摘 要：档案管理工作是事业单位内部管理的关键组成部分，其工作内容与形式具有极强的复杂性，由于涉及的要素较多，使得工作人员的压力较重。随着信息化时代到来，将信息技术应用于事业单位的档案管理中，可以由以往传统的管理模式转变为现代化管理模式，进而提高管理工作的质量与效率。本文主要围绕信息技术在事业单位档案管理工作中的实际应用展开探讨，希望可以有效提高事业单位档案管理的工作水平。

关键词：信息技术;事业单位;档案管理;实际应用

目前，应用信息技术已经成为推动经济活动、服务社会生活的一项重要技能。信息技术的适用范围相对较为广泛，对于我国事业单位的档案管理工作而言，应用信息技术是事业单位工作人员重点掌握的一项技术，对信息技术进行深层次学习，能够在一定程度上适应技术革新的变化。在事业单位的档案管理工作中应用信息技术，可以让档案管理工作更加系统化、高效化，进而保证我国事业单位可以稳定发展。

一、事业单位档案管理工作应用信息技术的意义

事业单位作为从事教育、卫生、科技、文化与生产的一项社会服务组织，其目的是为社会提供各项服务，能够有效推动我国社会的大力发展。

随着新时期事业单位体制改革的持续深入，事业单位中的经济活动与业务活动愈发广泛，在实际生产经营活动中产生的数据呈现上升趋势，使得事业单位档案管理工作内容的复杂程度明显增加，管理难度也越来越大。将信息技术应用于事业单位的档案管理工作，可以为其提供较大的便利。以往的档案管理工作，因为纸质文件在存放时容易受到破坏，如果出现损坏，其恢复难度会比较大，所以需要在文件装订、防潮等方面投入一定的人力、物力、财力。在信息技术的应用下，可以有效解决这些问题，通过对纸质档案文件的数字化管理、整合，一方面能够更好地对文件档案进行保存，避免发生文件丢失与损害的现象，另一方面还可以降低档案在管理时所耗费的成本。由此可见，在事业单位的档案管理工作中应用信息技术有着十分重要的现实意义。

二、事业单位档案管理应用信息技术的优势

1.实现数据共享

信息技术可以在网络平台的基础上实现数据信息的无障碍传输，保证各项信息资源间相互共享与流动。事业单位在信息技术的支撑下可以对档案信息进行电子化处理，为档案信息提供一定的便利条件。事业单位档案管理的关键是对多元化数据资料予以存储、运用，而信息技术可以为档案的存储与运用提供可靠的支撑，进一步实现信息共享。基于现代化档案管理实践，档案数据信息在事业单位中的价值开始逐渐显现，只有将这些价值予以充分发挥，才能对数据信息进行读取。因此，在事业单位档案管理工作中应用信息技术颇为重要。

2.提高管理效率

事业单位档案管理的工作量比较大，其工作任务较为繁重，需要处理多样的数据信息，所以对数据信息进行处理时应对其进行有效的整理与分类，并高效率完成数据查询，以此来充分满足数据整理与存储的要求。事业单位以往的档案管理都是由人工进行操作，对信息处理的效率比较低，并且难以保证处理质量，出现诸多人为因素导致的误差，对档案管理工作的质量造成严重影响。将信息技术应用于事业单位档案管理工作中，不仅可以提高管理效率，还能保证档案管理的准确度，因此事业单位可以通过计算机技术与网络技术完成人工操作难以进行的档案处理工作，确保提升工作效率。

三、事业单位档案管理工作应用信息技术的现状

随着我国信息技术的迅速发展，事业单位在档案管理工作中都会应用信息技术，但是并没有得到理想的应用效果，这是因为大部分事业单位在应用信息技术时存在诸多问题，难以让信息技术在档案管理方面充分发挥优势，使得档案管理的工作效率没有显著提升。

目前，事业单位档案管理工作中应用信息技术主要存在以下几个方面问题。

1.档案管理信息化认知度不足

我国现代信息技术相对国外而言發展速度较快，但因为起步时间较晚，尚未构建出健全的运作框架与体系，使得事业单位将档案管理与信息技术结合时会受到来自外部条件的限制，没有完善的档案管理体系与管理标准机制。我国事业单位中大多数从事档案管理的工作人员都是以自身的工作经验与已有的信息技术水平为主，导致档案管理工作的质量与效率明显降低，甚至会存在一定的主观随意性与波动性。造成这种问题的原因是因为事业单位对档案管理的信息化认知程度不足，多数工作人员对计算机与管理系统过于依赖，并没有从宏观方面分析信息技术将会带来的风险，一旦计算机与管理系统出现故障，无法正常运作时，就会发生档案管理资料损坏或丢失的情况。

2.单位电子档案缺少安全保障

随着电子档案的出现，在一定程度上彰显事业单位的档案管理工作正在朝着现代化方向发展，但由于目前电子档案管理工作缺少一定的安全保障，难以充分体现档案管理工作与信息技术互相融合的优势，进而影响到档案管理工作的质量与效率。事业单位中部分档案管理人员只会使用计算机对文件档案进行保存与使用，如果计算机遇到病毒入侵等各种故障，导致档案资料丢失、损坏，就会对电子档案的安全保障与稳定运行造成严重影响。此外，因为档案管理人员的工作能力相对较差，缺少工作经验，对档案文件进行处理时并没有做好归档、备份等工作，其档案管理工作将会存在极大的盲目性、随意性，令文件丢失的情况频繁发生，档案安全缺少足够的保障。

3.缺乏高素质的管理队伍

现阶段，部分事业单位对于档案管理工作的认识普遍停留在单纯保管档案即可，对于组建档案管理人才队伍的重视程度过于不足，其队伍中缺少高素质的专业型人才，对事业单位档案管理工作的高效开展造成一定的影响。不仅如此，许多事业单位对档案管理人员进行招聘时，并没有制定清晰的招聘标准，即使有的单位制定了相关标准，却没有在招聘过程中予以全面落实，导致招聘的档案管理人员素质良莠不齐。除此之外，我国大部分事业单位没有对档案管理人才队伍进行定期培训，难以提高档案管理人员自身的专业素养，对档案管理工作的顺利开展形成阻碍。

四、信息技术在事业单位档案管理工作中的实际应用

事業单位档案管理工作的管理性质比较强，同时带有政治化色彩，其管理是通过有形的事务所产生的思维方式，管理模式则是一种知识性的无形产物。信息技术是以技术为基础的无形产物，将信息技术与档案管理相结合，形成一种理想化组成方式。

将信息技术应用于事业单位档案管理工作中，可以实现管理工作的科学化，使管理效率与质量有所提高，并将信息服务予以优化，对以往传统的管理模式进行优化，彰显档案管理工作的规范性与针对性，进而推动我国事业单位的长久发展。

1.应用信息技术开发档案管理信息系统

事业单位档案管理与常规意义中的信息管理有着极大的区别，传统的信息系统只可以存储信息，却无法对专业的档案进行分类、整理、开发等，要想实现这些方面，就需要信息系统的支撑。为了能够让信息技术在事业单位档案管理工作中的应用价值最大化发挥，应该积极开发档案管理信息系统，确保事业单位档案管理工作的质量与效率。事业单位在应用信息技术时应在档案管理信息技术的前提下进行信息系统的开发，以此来充分满足档案管理提出的综合需求。首先，对于硬件系统建设而言，事业单位应该对档案管理信息化系统建设时需要的网络、计算机等相关设备予以全方位升级改造，落实安装监控功能设备的房间，为专业化的信息系统建设奠定基础。其次，对于软件系统建设而言，事业单位应对软件的调试、维护等方面加大重视，同时为其配备专业人员对相关软件进行操作与管理。最后，对于专业化信息系统建设而言，应该在完成系统建设后进行相对完善的安全保障措施，借助信息技术具备的安全手段来保证档案的完整度，并在第一时间做好信息系统发生故障的处理预案，防止出现档案丢失的情况。

2.应用信息技术严格落实档案管理体系

作为事业单位需要严格遵循《档案法》的需求制定完善的档案管理体系，并对档案管理工作人员的培训加以重视，帮助相关人员树立档案管理观念。同时，将现代信息技术科学、合理地融入档案管理体系中，对档案管理人员的工作加以规范，促使档案管理工作朝着标准化方向发展，实现事业单位档案管理工作效率与质量的增强。事业单位通过对档案管理体系的落实，不仅会让档案管理工作拥有极强的层次性，还能在出现问题的时候帮助工作人员找到问题源头，以便于在第一时间采取解决措施，保证档案管理工作可以顺利进行。此外，事业单位应加大力度对档案管理工作的监督，建立相对完善的考核机制，将工作人员的薪资待遇和档案管理工作相联系，以此来调动单位档案管理工作人员的积极性，让其以极高的热情投入本职工作，进而提高单位档案管理工作的质量。

3.应用信息技术对档案信息进行备份储存

事业单位进行档案管理工作时应用信息技术，可以将以往的纸质档案变为电子档案，让相关工作人员以机器扫描或者人工输入的方式将档案信息转变为电子档案，在计算机中记录的同时进行云储存与备份，防止出现档案信息丢失的现象。通过信息技术对档案信息进行云储存与备份，能够有效解决以往档案在存储中出现的问题，如占用空间面积大，促使我国事业单位档案管理得到进步。另外，基于大数据时代，人们应用数据技术的方式愈发娴熟，所以事业单位可以将大数据技术应用于档案管理工作中，实现对档案信息的数字化管理，让工作人员将档案信息转变为数字档案，并在云端进行备份，倘若档案数据信息丢失，也可以从备份中找到丢失的部分，从而提高事业单位档案管理工作的效率。

4.应用信息技术提高工作人员的信息素养

事业单位进行档案管理工作时应用信息技术是现代化档案管理提出的要求，也是一种必然趋势，可以在一定程度上解放人力，保证档案管理工作的质量与效率。但事实上，档案管理工作的任务始终是落实在人身上，所以从事档案管理的工作人员是否拥有较高的信息素养，是否可以灵活操作、运用信息技术，将会与档案信息化建设有着密切的联系。由此可见，提高档案管理工作人员的信息素养尤为重要，事业单位应将实际情况作为切入点，增强档案管理人员自身的专业素养，尤其是职业道德与专业技能，建立相对较为健全的培训机制，提高工作人员的学习意识。除此之外，事业单位可以邀请专家为档案管理工作人员进行信息技术操作的指导与示范，让其可以将档案管理工作与信息技术进行充分结合，从而保证信息化系统操作的规范性。

5.应用信息技术对档案信息进行共享管理

现阶段，我国信息技术的发展愈发成熟，信息技术中的关键内容就是“云技术”，目前已经广泛应用于诸多领域中。基于科技的大力发展，一系列电子设备都拥有可以云端传输的接收口，所以在事业单位档案管理工作中应用“云技术”极为重要。为了能够真正实现档案信息的共享管理，各级政府可以建立与之对应的档案数据库，对各项环节的档案数据库进行检修与维护。与此同时，各地区事业单位可以根据政府建立的档案数据信息库对自有的数据库予以维护，档案管理者通过“云技术”的共享功能在单位内部实现档案信息的共享，便于相关档案信息可以在第一时间上传到云端，防止因相关档案信息在部门停留较长的时间而出现信息泄露的情况，进一步提高事业单位档案管理的质量与效率。

6.合理应用计算机技术进行档案管理工作

基于我国计算机技术发展成熟的大环境下，事业单位可以通过计算技术，对档案管理工作予以精细化管理。目前，有诸多针对档案管理所研发的计算机程序，档案管理工作人员可以通过相关程序进行档案管理工作，确保档案管理工作的质量与效率有所提高。例如，计算机检索程序，档案管理工作人员通过该程序可以对档案可能存有的错误进行系统性查找，之后通过相关程序加以修改。不仅如此，档案管理者通过计算机检索程序可以对某个人的档案位置精确查找，在一定程度上提高工作效率，减轻对人工操作的依赖度。需要注意的是，有的档案数据属于机密信息，通过信息技术进行档案管理工作时应及时做好档案的保密工作，将档案管理工作的责任落实到个人身上，增强相关工作人员的责任意识，以及对本职工作的谨慎态度，保证档案管理的安全性，防止出现档案数据泄露的情况。

五、结语

总而言之，事业单位档案管理工作是推动单位可持续发展的关键部分，将信息技术合理应用于档案管理工作中，对于应用信息技术出现的问题及时解决，确保信息技术可以在档案管理工作中全面落实，使档案管理工作的质量与效率得到最大限度地增强，促进事业单位的顺利发展。

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（作者单位：单县人力资源和社会保障局）

作者简介：白辰（1989—），男，汉族，山东单县人，本科，工程师，研究方向：档案管理。