黄荣

摘    要：针对新形势下高校国际化带来的新机遇和新挑战，部分高校二级学院在国际合作与交流领域存在着缺乏积极性、丧失本土性、保障不到位、成效不明显等问题。为重点做好因公出国（境）手续办理、外国专家接待和聘任、国际交流活动筹办和国际合作关系管理等工作，学院应当在制度、人员和经费等方面提供保障。与此同时，良莠要分明、方式要灵活、保密要做好、发展要统筹，学院方可以自身发展助力高校在国际合作与交流中稳步向前。

关键词：高等院校;二级学院;外事工作;国际合作与交流

中图分类号：G647          文献标识码：A          文章编号：1002-4107（2022）04-0026-04

近年来，随着国家对外开放和教育改革步伐的不断加大，高校国际合作与交流面临着新机遇和新挑战。二级学院作为实际开展外事工作的基层组织，起到十分重要的作用。学院不仅是服务者，更是管理者，须统筹外事工作助力高校的学科发展、人才培养和教育教学等中心工作。学院外事工作主要包括师生出国（境）事务、留学生和外专外教事务等以“人”为主体的工作，也包括外事综合管理、外事项目管理等以“事”为主体的工作，工作范畴更加具体，覆盖面更加广泛[1]。扎实的外事工作能够为学院奠定良好的基础，既能以高水平人才和高质量成果为学院的教学、科研和管理注入新活力，又能切实满足师生开展国际合作与交流的需要。为解决学院外事工作普遍存在的问题，应当抓住重点、提供保障、守住原则，方可在国际化进程中保持自身特色，不随波逐流，助力高校走向国际学术舞台。

一、学院外事工作的现存问题

在实际开展国际合作与交流工作过程中，二级学院通常面临如下几个问题，包括缺乏积极性，被动地完成学校交代的任务;缺失本土性，不加甄别而盲目开展国际合作;保障不到位，人员、制度和经费等存在缺位情况;成效不显著，对学院和学校中心工作的支撑能力较弱。

缺乏积极性。外事工作独立在学院的中心工作之外，独立运转，受重视程度不足。学院满足于被动地完成学校自上而下交代的任务，缺乏主动参与国际合作与交流的积极性，错误地认为国际合作与己无关或者作用不大。

丧失本土性。部分学院追求短时间内加快国际化步伐，对合作对象不加甄别，甚至放低姿态并采用广撒网的方式来寻找合作伙伴。未动态评估合作的必要性和可行性，盲目鼓励师生出国（境）交流、接收留学生、聘请外教或接待外国专家，因此容易使学院丧失自身特點和本土特色。

保障不到位。外事工作的开展需要人员、制度和经费等一系列保障，然而部分学院仍然面临很多问题。例如学科带头人和骨干教师的学术影响力和国际舞台活跃程度尚无法完全适应高校争创一流的要求[2];部分学院没有配备相应的外事秘书;外事活动的经费基本来源于学校的行政拨款而学院很难靠自身经费来支撑[3];国际化氛围在二级学院和学校很难体现，包括较少中英文对照的校园标识牌、未能实时更新英文门户网站、对外宣传手册未配备英文版等[4]。

成效不显著。尽管学院开展了形式各样的国际交流活动，然而包括专利、论文、技术在内的标志性和原创性科研成果并不多见，具体表现在较少产出高水平文章、较少联合申报国际合作项目、较少举办大型学术沙龙或国际会议、未能与世界一流科研机构或大学建立联盟等。国际合作大多停留在教职工个人的兴趣点上，学院未能根据专业方向、合作类别等有效整合各方力量，无法形成合力来支撑学院整体发展。

二、学院外事工作的方法探索

学院的外事工作涉及面较广，业务类型较多，在此选择学院层面较常开展的四大业务进行讨论，探索方式方法，包括办理因公出国（境）手续、接待和聘任外国专家、筹办国际交流活动、管理国际合作关系等。

（一）办理因公出国（境）手续

新形势下，师生因公出国（境）机会和实际需求不断增多。针对不同的出访地和出访时长，有不同的签证和入境管理规定，学院应当全面了解各项管理制度，及时向师生公布清晰的申请流程，解答师生的疑问，并做好各阶段的审批和报备工作。针对教师出访，学院应当考虑是否影响校内的教学及科研工作。针对学生出访，学院应当考虑是否影响校内的课程和实习等。学院相关负责人在复审材料时，应当对申请人情况进行全面了解，重点评估申请人的思想品德、师风学风等，按时按要求签署清晰的意见。必要时，学院负责人可与申请人本人直接沟通，或通过第三方了解具体的情况。部分高校针对教职工每年出访的总时长有所规定，学院应与超时长者进行出访必要性的沟通。

在访前准备阶段，学院应对完成审批且确定出访的人员信息进行复核。对于审批未通过或已通过但拟不出访的人员，深入了解其背后的原因，并做好详细的登记备案工作，以免对未来的出访造成不良影响。学院须根据出访个体情况的不同，与学校相关部门联动，做好统一请假、暂停住宿、暂停学籍等工作。在师生正式出访之前，学院应当开展一次外事教育，涵盖纪律教育、保密教育、心理教育、制度教育等方面。在师生正式出访之后，学院应当采用有效的通讯方式定期与其联系，并做好心理疏导工作，给予师生必要的信心和支持。若出现紧急情况，能够及时采取必要的措施，借助大使馆、海外校友等力量来避免意外情况，并提醒和监督师生在约定日期前回校。在师生访后回校阶段，学院应当提醒师生配合做好恢复学籍、恢复党籍、上交证件、销假等工作，并提交总结报告、分享出访经历等。与此同时，听取师生对于出国（境）报批、学院学校在管理上面的意见和建议，并做好相应的改进工作。

（二）接待和聘任国际专家

在高校国际化步伐加大的背景之下，为进一步加强科研与教学合作，国际专家来访的数量和频率有所增加，他们是参与国际交流的主体，能够促进合作成果的高效产出。对学院而言，应当坚持根据自身特点和发展需要来接待短期来访的外国专家、聘任长期工作的外教。080E74EC-1A1B-4510-9581-E492F56D90C5

学院应当全面了解教职工的海外教育背景和合作基础，集合各方资源，找到开展国际科研合作的契合点。充分发挥教职工的力量，以学院各类科研平台和研究中心作为支撑，积极引进符合要求的高水平国际专家。以点连线，将不同地区、不同层次的海内外专家集合在一起，共同开展同一领域的学术合作，也可以重点与某一地区的专家建立联系，打造高水平区域合作模式。值得一提的是，引进并不一定是实质性的入境交流，网络通讯交流也屬于一种引进方式，可适当加以利用。根据实际工作需求，聘任专家可以作为短期访问学者，也可作为长期外教，并给予一定的生活补贴和薪金作为支持。

学院应当评估自身能力来签署工作协议，避免出现无法兑现承诺的工作模式、条件和薪酬的情况。学院应当注意打造良好的国际化科研、教学和管理氛围，并对于实际入境的国际专家给予生活指导，为其在校开展学术交流活动提供便利。在此过程中，学院应当注意避免过分追求数量而降低合作质量、追求面面俱到而

无法形成学术合力，应当将工作重点放在高水平国际专家的接待和聘任上。与此同时，切不可放松对其思想品德等方面的判断，确保师风学风和意识形态等领域不出问题。学院应当在国际专家离校之后，做好来访和聘任信息的登记工作，具体到工作天数、工作内容和工作成果等，并对于投入经费的使用成效进行评估。最重要的是，学院须及时总结科研、教学等方面的合作成果，并制定内容详实且操作可行的未来工作计划，助推合作成果产出。

（三）筹办国际交流活动

高校国际交流活动主要包括邀请海外高校师生来访参观校园、参加论坛和开展实习活动，本校师生赴海外参加国际会议、开展实习、参加志愿活动和知识竞赛等。新形势下，以通讯方式举办的团组线上交流活动次数也有所上升。举办国际交流活动，应当提前将详细的活动信息、参与人员和经费落实情况报相关部门审批，最好能签订合作协议，为活动开展提供一定的制度保障。从活动申办到完成举办，学院作为活动实施的主管部门，应当综合考虑经费、人员、研究方向与合作基础等细节信息。

在遴选开展国际团组交流活动的学生时，学院应当评估学生的校内学业、导师评价、身心健康和家庭支持情况等。在带队教师的选择上，学院应当充分考虑教职工海外合作基础和科研方向的契合度、是否在校内有公务安排、是否有过海外学习和生活经历等，最好能够以老带新、相互配合。在决定团组规模时，应当留意人员数量过多则无法高质量完成团组活动，人员数量过少则会削弱团组活动的影响力和意义。在选择举办时间时，双方应当充分沟通、有所取舍，综合考虑海内外高校的假期、科研与教学安排情况，以及当地气候、人员的身体和心理状况等影响因素。时间过长容易造成人员疲倦，时间过短则不利于活动的细致开展。在安排活动时，应当注意松紧有秩、劳逸结合。行程过松人员则容易疲倦，行程过紧则容易走马观花，两者都不利于达成活动实效。室内活动与室外活动应当统筹兼顾，课程学习与外出调研应当穿插安排，并在阶段性的活动过后安排成员交流活动，总结活动进展并调整下一步活动计划。

在活动当中，学院应定期与团组师生联系，跟进海外师生团体的活动时间、地点和路线，以便提供必要的协助。对于借助网络举办的团体活动，则应当在活动过程中保障设备稳定、网络畅通，并做好各环节的衔接工作。在活动过后，学院既要总结活动整体开展情况，也要注意收集师生个体的心得体会、学业及科研进展等。如果团组活动举办顺利且效果不错，可以适当考虑作为精品活动在学院和学校层面进行推广。如果师生对于团组活动的反馈较差，学院应当调查原因并作出必要的改进，与此同时须加强与对方高校或机构的沟通，以减少对现有合作的不良冲击。

（四）管理国际合作关系

对于国际合作伙伴的日常关系管理，二级学院主要面临关系新建、维护与终结等方面的工作。面对不断变化的国际形势和外交政策，面对汲取海外精化和保持自身特色等矛盾问题，学院切不可放松对国际合作关系的有效管理。

学院应当结合自身发展状况和需要，积极以校级平台为依托，通过参与校级层面的出访和交流，寻找合适的国际合作伙伴。在校级合作框架下，学院能更加便捷地与海外学院开展实质性的合作。针对学校层面尚未开展合作的海外伙伴，学院可鼓励有过相关教育背景、合作基础的教职工来牵头新建合作关系，以合作撰写论文与申报专利等容易入手和操作的方式作为起点，逐步将合作内容和形式往纵深推进。如果说每个教职工的合作关系是一个点，那么学院在后期就要根据专业方向连点成线，在此基础上根据学科布局来连线成面，方可最大限度地统筹学院国际合作与交流工作。学院在选择合作伙伴时，一要考虑学院的实际发展需要和相关领域的师资力量;二要考虑合作伙伴的资质与条件;三要评估双方合作的意愿、可行性与成效性。学院要坚持提升自身实力，方可在关系管理的各个阶段占据一定的主动权。

合作关系需要长期维护，针对每个合作伙伴，学院应定期安排专员进行对接。联合申报国际合作项目则能够明确实际合作内容并提供必要经费支持，在一定程度上能对合作起到约束的作用。双方互派交换生或访问学者有利于借助多方的力量来稳定合作关系。日常可以通过举办线上学术沙龙、研讨会等形式来定期开展交流。总之，关系维护须持之以恒，灵活的合作形式、丰富的合作内容能为关系添砖加瓦。如果签订了合作协议，应当留意内容和时限的更新。针对长久未能开展合作、合作效果不佳、因政策等原因不允许继续合作的海外伙伴，学院应当综合评估维持关系的成本和必要性，做好终结关系的准备。在大多数情况下，合作协议期满后未续签即可视为关系终结。针对效果不佳的海外合作，比如无法妥善为学院访学师生安排课程和食宿、存在学术欺骗行为等，学院则可提前结束合作关系。学院应当及时了解相关国家的国际形势和外交政策，动态评估开展合作的可能性，及时止损。如有必要，学院应提前告知合作伙伴、院内相关教职工和学校关于关系终结的决定。

三、学院外事工作的保障措施080E74EC-1A1B-4510-9581-E492F56D90C5

为全面保障学院外事工作的顺利开展，有必要做好“四个一”工作，包括制定一套健全的外事工作制度、打造一支精干的外事工作队伍、争取一份充足的外事工作经费、营造一个良好的外事工作氛围。从制度、人员和经费等方面全面提供保障措施，学院外事工作方能有序开展。

（一）制定一套健全的外事工作制度

学院应制定相关的规章制度，使得所有的外事工作均有章可循，减少出错、漏做的可能性，并能在一定程度上约束各方的行为，权责清晰，惩罚分明。学院在拟定制度的时候，除了要参考和内化上级部门的规章制度之外，更重要的要符合学院发展的实际，重点突出，能有效覆盖学院工作的各个方面，并根据实际发展不断更新。在制度基础上，学院须明确各项外事工作的具体指引，细化时间、地点、人物、事件等要素信息，并通过多方式和多途径向学院师生公开。学院可采用流程图、鱼骨图等方式简化文字、清晰流程。在健全的制度和清晰的指引之下，学院外事工作能够有效避免因材料准备不齐全、时间准备不充分、审批流程出错而导致的系列问题。

（二）打造一支精干的外事工作队伍

学院应当打造一支素质过硬、能力上乘、外语较强的外事工作队伍，这其中既包括外事秘书、外事工作负责人，也包括具有国际学术影响力的高水平教师、专职科研人员等，同时也不应遗漏能熟练操作国际先进机械设备的专业技术人员等。外事工作负责人和外事秘书对学院的国际合作与交流起到统筹和协调的作用，并负责具体业务的实施，应当全面了解相关的制度政策，动态跟进人员和事件的变动情况。学院应当积极引入具有学术影响力、在某些国际政策和规则制定上有一定话语权的高水平教師，并注重培养现有教师的国际化视野，包括鼓励其参加海外高水平学术会议、在世界著名刊物上发表文章、申报国际奖项等。针对国际先进的仪器和设备，一般由专业技术人员进行日常维护，所以提升其国际交流能力显得尤为迫切和必要，其重点可以放在对设备购置、操作和维修手续的学习，与海外售货方的日常沟通当中。

（三）争取一份充足的外事工作经费

除了在自身行政经费中预留充足的外事工作经费，学院应当充分挖掘其他途径来申请用于开展国际合作与交流的各项业务经费。针对高水平外国专家的来访接待和聘任，不少高校设置了相关的创新引智计划项目，学院可鼓励教师个人或团组申请。针对优秀研究生、优秀教师出国参加国际会议或访学等，不少国家相关机构和学校相关部门均可提供一定的经费支持。针对较有意义的国际团组交流，部分地方和学校部门也可以提供较为充足的经费支持。学院需要整理类似的项目申报信息，主动向学院师生公开，并指导项目申请和开展工作。

（四）营造一个良好的外事工作氛围

学院应当营造一个良好的外事工作氛围，做好国际交流文化的宣传工作，使得师生能够在开展国际合作与交流时想得到、用得上、做得好，既不盲目跟风，也不过分保守。学院在开展各项中心工作时应当注重中文与英文的结合使用，包括印制中英文宣传手册、张贴中英文标识语和指示牌、制作中英文门户网站、鼓励发表中英文的学术文章和举办中英文学术沙龙等。

四、学院外事工作的总体原则

学院在实际开展外事工作的过程中，难免会遇到各种问题和矛盾。为在国际合作与交流中获益最大，学院应当坚守如下几条原则，包括良莠伙伴要甄别、工作方式要灵活、保密管理要做好、院校发展要统筹。

（一）良莠要甄别

学院既要通过外事工作来推动国际化进程，取其精华来提升自我，又要注意去其糟粕，不可全盘接受。学院应当统筹自身的国际合作情况，结合国内外的相关政策和形势，力推有助于自身发展的良性合作。在此过程中，既不可放低姿态去迎合他人，更不可将不正之风带回校内。明确自身在国际合作中所处的位置，如有所长则戒骄戒躁，维持实力并寻求更高水平的合作;如有不足则加以改之，提升实力并努力稳定合作关系。

（二）方式要灵活

传统的讲座、授课、会议、实习、联合培养等国际交流方式可以延续使用。通过借助网络开展交流成本低且易操作，已逐渐成为便捷有效的沟通方式，比如云参观、云授课等。不得不提的是，通过承办或参加国际大型学术会议，汇集世界各地学术人员分享成果，是开启国际交流的快捷手段。学院应当采用线上、线下相结合的方式，根据国际形势与政策的变化来灵活调整开展合作的方式方法。

（三）保密要做好

学院须警惕通过伪装成留学生、访问学者等身份混入国内，以国际交流名义盗取涉密信息的海外人员，因此需要加强对校内涉密场所、人员、资料和设备的管理。未经过严格审批，原则上不允许海外来访人员接触涉密要害部位。对于赴海外开展交流的师生，学院也要提醒其不得携带涉密设备和资料出境，不得在外谈论涉密信息等。保密工作人人有责，涉外保密工作更容不得马虎。

（四）发展要统筹

外事工作是学院发展不可或缺的一部分，需要与学院的中心工作统筹发展，既要发挥国际风向标作用，也要支撑学科建设、人才培养与人才引进、本科与研究生教学、实验平台建设等中心工作。国际学术前沿动态、名师名家的讲学能够为学科发展注入新活力，与国际知名高校或机构开展合作有助于人才培养和教育教学，引进国外先进设备则有助于实验平台的建设，因此要集合各方力量，统筹学院发展。与此同时，学院的外事工作需要紧跟学校外事工作的原则与步伐，全面统筹院校层面的国际合作工作。

五、总结

随着高校国际化步伐的加快，作为实际开展外事工作的基层组织，二级学院常常面临缺乏积极性、丧失本土性、保障不到位、成效不显著等问题，为重点做好办理师生因公出国（境）手续、接待与聘任外国专家、筹办国际交流活动、管理国际合作关系等方面的工作，学院应当制定一套健全的外事工作制度、打造一支精干的外事工作队伍、争取一份充足的外事工作经费、营造一个良好的外事文化氛围，甄别良莠、转变方式、做好保密、统筹发展。外交无小事，高校二级学院要根据实际情况追求高水平、高质量的合作，并根据学校制度、国家政策和国际形势作出实时调整，做到张弛有度、重点突出、时时谨慎、事事留心，方可以在自身发展中助力高校在国际学术舞台上稳步向前。

参考文献：

[1]黄梦倩.高校二级学院外事管理工作现状分析及对策初探[J].教育教学论坛，2020（25）.

[2]谢好.高校二级学院国际化教育现状及优化策略[J].科教导刊（中旬刊），2018（29）.

[3]李玲慧.教育国际化下高校二级学院如何做好外事工作[J].中国管理信息化，2016（9）.

[4]李伟，郭凌晨.高校二级学院国际化发展的探讨[J].江苏高教，2014（2）.

[责任编辑  宋    宇]080E74EC-1A1B-4510-9581-E492F56D90C5