张凯

摘 要：随着当前大数据时代的到来，在各行各业中我们几乎都能够看到大数据的身影。档案管理是事业单位日常工作开展中的一项重点内容，在档案管理的过程中融入大数据相关技术，能够有效提升事业单位的档案管理效率以及档案管理质量。基于此，本篇文章以事业单位为例，简单分析了大数据技术在事业单位档案管理中应用的有关内容，仅供参考。

关键词：大数据技术;事业单位;档案管理;应用分析

近几年无论是我国的科技还是我国的经济都处于快速发展的阶段之中，而档案管理这一工作在我国事业单位中的重要性也越来越突出。对于事业单位而言，如果无法高效开展档案管理这一工作，可能会对事业单位的工作产生负面影响，这对于事业单位的长期发展而言显然是十分不利的。因此，在新时期中，各事业单位除了需要对档案管理这一工作引起足够的重视外，也需要在其中积极融入大数据等相关技术，确保该工作开展的高效性。

一、事业单位档案管理应用大数据技术的作用

事业单位在开展档案管理工作时，使用大数据技术的优势主要可以体现在两个方面。首先，使用该技术可以说是时代发展的一个必然趋势。如今，我国的信息技术获得了快速的发展，这也给我国事业单位档案管理工作的开展带来了挑战。尤其是在我国大学生毕业人数逐年增长的前提之下，使得事业单位中的档案数量也在不断增加。如果事业单位依旧选择使用较为传统的档案管理方式，往往难以满足时代的发展需求[1]。基于此，通过大数据技术的融入，一方面可以提升档案信息的安全性，另一方面，也能够帮助事业单位更为全面地掌握员工的真实档案资料，并以此为基础，来实现员工价值的最大化。其次，使用该技术，对于事业单位自身而言也具有诸多优势。在开展档案管理时，较为传统的方式往往是利用人工的方式来进行抄录等工作，而这种人工的方式，不仅需要耗费较多的时间，还可能会在抄录的过程中出现一些错误。基于此，融入大数据相关技术，可以使档案管理工作的开展更为便捷高效，使档案的信息价值可以得到最大程度的发挥，不断推动事业单位的发展。

二、事业单位档案管理现状

事业单位档案管理现状主要可以从三个方面来进行分析。首先，从效率这一角度来说。以往在开展档案管理的时候，所选择的主要是人工这一方式，使得一些资料没有被及时的保存到电脑之中。而档案的类型本身就是有所不同的，在对不同类型的档案资料进行整理的时候，工作人员没有做好明确的分类，导致一些档案无从查找，甚至还会出现档案丢失的情况。其次，从管理机制这一角度来说。一些事业单位在开展档案管理工作时，并没有对档案管理人员的责任进行较为明确的划分，也没有制定完善的奖惩机制以及考核制度，导致档案管理人员在开展工作时缺乏一定的约束[2]。最后，从工作人员意识这一角度来说。由于事业单位本身的性质，导致一些档案管理人员在开展工作的时候，缺少较为强烈的危机意识。此类档案管理人员在进行档案管理的时候，习惯墨守成规，不愿意去学习新的技能，也不愿意把新技术融入到档案管理之中，导致事业单位档案管理的效率难以提升。

三、大数据技术在事业单位档案管理中的应用策略

（一）制定新型档案管理机制

事业单位在开展档案管理这一工作时，往往还需要建立起相应的档案管理机制，使各项工作的开展都能够有据可依。基于此，在大数据背景下，对于事业单位而言，如果在进行档案管理时融入大数据技术，也需要建立起与之相对应的管理制度。首先，事业单位还需要针对档案信息的收集与整理等制定相应的制度，以此为基础，来使档案管理工作人员的工作更为规范化，切实提升档案管理工作的效率。其次，在开展档案管理时，为了使用户更为便捷地查阅档案，事业单位也需要建立起相应的查阅制度等。最后，在大数据背景下，档案管理工作的开展也会存在一定的信息安全隐患。对此，事业单位也需要制定相应的信息安全管理制度，不断提升档案管理的质量。

（二）建立档案数据共享平台

如今我国信息技术的发展十分迅速，而各类现代化的信息技术也已经融入到了我们生活中的方方面面，与人们的日常生活有着十分密切的关系。依托大数据这一信息技术来开展档案管理工作时，将档案信息进行共享，已经成为了一个主要的发展趋势。基于此，对于事业单位而言，还需要及时建立起档案数据共享平台，要对数据库中的资源进行深入开发，并需要与其他资源之间形成有效的共享。另外，对于事业单位而言，也可以依托大数据技术来建立起相应的数据库，并在该数据库中，对各类人员以及事件的情况进行记录。比如，一些部门需要调取内部员工的档案，那么该部门的负责人员还需要先进行申请，当申请通过之后，就可以直接进入到数据库中去搜索，十分便捷高效。

（三）构建云端存储，提升数据分析与检索能力

大數据技术有一个十分显著的优势，就是能够对大量的数据信息进行存储。如果无法达到这一标准的话，那么大数据技术的优势就难以得到充分发挥。基于此，在档案管理工作中融入大数据技术时，首先还需要构建起一个云端存储的终端，该终端构建的主要目标之一，就是需要具备大量的存储空间。建立云端存储，不仅能够提升档案数据的安全性，同时还可以对其中的数据进行分析，并以此为基础，来不断提升自身的服务质量。除了云端存储之外，在利用大数据技术时，事业单位也需要提高大数据技术的分析能力以及检索能力。数据分析能力也是大数据技术的一个主要特点。作为档案管理人员，则可以依托于大数据技术的这一优点，来对用户的需求进行全面与系统化的分析，并为用户提供更多优质的服务方案。而检索能力的提升，主要在于以往档案管理过程中，所选择的大多为纸质档案，而纸质档案的检索十分复杂，会耗费过多的精力和时间。通过大数据技术的合理运用，可以对档案数据信息进行更为统一化的管理，而用户直接搜索相应的关键词，就可以找到自己所需要的信息，其检索能力会得到较为显著的提升。

结束语

对于事业单位而言，想要在如今的大数据时代下获得更为良好的发展，就需要依据时代的发展特色，把各类现代化技术融入到日常工作之中。档案管理是事业单位发展中十分重要的一项内容，因此在开展这一工作的过程中，事业单位也需要积极融入大数据等现代化技术，不断提升档案管理的有效性。

参考文献

[1]张姝倩.大数据技术在事业单位档案管理中的应用分析[J].黑河学刊，2020：189-190.

[2]董齐鲁.大数据背景下事业单位档案管理的创新思路[J].办公室业务，2021（19）：132-133.