梁军

摘 要：房地产产权交易活跃，成交量不断增加，房地产档案的利用频率日益加快，利用需求的不断增长，对房地产档案管理提出了更高的要求，对房地产档案的管理水平提出了新的挑战。本文探讨了房地产档案的重要作用，分析了房地产档案管理工作中面临的问题并提出了相关对策，为提高档案管理水平提供了一定参考。

关键词：房地产档案;管理;难点;对策

房地产档案是城市建设和管理的基础，它是确认房地产产权的重要依据，也是丰富的档案信息源。房地产档案馆保管完整齐全的房地产档案，是保障所有权人合法权益的重要依据，也是进行城市规划和建设必不可少的基础材料，是反映城市房屋和土地现状的缩影，也是衡量一个城市管理和房地产管理水平的重要标志。

一、房地产档案管理

房地产档案管理主要是登记房产产权，后再结合房地产产权的动态及动态化变迁最终完成相应的档案管理。具体来说，其内容包含了建档、档案内容变动、保存以及关乎税收等工作的关联性应用、拆迁后的销档等。房地产本身就属于一种综合属性的商品，所以了除普通的档案管理，也会有一些工作内容会随着房地产属性的变化而得到补充。现阶段，我国的房地产档案管理工作依然处于初级阶段，特别是对一些人名下拥有的房产数量还不清楚，所以，政府针对此提出了对于房地产档案管理工作内容的扩张和完善，同时又包括房地产档案管理相关数据库的构建，便于为房地产档案管控工作提供一定的数据依据。

二、房地产档案管理的意义

伴随我国整体经济水平的不断提升，房产成了人们生活当中非常重要的一部分，与此同时，对房产档案管理工作的特别重视，房产档案管理会直接对人们的房屋产权证明造成影响，且房地产档案作为房屋产权登记管理的真实数据记录依据，其同样是城市建设管理工作的一项重要内容。鉴于房地产方案本身具备的广泛性、变化性，其会成为后期相關工作规划的关键性依据，也是有效解决房屋纠纷问题的重要资料，从法律角度来说，它属于一种财产证据。

但在现实工作中，普遍存在一种对房产资料轻利用而重管理的现象，并且，大多数管理体制也都存在非常严重的不合理性，缺乏规范的检索体系以及工作人员职业素养较低等许多问题依然存在。

三、房地产档案的价值

房地产档案的载体形式有很多，其中以在档案盒中存放的纸质档案最为常见，除此以外还有采用电子影像资料及微缩胶片等形式保存的资料。房地产档案的价值主要集中在借鉴价值和凭据上，档案信息是具有借鉴价值的，例如交易档案中的某次交易价格就可以为其他房产交易确定交易价格时提供参考;房地产档案还具有凭据价值，档案信息是业务、审批过程的最终确认资料，具有凭据功能，例如根据房地产登记档案可以证明当地房产的登记行为。

房地产档案的作用主要体现在法律上的证据作用、文化传承及保护作用、房地产相关业务可用于参考借鉴以及档案信息形成效果核查等。房地产档案的作用主要包括：

第一，房地产档案可以为政府制定决策提供参考。房地产档案是对房地产活动形成过程中社会、政治、经济、文化的发展情况的具体记录，当政府需要完善城市建设及制订经济发展计划时，可以充分利用房地产档案来提供参考。土地经济是地方政府最为重要的经济来源，当前城镇化率不断提高，土地规划和房地产项目的总体规划直接体现着城市的发展方向和趋势，交通规划、区域功能及土地规划等会对居民的生活幸福程度带来直接影响。

城市建设规划涉及规划、拆迁及征地、收储等众多环节，必须制订合理的计划，对资金进行合理安排，而这就对城市建设的规划人员提出了很高要求。分析房地产档案中的相关信息可以提供数据，从而确保能合理制定城市总体设计及规划。综合运用房地产档案中的信息数据和经济数据，才能确保政府合理开展对城市总体设计和规划设计。

第二，房地产生命周期所形成的关于规划、建设及销售等的海量数据以房地产档案信息的形式得到保存，根据这些信息资料可以评估房地产业的发展情况。房地产档案信息可以作为基础信息提供给政府宏观经济决策、房地产市场调控中。

第三，房地产档案在确保民生和社会公平方面具有重要作用。当前时常发生通过法律途径解决与房产相关的行政、经济等问题的情况，涉及房地产的案件经济价值比较高，直接关系到社会民生和社会公平。对这些案件进行处理就需要查阅房地产档案中的信息来提供证据。房地产档案具有法律凭证的作用，可以作为案件中的证据来源，在法院量刑中具有重要的作用。房地产交易所形成的交易档案数据在确保交易双方的利益、维护社会公平方面具有非常重要的作用。

第四，房地产档案是核实房产交易基础信息的依据。房地产档案是房地产交易的原始资料，可以用于评估交易之前的房产状态，判断交易行为是否能满足交易要求。按照登记要求，房地产交易时需要在房地产档案的基础上建立登记簿作为交易的依据，这样才能杜绝伪造房产证、在房产限制的情况下通过房产证交易等行为，进而为安全交易提供保障。

四、房地产档案管理的难点

1.管理制度和体制问题

房地产行业管理存在政府、事业单位和企业三部分情况。一些地区的房地产管理部门由于编制、人员结构限制的影响，房地产交易登记管理部门缺乏业务人员，只好采用外包的方式来招聘社会人员。

2.档案收集面狭窄

房地产活动过程中会产生大量的档案，这些档案的收集整理质量会对档案利用及管理质量带来直接影响。一些工作人员移交档案材料时存在归档材料移交不全的情况，仅按照规定收集特定的材料，其他材料则被忽略，这造成档案馆藏内容不够丰富。一些人错误地认为只有纸质档案才是档案，对其他载体形式的档案不够重视，没有向档案部门移交相关材料。档案管理人员不了解产权档案的管理流程，缺乏相关经验，不愿意接管这些档案。档案信息资料收集时没有设计登记前后业务流程，例如登记前项目手册信息、房地产项目工程档案，登记后的房屋产前信息等都没有收集。

房地产产籍档案收集时缺乏全国统一的规范性文件，产权档案的收集范围不统一等，档案管理人员受到管理工作流程及自身素质的限制，在验收资料时不能很好地把握材料审查的关口，这造成产权档案的质量较低。

3.档案库房有限

房地产档案数量多，档案需要永久保存，但档案库房面积有限，这给档案管理带来严重的负面影响，一些地区在进行档案管理时为了缓解压力，选择在不同库区存放档案的方法，但这给档案的查询及管理都带来不便;一些地区选择在临时库房存放档案，但档案库房对温度及湿度等要求高，一些临时库房不能满足条件从而出现管理隐患。

4.信息化管理水平不高

信息化技术不断发展的当前，房地产档案的载体形式多样，包括影像资料、录音、照片、图标及文字，但当前档案载体形式仍然是以纸质档案为主，没有充分纳入其他载体形式，房地产档案业务关联性强，复杂程度高，档案及信息管理要求能够客观反映出房地产业务的发展、变化及演进过程。一部分业务档案受到早期房地产业务没有规范办理的影响而不能建立关联关系。一些早期档案没有完整录入，例如没有清晰描述房屋坐落、没有录入身份证号码等，就造成这些档案查询时面临很多困难。一些自建房、老旧小区没有建立楼盘表，档案信息中没有明确楼栋房屋属性。

5.档案管理工作人员综合素质不高

档案管理工作人员综合素质不高体现在意识薄弱，包括专业性不强、保密意识缺乏和数字化能力不高等方面。

房地产档案管理人员专业性不强，主要体现在档案工作人员不能深刻认识房地产档案管理工作，不能及时解决工作过程中出现的问题，这给房地产档案管理工作带来很大的困难。

房地产档案管理人员应当具有极强的保密意识，但一些房地产管理部门的工作人员利用其查询的权利，非法查看他人房地产信息并泄露。

信息化管理当前在各行各业都应用广泛，房地产档案管理正在逐步推进纸质档案与电子档案并存的双套制，但一些档案管理人员缺乏较高的信息化管理能力，不能很好地操作档案信息管理系统，这对档案管理工作的开展十分不便，这就要求档案工作人员不断提高自身的信息化管理能力。

6.未登记的房地产仍然存在

一些单位由于缺乏产权意识，外加资料不全、机构人员变动等因素的影响而没有办理房屋产权登记。一些房地产开发企业存在运作不规范的情况，前期规划及用地等相关手续还没有办理齐全就開始施工，待建房出售后购房人没有产权证。其中主要是国有房产，房地产开发建设涉及多个部门，想要补齐这些项目的登记要件难度很大。这些历史遗留问题可导致以下后果：第一，会对国企深入改革带来不便，数额巨大的房地产产权底数不清楚，可导致国有企业资产流失、账外循环及私下转移等;第二，可导致许多房地产不能在市场转让，这对人们改善住房条件带来严重的负面影响;第三，会对房地产投资和融资带来负面影响。房地产在作价入股及企业融资等经济活动中具有重要作用，不明确房地产的产权会给这些经济活动带来不便。

五、加强房地产档案管理的对策

1.积极推进制度建设和体制改革

随着不动产统一登记制度的建立，应在宗的管理体系里根据地理信息整合权利登记，将所有权、使用权在宗地上落实，根据不动产登记的唯一编码来对业务确权属性信息进行登录，要确保所有不动产等级单元都有不动产登记唯一编码这个“身份证”号码，这样才能杜绝反复登记和反复发证等情况的发生。

要进一步完善不动产统一登记的相关法律法规，各地应当按照相关规定制定关于不动产登记业务的法规，从法律法规层面明确规定不动产登记机构的法律责任、职责及权利等。

2.加强档案的收集

要想将档案的收集工作做好，对相关部门而言要尽快制定科学的、统一的档案管理技术规则和规范，应明确规定档案的收集范围，文件材料的技术规格和技术指标，还要明确不同业务应当规定的内容等。

3.建设标准化的档案库房

要建设标准化的档案库房用于存储档案，这样才能为档案的安全性提供保障。相关部门要充分认识到档案库房的重要性，积极建设专用房地产档案库房，这样才能为开展高质量的档案管理工作提供保障。要按照国家相关规范来选择档案库房，领导者要重视按照相关标准维护已有的档案库房，积极建设独立的、现代化的档案馆，这样才能满足档案量不断增加对档案存储提出的要求。

4.进一步提高档案信息化管理水平

要进一步提高档案管理信息化水平，房地产档案信息管理软件要能为档案信息管理全程服务，要进一步完善登记业务收件要求，业务收件时要纳入审批过程及结果材料。管理软件系统要进一步完善查询功能，支持利用身份证号码、产权证号、房屋坐落、产权人姓名、业务卷宗号、档案编号等关键词进行检索，支持复合条件检索等。电子档案中应能查看已经经过数字化处理的所有档案信息，要能看到档案发生抵押、转移等关联业务时的相关信息。

5.管理人员培训

房地产档案对管理人员提出较高的综合素质要求，需要其具备多个领域和学科的相关知识。档案管理人员的政治思想素质必须优良，要能从政治高度去看待档案管理工作，这样才能确保档案信息安全、利用安全和实物安全。档案管理人员需要具有较高的业务素质，要能够熟悉登记业务流程和各个环节的内容，熟知档案信息资料的重要作用，熟悉档案管理及房地产业务的相关法律法规及规章制度要求，了解档案的归档要求等，除此以外还要具备熟练操作档案管理系统来开展工作的能力。

为了提高档案管理人员在知识层面、专业素质和政治素养各方面的要求，相关部门应当重视对管理人员在信息化管理、档案能力培训及法律知识、政治素养等方面的培训。要与房地产政策法规的变化相结合，积极顺应信息技术的创新趋势来开展对人员的培训，建立一支精通信息化知识、房地产管理及档案管理的作风优良、政治素养较高的房地产档案管理队伍。对房地产档案管理人员而言，其也要重视对自身素质的不断提高，要积极学习房地产档案形成的规律，深入学习与房地产相关的司法知识、房地产项目测绘、建设及拆迁等相关的知识，这样才能深层次理解房地产档案信息资料的形式、类别及形成原因等。

选拔懂计算机管理、具有较高素质的综合型人才，从而在房地产档案管理工作中提高计算机信息技术的应用效率，为充分利用房地产档案及档案管理系统提供保障。

6.积极处理历史遗留问题

要按照尊重历史、实事求是的原则，需要对那些没有纠纷的房地产要件进行简化登记，尽量解决产权历史遗留问题。对作为历史遗留问题的未经登记的房产，需要按照宜粗不宜细的原则进行处理，在登记发证时需要做到权属无纠纷、建筑合法、房屋安全。由住宅管理部、房地产管理部门及规划部门等相关部门联合处理历史问题。在解决历史问题的基础上，应当持续完善市场运行规则，规范政府、购房人及房地产开发商的行为，从而减少历史问题的再次发生。

六、结语

档案管理工作人员需要结合实践工作，开展深度的业务研究分析，由此才能保证档案资源的开发与应用，保证房地产档案管理的各个环节都能根据行业标准顺利进行。由此，我国建筑行业在房产基础工作的引导之下，发展水平也能进一步提高

参考文献：

[1]郭 红.“互联网+”环境下房地产档案管理若干思考[J].档案管理，2016

[2]葛新月，张友炎.关于房地产项目档案全周期管理的几点看法——以中国金茂大宁金茂府项目为例[J].兰台世界，2016

[3]施伟华.上海房地产权属档案管理现状研究[J].兰台世界，2016

（作者单位：安康中心城区房产交易与物业事务中心）