缪永绥

（辽宁省葫芦岛市绥中县就业和社会保障服务中心）

档案管理是事业单位管理工作中十分重要的一环，档案管理是承载人才信息的重要源泉以及对工作、项目等信息进行记录的重要途径，档案管理的工作效率关乎单位的工作进程，信息时代的到来使得传统的事业单位档案管理模式开始凸显一些问题，那么如何让事业单位适应信息时代带来的改变，让档案管理效率如何得到提高成为需要研究的课题。

一、传统事业单位档案管理存在的问题

（一）管理理念较为落后

从档案管理理念上来说，国内大部分事业单位对档案管理的重要性以及必要性的认识并不充足，甚至存在很多事业单位并不了解《档案法》的情况，因此在事业单位中档案工作缺乏秩序。档案管理认识的不足使得很多单位在进行工作的时候，仅仅注重档案的收集、整理与保存工作，但对档案的开发与利用并没有表现出足够的关注，管理工作的有效性得不到体现。

（二）管理业务差

虽然很多事业单位都设立了相关档案管理部门，但是从管理业务上来看都严重缺乏有效的管理制度与监管制度，档案管理不能发挥真正的作用。有些单位在进行档案录入、档案销毁等工作的过程中也没有制定合理的规范制度，甚至不遵守相关的法律程序，对单位以及档案相关人员会造成不必要的损失。

（三）管理设施不足

信息技术的发展给事业单位的档案管理带来了工作模式的转变，人工管理逐渐变为信息化管理，但有些单位对工作并不重视，对档案工作的进行不会投入过多的资金与精力，导致很多单位人员工作意识十分薄弱，管理工作也不能顺利地进行，甚至很多事业单位对管理设施的改良革新都不重视，没有足够的资金支持让管理模式顺应信息化的时代潮流。

从以上内容中不难看出，传统事业单位档案管理工作中存在着较多问题，这些问题严重阻碍着档案管理水平的提升，同时也在遏制事业单位快速长远发展，由此奠定了信息技术进入事业单位档案管理部门的必要性，迫切需要采用信息技术弥补过往档案管理工作的各项弊端，进而带动档案管理工作质量提升，助力事业单位实现与时俱进发展。

二、信息技术对事业单位档案管理带来的影响

信息技术是一类先进的现代化技术，给事业单位档案管理带去了巨大冲击和影响，而造成的影响不可一概而论，意味着信息技术带来了好的影响，也带来了坏的影响，可汇总为以下两点。

（一）信息时代给事业单位档案管理带来机遇

随着信息时代步伐的一步步靠近，我们的生活与工作模式都在发生翻天覆地的变化，人工被信息化、智能化技术代替，同时提高了某些工作的工作效率。对于事业单位的档案管理工作来说，信息时代的到来使得档案的业务与功能更多，提高了档案工作的重要性与优先级；另外，信息化的到来使得信息技术、互联网技术、计算机技术渗透到工作当中，档案管理模式由以前的人工工作转变为信息化的管理方式，减轻了工作人员的工作负担，提高了档案管理的效率。

档案管理是事业单位发展的重要组成部分，确保着事业单位的稳定发展，信息时代的到来使得传统的档案管理模式跟不上时代的步伐，融合信息技术的档案管理模式为事业单位更好地在信息时代取得较强的竞争地位奠定了良好的基础。

（二）信息时代给事业单位档案管理带来挑战

信息时代的到来在带来众多高新技术的同时也为事业单位的发展提出了更严峻的挑战。

随着信息化社会的到来，社会上出现了很多以往没有的职业、工作、技术等，这就导致档案管理更加多元化与复杂化，那么传统的档案管理模式应对这种情况就会显得很吃力，更先进的设备以及更完善的制度管理是现阶段需要面对的挑战，也是对事业单位上级领导的一种挑战。

另外，在信息时代到来之后，计算机等电子设备逐渐成为工作的必备工具，但由于档案管理中的员工大部分年龄较大，对新技术、新工具的学习将会成为这些工作人员需要面对的挑战。

再回到档案的安全问题上，传统的档案安全问题保障工作是对纸质档案进行的保密工作，但信息时代的到来，档案信息基本都储存到网络或者计算机终端上，而开放的网络环境使得虚拟世界也并不安全，档案信息的安全面临着新的挑战，怎样面对黑客等网络隐患是事业单位网络安全技术与系统安全的一项挑战。

16世纪，西班牙人将土豆从南美洲带回了欧洲，不过不是所有的欧洲人都能欣然接受这种在当时看来很新奇的蔬菜。法国人在1748年立法禁止种植土豆，以防土豆损害民众的健康。土豆成了名副其实的违禁品。

三、信息技术在事业单位档案管理中的应用

信息技术在事业单位档案管理中的应用是一项庞大且艰巨任务，需要提前做好部署、安排并制定可行性计划，也需要从多个方面重手，避免武断，不然可能造成混乱局面，可酌情参考以下策略。

（一）明确信息技术在事业单位档案管理中的应用模式和应用特征

要知道，信息技术作为一门先进技术，想要合理、充分应用于事业单位档案管理工作，需要率先把握其应用模式和应用特征，做到思维、观念上的转变，这是前提，亦是早期准备工作，为此，有必要先对应用模式和应用特征进行阐述、分析。

1.应用管理模式

在管理开发方面，信息技术能够对各方面信息资源进行总结分析，并通过信息技术将事业单位的档案管理信息进行高效率、系统化的处理。信息技术还具有多方位、多元化的特点，能够涉及较广的范围，有利于管理模式的创新，开辟更广的创新空间，为档案管理注入新鲜的活力，提升管理效率。对于档案管理工作来说，档案的收集整理以及检索统计都是不可或缺的部分，而进行档案管理操作的是工作人员，工作人员的操作反馈是进行管理模式优化更新的重要步骤。信息技术能够与档案管理进行十分理想化的结合，信息技术能够对信息进行收集、传输、储存、加工以及表达，完全符合档案管理模式需要的功能，有助于管理模式更加科学化，促进档案管理进行更有效的资源配置，优化信息服务，更好地服务于事业单位。

2.应用的主要特征

作为事业单位的档案管理工作面对的门类较多，并且时间跨度久，伴随着事业单位的不断发展还会源源不断的产生新的档案数据，这使得档案管理工作具有广泛性的特征，信息化在档案管理中应用时也会面对数据处理工作强的挑战，信息数据的转化，数据备份等工作量会逐年增长。另外需要注意档案信息的隐蔽性，档案信息一般都是具有隐私性的，可能当中还会涉及一些国家机密，因此怎样使信息在处理的过程中不被泄露是另一个需要面对的挑战，信息时代的网络技术十分发达，网络环境是开放的，在这种情况下，很容易受到外界不良机构的监听或者攻击，信息化建设的过程一般都会加强对信息的加密工作。

（二）建立档案信息数据库，提升档案信息利用率

信息化时代，事业单位要率先将信息技术融入档案管理部门，更要监督、督促相关人员及时采用信息技术建立档案信息数据库，以便快速对档案各类信息进行整合，确保数据库与电子系统的结合，提升档案资源的完整性、共享性。此外，事业单位也要在信息技术应用基础上，加入互联网技术，确保各个部门与档案管理部门建立联系，便于各个部门、各个岗位人员及时下载共享的数据信息，亦或是从数据库中调取信息，提高工作效率、提升数据利用率。值得一提的是，档案信息数据库要包含多样内容，包括存档时间、档案类型、档案信息规格等等，保证这些数据信息完整、具体基础上，要定期整理与更新，确保数据库信息更加丰富，为数据库信息水平的提升做好准备。

与此同时，各事业单位要积极利用各项手段对档案信息进行备份、储存，规避档案信息的泄露、丢失、损坏带来的严重损害，更要确保纸质化档案信息得以转化为电子信息储存起来，竭尽所能让信息技术进入档案管理各个环节、细节中，将信息技术的优势与功效发挥到最大。

（三）加大专业软件使用力度，优化档案管理流程

信息技术融入事业单位档案管理工作视域下，事业单位中的档案管理人员要及早明确专业软件并加大力度使用，这是转变工作方式的较直接、较有效手段，要有意识借助各类专业软件对档案信息实施精细化管理操作，也就是利用专业软件，实时修改相应档案信息以及对个别档案实施调出操作等。值得一提的是，专业软件的介入，需要配置具有软件操作能力的员工，这就需要事业单位加强档案管理部门员工的培训与考核，亦或是加大人才聘用力度，旨在通过档案管理部门人员综合素质的提升，让档案管理工作与信心技术的结合无阻力，从而在最短时间内展现信息技术在档案管理工作中的价值和作用。

在采用专业软件基础上，事业单位也要尽可能挖掘与发挥信息传播优势，从而达到完善档案管理流程目的。建议事业单位将档案管理视为主体，经由有效建设内部局域网和优化档案管理沟通体系方式，创设档案管理信息化通道，减少不必要的档案管理步骤，提高各项数据存储、应用效率，进而带动档案管理水平大幅度提升。

（四）善用云技术，推进档案管理信息化进程

现如今，云技术已经发展的愈加成熟，云端的物理接口可以是电脑，也可以是手机，将现代技术的强大功能展现的淋漓尽致，在信息技术进入事业单位档案管理部门视域下，也需要善用以信息技术为基础发展起来的云技术，进而协助相关人员提升档案管理效率。

在使用云技术过程中，要逐步树立云技术使用意识，将档案管理工作模式、流程、手段向云技术方向靠拢，将更多机密档案存储于云端，可在政府协助下做好数据库的维护，进而发挥云端支撑功能，加强数据信息的传送速度，让信息技术在档案管理部门发挥更强大功能。

（五）关注若干注意事项，确保信息技术在事业单位档案管理中的应用

信息技术在事业单位档案管理中的应用并不能一朝一夕间实现，且该项工作存在较大完成难度，稍有不慎，就会让之前的一切努力白白浪费。为此，需要在档案管理部门应用信息技术之际，关注更多细节、做好各项保障工作，如此才可以确保信息技术在事业单位档案管理中的应用达到理想状态。

其一，技术是把双刃剑，在带来便利的同时，也带来了隐患，信息技术也是如此，需要事业单位档案管理部门人员更多的关注到信息技术的各项隐患与风险，要集中更多精力和时间在信息技术的安全方面，做好安全防护至关重要。建议档案管理人员加强病毒防护，建立完善的信息安全监管系统，敏锐发觉病毒、处理病毒，为信息化档案提供强有力防护，另外，要网络加密和构建病毒库，强化对各类病毒的认知，从而增强防护力度，也借助网络加密手段，重点保护机密档案、档案传输途径，可以做到端到端加密，也可以实现节点加密。最后，控制上网行为，严禁档案管理人员浏览不安全网站、严禁进行危险操作，需要从根源把关入网权限，严格规范上网行为，通过设置口令、密码等举措对档案进行保护，防止出现恶意入侵现象。

其二，有必要制定健全的信息技术应用制度，其中内容包括档案管理部门人员信息技术操作规范、信息技术合理应用标准、错误应用信息技术且造成严重后果的行为惩戒措施等，为信息技术在事业单位档案管理部门中的应用提供约束作用。与此同时，要在制度中添加聘用信息技术人才条例、内部档案管理人员接受信息技术培训与考核条例，确保信息技术应用水平大幅度提升。

四、信息技术在事业单位档案管理中应用的思考与建议

虽然信息化已经普及到各行各业，信息技术的应用也渗透到许多行业管理工作当中，但是在进行信息化建设的过程中还是会遇到各种各样的问题，所以，不能说信息技术进入事业单位的档案管理部门中就算是成功，而是要确保信息技术在事业单位档案管理工作中应用的科学、充分并提高档案管理效率，才可以说向成功迈向了一大步。

在事业单位档案管理部门应用信息技术过程中，要思考到一个问题、认知一个事实，即网络世界作为一种开放的虚拟世界并不是完全安全的，它是很容易受到不良群体的攻击的，自身存在安全隐患。如今我们都在重视网络安全问题，它关乎着个人的隐私以及企业的机密的安全，档案管理工作面对的是个人或者国家重要的档案信息，信息的泄露对于档案持有者来说很可能会造成致命的打击，因此，在进行档案管理工作时要遵循集中统一管理国家档案，维护档案安全的原则。信息技术在档案管理工作中是否安全不仅与计算机的结构有关，还与网络环境以及工作人员的素质有关。黑客入侵对档案信息的威胁固然很大，但是工作人员不当的管理工作也容易导致档案信息的丢失，企业应加强对档案管理工作人员的综合素质教育，加强档案工作人员对信息技术的学习，培养专业的信息技术管理人才。

另外在进行档案管理工作时应抓住事业单位自身的问题，根据问题对症下药，进行有效的改良，趋利避害，根据不同单位的特征对档案管理模式进行调整，推动单位的进步。

五、结语

随着信息时代的到来，计算机、互联网、大数据等高新技术正逐渐运用到各种不同的行业当中，事业单位的档案管理是事业单位工作的重要环节，结合信息技术能够使得管理工作高效实施。而信息时代在带来机遇的同时也带来了些许挑战，事业单位档案管理部门面对挑战要不断更新自身的管理理念，规范管理标准，完善安全防护技术，提高职工素养，健全信息化制度，使单位更好地迎接信息化时代的到来。