季婷婷，马海平，于淮柱，臧军

（徐州中联混凝土有限公司，江苏 徐州 221000）

0 前言

近年来，随着全球经济一体化的演进和市场竞争环境的巨大变化，以及外资企业产品与服务进入带来的挑战，推动了整个混凝土行业从以前的粗放式管理逐步向精细化管理迈进。依靠 ERP 管理系统平台，细化梳理大宗物资集中采购管理流程的优化，对系统招投标的流程再造，实现阳光采购，同时配合移动端审批，可提高办公效率。

1 解决方案

由于传统方式招投标主要以现场投标为主，容易出差错，并且管理不方便。现场招投标，不可控因素无法避免。

基于 ERP 系统的原材料采购管理系统包含了报价管理和进货管理两大模块。报价管理模块中包含招标计划、厂商竞价、中标执行等作业，以及相应的报表，进货管理模块中包含合同评审、合同管理、采购计划、扣罚管理等作业，以及相应的报表。详见图 1。

公司首先在公共平台上发布招标信息，供应商通过授权账户登录 ERP 系统投标，开标后系统推荐中标单位，招标过程透明公开。中标的供应商通过合同评审、建立，然后自动生成采购计划。具体流程见图 2。

图 1 采购管理系统网络结构图

图 2 采购管理流程图

2 采购系统特点

基于 ERP 系统的混凝土企业原材料采购管理主要具备以下几个特点：

（1）投标账户灵活管控。物资供应部管理人员可根据实际情况，随时启用或禁用供货商投标权限，以保证投标的有效性。

（2）系统自动推荐中标。开标后，系统根据低价原则、供应商评价等，自动推荐中标厂商。

（3）自动产生采购合同和采购计划，简化系统操作流程，提高生产效率。

（4）合同评审完全线上审核，实现无纸化办公、绿色办公。

（5）根据系统设定的原材料扣罚标准和试验室的指标检测数据，生成原材料扣罚明细表和汇总表，为供应商评价提供依据。

3 采购系统应用

3.1 报价管理

基于 ERP 系统的混凝土企业原材采购管理的报价模块功能全面、操作灵活，可根据需要修改或添加质量指标和扣罚标准（图 3）（图 3）。同时供应商在报价前必须阅读并确认包含质量标准、扣罚标准、铺底金等的投标告知，否则不允许报价。

供应商填报内容在开标之前可以修改、删除，并且只有在开始评标阶段，物资供应部才能看到供应商的报价信息，保证了竞标过程的公开透明、公平公正。

开标后，系统根据供应商投标价格，同时参考供应商评价，给出建议中标的厂商（图 4），由物资供应部确定最终中标厂商。

中标的供货商在系统中自动生成采购报价单（图5），详细记录供货商投标的量、价、款等信息，以及原材料质量标准和扣罚标准等。

图 3 招标计划

图 4 中标厂商推荐

图 5 采购报价单

同时，已开标的所有报价记录，供货商的竞价记录都会保存在系统中，形成报价统计表，以备后期查看。

3.2 合同管理

中标供货商的合同评审在 ERP 系统完成（图 6），全流程的无纸化、电子化的审批，节省了合同印发、转送、通知等的时间和人力成本，使合同评审更加便捷，缩短周期，有效地提高了工作效率；同时节约了纸质上的交流传递，减少印刷、笔墨等办公用品费用支出，实现节约资源，绿色环保的目的。

图 6 线上合同评审

合同评审流程完成后，物资供应部可以选择系统自动生成采购合同。系统自动采集数量、价格、合同期限、质量要求及扣罚标准等明细。物资供应部在 ERP系统中设定各供应商的供货比例、以及系统根据生产计划自动产生的原材料需求量，自动产生各供应商的采购计划。

由系统自动产生采购合同和采购计划（图 7），简化了流程、减少了工作量、避免了因人工录入导致的误差。同时，由于采购计划是根据生产计划计算得出的，使计划数量更精准，避免了因缺少原材料导致的生产率降低和因料场积料导致原材料车排队时间过长的现象发生。

图 7 产生采购合同/采购计划

原材料进厂后，由试验室人员进行质量指标检测，录入 ERP 系统，根据预先设置好的原材料指标扣罚标准进行扣罚（图 8），并形成明细表和汇总表（图9），作为对账依据。同时系统会根据各供应商的扣罚记录，形成供应商评价。

图 8 原材料扣罚设定

图 9 扣罚汇总表

4 结语

原材料采购管理是在 ERP 系统平台上开发的子模块，集合了 OA 系统、招标系统等的相关功能，解决了因独立系统导致的数据无法共享问题。原材料采购管理系统根据供应商投标报价信息，直接采集数据，自动生成采购合同及采购计划，配以线上合同评审，极大地简化了混凝土企业中原材料采购管理流程，同时保证了原材料采购全过程的公开透明、公平公正，提高了企业混凝土生产效率。