摘要：在我国拥有数量庞大的职业技术人才，而负责向我国社会输送职业人才的场所，就是各类职业学校，由此可见，职业学校在我国社会的建设层面贡献颇多。职业学校近年来正在扩充规模，招收的学生逐年增长，因此职业学校在信息化管理档案方面面临着更多的新要求，同时也出现了一系列问题。基于此，职业学校需要对档案信息化管理之中的问题进行明确，并运用策略加以解决。

关键词：职业学校;档案管理;信息化;管理策略

信息化是我国社会现阶段发展的一个必然趋势，档案管理工作也不例外。职业学校在管理档案的过程中，尽管已经开始重视信息化管理的作用，但是在实际管理方面依旧出现了问题。为了职业学院的长远发展，职业学院需要不断探索，及时找到解决问题的策略。

一、职业学校档案信息化管理存在的问题

（一）缺乏对档案信息化管理的准确认知

职业学校的职责是为我国社会培养更多的专业技术人才，当前在我国社会之中，职业学校获得更多的认可，但是职业学校在办学方面依旧存在不足之处，尤其是在信息化管理各类档案的工作之中，依旧有部分职业学校错误地认为档案信息化管理不重要，或者单纯地认为，档案信息化管理不过是简单地存储各类档案资料，并未意识到档案信息化管理对于职业学校未来发展的关键性影响。由于职业学校自身没有对档案信息化管理产生准确认知，因此相关“硬件”并没有获得支持。甚至在部分职业学校内部，并没有成立专门对档案进行信息化管理的部门，负责管理档案的工作人员均为“兼职”，导致信息化管理档案的工作遭遇阻碍。

（二）相关工作人员缺乏应有的能力

管理档案的岗位早已有之，然而在部分职业学校之中，负责管理档案的工作人员队伍长期没有注入“新鲜血液”，而且有部分负责档案管理的工作人员，缺乏应有的档案管理知识和技能，在实际工作中也无法顺利完成相关操作，导致整个档案管理队伍的水平下降。除此之外，部分职业学校并没有对负责管理档案的工作人员进行培训，导致工作人员缺失对于信息化管理各类档案工作的认识，而且缺乏应有的工作责任感与积极性，在档案管理岗位上时常可见“做一天和尚撞一天钟”的懈怠行为。

（三）相关体系以及制度并未完善

职业学校内部对档案进行信息化管理，其具体实施应当配套与之相对应的开展细则，但是相关部门并没有及时给出详细的制度规范，导致职业学校在信息化管理各类档案方面，缺失完善的、科学合理的管理制度以及体系。由于相关制度以及体系不够完善，导致档案信息化管理工作在职业学校内部实际开展的过程中，所有工作人员“随心所欲”地开展各项管理工作，对于工作人员的工作成果考核也缺乏明确的标准，导致档案信息化管理工作变得杂乱无章。

二、解决职业学校档案信息化管理问题的策略

（一）职业学校必须对此产生重视

无论是职业学校还是社会，都必须对档案的信息化管理工作给予高度重视，并且用实际工作进行支持，从而使职业学校的各类档案真正得到信息化管理。就社会层面而言，无论是当地政府、相关监管部门还是社会公众，都需要帮助职业学校不断完善其档案信息化的管理体系，以及与之相对应的管理机制，积极推进职业学校档案信息化管理工作的发展与进步。就职业学校层面而言，应当在内部积极推进档案管理信息化工作的开展，主动引进相关专业的技术人才，强化对现有工作人员的培训活动，并且在必要情况下进行改革。

（二）职业学校必须加大投入

其一，职业学校应当强化对“硬件”的投入，从客观角度而言，职业学校应当在档案信息化管理之中投入更多的资金，并且与职业学校的实际发展情况相结合，对档案信息化管理当前的需求、以及后续发展的路径进行评估，建设更加完善的信息化管理平台，使其管理职能不断得到丰富，为信息化管理的进步打好基础。职业学校还应当强化对相关数据处理、文字资料处理以及相关档案管理软件的技术培训，保证所有工作人员的专业水平不断获得提升。

其二，职业学校应当强化对“软件”的投入，从主观角度而言，职业学校需要从人员和信息技术两方面入手。在此之中，信息技术投入是指职业学校从外部引进先进的档案信息化管理技术，促进自身的信息化管理得到持续发展;而人员投入是指职业学校需要增加相对应的专业技术人员，可以面向社会招聘科班出身的人才，并根据实际工作情况制定合理的激励政策，对于在岗位上兢兢业业的人员给予奖励，对于在岗位上消极怠工的工作人员，职业学校应当对其进行引導和鞭策，如果此类工作人员的态度长时间没有改变，应当进行辞退处理，从而打造出职业素养更高的信息化管理队伍。

（三）职业学校必须建设完善的制度体系

古人云“无规矩不成方圆”，因此，职业学校需要建设并完善档案信息化管理相关的制度体系，保证其制度体系更系统、更规范。档案信息化管理相关的工作内容以及流程，应当按照相应的制度进行，从而使信息化管理能够做到有理有据。职业学校还需要针对不同类型的信息化管理工作，出台更为具体的管理制度，例如针对电子文档制定并出台相对应的管理机制。

对档案的信息化管理工作，与以往开展的管理纸质档案的工作存在差异，所以职业学校应当保证电子文档能够被全程管理。电子文档的真实性要想得到保证，职业学校就应当在收集、整理、录入和保存的过程中，做到精准谨慎、事无巨细，同时在已有的基础上，将电子文档与原件纸质文档建立起标识联系，为后期管理和查阅档案提供更多便利。不仅如此，职业学校还应当针对档案的类别，建设相对完善的目录标准，同时重视对信息化管理平台的防火墙建设，避免档案泄露而造成的一系列损失。

三、结论

我国各类职业学校的未来发展有着广阔的空间，而对档案进行信息化管理能够有效促进职业学校的发展。针对职业学校在信息化管理各类档案过程中产生的问题，职业学校应当积极行动，第一时间找到问题发生的根源，然后灵活运用多种类型的策略，使档案信息化管理工作变得更加完善，真正重视对档案的信息化管理工作，不断完善与之相关的制度体系，最终使职业学校通过档案信息化管理不断在发展过程中取得进步。

参考文献

[1]赵俊.职业学校档案信息化管理存在的问题及解决对策[J].农家参谋，2020（08）：274.

[2]何秀霞.电子档案管理在职业中专学校的应用[J].办公室业务，2020（19）：191-192.

作者简介：付良英（1982.07--）;性别：女，民族：汉，籍贯：四川省简阳人，学历：本科;现有职称：助理馆员;研究方向：档案。