PDCA循环理论在高职院校督办工作中的运用

2022-03-17邓华

淮南职业技术学院学报 2022年1期

邓华

(福建水利电力职业技术学院，福建永安 366000)

督办工作属于高职院校质量管理重要环节，工作人员应结合高职院校实际工作条件以及督办工作现状，明确制定各项工作计划，并做到心中有数，确保计划指定的全面性以及周密性。通过有效落实督办工作，能够在提高高职院校办学水平的同时，进一步优化其管理质量。因此，PDCA循环理论在督办工作中的应用具有重要价值，能够有效协调各方面资源，并提高督办办事效率，确保领导决策能够得到有效落实，以保障学校各项工作的开展和教学质量的提高。

一、高职院校督办工作开展现状

就目前而言，在高职院校中，制度不完善情况较为普遍。大多数督办工作主要由办公室负责完成，但是因为办公室工作任务繁杂，在工作过程中，难以全身心投入到督办工作中，导致督办工作不力。因此，在没有制度保障的情况下，将会产生责任推诿现象，严重损害督办最终效果[1]。

二、PDCA循环理论与督办工作关联性

PDCA循环理论提出者为休哈特博士，后被戴明采纳，通过进行有效宣传后，该理论逐渐被受到关注。该理论能够为质量管理工作提供准确的依据，并将质量管理工作划分为计划、执行、检查、调整等环节，可有效提高工作最终效果。督办工作属于高职院校中教育教学质量评价与改进范畴，最早在高校内部设置学院行政工作督办，主要用于催办和检查各部门工作落实情况，而近期设置督查办，主要为配合党风廉政建设。对于高职院校而言，督办工作至关重要，与高职院校未来发展密切相关，并且将会直接影响到高职院校的声誉，因此，可将其视为一种质量工作，应重点加以把控。例如，为有效提升督办工作质量，高职院校应合理应用PDCA循环理论，以全面质量管理理论作为依据，将督办工作划分为计划、执行、检查、调整环节，并提出持续性的跟踪管理，确保督办工作能够形成完整的PDCA循环，为督办工作顺利开展提供保障。就目前而言，高职院校对督办工作往往更加重视该工作是否按期完成，而对督办工作质量关注度较低，导致督办工作成效相对较差，因此，要求高职院校应切实完善督办工作体系以及相关机制，确保督办工作质量。

三、PDCA循环理论在督办工作中的应用

(一) PDCA循环理论应用

督办工作主要指建立在有效督促检查形式基础上，以保证高效完成各项工作。通过落实督办工作，能够及时发现高职院校内部管理工作中存在的不足，并有效落实高职院校内部各项管理工作，提高高职院校办学水平。在高职院校中，督办工作兼具服务、监督功能，以年度工作作为着手点，可明确阶段性重点工作，并借助督办形式，对学校内部各项工作进行统筹安排，可确保各项政策执行到位，有利于实现高职院校提高办学水平的最终目标，在优化高职院校办事效率方面优势显著，并且有利于调动高职院校内部工作人员工作积极性。例如，通过建立在有效应用督办工作成果基础上，能够在高职院校内部管理中起到一定的激励作用，使各部门能够以计划作为依据，落实各项管理工作，促进高职院校办学有效开展，提高高职院校综合效益[2]。

1.督办工作中的计划(Plan)。工作人员应健全台账以及报告制度，通过加强制度规范，有效疏通督办工作开展过程中存在的问题，并有效提高督办工作水平，优化工作人员督办能力。在建立、完善台账与报告制度过程中，高职院校办公室应参与其中，制定相应的进度计划，对各类拟办、催办、反馈等事项进行详细记录，要求办公室工作人员既要明确督办时间，还要进一步做好督办内容、成效控制工作。而各执行部门主要负责跟踪相关部署的执行情况以及全校情况，并建立相应的台账关联存档，使领导层能够及时了解学校内部督办情况，并进一步对后续工作进行安排。

2.督办工作中的执行(Do)。督办工作具有流程复杂的特点，因此，工作人员应将PDCA循环理论合理应用到督办工作中，进一步完善调研与反馈制度，通过同时进行督查、调研工作，能够避免在不了解实际情况的前提下进行催办工作的情况。总体而言，督办工作应围绕高职院校为中心展开，因此，要求相关工作人员应切实落实调研工作，明确督办重点以及难点，明确督办实际可能遇到的问题，并寻找原因，将其向领导进行汇报，获取解决问题的方案。例如，当督办处理事件具有较高的关注度，工作人员应予以反复调研，确保最终督办效果。所有督办事项均需要获取到准确的执行反馈结果，并且所有材料均需要在规定时间内报送，确保决策执行的准确性，为后续工作奠定基础。如果单位未达到督办目标，则应结合复核情况，进行补充办理。针对逾期不上报行为，督办中心应严格进行核实，并对相关工作人员进行追责[3]。

3.督办工作中的检查(Check)。对于督办工作而言，督办效果、质量十分关键。因此，要求工作人员应树立严肃严谨的原则，落实资料核对工作，确保各项资料准确性。在整个督办管理系统中，工作人员应通过深入调查，详细审核各项数据以及资料，以免出现资料、数据失误情况，对督办工作效果造成影响。督办工作需要多个部门相互配合完成，建立在真实有效的环节控制基础上，可有效提升督办工作质量。高职院校应着力于打造高水平督办专业队伍，提高工作人员个人素质，确保其能够将良好的业务能力应用到实际工作中，提高工作质量。同时，工作人员应树立精益求精的态度，坚持秉公办事，既要保持自身协调能力，还要具有服务精神，通过加强与其他部门工作人员之间的合作，实现对督查工作情况的有效反馈。近年来，网络信息技术在督查工作中的应用已经普及化，例如，某高职院校已经将信息技术与PDCA循环理论中的检查环节进行有机结合，确保上级领导决策能够准确得以落实到高职院校中，并在第一时间得到反馈，进而形成良好的督办网络。另外，高职院校应着力于培养督办队伍的业务能力，要求工作人员应明确各项政策制度，并具备专业调研技巧，有效完成各项组织协调工作，实现对实际问题的解决。

4.督办工作中的调整(Action)。为有效落实督办工作，高职院校应切实健全相应的绩效指标，并以此作为依据，完成评定工作。高职院校应在明确PDCA循环理论基础上，将其有效应用到督办工作中，确定督办工作常规化，并制定相应的标准，为后续督办工作的开展奠定良好基础。同时，针对督办工作问题，工作人员应及时进行归纳分析，并提出相应的改进方案。督办工作对质量要求严格，兼具公平性以及高效性。因此，高校工作人员需协调两者间的平衡，落实相应的评审、公示制度，有效化解在督办工作中存在的矛盾，提高督办工作效率，落实对督办工作的重点改善。建立考核与通报制度，结合督办工作开展情况，落实相应的考核工作，并提出各项激励约束措施。针对督办执行良好的单位，高职院校应在全校范围内进行通报表扬，反之则要予以通报批评，通过将督办成效与各部门年终绩效相挂钩，可有效树立权威，改善以往督办工作存在的管理不顺畅、执行度较差情况，提高执行单位主动性。在定期内，高职院校应公开督办工作执行情况，并自觉听取师生意见，接受师生监督。当工作中存在不足时，工作人员应重点予以解决，并提出有效建议，确保在后续工作中能够有效规避这一问题，实现对该经验的有效推广，在整体上保障督办工作效率。针对督办进展缓慢情况，工作人员应及时查明原因，并进行改进，在必要的情况下，可追究相关工作人员责任。

(二) PDCA循环理论应用创新

对于督办工作而言，工作人员应进一步落实PDCA循环理论创新工作，确保该理论能够得到有效应用，并得到最大化价值发挥。具体而言，工作人员应结合督办工作实际情况，制定完整的工作规范，要求应准确定位各部门工作人员工作职责，并完善工作计划。针对重大事项，各部门应以工作规范作为依据，落实各项处理工作。首先，工作人员应明确责任分工，以免出现互相推诿的情况。同时，应确定督办时间以及具体办理要求，防止出现拖拉、耽误情况，确保督办工作执行力度，提高决策水平。另外，应确保工作计划的准确性，将重点以及难点予以树立，使工作人员能够始终保持清晰思路，围绕高职院校作为核心，完成各项督办工作[4]。为有效发挥督办职能，工作人员应深入基层，落实调研工作，提高管理工作的效率。以高职院校为核心，工作人员应确保将PDCA循环理论渗透到督办工作各个环节中，并落实相应的调研工作，密切关注教职工实际存在的问题以及关注的热点，收集具有价值的调研信息，并予以上报，使领导层能够得到准确资料，制定下一阶段工作安排。在收集各项资料过程中，工作人员应合理利用工作意见箱、信访等渠道，将重点问题予以上报，确保各项政策得到有效开展。在督办工作中，工作人员应保持思路的灵活性，根据时间以及事项的不同，合理采取相应的督办方法，提高督办工作的准确性以及高效性。借助PDCA循环理论，通过采取电话形式，可有效下达各项决策部署。同时，也可以通过直接下发施令的方式，对重大事项执行情况进行督促，并以实际情况出发，完成各项规定制定，落实制度建设。高职院校以人才培养作为最终目标，因此，在开展督办事项过程中，工作人员应明确重点，对主次进行区分，在了解国家政策的基础上，完成人才培养工作，经按部就班形式，确保各项督办工作得到有效推进。通过做好重点把控，工作人员可以从宏观层面对整个督办工作进行规划，确保督办工作价值得到最大化发挥。因此，工作人员在督办工作中，应落实人才培养工作，密切关注教职工群体，保障其切身利益[5]。