唐山市房地产交易中心 柴军荣

近年来，国家为了稳定房地产市场、保障民生需求，对市场发展进行实时监测，并根据监测数据推出相应的调控政策，同时，建材企业、房地产开发企业、房地产经纪机构等众多相关产业链条上的企业也会根据国家出台的这些新政策适时调整发展计划。而国家对房地产市场的监测数据，大部分来源于作为监管基础和核心的房产交易部门业务档案，另外，政府多个相关政务服务部门和单位、社会企业及个人也都需要提取该部门业务档案作为依据。因此，提升唐山市房产交易部门业务档案管理利用效能，必将为国家房地产市场监测提供更加翔实、可靠的数据支撑，也必将成为助力本市政务服务发展的重要抓手。

一、房产交易部门建立业务档案的意义

房产交易部门业务档案是详细记载房屋初始登记及转移登记前历史阶段的档案，具有极强的公信力度。该类档案以文字、数字、图表、声像等形式记录房屋信息，保留了房屋相关企业和个人的印章、签名、手纹、影像、身份等信息，具有极强的法律效力，对于房屋所有者、使用者、房地产开发企业甚至国家都具有十分重要的现实意义。

（一）确保房屋面积等相关物理信息数据真实有效

为确保房屋面积数据真实有效，国家实行了房产预、实测绘成果备案制，房产交易部门对房地产开发企业委托测绘企业完成的房屋面积测绘成果进行核实备案并存档备查，同时存储相关土地、规划、建筑、图纸、预售等信息，以防止房地产开发企业和测绘企业弄虚作假、给国家和购房者造成损失。

（二）确保房地产开发项目如期交付、购房者权益不受侵害

国家实行的商品房预售资金监管制度有效防止了房地产开发企业对开发项目盲目扩张开发，导致资金链断裂，企业跑路，项目延期交付甚至烂尾等问题发生，给国家和购房者造成损失。当房地产开发企业对所开发项目出现资金拨付问题时，通过查询商品房预售资金监管档案，可直接了解预售监管资金拨付及使用情况，制定有效解决措施，立即责令进行整改，确保项目如期交房。而房产交易资金托管则为买卖双方均提供了权益保障。

（三）保护房地产开发企业、购房人及承租人权益

新建商品房预售及现售备案、房屋租赁备案等制度是有效遏制一房多卖、一房多租等违法行为，保障当事人权益的重要措施，也是一项最具中国特色的房屋交易机制，其档案查询频率高，利用价值大。

（四）为涉法违纪涉诉案件提供依据

房产交易部门业务档案能够为公检法部门提供有效的法律依据，为纪检部门办理违纪案件提供有力证据和可靠保障，还能为信访部门提供佐证材料和数据支撑，便于上述部门公正执法，提高办案效率，保护当事人权益，依法惩治违法犯罪，维护社会公平。

二、房产交易部门业务档案内容

（一）房产测绘成果备案档案

包含房产测绘报告、房产测绘成果备案、房产测绘成果变更等相关材料档案。

（二）资金监管档案

包含商品房预售资金监管和存量房（二手房）资金托管两项内容，其中商品房预售资金监管包含商品房预售资金监管银行备案及变更、商品房预售资金监管协议、工程进度节点审批、预售监管资金提取审批、房地产开发企业及项目变更、资金监管账户冻结及解冻等档案；存量房（二手房）资金托管包含存量房（二手房）资金托管协议及变更、补充协议及当事人相关信息等档案。

（三）房产交易备案档案

包含新建商品房预售及现售备案、新建经济适用住房买卖备案、存量房（二手房）转让备案、经济适用住房转商品房、旧公房出售、房屋租赁备案、在建工程抵押备案、现房抵押备案等档案。

（四）涉法涉案涉访的房屋拍卖、裁决、查封、信访档案

包含涉法涉案涉访的房屋拍卖、裁决、查封（含续封及解封）、纪检查询、信访等档案。

三、房产交易部门业务档案的主要特点

房产交易部门业务档案作为房地产档案的一个重要组成部分，具有以下特点：

（一）保存内容丰富

房产交易部门业务档案涵盖从房屋雏形建立到二手房转让阶段的所有业务办理形成的档案，保存内容相当丰富。

（二）数量多

房产交易部门业务档案具有动态性，每天随着各项业务的办理都会形成大量档案，因此，所需存储的档案数量较多。

（三）隐私性强

房产交易部门业务档案一般涉及企业和个人信息，如企业证明材料、法人信息、资金情况等，个人身份、婚姻状况、家庭、公证等信息，如果不加限制地向社会公开，造成企业和个人隐私的泄露，会造成涉法涉案涉访等诸多隐患。

（四）利用价值大范围广

房产交易部门业务档案一是可以为国家对房地产市场监测提供有力数据支撑，如房地产市场监测、房屋租赁市场监测等；二是可以为政府相关部门和单位提供可靠依据，如税务部门办理相关税收、不动产部门办理不动产登记、公安部门办理暂住证、市场监督管理部门办理营业执照等；三是可以为企业和个人提供查询，如房屋套数、产权人、备案时间等。档案利用价值大，涉及范围广。

（五）查询频率高

房产交易部门业务档案查询频率较高，日常主要集中在法院、纪检等办理涉法涉案案件，以及企业、个人办理业务提供相关依据进行的查询等。

四、房产交易部门业务档案管理现状及存在问题

（一）档案室配置低、管理不规范，存储场地不足

多年来，由于房产交易部门业务档案大多为过渡档案，存储时限比较短，仅限于登记、存储、查询等，而随着房屋办理产权登记会进行提取或移交，所以该部门对档案室的设施、设备、场地、人员配置较低，管理规范限度不高。档案室一般仅配置了最原始的温、湿度计、消防器材；档案柜还沿用原始的铁皮卷柜，甚至有些还保存在开放式的档案架上，防尘、防霉、防蛀标准要求不高；场地狭窄、密闭性差；管理人员短缺，文化和专业管理水平不高。

近年来，随着房地产市场的不断发展，新建商品房及存量房转让成交量逐年大幅增加，另外，房产交易部门近年来随着业务的拓展，又新增加了大量房产测绘成果备案、商品房预售资金监管、旧公房出售等档案，档案数量急剧上升，档案库房虽多次扩容，仍不能满足源源不断增长的档案存放要求，存储场地严重不足，档案管理工作变得越来越繁重。

（二）房产交易部门业务档案重复保存造成浪费

2017年4月，按照国家整合不动产登记职责要求，唐山市房产交易与登记业务归属部门进行了分割，房产登记部门从住建部门划归至自然资源部门管理，新成立的不动产登记部门不再要求房产交易部门将原来定期移交的新建商品房及现房买卖备案、存量房交易备案及相关业务档案进行移交，而受两部门信息共享发展进程限制，房产交易部门无法实时掌握这部分档案的利用价值，所以无法进行及时销毁，造成重复存储，在人力、物力、财力、场地等方面造成极大浪费。

（三）档案综合管理信息系统建设进程缓慢

由于房产交易部门业务档案数量大，原始的管理模式早已不能满足需求，因此，近年来该部门开发了数字房产综合管理信息系统，但因所需资金投入较大、业务不断拓展、管理人员短缺等因素，其发展进程比较缓慢，致使大量老旧档案尚未实现信息录入，查询查找困难仍然较大。另外，由于档案数量增速较快，社会查询利用范围广、频率高，建立电子档案，提升档案管理利用效能亟待加速。

（四）档案信息共享率不高

近年来，国家提出促进政务服务跨地区、跨部门、跨层级数据共享要求，但进展却不是很快，尽管唐山市在办理存量房（二手房）交易业务环节已实现了税务和不动产登记部门的信息共享、联合办公，但其他大部分业务的办理还都停留在各部门使用各部门的信息系统，系统对接工作基本尚未列入日程，因此，档案数据信息共享率不高。

（五）档案专业管理人员短缺

目前，房产交易部门档案管理人员一般都年龄较大，文化水平参差不齐，对档案管理工作认识不够，管理水平不高，其中具有档案专业技术职称的工作人员更是少之又少，因此，必须加快档案业务管理人员队伍建设，加强人员培训，不断提高人员思想道德和业务素质，提升管理能力和水平，以缓解档案专职管理人员严重短缺问题。

五、房产交易部门业务档案利用现状及存在的问题

（一）房产交易部门业务档案利用现状

房产交易部门业务档案因其具有极高的社会公信力和法律效力，日常查询量大，利用率高。

1.为公检法纪检信访部门提供依据

房产交易部门业务档案室设立专门查询窗口，日常要接待大量公检法纪检信访部门房屋查询业务，调取汇总相关档案，并提供材料复印件。

2.为企业和个人提供房屋信息依据

房产交易部门业务档案室日常的主要查询工作是为企业提供所需信息；为个人提供本人及其亲属的房屋信息查询服务，了解本人房屋信息，为其提供办理其他相关业务依据。

3.为办理新建商品房退房手续提供依据

购买的新建商品房出现房屋质量、个人重大变故等问题需要退房时，房产交易部门业务档案同样提供办理依据。

（二）房产交易部门业务档案利用存在的问题

1.完成初始和转移登记的房屋交易备案档案失去利用价值

因不动产登记部门在办理房屋初始登记时需房地产开发企业或个人提供新建商品房及现房买卖备案档案信息，办理转移登记时需房屋所有企业或个人提供存量房交易备案档案信息，初始和转移登记完成后，不动产登记部门均对上述档案信息进行存储，故房产交易部门这部分档案已失去保存和利用价值。

2.未录入数字房产综合管理信息系统的老旧档案查找利用困难

由于早期房地产市场管理不规范、个人对房屋登记认识不够等原因，造成有些房地产项目入住多年，房地产开发企业或个人仍未能办理房屋产权登记，而房产交易部门保存着大量这样的老旧档案，一直不能提取、移交或销毁。而受档案管理人员短缺、前期档案管理不规范、财力支持不够等原因影响，这部分档案也一直未能录入数字房产综合管理信息系统，甚至好多仍未建立电子检索查询目录，因此查询利用相当困难，有时要耗费大量人力和时间。

3.数字房产综合管理信息系统不完善，利用效率不高

数字房产综合管理信息系统开发利用时间不长，各项功能尚不完善，存储信息也不全面，存储、查询、利用都受到一定限制。

4.电子档案发展缓慢，查询利用仍耗时费力

随着社会的进步和科技的发展，电子档案成为档案管理的必然趋势，但房屋电子档案发展缓慢，至今仍未实质性进入普及阶段，因此，房产交易部门业务档案仍需保存纸质材料，这就使得查找利用耗时费力。

5.与相关房产子系统及相关部门和单位信息系统未建立互联互通，档案信息提取受限

与相关房产子系统及相关部门和单位信息系统未建立互联互通，仍需耗费人力进行纸质档案收集、运送、整理、扫描、立卷、归档、查询、查找、利用；相关政务服务部门和单位办理业务时不能实时提取利用所需房产交易业务档案信息，服务效能受限。

六、提升房产交易部门业务档案管理利用效能，助力唐山市政务服务发展的对策

（一）加强档案业务管理人员队伍建设

房产交易部门业务档案是重要的房地产档案，必须要有一支过硬的档案管理人员队伍进行管理。一是要加强培训，提高档案管理人员的思想认识、职业道德、业务水平；二是要输入和培养一批具有档案管理专业中级以上职称的技术骨干，不断提高管理水平，创新管理模式，引入先进的软硬件，使档案管理和利用尽快达到现代化管理水准。

（二）加大房产交易部门业务档案管理投入

唐山市房产交易业务档案管理目前尚处在初级管理水平，人员、场地、软硬件设施备案均不标准、不完善、不规范，急需加大财政投入，扩容增效，配备充足的存储场地，开发完善的数字档案信息系统，建设高标准的查询利用空间。

（三）加快推进数字房产综合管理信息系统建设

先将房产交易部门所有业务子系统进行整合，逐步实现各项业务办理全程无纸化电子存储、网上审批。加快推进数字房产综合管理信息系统与各业务子系统的互联互通，未来要实现房产交易业务档案数字化管理。

（四）协调房产交易与不动产登记部门建立档案共享利用机制

政府要协调房产交易与不动产登记主管部门，建立两部门档案共享利用机制，使不动产登记部门在办理初始登记时直接在房产交易部门提取新建商品房及现房备案档案信息；办理转移登记时直接提取存量房交易备案档案信息。房产交易部门在办理新建商品房备案、存量房交易备案、房屋租赁备案等房产交易业务时，直接在不动产登记部门提取房源等信息进行核验。

（五）协调联动各相关政务服务部门和单位建立互联互通、信息共享机制

可以探讨以楼盘表为基础框架，搭建完善的数字房产综合管理信息系统平台。一是协调联动相关部门和单位，制定切实可行的互联互通、信息共享方案和措施标准；二是相关部门和单位各自整合相关业务信息系统，达到互联互通软硬件要求； 三是实现全部信息系统互联互通，信息实时传送、利用；四是建立起集房屋面积为基础的物理信息、交易备案、转让、不动产登记、租赁、抵押、金融、公积金、公共维修基金、水、暖、电、气等为一体的房屋全面信息的数字房产综合管理信息系统平台。

七、总结

房产交易部门业务档案管理和利用需要开拓创新、不断发展，才能满足社会进步的需要，才能满足各相关政务服务部门的需要，才能满足百姓对便利生活的需要，因此，大力提升房产交易部门业务档案管理利用效能，尽早实现包含房屋全面信息的数字房产综合管理信息系统平台的运用，必将助力本市本省乃至国家政务服务快速发展。房产交易部门业务档案管理和利用未来发展前景可期，需要下大力气进一步深入探索。