李春强

摘要：智慧校园是指以大数据、云计算、人工智能等技术为依托，为高校提供信息化、数据化、智慧化的教学、研究、管理等各项服务，促进网络技术和教育教学的有机协调，增强高校学生的学习效果，进而构建智慧化教学和管理的校园发展机制。在这一背景下，高校档案管理数字化得到了普遍发展。各高校应主动出击，反思档案管理数字化存在的问题，探索档案管理数字化的科学路径。

关键词：智慧校园;高校;档案管理;数字化

近几年，高校在校园管理和基本服务创新改革过程中，凭借信息技术和网络技术的的融合，建设具有时代特征的智慧校园，为学校管理带来了极大便利，也为教育工作者、学生提供了更具针对性的个性化服务，升级和完善智慧校园建设是目前高校发展的重要方向。作为高校运行重要组成部分的档案管理面临数字化的转型升级。高校档案对智慧校园建设有重要作用，通过档案可有针对性地对学校的教学科研情况进行分析和评估，促进学校的健康、可持续发展。目前我国高校档案数字化已经取得了一定的成效，但仅仅依靠传统模式来进行档案数字化管理远远不够，应探索智慧校园建设背景下档案管理数字化的新路径，更好地为高校馆和智慧校园建设服务。

1智慧校园建设背景下高校档案管理的现状

教育资源管理和应用是智慧校园建设的主要内容，表现为优质的教学、科研等资源的合理配置，实现广泛深入的共享。是高校教学、科研档案信息资源的重要载体，是智慧校园建设的重要基础和条件。要打好这个基础，搞清楚高校档案数字化的现状十分必要。

1.1档案资源和管理模式发生改变

随着智慧校园建设的持续推进，一方面，形成了大量的电子文档资源和信息化数据;另一方面，也引导传统纸质载体档案向数字化转变，出现了教育信息管理和档案管理的分化，缺少完整性和统一性的数据质量控制机制，使得很多数据信息分散在校园内的不同部门或者系统中。而这些系统由于引进批次、厂家、级别等差异化因素，导致了电子数据类别繁多、结构复杂、内容丰富，为高校档案的数字化收集和整理带来了一定的困难。[1] 档案资源改变的同时，档案管理模式也随之变动。一是档案存储载体和保存模式改变，存储物理空间的需求降低，传统的档案柜或者光盘升级为电子设备。二是归档、整理更加便捷，数字化档案整理可以通过程序设定批量化生成。三是档案的开发利用覆盖面更大，通过智慧校园应用终端，可以促进档案信息资源共享。同时，智慧校园构建使得整个校园内部各项事务处理的時效性明显增强，这对档案的数字化管理水平提出了更高要求，须快速调整以便跟上整体发展的节奏。此外，数字化的技术、系统和设备也需要专业人员进行操作和维护，推动了高校档案管理人员知识技术体系的完善，使其不仅精通档案管理，也要掌握数字化技术。

1.2档案部门和数据信息部门职能重叠

智慧校园的建设、运营和管理大多是由高校的数据信息或者相关网络部门参与负责的，各种数据、信息内容的管理也在其工作范畴之内，这和高校档案部门所管理的电子文件和档案存在一定程度的重叠。由于智慧校园是一种新兴的环境业态，在实践和构思上依然处于初级阶段，尚未建立规范化的体系，而且各个区域、不同学校之间的差异比较明显，档案部门和数据信息管理部门的职能也存在交叉状况。此外，一些高校有关部门之间缺乏有效的沟通机制，使得人力、物力严重浪费。再加上很多学校的协调机制不完善，加剧了责权不清、沟通不畅现象，出现问题互相推诿，未能及时收集、整理和归档，档案数据难以融入到智慧校园建设中，档案资源的价值未能得到更好的发挥。

2现阶段高校档案数字化管理中存在的问题

虽然高校档案数字化进程正在不断加快，但是依然不能忽视其中存在的现实梗阻，例如管理模式落后，数字化基础设施不完善，以及制度、人才和信息安全等要素的保障措施滞后等问题，限制了高校档案数字化管理，不利于智慧校园建设。

2.1管理模式和制度较为落后，存在安全漏洞

高校档案及数字化管理属于专项管理范畴，必须交由专业的管理人员依据具体的实施办法和标准，妥善科学地存储和管理。但是目前大部分高校的实际档案管理中，存在严重的制度和模式落后的问题，甚至个别院校还停留在以传统纸质档案管理体制为主的阶段。虽然众多学校都已经开始执行档案数字化管理，但是依然只是涉及局域网建设、单机形式的信息收录等简单的工作形式。制度法规缺乏执行性、管理责任划分不清，具体操作管理体系还未明确，难以切实通过人工智能、大数据等技术对档案数据内容进行深入的处理和开发，造成一些档案未能及时归档，从而引起档案损毁、丢失等问题，使档案管理工作无法满足其实际需求。[2]尽管电子数据信息具有操作方便、传输迅捷、节约使用空间等优势，但是资料外泄、数据遗漏的危机也在逐步升级。在档案数字化的过程中，原始数据可能存在被污染、损坏、窃取等风险。而档案信息录入过程中对信息内容的变动以及网络黑客的恶意攻击也动摇着数字化档案的安全性。

2.2高校档案管理人才结构有待优化

高校档案数字化管理中人才是关键要素，尤其是那些具备档案专业知识和扎实的数字化技术的综合性人才。一些档案管理人员难以满足大数据、智能化系统的操作要求，无法高效抓好档案数字化管理平台的建设和管理效率的提升。加上档案管理高素质人才缺口较大，直接影响档案数字化管理工作的正常推进。当下，很多高校从事档案管理的人员年龄偏大，业务知识陈旧，对于数字化管理系统的接受度和认可度偏低，更愿意手动整理和归档，真正了解和熟悉现代化档案管理知识的人才较少，限制了高校档案管理数字化的发展。一些档案管理人员对数据库的应用能力和水平较低，使得他们的基本工作内容还维持在档案信息的简单录入和初级检索，无法结合更加先进的区块链技术、云计算、智能系统等对档案数据进行全方位的分析、处理和归纳，不利于后期档案存储安全的保障。尽管高校档案数字化管理随着智慧校园建设积极推进，但是为了应对这一过程中存在的知识和技术难题，单纯依靠现有的档案管理人员无法解决，人才结构优化刻不容缓。

2.3高校档案数字化管理的硬件设施不完善

目前高校档案数字化管理水平较低的一个重要影响因素，就是硬件设施的覆盖面较小。专业计算机应用系统、高精准扫描仪和打印机等数字化设施设备缺乏或者不能满足实际需求，档案数字化管理的物质基础薄弱，再加上档案管理数据终端更新不及時和维护不到位，降低了档案管理效率，增加了档案数据信息丢失和损毁的风险。此外，为了保障档案数字化管理的持续推进，需要稳定的资金投入。但是一些高校对档案管理重视不够，使得档案管理的资金投入相形见绌。资金的缺乏导致了档案基础设施的升级滞后，档案馆设施老旧，影响了高校档案数字化管理的发展。

3高校档案数字化管理的实现路径

应针对智慧校园建设背景下高校档案管理的诸多问题，与时俱进、因地制宜地制定具有可行性的优化策略，探索科学的发展路径，大力推进档案数字化管理，为智慧校园建设提供实践基础。

3.1协同推进档案数字化与智慧校园建设

首先，将档案数字化纳入智慧校园建设规划中。各高校应将档案管理数字化和智慧校园建设进行深度融合，将其列入智慧校园建设规划体系中，使档案管理流程标准化。推进档案管理系统电子档案和纸质档案的一体化管理。在档案信息资源数据库创建中，各类档案信息分配、整理、归档、存储的每个环节都要做到规范管理，确保档案的精准性、完备性;围绕档案数据的共建共享，避免数据库信息冗杂，持续优化档案系统。[3] 同时，在智慧校园建设过程中，应推进整个校园内各个部门的智能一体化，加强沟通，使档案管理部门、教务管理部门以及图书馆等机构实现有效的沟通协调，促进各个管理系统的整合对接，不断提升高校档案的数字化服务水平。其次，完善档案数字化管理的职能责任机制。高校档案管理部门应聚焦自身档案数字化管理发展中存在的问题，借鉴其他院校经验，结合本校的实际情况，制定一系列契合其建设需求的档案管理职能责任规范，从而有效助推档案管理的数字化进程。此外，还要加强对档案管理数字化的宣传推广力度，引起广大师生的重视、参与和支持。

3.2配置和完善档案数字化软硬件设施

一是添置数字化档案管理设备。各高校应在智慧校园建设的储备资金中预留出档案管理基础设施设备购置和更新的相应经费，扩大硬件设施投入力度。档案管理部门应结合档案数字化管理发展要求，购置配备先进的数字化扫描、打印和存储设备，为档案数字化管理提供物质支撑。二是对于档案管理应用系统软件，也要选择一些功能全面、操作便捷、安全防御功能强的软件系统，保证系统功能的完备，提高管理效果和安全性。高校可以加强与一些高端软件企业或者科研机构的协同配合，努力研发符合智慧校园建设规划要求的档案管理软件系统，实现对档案数据的操作、存储、管理、利用和安全保障。三是加大力度培养和引进高素质人才。人才是智慧校园建设的智力支撑，档案管理人员的专业素质也直接决定着高校档案数字化管理的成效。因此，必须重视对专业人才的培养和引进，打造高素质的数字化人才队伍。档案管理人员不但要了解和掌握档案管理的相关专业知识，还要熟练掌握数字化电子设备及系统的操作技能，提升自身数字化信息分析和处理能力。高校应对现有的档案管理人员进行专业培训，同时也要加大对高素质人才的引进，化解档案数字化管理人才不足的问题。此外，还要定期举办一些专题讲座、学术交流会等，提升档案管理人员的知识水平和业务工作能力。

3.3加强高校档案数字化管理标准建设

一是明确高校档案管理数字化标准。科学、规范的数字化管理标准能够推动档案信息的收集、分类、整理、归档等各个环节有序运转，提高档案管理的实效性。具体应明确高校档案数字化的管理性规范要求、业务性规范要求和技术指导性规范要求，保障档案数字资源的规范化，推进档案业务处理的一致性，避免档案技术操作不当引起不必要的问题。二是加快馆藏档案数字化。应对馆藏档案根据重要性进行划分，率先完成对珍贵、具有特殊价值馆藏档案的数字化。此外，加强对那些具有重要历史意义的馆藏档案的数字化整理，还要对处于受损状态的馆藏档案数据通过专业技术进行还原和修复。最后，创设高校档案数字化服务平台。图书馆或者档案管理部门要在全面完成档案资料和馆藏档案数字化的基础上，将校园的档案管理系统、教务系统、科研系统、办公自动化系统等进行有机联结，创设一个档案数字化服务平台。[4]通过这个平台对校内所有部门的数据信息、研究成果、档案资源实现共建共享，提升各部门的工作效率，促进智慧校园建设。

3.4保障高校档案数字化管理安全运行

一是保障管理的物理环境安全。主要包括计算机设备和空间环境的安全。如对档案数字化管理区域内的通风、电路、防磁、防火系统的维护等。在日常管理中应对档案数字化管理库房进行全面的核查，消除物理安全隐患。同时，还要妥善保管电子档案储存介质，及时备份，定期对档案信息存储服务系统进行维修、检测，保障设备及系统正常运转。二是维护网络运营安全。互联网在为我们提供数据共享的同时，也使得信息危险指数上升。因此，应定期进行计算机病毒查杀，防止服务器遭受非法攻击;提升身份识别管控权限，针对不同用户属性将电子平台的档案访问者进行相应级别的授权。三是设置数字化档案管理系统中的日志记录功能，对于用户的整个访问过程进行详细记录，以便日后安全危机处理时的查询。通过这些措施，为高校档案数字化管理和智慧校园建设提供一个健康稳定的数据环境。

智慧校园建设为高校档案数字化管理带来了新的契机。高校档案数字化管理工作应在具体管理措施的创新上有所作为，重视档案数字化管理的深耕细作，笃行致远，为智慧校园建设提供更好的服务，也实现自身的可持续发展。

参考文献：

[1]胡峥艳.档案数字化建设的风险及其防控机制构建[J].文化产业，2022（10）：103—105.

[2]杨江，王强.大数据背景下高校智慧校园建设探索[J].福建电脑，2022，38（04）：32—35.

[3]陆为.基于智慧校园建设下的高校档案管理机制研究[J].兰台内外，2021（11）：25—27.

[4]杨云贤.智慧校园建设对高校档案管理信息化的影响与实施路径[J].山西档案，2021（06）：127—133.

（作者单位：山东省菏泽市教育事业发展中心）