付国宝， 马婷婷

(中远海运科技股份有限公司， 上海 200135)

0 引 言

在数字化转型的大背景下，国务院国资委于2022年2月下发了《关于中央企业加快建设世界一流财务管理体系的指导意见》，要求围绕构建世界一流财务管理体系的目标，完善全面有效的合规风控体系和前瞻的财务数智体系。

某大型集团公司(以下简称“集团”)的业务领域主要包括航运、港口、物流及相关金融等，其“十四五”时期的财务管控目标是：由集团牵头统建，以业财融合和提升决策支持能力为主线，加快业财的数字化转型步伐。目前，集团各下属公司已基本实现核算系统、财企直连和税务云平台统一集成，但其与财务费用相关的系统——费控管理信息系统仍沿用各下属公司自建的系统，尚未实现有效集成和统一管理。为此，构建整个集团统一的费控管理信息系统迫在眉睫，通过集成各类消费平台、财务系统、财企平台和税务平台，实现费控业务全流程的数字化、信息化、智能化和规范化，实现事前、事中和事后各环节的财务数据共享，为费用审计提供可追溯的数据支撑，使集团的费控管理工作更高效。

针对上述需求，遵循预算控制、流程规范和过程审计等刚性原则，在现状调研和问题分析的基础上，设计基于业财融合的费控管理信息系统构建方案，用以规范费用报销、提高报销效率、节省费用支出、提升用户体验、强化预算控制和推进业财融合等，助推集团的财务数字化转型和财务共享系统建设。

1 业务现状与问题分析

当前，集团总部及其下属各公司的费用报销系统因建设年代和采用的建设方案不同，在应用方面存在一定的差异，尚未实现统一业务流程和统一管理模式。通过分类整理，可将集团各下属公司采用的费用报销模式分为以下几种：

1) 使用费控平台软件产品进行费控管理，技术相对先进，基本上能满足自身的费控管理需求；

2) 采用自研软件产品进行费控管理；

3) 通过OA(Office Automation)系统进行费控管理；

4) 暂无成熟的费用报销平台，报销模式仍以传统的线下方式为主。

由此可知：目前集团尚无针对费控管理的统一模式，存在信息填报工作量大、审批效率低和财务管控后置等问题；各下属公司的费控管理的信息化水平良莠不齐，数据标准自成体系，孤岛现象明显；财务核算、税务云平台等与费用管理业务相关的统建系统之间的集成效率不高，使得集团的费控管理在管控下达、审计监督、宏观分析和服务员工等方面存在诸多短板。

2 系统构建思路及原则

该费控管理信息系统主要基于数字化转型和财务共享的理念规划设计，规划具有前瞻性，能契合集团未来3～5 a内的业务发展需求，同时需求充分考虑各系统的衔接，减少重复投入。构建该系统遵循的主要原则如下：

1) 做好业务流程与财务管理的密切融合[1]。在实现业务功能和流程的基础上，满足内部管控和审计的要求，在系统设计上加强对事前、事中和事后各环节的控制。

2) 选择采用先进、成熟的技术，保证系统的稳定性、可靠性和高并发性满足要求。系统采用成熟的Spring Clound微服务架构，能支持未来自动化和智能化技术的拓展。

3) 使系统具有良好的可扩展性和集成性。采用微服务架构和Antdesign基础组件开发技术对服务进行合理化拆分，可灵活地添加服务集群的实例，提升系统的服务能力，以及后期与外部系统进行数据交互管理的能力。

4) 坚持可管理和可维护性。可快速响应不同公司和不同行业的费用管控要求，可进行差异化配置和管理。

5) 提升用户体验。支持不同组织和运营管理的要求，支持便捷填单和审批，支持费控数据可视化分析，满足不同用户的分析需求。

6) 考虑费控管理信息的数据资产化，加强数据治理，可为企业管理数字化体系的构建和费控业务可视化分析提供数据支撑。

3 总体方案架构

3.1 业务流程描述

通过构建费控管理信息系统，梳理、统一集团的费用报销流程和相关规范，包含费用体系、预算体系、核算体系、审批授权体系和政策标准等，实现从费用申请、费用报销到付款的全流程标准化线上管理，建立从费用预算制定、费用申请、报销、控制、审批、制证到结算的全流程管理的电子化[2]。通过OCR(Optical Character Recognition)识别、商旅平台统一结算和发票验真查重等信息化手段，实现填单、在线审批和预算控制。图1为费控管理信息系统的业务流程。

图1 费控管理信息系统的业务流程

3.2 业务功能架构

费控管理信息系统平台的业务功能由基础应用功能和财务共享功能2部分组成，图2为系统的业务功能架构[3-4]。基础应用功能以预算管控、报销管理和账务处理为主，通过统一费用申请入口、统一报销入口、统一流程审批入口和统一财务共享审核，具备初步的财务费用报账共享功能，有财务共享需求的公司可基于该平台拓展应用功能，不断推动业财融合，优化业务流程，提高工作效率。该系统的主要功能如下。

图2 费控管理信息系统的业务功能架构

1) 费用预算管理。

系统可对费用预算的组织、填报周期、指标和维度等进行初始化设置，支持预算目标的分解下达，可从年度、季度和滚动预算等多个维度,以及部门或个人等多个口径进行预算编制，可对预算进行调整和汇总合并，支持预算审批，实时监控预算执行情况。支持以不同的方式进行预算管控，支持多层级、多维度预算管控，如采用弹性通知、刚性控制、弹性与刚性相结合的控制方式。

2) 费用报销管理。

支持费用申请填报和审批，申请通过之后方可进行费用报销。根据管控要求，可在申请费用和填报相关信息过程中进行预算控制。

系统支持对各类场景差旅和其他日常报销数据进行采集。对于差旅报销，员工出差结束之后，可选择“出差申请单关联”发起报销，相关报销单信息自动带入系统中，减少人工填写。在提交费用报销单请领导审批时，系统根据费用项目定义的各种预算控制模型执行预算管控。系统支持对多业务场景差旅报销补助的计算。系统提供灵活的费用项目和费用类型定义。

系统支持员工借款和还款管理。员工提交借款单，审批支付完成，收到发票之后填写费用报销单，财务部门在审核报销单之后进行借款核销，若借款有剩余，可向员工退款。

系统支持费用类/采购类付款和预付款管理。既可根据合同的付款计划在系统中自动生成付款单或预付款单，又可根据合同的付款信息主动发起申请，与合同关联，并对合同付款额进行控制。支持合同预付管理，到票之后关联预付款并核销，同时占用预算。

3) 财务处理。

系统可自动产生报销单费用、报销核销、付款和退款等所有相关业务的报销单证，根据单证的信息和财务核算规则，自动生成会计凭证。

4) 发票审核。

对接集团的税务云平台，提高税务管理工作效率。通过税务云平台验证接口发送发票信息，验证发票的真伪。发票池管理功能支持对发票的重复报账查验，第一次报销之后，系统会将与该发票关联的报账单号记录到发票池中，若再次报账引用同一张发票，系统会强制校验无法通过。财务部门审核完报销单之后，可通过调用税务云平台的认证接口进行发票认证。

5) 移动端应用。

集成企业微信，可登录移动端程序，在线填报、修改和提交报销单，支持审批提醒和审批功能。集成OCR工具，员工可通过移动端程序扫描发票，通过OCR接口技术识别，自动录入发票信息。

6) 消费平台统一结算。

对接商城/商旅平台，集成机票预订及退改签、酒店预订、公务用车申请和物资采购等功能，由各单位统一进行发票核对和资金结算(对公)，减少个人垫付，减少费用报销业务量，提升工作效率。以商旅平台接口为例，差旅申请审批通过之后，调用消费商接口，将申请单同步发给消费商进行因公消费，报销人可单点登录商旅平台进行消费预定。消费商通过校验对应的申请审批单进行规则检查和控制。订单完成之后，商旅平台回传订单信息给费控报账平台。系统支持对各商城平台进行比价，提高采购效率，节省费用支出。

7) 直连支付。

对接银企/财企平台，所有满足付款条件的单据基于合并规则生成付款单，资金审批之后，通过银企/财企平台完成直连支付。若因付款信息错误导致付款失败或银行退票，可在修改信息之后重新发送付款指令。支付完成之后，将支付结果回传给系统，系统完成对报销的核销。

8) 影像管理。

提供全面的资料扫描、数据存储，以及高效的影像查阅等基本业务资料影像管理功能。将电子影像与实体单据业务信息相关联，实现资料影像垮地域、跨系统和跨部门调阅。

9) 电子档案和财务共享。

支持根据相关会计档案进行信息查询，支持凭证联查及报账单、自制原始凭证和发票等附件在线调阅。根据未来档案管理的要求，实现电子档案统一管理。

通过统一费用申请入口、统一报销入口、统一流程审批入口和统一财务共享审核，具备初步的财务费用报账共享功能，有财务共享需求的公司可基于该平台拓展应用功能，不断推动业财融合，优化财务工作流程，提高财务核算效率。

10) 可视化场景分析。

建立企业费用数据标准，数据域包括组织架构(管理公司、员工)、核算架构(成本中心、法人主体)、财务数据(会计科目、银行账号、预算项目、费用项目等)和客商(供应商、员工)等，从费用数据源头解决数据质量问题，为未来费用业务的有效分析和可视化应用提供数据质量保证。

基于费控业务数据创建费用可视化场景分析，满足不同用户的使用需求：

(1) 员工可通过个人看板查询报销进度、费用发生情况和个人差旅费分析结果。

(2) 财务和审计人员可实时查询公司、部门及个人的费用预实分析和趋势分析，便于及时发现问题并予以纠正。

(3) 公司不仅能查询各维度的分析结果，而且能通过设置的算法模型辅助资金管理者进行预测分析(如未来一段时间内的报销费用资金流)，辅助内控管理人评估报销费用的合规性(如差旅费与业务活动行为是否匹配等)。若在查询过程中发现问题，可先通过结果查询到明细数据，再分析数据的可行性。

使用者获取分析数据之后，可根据使用效果和分析管理要求不断优化并验证分析维度和模型，最大程度地发挥财务可视化处理数据的功能和价值。

3.3 应用架构设计

系统应用架构分为表现层、服务层、业务层和数据层等4层，见图3。

图3 费控管理信息系统应用架构

1) 表现层：为用户提供基于vue技术的前端数据操作界面，使用Antdesign基础组件为工作流建模和业务操作提供丰富的增删改查控件，可采用XML(Extensible Markup Language)或JSON(Java Script Object Notation)数据格式与服务层和业务层进行数据交换。

2) 服务层：相当于中间类的作用，中间的工厂类提供一个能让调用者使用的通用接口。

3) 业务层：包括业务逻辑实现和数据接口，当接收到来自表现层的用户数据请求之后，通过调用不同的业务逻辑分支进行数据处理，并将执行结果提交给数据层，进行持久化保存之后反馈至表现层展示。

4) 数据层：用于存储业务数据和数仓数据。

3.4 技术架构设计

集团的费控管理业务较为复杂，终端用户较多，结合对系统的稳定性、可靠性、高并发性和应用服务资源弹性配置的要求，该系统的技术架构采用基于Spring Cloud的微服务架构。

微服务架构是一种将单体应用程序开发划分为一组小型服务开发的架构，每个服务都运行在自己的进程中，各服务间的通信采用轻量级通信机制实现。相对于复杂的单体应用，微服务架构具有以下优点：

1) 将单个服务拆分为多个微服务，解决了费控业务复杂的问题；

2) 每个微服务只需关注自己的业务，降低了开发的难度；

3) 每个微服务都可独立部署，并根据自身需求精细化分配物理资源；

4) 可快速添加服务集群的实例，提升整个微服务集群的服务能力；

5) 各服务之间的耦合度下降，职责单一。

Spring Cloud是基于Spring Boot的一整套微服务框架，利用Spring Boot的开发便利性巧妙地简化了分布式系统基础设施的开发流程，如服务发现注册、配置中心、负载均衡、断路器和数据监控等。

集团的费控管理信息系统采用的主要架构组件如下。

1) 前端界面：采用主流前端框架技术vue和Antdesign组件，为用户提供具有高度互动性、丰富体验和强大功能的客户端。

2) 服务网关API(Application Program Interface):负责转发请求给对应的服务。

3) 注册中心Eureka:当client向Server注册时，会提供一些元数据，例如URL、主页、主机和端口等。Eureka Server接收来自于每个client实例的心跳消息。若心跳超时，则通常将该实例从注册server中删除,方便对服务进行监控。

4) 配置中心Config：在分布式系统中，由于服务数量较多，为方便对服务配置文件进行统一管理，实时更新，需要分布式配置中心组件。

5) 断路器Hystrix：实现服务降级、服务熔断、线程和信号隔离、请求缓存、请求合并及服务监控等功能。

6) 服务模块:采用Spring Cloud微服务开发方式，可灵活地根据业务拆分模块,实现多服务形态。

系统根据费控管理业务的特点，将服务拆分为费用预算管理服务、费用报销管理服务、财务处理服务、发票审核服务、消费平台统一结算服务、影像管理服务、可视化场景分析服务和异常处理服务等,支持对服务的快速部署和无感升级。图4为费控管理信息系统技术架构框图。

图4 费控管理信息系统技术架构框图

4 结 语

为满足集团的费控管理需求，针推该企业的特点，遵循预算控制、流程规范和过程审计等刚性原则，在现状调研和问题分析的基础上，设计了一种基于业财融合的费控管理信息系统。通过构建该系统，主要实现了以下功能：

1) 实现了费用业务与财务审核和凭证核算的融合，用以提高费用报销效率，提升用户体验，节省费用支出；

2) 利于加强预算控制，规范费用报销，满足过程审计等刚性要求，为未来财务共享打下良好的基础；

3) 通过进行财务数据可视化分析，便于信息使用者快速获取相关财务信息；

4) 依靠现有的技术架构，支持技术迭代和系统优化升级，赋能财务共享、大数据分析和辅助经营决策等，助力集团财务管理的数字化转型。