赵慧敏

摘 要：在事业单位的人才开发管理过程中，人事档案管理工作起到关键的推动和支撑作用。人事档案管理工作的高效开展不仅能够为事业单位人事管理工作提供真实有效的信息，实现事业单位最佳效能匹配，还能为事业单位干部的考核、选用和晋升提供重要的参考信息，从而保证事业单位持续发展。但当前事业单位在实际人事档案管理过程中，由于管理人员意识淡薄、制度建设不完善等问题，都使得事业单位人事档案管理工作的开展未取得预期效果。因此，本文通过简析有关档案管理效能的概念界定及理论基础，明确人事档案管理工作的重要意义，针对人事档案管理中存在的问题，提出提升人事档案管理效能的合理方法，进而完成事业单位档案管理的规范化、制度化建设，以帮助事业单位更好地发挥人事档案的社会价值，使其更好地制定发展规划，促进事业单位持续发展。

关键词：事业单位;档案管理;效能提升

干部人事档案是干部个人履历状况的最直接反映，是多方位、多角度调查干部综合能力，机构人力资源部开展选拔人才工作中的重要凭证。其内容包括颇深，例如：干部個人关键经历、组织关系、思想道德建设状况、质量风格、业务水平、奖罚调节等皆归属于在其中。不难看出，干部人事档案针对干部个人及其企事业单位都拥有重要的知名度，因而，搞好干部人事档案管理工作针对弘扬公平、公正标准，造就优良的团队氛围，及其体现企事业单位中管理能力极其重要。可是，伴随着在我国人事制度现行政策的持续改革创新，干部人事档案管理工作的一些问题或是暴露了出来，下边文中就将明确提出这种仅存的问题，并为处理这种难点出谋划策。

一、相关概念界定及理论基础

（一）档案管理效能基本特征

档案管理是人事部门全方位了解和考核一个人的重要依据。档案管理效能是在高效管理档案的基础上，提升档案的利用率和实用价值。受档案内容影响，档案管理效能也同样具有档案的现实性、真实性、机密性和动态性。随着时代的进步和发展，各行业企业的人员调动和流动相对频繁，这时档案管理就要及时完成档案信息的动态更新和优化完善，以保证档案价值的有效发挥。同时档案信息包含员工重要的履历和思想价值观念、家庭背景等信息，因此其具有机密性。

（二）档案管理效能提升的主要作用

在知识经济时代背景下，高素质的专业人才已成为各行业领域相互竞争的重点，尤其是当前海量的数据信息，都在一定程度上对档案管理的效能提出了较高要求。在档案管理过程中制定完善的制度体系，并积极引入先进的信息化技术，深入挖掘档案信息中潜在的使用价值，重视提升档案管理效能，既能保证企业人力资源的合理配置，实现人岗最佳效能匹配，还能为企业决策的制定提供重要的参考依据，从而帮助企业优化发展战略，有利于促进行业企业持续发展。

（三）事业单位档案管理效能提升的主要功能

随着市场经济的快速发展，事业单位要想实现稳定发展也离不开人事档案管理的支撑作用。通过提升事业单位档案管理效能，帮助事业单位管理人员深入研究员工的综合素质，既能推动事业单位科学合理的使用人才，发挥人才潜能优势，从而为事业单位的持续发展提供重要的人才保障，又能结合人员以往的工作经验、思想水平和价值观念等数据信息，科学进行人员岗位调动和晋升等人事管理工作，从而使其充分发挥自身才能，推动事业单位实现健康发展。

二、人事档案管理工作的关键意义

（一）为人事管理工作提供真实有效的信息

人事档案管理是对从业人员人事材料的收集、整理、保管和利用等全过程的管理，完整、真实的人事档案信息是事业单位进行人事管理的重要工具。事业单位各项生产经营活动的顺利开展又离不开各职能部门、各岗位员工的支持和推动。因而，机关事业单位重视提高人事档案管理工作效能，可以深入研究人事档案信息，帮助管理人员在最短时间内全面了解员工的家庭背景、教育经历、工作情况以及获得奖项和价值观念等内容，从而为事业单位人事管理工作的开展提供真实有效的数据信息，有助于帮助事业单位管理人员作出科学决策。

（二）人事管理工作的重要依据

事业单位相比其他企业而言对员工的晋升考核更加严格。事业单位强调开展和优化完善人事档案管理工作，能够保证将员工以往的工作经历真实地呈现出来，这可以为事业单位管理人员在干部考核和选用等方面提供严谨的数据支撑和参考依据。如下表所示，事业单位不同岗位的晋升都需要依赖于人事档案中的内容，以确保管理人员能够结合干部个人的工作表现、思想建设等情况而做出科学调整，从而保证事业单位未来人才梯队建设完善，推动事业单位健康长远发展。

（三）对人力资源配置的优化作用

在新时代背景下，事业单位要想充分发挥员工潜能，使其在工作岗位上保持较高的工作质量和效率，就需要事业单位管理人员正确认知每个员工的求学经验、工作经验、过往取得的成就以及思想品德等全方位的信息，以确保事业单位根据实际的岗位需求和员工个人真实的履历做到精准匹配，从而实现事业单位资源合理配置。同时，人力资源管理工作呈现动态变化特点，随着事业单位体制改革的深化，在事业单位发展过程中，不可避免地存在人员流动、岗位变动等情况，这时事业单位人力资源管理工作的高效开展就能实现事业单位人力资源配置的优化，从而最大限度发挥人事档案的社会价值，提高其利用率。

三、人事档案管理中存在的问题

（一）管理人员的责任意识淡薄，自身素质不高

在知识经济时代背景下，优秀的复合型人才已成为各行业争夺的优秀资源。部分事业单位管理人员在新市场经济体制下，为进一步推动事业单位持续发展，也开始重视企业人力资源管理工作的开展，强调人事档案管理的质量和效率。但仍有部分事业单位管理人员的责任意识较为淡薄，自身素质和管理理念无法紧跟时代发展趋势，不能正确认识人事档案管理工作对实现自身资源合理配置、确保事业单位不断发展的关键价值，促使事业单位相关人事档案管理的制度建设流于形式，无法得到严格落实，就会影响甚至阻碍人事档案社会价值优势的高效发挥，既不利于事业单位合理进行人力资源配置，还会影响事业单位持续发展。

（二）管理制度不完善

人事档案管理工作的开展需要多职能部门和各岗位员工的积极配合，当前事业单位人事档案管理制度建设不完善，缺乏必要的规章制度，不仅无法保证从事人事档案管理工作的人员正确认知自身的岗位职责，从而导致其在日常人事档案管理过程中不可以严格按照事业单位人事档案管理规定开展工作，还会由于管理人员对人事档案工作的宣传不到位，加重各职能部门之间存在的信息壁垒，从而影响人事档案管理部门工作业务的顺利开展，同时会由于员工不配合等问题而导致人事档案内容不真实和不完整，无法高效发挥人事档案的社会价值。

（三）干部人事档案管理经费投入缺乏

时下，尽管伴随着时代的进步与人事管理制度的持续改革创新，干部人事档案管理工作早已拥有非常大的改进与提高，可是资金分配不够这一原有弊端仍然还长时间存在着。许多机关事业单位在资产运行上并不高度重视对档案资料管理工作的投入，导致档案管理单位的办公标准无法获得改进，库房的管理与许多基本配备均不能做到规定规范，许多乃至不能满足一切正常的办公规定。在其中最需要留意的是2个问题：一是为完成阅档室党员干部档案管理人员办公室、档案室的“三室分离”，尽管此“三室”皆是干部人事档案管理工作的完成实际操作地址，但她们的职责不尽相同，如果不开展彼此之间分离出来反而是错乱排列在同一地区内，那必定会造成干部人事档案管理工作的混乱开展，显而易见会为工作员的作业产生大量多余的不便;二是为完成防火安全、防污、防高温、防潮、防光、防有害物质、防盗、防有害生物防治这“八防”，如上所述，早已可以充足感受到干部人事档案针对党员干部自己与企业运行管理的主要功效，因而维护好这种档案资料的必要性也就显而易见了。此外，档案管理者为了确保档案资料资料的安全防护与详细投入了许多艰辛，机构也是有责任给他造就更为安全性、有安全保障的办公环境，仅有那样它们才可以更为高度重视自己的工作中，提高工作质量与工作效能。

（四）管理方式落后

新时期先进的信息化技术凭借自身不受时间、地域约束以及覆盖面积广泛等优势，已被广泛应用到各行业领域。当前事业单位人员数量的增多，使得人事档案管理工作日益复杂，这时为有效提升人事档案管理效能，需要其积极引入先进的信息化技术和管理理念，以降低人为操作的难度。但部分事业单位出于经济成本等因素考虑，其尚未全面普及信息化电子档案管理方式，依旧存在手工办公模式，或者半信息化和半手工办公相互融合的方式，这不仅会影响人事档案管理工作效率的提升，还无法实现人事档案信息的高效查找和应用，甚至存在一定的保管隐患，威胁档案信息安全，从而阻碍事业单位日常业务的开展。

四、提升人事档案管理效能的合理方法

（一）提高认识，加强领导

干部档案是搞好干部工作中的基础标准之一，依靠干部档案掌握干部在不同阶段的主要表现，历史地全方位对待干部档案，把干部档案管住、用好是一项很重要的工作中，我国在1990年制订了《干部档案工作中规章》，中央组织部发过[1988]5号、[1996]55号、[1998]13号文档，对加强干部档案管理制订了一系列政策法规现行政策，展现了对干部档案工作中的高度重视。只需高度重视的企业，档案就管得好，基本上设备健全，有专用型档案仓库、铁制柜、中央空调等，领导干部贯彻落实，工作人员贯彻落实，档案装订好。领导干部不够高度重视的企业，档案装订管理就差，不说设备，就连装订专用工具也没有，原材料参差不齐不全，很多年未装。因此，务必提升各个各职能部门对人事部门档案管理方面的了解，进一步加强对档案管理方面的领导干部，人事部门档案管理方面应由各个各单位主要领导亲自承担抓总。

（二）提升管理者的管理意识和自身素质

人事档案管理工作相对繁琐，涉及海量的数据信息，尤其是部分人事档案的机密性要求较高，因此，为进一步提升人事档案管理效能，事业单位要强调管理者管理意识和自身素质的增强，保证其在进行人事档案管理过程中能够具有较强的专业知识、责任心和职业素养。事业单位可定期开展人事档案管理工作的培训工作，一方面丰富人事档案管理人员的专业知识，使其熟练掌握先进的信息化技术和管理理念，高效完成传统手工办公向无纸化办公模式的转变。另一方面重点增强人事档案管理人员的职业素养，使其正确认知自身岗位的重要性，并增强管理人员的责任意识，以确保人事档案内容的真实、准确、完整。

（三）规范人事档案管理制度

事业单位涉及职能部门众多，确保人事档案管理工作顺利开展，提高人事档案利用率的关键在于规范事业单位的人事档案管理制度，保证人事档案管理人员能够做到有制度可遵循。事业单位要结合新时期事业单位的发展现状和发展目标，采用战略、长远的目光正确规范人事档案管理制度，同时强调人事档案管理制度的动态性，保证其能够根据事业单位人事档案管理的现实情况进行细节性修订和完善，确保人事档案管理制度的实效性。同时事业单位要采用精细化管理模式，确保责任落实到个人，保证人事档案管理人员可以清晰、准确地认知自身的岗位职责和使命，以从根本上提升人事档案管理效能。

（四）运用全新的工作方式和手段

为有效提升当前事业单位人事档案管理效能，事业单位要运用全新的工作方式和手段，加大对人事档案管理的投入力度，做好基础设施建设的完善，确保其能够定期优化和更新计算机软硬件系统，积极引导和推动事业单位人事档案管理工作朝着标准化、信息化、系统化方向持续发展，以全面提升事业单位人事档案管理效率。事业单位要结合实际的人事档案管理工作内容，制定完善的标准化流程和一体化系统，包括人事档案的录入、提取、保存等全过程，从而高效发挥先进的信息化技术在人事档案管理工作中的价值优势，实现人事档案内容的共享共通，同时制定严谨的权限设置，以合理提升人事档案存放的安全性能。

（五）加强档案工作的基础设施

依照《党员干部档案工作规章》第二十七条要求，党员干部档案保管单位，要创建牢固的、防火、防潮的专用型档案资料库房，配备铁制的文件柜、库房总面积每千卷需20至25平米，库房内要设定中央空调、祛湿、救火等机器设备，库房防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温等设备，库房、阅档室、公司办公室三室分离。因此，应将人事档案管理中心设定为不因盈利为目地的、经费预算由政府部门财政局补贴的机关事业单位，改人事档案付钱代管为政府部门没有理由存放，还人事档案为国家所有的本相

五、 结论

人事档案管理工作是事业单位人力资源工作开展的基础和关键。新时期为进一步提升人事档案管理效能，满足事业单位人力资源管理需求，实现事业单位资源合理配置，要重视提升管理者的人事档案管理意识和本身职业素养，保证其能恰当认知人事档案管理的必要性，以逐渐标准人事档案管理规章制度，确保人事档案管理工作能够获得制度保障。同时，加大对人事档案管理工作的信息化水平建设力度，以运用全新的工作方式和管理手段，切实增强人事档案管理效能。

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