姜嘉琪

（西安市高陵区财政局，陕西 西安 710200）

行政事业单位原有的业务信息系统存在着信息重复采集、系统功能交叉、数据交换困难等弊端，也不利于财会人员做数据汇总分析，满足其不同的数据统计需求。信息化技术的进步减轻了行政事业单位财会人员会计核算的工作量，同时，决策者在信息技术发展建设的过程中也因更容易取得即时的财会信息，进一步提升了工作效率、管理水平及分析问题的能力。

新的信息化系统将原先分散独立的业务管理整合成信息通畅、数据集中、覆盖所有财政业务和财政资金的一体化财政管理信息系统。

一、财会信息化建设对行政事业单位的重要性

（一）为财会工作高质量发展夯实基础

财会信息化发展有助于行政事业单位预算决算工作的有效开展。每年年末，各行政事业单位都需要对接同级财政部门相关业务科室做好下一年的部门预算及当年的部门决算工作，在传统单机财务软件填报预算编制时，由于数据无法实时更新共享，财政资金使用进度及是否符合年初申请均无法及时查询，因此预算管理工作无法有效开展。现在，借助信息系统技术的发展，预算编制工作从传统的手工编制、财务软件编制到现在的云系统上传财务数据，所有行政事业单位的资金申请、拨付、支付情况及支付进度均可以实时更新、随时查找，为预算管理工作的有效开展奠定了良好的基础。行政事业单位在做部门决算时，也由于可以及时通过信息系统平台迅速提取所需财报数据，而使得为决算工作打好基础，确保决算工作顺利完成。信息系统的便捷性，在很大程度上减轻各行政事业单位财会人员的数据负担。

（二）保障数据质量，提高决策效率

一方面，财会信息化建设的发展将行政事业单位的财会人员从传统的日常记账、报销、核查的等烦琐的工作模式解放出来，转变为数据录入、提取、分析等，为财务人员从记账会计向管理会计的转变提供了可能，进一步提升行政事业单位的管理水平。另一方面，由于信息化技术的发展，极大地提高了数据处理的效率，使得财会人员对财务信息的提取、分析不再是过去的“事后总结”，转变为“提前规划”，这种即时提取、实时分析的模式，有效确保了数据的时效性，从而提高决策效率。

（三）加强内部控制，降低财政资金风险

财会信息化建设的发展使得行政事业单位财政资金的拨付流程从“线下”转为“线上”，每一笔财政资金的流动都“透明”“可视”，单位的财会人员不必再像以前一样，资金申请报告递交到财政部门后需要靠等待或者打听才能知道资金拨付情况，“线上”拨付的普及很大程度上降低了资金流动过程中“人为干预”的因素，强化了对财政资金的监管力度，在降低信息不对等的同时也降低了由于人工操作而造成的控制缺陷。在控制环境良好的情况下，信息化建设使得单位更容易建立有效的控制活动，最大程度地降低财政资金风险，确保行政事业单位的稳定运行。

二、行政事业单位财会信息化建设中存在的问题

（一）复合型财会人员比较匮乏

财会信息化系统建设是一个涉及面广、业务性强的工程。系统搭建既要考虑实际业务需求，又要符合运行机制、权责分配以及成果输出等客观因素，因此，财会系统的搭建运维需要具有一定财会知识储备的人员来参与，若前期系统设计调研不全面、不深入，后期搭建时将极容易造成系统缺陷，导致行政事业单位财会系统问题频发。

另外，财会信息系统在普及应用时，也比较依赖具有专业财会知识储备的运维人员，否则系统在应用初期基础的会计信息录入、建账、增设合适的会计科目及报表设计等方面都容易埋下后期无法使用或不能充分使用的隐患。目前大多数实际情况往往是系统的技术运维人员不懂财会基本理论，不能理解财会人员最终想要数据报表或分析图表，而财会人员大多不懂系统操作，不能很好地在报表之间设置勾稽关系，导致后期在提取数据进行报表分析时得不到满意的查询结果，无法有效利用数据，为决策提供高效依据。

（二）不同信息系统衔接不畅，数据发送存在异常情况

行政事业单位财政资金的线上拨付需要财政资金系统与银行系统的衔接，代理银行与清算银行如果不是同一银行的话数据发送也需在不同系统之间转移，若其中一个系统升级或发生异常，该笔支付业务就存在数据发送异常的风险，届时需要大量人工查询并反复核算，确认数据是否正确无误，造成财会人员数据核对的工作压力。

同时，由于系统数据发送异常，也会造成各项支出指标导出异常，年末对账时，各行政事业单位财会人员无法从系统中完整地导出收入、支出明细，只能通过银行流水核对整年账务，银行无法出具单位收入支出明细表的电子版，在有的行政事业单位年业务量很大的情况下，会造成财会人员对账工作的极大困扰，不利于该单位按时完成年末部门决算工作，财政部门在汇总报送本地区部门决算总数据时，也会因个别单位部门决算未按时报送数据而延迟完成本地区的决算任务。

（三）业务流程设计不合理，存在权限冲突

财务信息化系统建设的环节较多，涉及所有的行政事业单位，从年初部门预算到项目录入、资金申请、年终决算再到决算公开，几乎所有的业务流程都会涉及各单位财务人员及财政部门所有业务科室的审批人员，因此需要对资金拨付流程的环节做出充分考虑，既要符合数据采集需求，又要满足岗位审批权限，设计难度较高。

目前，行政事业单位的资金拨付系统的设计或多或少存在一些流程设计不合理或审批权限相冲突的情况，如单位的一笔资金支付业务在某一业务科室审批需要初审、终审、下达等多道审核程序，审批流程较为烦琐，降低了资金的拨付使用效率；再比如某一岗位在审批权限上同时拥有终审和下达权限，存在职责不分离，权限冲突的问题。财会系统中不合理的流程设计，权限冲突会极大地造成业务环节的堵塞，导致行政事业单位在面对应急突发事件时，财政资金不能及时拨付，进而影响政府工作安排落实，严重滞后时，还会追究相关人员行政责任。

（四）系统软件功能单一，报表设计不合理，不能满足多种决策需求

行政事业单位现有的财会系统内容虽然基本涵盖所有的业务范围，但是个别报表模块仍然存在功能单一，报表设计不合理的情况，如财政部门年末与各行政事业单位部门决算对账时，原本只需要导出各财政代管子账户余额即可，个别单位余额对不上时才需要导出子账户明细。但在现有云记账系统中，需要按照各自预算代码分别导出所有单位的对账单，才能查询各自账户余额，造成对账工作的极大不便。且财会人员不能根据自身需求提取不同数据结果，只能根据现有数据自行造表核算，影响决策效率。

（五）新业务流程测试时间较长，数据发送存在风险

一般来说，行政事业单位的资金业务审批流程测试环节较多，范围涵盖申请单位、主管部门、财政部门以及代理银行中的多个部门的众多岗位，它需要所有相关的职责人员通过真实的工作流程才能完成测试，一笔业务从申请单位的信息录入、提出申请、到财政部门指标初审、终审、下达，数据发送，最后由代管银行的资金垫付及清算银行的资金清算，整体完成后才算支付成功，中间涉及业务节点较多，虽然保证了内部控制的完整性，但是如果部门之间沟通不畅，一笔资金的支付业务很容易卡在某一环节，造成资金滞留，极大地降低了资金的使用效率，遇到紧急事情发生时，资金的及时性很难得到保障。

各系统之间存在不兼容现象，偶尔会造成数据丢失、遗漏的现象，为完成账务准确无误，财会人员需要耗费大量的精力寻找数据丢失节点，联系相关运维人员解决问题，这造也会成财会人员在账务核算中极大的不便。

（六）财会人员保密意识不强，数据存在泄漏风险

行政事业单位的财会人员由于日常工作烦琐，经常接收各级部门下发的需统计不同口径的财务报表，因此很多财会人员有时候为统计报表数据不得不在不同的报表系统中切换，为了自身工作的便利性，会将所有财务报表软件的登录密码设置的都过于简单，有的甚至不设置登录密码，这在一定程度上很容易造成数据被篡改、丢失甚至泄漏的隐患。若有的行政事业单位由于职能的原因，具有保密需要，这种情况就极易造成泄密隐患，甚至可能造成国家重大损失。

三、行政事业单位财会信息化建设问题的改善策略

（一）转换思想，培养复合型财会人员

行政事业单位财会信息化建设的发展使得现有的财会岗位对财会人员的要求已不仅仅局限于准确记账、核算无误，而是转向需要既能熟练操作系统又有财会知识储备的复合型人才，因此，行政事业单位可通过定向培养或从外部招聘的方式储备相关人才，通过定期培训展开引导，将信息化理念渗透到日常工作中，同时结合相关考核激励制度，提高财会人员对信息化建设的积极性，从而达到全面提升财务人员掌握信息技术的能力，优化人才结构的目的。

（二）实现信息共享，及时处理数据异常情况

由于资金支付业务流程各节点的信息系统各不相同，且各系统负责的具体内容不同，建议单位的财会人员保持与财政部门及银行对公人员每天及时沟通，信息共享，数据出现异常情况时及时做好各自自检工作，核对各自账务处理情况。形成系统为主、人工为辅的账务处理链条。

另外，建议财政资金系统与银行系统在不影响安全性的前提下可以相互兼容，达到数据共享，这样，一方面可以清楚及时地看到每一笔财政资金支付处于流程的哪一环节，防止数据丢失不见，另一方面可以在不同系统向上报送各自统计数据时及时进行三方核对，防止误报、漏报，确保各口数据准确性。

（三）优化流程，做好职责分离和权限设计

在做信息系统搭建设计时，可以充分考虑各单位各自主要职责、人员权限，把机构职能优化、职责关系理顺作为重点调研内容，在充分调研的基础上，可以重点考虑账务处理的必要流程以及各审批岗位的角色定位，尽量减少审批流程环节冗余，提高资金拨付效率；在做各审批岗位权限设计时，要充分考虑各部门的角色定位以及各自岗位的职责特征，对各个环节的审批权限做好具体分析，防止权责不符、职责不分离的情况发生，最大限度地规避各行政事业单位财政资金的风险。

（四）完善功能，合理设计报表

一个合理有效的财会信息系统可以为一个地区所有行政事业单位的顺利运行提供基本保障，其高效的数据处理特点可以使各部门得到更加真实、及时化的财务信息，但是由于行政事业单位各政府职能不同，因此所需统计财务数据的口径也各不相同，系统设计者在搭建财会信息系统时除了考虑所有行政事业单位共性的财务基本需求之外，可以根据各单位各自的职能特征，多考虑不同专业财会人员的意见和建议，结合业务实际和财会人员具体需求合理设计财会报表体系，并通过不断地完善报表功能，满足各行政事业单位财会人员对于不同财务信息提取加工的需求，保障各行政事业单位基础数据的完整和底层逻辑。

（五）保持高效沟通，合力缩短测试时间

行政事业单位、财政部门与银行首先应明确各自职责，加强协作，形成有效的沟通机制：一方面在保留必要审批流程的前提下尽量简化财会信息系统资金拨付业务环节，缩短财政资金的在途时间，另一方面保持高效沟通，形成合力，全面排查业务流程中的“断点”“堵点”，及时解决存在问题，在新业务流程普及之前，高效完成测试所有环节，缩短测试时间，从而减少行政事业单位财政资金拨付的试错成本，有效降低系统管理成本。

（六）提升安全意识，做好保密措施

为确保数据安全、防止数据泄漏，行政事业单位可定期或不定期安排相关责任人员和财会人员开展保密知识教育培训，培训可以通过多种形式开展：如专题讲座、头脑风暴、小组围读、学习沙龙等，从源头主动增强相关责任人员的安全意识，提高财会人员的风险意识。同时，可尽快建立完善的信息安全制度，坚持责任落实到人，通过安排专职人员定期或不定期查杀病毒、备份财务数据、更新杀毒软件，科学设置网络权限等方式来增加数据的安全性，防止数据泄漏、丢失，为数据的安全性、保密性创造良好的控制环境，降低数据丢失、篡改风险、设计有效的数据管理控制活动的同时加强信息与沟通、并做好内部监督工作。

四、结束语

信息化建设给我们的工作带来极大便利的同时，也带来很多新的挑战，如复合型人才缺失的短板日益显露，数据安全的问题进一步加深，各部门如何做好信息共享以便更好地利用大数据进行分析迫在眉睫。因此，如何利用好信息化，成为当前财会人员面临的一大问题，信息化建设的发展使得财会人员的工作渐渐由幕后转向幕前，更为行政事业单位日后的战略发展提供数据支撑。