得后期的开发工作不及时，版本更新不到位等问题纷纷出现。

（二）资金投入不足

建立人事档案的数字化是广泛的、系统的、耗时的，需要足够的财政支持。在组建初期，首先必须改善办公环境，增加必要的设备，如电脑、高速扫描仪和条码打印机，并购买终端和网络管理软件服务器等软件。因此，在引入人事档案计算机化时，决策者没有主动投入足够的资源，导致资金利用不足。建立基于信息化的档案需要大量的资金用于购买软件和硬件，以及后续的运营和维护费用。无论是升级IT设备、开发软件、网络安全还是日常管理，都需要资金支持。那么，一旦缺乏资金，后期的投入和维护都无法得到相应的保障。

（三）技术方面的原因

在技术方面，主要表现在以下两点上：

第一是技术因素影响数字档案的原始性。人事档案信息化建设的第一步是利用扫描技术完成纸质档案的电脑化，确保原始内容不丢失。此外，要确保数字文件在储存过程中不会因为失真而遗失。如果系统、设备、储存条件、管理程序和其他技术不符合相应的要求，数字档案的真实性就不能得到保证。第二是技术因素影响数字档案的真实性。随着互联网的普及，网络环境变得越来越复杂，网络安全攻击也时有发生。网络安全风险和威胁已成为一个全球性问题，我国也不例外。一旦人事档案中的信息被转移到网上，就不可避免地面临被窃听、窃取、篡改、伪造等风险，给非法用户留下任何痕迹。为了保证人事档案信息不被窃取或篡改，目前最有效的方法是维护一个进程，预防移动存储设备的接入，人事档案信息化建设工作一直无法提升。

（四）缺少专业化的人才

一方面，单位领导以及档案管理人员的思想相对传统，无法洞察到信息化管理所带来的巨大生产力，往往忽略信息的明确性，定位出现不准确的现象，缺乏重视度，工作主动性和积极性不足。此外，不遵守劳动法规制度，不愿主动接受和学习新的工作方法。同时，许多单位的档案管理人员不仅不是专职人员，而且还负责档案管理等关键人员的工作，不能集中精力进行档案管理，加之流动，直接导致行政人员档案建设滞后。另一方面，档案管理人员的培训管理不足，大多数档案管理人员只能通过工作、积累经验、系统的培训，加大对机关单位档案管理人员信息化建设方面的培训，尤其是人才匮乏的情况下，新招聘的年轻员工被分配到其他重要岗位，大多是老年员工和档案员。因此，只有少数管理人员掌握现代信息技术的应用，阻碍了管理人员的快速发展。

四、对机关事业单位档案信息化建设的改进建议

（一）构建档案信息化管理数据库和平台

1.构建全面的人事档案电子数据库

作为基本的档案管理系统，数据的存储、备份和管理是必不可少的。为了促进信息技术的发展和应用，包括目前管理信息系统中所有的手工注册操作文件、记录文件、缺少资料等，一旦存储在系统里，就能够变成电子数据库，得以保留。电子数据库的建立，大大简化了以往复杂的行政管理流程，简化了档案管理自上而下的沟通和审批程序，使系统的使用更加贴近实际工作，工作效率大大提高，人事档案的使用率也与日俱增，打破了原有行政管理模式的桎梏，使行政管理逐步走向高效和科学。

2.构建人事档案信息化办公平台

在信息数据交换平台下，将信息档案管理系统接入0A 办公系统平台进行日常使用，逐步实现人事档案综合管理，这种实用的方式可以大大方便日常工作。在完成人事档案电子信息数据库的建立后，网络和计算机技术的应用将实现人事档案的平行管理和授权档案的收集。最后，公务员的人事档案将被完全纳入现代技术管理领域，使其更加系统化和标准化，并实现机关和机构管理的计算机化建设。计算机终端成熟后的持续改进和创新进行后，将相关信息文件系统的应用程序安装在政协机关配备齐全的手机内联网终端上，有一些人事档案数据库电子文件与应用系统实现共享。

（二）完善设施投入和保障制度

1.加大全新基础设施的投入

为了促进各机构顺利引入信息技术进行记录管理，需要通过引进新的设备，如计算机、扫描仪、服务器和安全存储介质，加强记录信息管理。此外，还需要引入用于信息化和智能化的软件，如智能服务系统或信息开发工具。

2.建立信息使用的安全保障制度

通过将机关事业单位的人事档案数字化，管理人员可以更多地依靠现代科学技术，如计算机技术来管理大量的档案。然而，计算机技术带来的风险可能会在档案管理中出现，原因是病毒攻击、系统故障、数据库故障、信息丢失以及系统操作和管理错误。应针对这些问题采取适当的预防和应对措施。考虑到公共服务领域人事档案的保密特点，提出划分保密等级、保障信息系统和数据库安全，加强行政人员的安全保密意识。

（三）打造信息化管理系统

1.收集和补齐档案信息

日常人事档案的收集体现在如下层面：一是提供本人的证件类型，应复印一份加盖人事行政部门的公章；二是组织对原始资料进行备份，根据工作需要划分为人事档案，一般为纸质。作为个人数据记录器，两者同样重要，不能被取代或互换使用。在干部档案专项检查过程中发现档案材料不全，必须逐项进行登记，要求人事部门及时投递，涉及如需提供学历、奖金、职称证明等资料，及时与工作人员联系，以便在规定的期限内完成。

2.数字化整理档案信息

在档案信息化的过程中，档案信息资料的分类需要整理的内容非常复杂多样，涉及的范围非常广泛，如党籍资料、年度考核资料、奖惩材料、材料变更工资、材料的任免等。不仅要注意材料的保管，而且要了解档案管理的重要性、严肃性和真实性，必须对档案中的材料进行全方位、准确、全过程的保管。在这种情况下，可以用A4 空白纸标明丢失材料的类型和名称，以便外包公司可以对其他材料进行信息化和编号，并尽快完成进行信息化扫描输入，更换空白页，从而有效地节省时间和人力成本，并可一目了然地检索丢失的物品类型。

（四）提高人才的培养

1.拓宽用人渠道

人事档案信息管理的重点在于管理。因此，有必要进一步完善档案信息人员的选拔、培训和激励机制，进一步提高档案信息人员的综合素质。目前，机关事业单位的信息管理和人事管理工作要配备思想政治素质强、业务能力强的党政干部；良好的档案管理工作作风，增加档案学、计算机、网络管理等专业人才的数量，可以结合高校的专业工作和简历公务员的协助，选择能够参与档案管理的人员，并将其纳入档案人才库。同时，它还可以在档案管理部门招聘专业人员，在招聘工作人员的同时，它侧重于选拔有工作经验的人员，如选派工作人员档案管理，灵活引进专业人员，扩大人员选拔任用标准，创造适宜的工作条件。

2.加强人员培训

为了确保机关事业单位人事档案信息化管理工作的持续性和健康性，确保管理人员得到有效的岗前培训，需要对管理人员加强定期学习培训，使其具备以下技能：

（1）掌握人事档案中的各类信息。只有了解了人事档案的类别和归档材料的具体要求，才能快速判断和检查日常管理中需要归档的材料卫生档案资料。（2）掌握使用计算机工具来满足各种档案管理要求。在今天这个高度信息化的环境中，档案管理的好坏与计算机的保密程度有着密切的关系。（3）良好的记录管理规则和标准，以保持保密性。保密原则应始终适用于职前培训。在培训结束后要立即开展安全检查，确保从业人员坚守保密原则，防止公务员的个人数据被泄露和用于其他目的。

五、总结

机关事业单位的个人档案信息化管理非常复杂，要求很高，涉及到事业单位档案管理的方方面面，不仅是信息的收集、剔除和管理，还包括主管部门对相关信息的维护和管理，以及各种软件和硬件信息系统的使用。虽然机关事业单位人事档案信息架构现状与安全、高效、便捷的档案管理要求有较大差距，但一些发展可以大大提升档案信息管理水平，为大多数事业单位提供新的档案管理方向和路径。