刘从兵（高级会计师）（安康学院 陕西 安康 725000）

一、引言

高校报账业务是一项重要的会计基础性工作，通过对经费支出实施财务监督和控制，严肃财经纪律，规范经济行为，提高资金使用效益，促进教育事业持续健康发展。近年来，为了发挥高校推动经济社会高质量发展的重要作用，国家对高等教育的投入不断增加，并且高校经费来源有多元化的趋势，涉及的业务范围也在不断扩大，作为教育经费投入映射的报账工作变得日益繁重，报账效率需不断提升。同时，在全面依法治国、加强内控建设、防范廉政风险的背景下，国家对高校经费的管理趋于规范化和精细化，出台了一系列财经法规、管理办法和实施细则，面对大量的制度、规定、程序和标准，高校教职工在办理经济业务时常常无所适从，“报账难”和“报账繁”成为高校普遍存在的问题，也成为社会关注的焦点和热点。

资金供给和政策环境的变化，使高校传统的报账业务面临严峻挑战，高校需要开拓思路，层层剖析，找出问题症结，并有针对性地做出完善和改进。本文对高校报账业务的现实困境进行了分析，依据机制设计理论，采用信息化技术，设计了一套报账业务指引工具，旨在提升高校财务管理水平和服务质量。

二、机制设计理论的内涵

机制设计理论讨论在信息不完全、分散化决策、自由选择等条件下，如何设计一个机制，使活动中的个体目标和组织目标保持一致。机制设计理论源于波兰经济学家里奥尼德·赫维茨的开创性工作，其核心内容是信息效率和激励相容。1960年，赫维茨发表了《资源配置最优化与信息效率》，指出机制运行需要信息传递，而信息传递是需要成本的，因此对于机制设计者来说，降低信息空间维数，精简信息内容，提高信息传递效率，有利于降低机制运行成本，有利于实现既定目标。1972年，赫维茨又发表了《论信息分散系统》，提出激励相容的概念，即在信息不对称和道德风险并存的情况下，需要设计机制，给参与者一定的引导、规范、控制和激励，使参与者在实现个体利益最大化的同时实现组织目标。

机制设计理论作为微观经济学的一个分支，发展迅速，影响和改变了现代经济学的诸多学科，被广泛运用于契约理论、垄断定价以及拍卖理论等诸多领域，包括现实生活中的税制设计、行政管理、法规制订等也可归结为机制设计理论研究范畴。高校也可借鉴机制设计理论，对财务报账工作进行完善和提升，一方面要全面收集、整理、归纳、总结相关制度，梳理流程环节，明确内控要点，加强监督和控制，实现激励相容，另一方面要创新机制，实现信息公开透明、高效传递和规范使用，提高信息效率。

三、高校报账业务现状分析

目前，高校报账业务的基本流程是：教职工依法依规开展经济业务活动，收集整理相关票据和附件材料，填制报账表单，履行审批手续，报送财务部门审核通过后予以报销支付。财务审核作为报账业务的最后一个环节，重点对经济业务的合规性、合理性、真实性、经济性等方面进行监督，对开支内容不合规、手续不完善、票据不合法、附件资料不规范、表单填制不准确、审批签字不齐全等情况予以退单，而产生退单的主要原因是教职工没有按照制度要求开展业务活动。依据机制设计理论，国家出台了一系列制度，并要求财务、审计、纪检等部门开展监督，其目的是规范个体的经济行为，维护资产安全，防范舞弊和腐败，避免资金浪费和损失，确保政府、学校、个人三者的目标或利益的趋同性和一致性，实现激励相容，因此遵守制度是高校开展经济业务活动的基本前提和职责要求。但由于制度信息内容多、获取难度大、传递效率低等因素的影响，高校教职工在报账业务中并不能严格执行制度规定。

（一）制度来源范围广。当前高校执行的报账相关制度，从事项类型划分，包括办公费、印刷费、差旅费、公务接待费、公务用车运行维护费、因公出国出境费、会议费、培训费、劳务费、维修维护费、物业管理费、购置费、基本建设等业务管理规定；从业务流程和关键环节控制划分，包括立项评审、预算编制、采购招标、合同管理、评估验收、资产登记、项目审计、财务支付、绩效评价、监督问责等方面的管理规定；从出台制度的业务部门划分，包括高校财务处、国资处、教务处、科技处、人事处、后勤处、基建处、党政办、学生处、审计处等部门；从发布制度的层级划分，包括国家层面、省部级层面、市厅级层面、学校层面、二级单位层面；从时间跨度划分，在用的制度甚至可追溯到上世纪80年代。面对如此庞杂且不断更新的制度体系，不论是财务人员还是报账人员，且不说学习，即便是收集整理起来，以备待查，都不是一件容易的事情。

（二）信息筛选难度大。每一经济业务从事前申请到完成支付，往往需要履行多道手续，每一步骤都有相对应的规定要求，即便是相同经济业务，也可能会因为所使用的经费来源、经费性质、经费归口管理部门的不同，而适用不同的制度条款。如何快速精准地从大量制度文本中，筛选出与具体经办业务相符合的规定，对于大部分教职工，尤其是没有业务经办经验的教职工来说比较困难。

（三）审核信息不对称。高校教职工的本职工作是教学和科研，平时对报账相关制度关注不够，对一些知识点的把握不够深入和全面，造成处理经济业务时不细致、不规范和不完善，尤其是遇到一些特殊问题，由于经验不足，会无所适从，甚至凭主观推测办理。而财务工作者属于专业技术人员，每天都会接触到大量的经济业务，对各项审核要点和办理流程能够做到思路清晰和操作熟练，对特殊事项和特殊情况的处理都有固定模式。由于报账人员和财务人员在报账审核过程中存在信息不对称，容易产生分歧，甚至发生矛盾，造成审核不通过而退单的情况。

（四）报账服务不理想。为了缓解报账工作压力，很多高校推行了网络报账和投递式报账，有效解决了报账排队等候问题，但报账效率并没有太多改善，有时会出现因为缺少财务审核的现场辅导，导致多次投递失败的情况，反而会造成报账效率下降。此外，高校为了帮助报账人员学习相关制度，出台了报账制度汇编和各类业务报账说明，召开业务咨询会，但效果并不理想，究其原因，一是制度内容庞杂，系统学习难度大；二是制度更新快，纳入制度汇编的相关条款若不能及时更新，会对报账人员形成误导；三是培训辅导由于时间有限，只能重点关注制度框架和变化内容，对基础性报账业务培训力度不够，对关键环节讲解不够细致透彻；四是业务培训相关知识要点在大脑中记忆时间有限，若不经常运用，在遇到实际业务时可能已经遗忘。

四、全过程报账业务指引构建

制度内容庞杂、要点筛选困难、信息不对称、服务效果不好是影响信息效率提高和激励相容实现的主要原因，也是造成高校报账效率低的症结所在。为了规避以上情况的产生，本文设计了一套报账业务指引工具，其目标是能够为“零基础”的报账人员提供自助式、个性化、全过程的业务指导，从而提高报账效率，缓解报账矛盾。

（一）构建思路。该报账业务指引工具在设计理念上主要体现了全面性、标准化、易查询、辅助性、易扩展的特点。全面性是指报账人员通过该指引，可以在报账制度数据库中便捷地查询到与报账业务相关的所有规定、流程、标准、要点、表格、答疑等内容，报账制度数据库是前期通过制度的全面收集和汇总，并按照业务流程和环节进行梳理和分类后形成的；标准化是指该指引对报账业务的审核要点进行了归纳总结，形成了一套报账人员和财务人员共同遵守的、明晰的、统一的审核标准，减少信息不对称，提高报账审核的客观公正性；易查询是指该指引依托于电子表格设计，将业务流程和环节模块化，采用树状结构和层次化的方式布置数据，采用超链接点选方式实现不同模块间的切换，报账人员可以根据自己的需求，迅速切换到需要了解的业务活动和流程环节中，查阅相关业务要点和注意事项；辅助性是指该指引将使用者假定为没有业务经办经验的报账人员，对业务每一步骤的操作方法进行详细说明，并配以图例、演示和答疑，在编制文本材料时，提供参考模板，在填制表单时提供填报说明和数据查询，同时将验证公式嵌入其中，对填报数据的准确性和完整性进行检查和提示；易扩展是指该指引是自行设计，无技术壁垒，操作简单，可以作为模板，继续开发预算申报、资产购置、合同管理、劳务发放、科研结题、审计验收等方面的业务指引，并通过系统集成，快速实现不同业务的切换，提高高校整体工作效率。

（二）模块设计。按照时间逻辑顺序，指引将报账业务全过程划分为以下六个阶段。

1.了解业务要点。报账资料的产生和收集同经济活动的过程密切相关，报账人员在经济活动中，应事先了解业务流程、审核要点和注意事项，避免报账时出现附件不齐、手续不全、支出违规或超标的情况。该指引将高校主要报账事项划分为办公用品费、印刷制作费、差旅费、专用材料费、版面费、培训费、会议费、公务接待费、公车运行维护费、出国出境费、劳务费、维修维护费、资产购置、基本建设、实习费、学生活动费等，针对每项业务内容，通过梳理相关制度，开展部门间沟通协调，优化业务流程，明确业务环节，完善内控措施和要求，对每一报账事项提供了十项提示性说明，包括：单据及附件要求、业务流程、开支范围、开支标准、注意事项、表单下载、制度链接、业务答疑、咨询电话、实例演示等。通过该模块报账人员能够全面了解到所关注的报账业务，从发起申请到完成支付所需要的全部信息，实现报账人员“自助式”答疑。

2.获取合法票据。原始票据的合法性、真实性、完整性和及时性是报账审核的重点，也是报账人员容易忽视的地方。该模块分为四个部分内容，第一部分为开票信息要求，明确合法票据的类型、适用范围以及对应的具体经济事项，明确开具票据的基本信息和规范要求；第二部分为票据检查，通过视频演示的方式，提示报账人员检查票据中的单位名称、日期、品名、单价、数量、金额等要素是否齐全，金额是否准确，是否加盖印章，是否提供了明细清单等，提供发票真伪查验的网络通道和查询电话，明确大额发票和电子发票的报销规范要求；第三部分为票据特殊事项的处理规定，包括：票据内容开具错误问题、票据丢失问题、票据报账期限问题、借出票据未及时入账问题、发票代开问题等；第四部分对不能报销入账的原始票据进行详细说明，并配以实例图片，予以强调。

3.票据整理。票据整理是会计基础规范化中的一项常规工作，其目的是便于审核和查阅，便于汇总计算，便于凭证影像化，便于归档和保存。票据整理有着很强的规范性，需要报账人员认真对待，否则很容易因为票据不分类、粘贴不规范，造成报账单支出内容与原始凭证内容不一致、汇总计算错误、相互遮盖、损坏票据等情况。该模块分为三部分，一是通过文字描述，明确票据整理的规范要求和注意事项；二是通过图片展示各类票据整理的模板；三是提供票据整理的演示视频，供报账人员学习和参考。

4.表单填制。表单控制是内部控制的重要手段，贯穿于经济活动的全过程。表单按用途可分为审批类、流程类、报账类和说明类，主要来源于业务经办部门或业务归口管理部门。为了提高表单查询和使用效率，该模块按经济活动类型，将所有与报账业务相关的表单，以超链接的方式汇总在一张表格中，并对每一表单的适用条件、范围、用途等情况进行备注说明。在表单填制过程中，通过数据有效性和插入批注的方法，规范表单填写的内容和格式；利用内置函数对表单填制的准确性、完整性和规范性进行检查和验证；将汇总计算、大写转换、编码生成、自动识别、预警提示等功能附加在表单中，同时在表单的辅助信息区域，提供预算查询、项目查询、标准查询、人员查询、电话查询等，提高表单填制的效率。

5.授权审批。经办人是否在授权范围内办理业务，是判断经济活动合规性的重要依据，因此授权审批是报账审核的重点。该模块分为三个部分，一是依据制度文件，按照部门预算经费、科研经费、教学经费、基本建设经费、专项经费的审批权限分类列示，并提供审批自助查询功能，通过输入相关信息，查询到相应审批人，以及办公地点和联系方式等信息，提高审批效率。二是明确审批权限范围、审批规则、审批责任等内容。规定审批应逐级进行，严禁越级、缺级；规定审批应严格执行回避制度；规定项目负责人是经费管理的第一责任人，对票据的真实性、合法性、相关性及票据金额、张数、支付信息的准确性负责。三是对在履行审批手续时容易出现的问题进行实例讲解和说明。

6.审核检查。该模块主要辅助报账人员进行报账材料提交前的检查，通过录入部门、经费来源、业务类型、支出金额等信息，经系统自动识别，利用内置信息，提示该类业务的注意事项、核对要点、表单填制模板、审签人员名单、附件要求等信息，并以实例图片的形式展示，便于报账人员直观、快速地对比检查，确保票据合法、附件规范、填制准确、审签齐全，确保一次性通过报账审核，提高报账效率。

（三）优化策略。

1.设置报账业务设计岗位。当前，很多高校使用网上报账系统，但该系统缺乏个性化设计，与高校实际业务情况契合度不高，不利于实现财务精细化和规范化管理的目标。因此，高校有必要设置报账业务设计岗位，专职负责收集、整理相关制度，将业务范围、工作流程、报账要点、支出标准等信息通过表单控制、审签控制、附件要求等方式，与报账业务指引充分融合，内化于报账业务流程中，实现服务创新和流程再造。

2.建设财务共享服务中心。高校应积极推进财务共享服务中心建设，实现财务系统与科研、教务、人事等系统的数据对接和业务协同联动，将会计核算流程控制前移到业务发生环节，实现业务财务一体化。通过业务集成和协作，为教职工提供一站式、全过程、精细化、专业化的财务服务，并采用业务分类核算等方式，提高业务处理效率和服务质量。利用系统集成和大数据分析，为高校管理决策提供高质量信息，为开展绩效评价、加强内部控制、提高风险防控、实施精准化管理等方面发挥积极作用，推动高校内涵式发展。

3.建立网络审批系统。随着信息技术的进步和相关立法的完善，电子签章的合法性和安全性得到保证，高校应及时推出网络审批系统，提高报账审批效率。报账人员通过系统提交的单据和相关材料扫描件，发出审批请求，审批人查阅相关资料，签署审核意见后，自动跳转下一层级，待审批完成，报账人员打印相关资料，提交财务部门报账审核。实现网上审批，能够为报账人员节省大量时间，同时，领导审批工作自主性和弹性增强，签署的意见、时间、流程更加清晰明了，便于跟踪和判断。

4.营造诚信的工作氛围。依据经济人假设理论，当个体处于监督弱化的环境中，其发生弄虚作假等道德失范行为时，如果没有被惩罚，则预期“造假”成本为零，那么个体在行为选择上将会与社会目标产生背离，因此加强对个体经济行为的监管是实现激励相容的重要前提。高校应建立异常数据监督和预警机制，协同审计、纪检等部门，对疑点数据开展调查，并定期通报调查结果，尽量把失信行为消灭在萌芽状态；适当扩大信息公开范围和公开时间，并鼓励对违规行为的举报，变个体监督为群体监督、外部监督为同行监督、一时监督为长期监督，降低监督成本，提高监督效率。高校还应该建立失信惩戒和失信退出机制，对于违规行为，视情节轻重，给予约谈警示、通报批评、记过、降职、撤职、开除等处分，涉嫌犯罪的，移送司法机关依法追究其刑事责任，营造诚实守信、风清气正的工作氛围。

五、结束语

依据机制设计理论构建的全过程报账业务指引，其出发点是解决信息效率问题，最终目的是实现激励相容；该指引立足教职工需求，通过业务细化和内控设置，把产生“报账难”的因素，化解在业务经办过程中；该指引在各个模块和业务节点上，除了文字说明外，还内置了大量的实例图片和视频，实现业务指导的针对性和高效性；该指引设计了大量表格和文本模板，供教职工参考使用，提高业务工作效率和资料的规范性；该指引是财务人员和报账人员共同遵守的准则，实现了审核要点的标准化、一致性和公开透明。总之，全过程报账业务指引对加强会计基础规范化建设和提升财务服务水平起到了积极的推动作用，当然，指引还需要进一步扩展业务范围，细化规范要求，优化流程设计，努力发展成为全方位、全过程、标准化的高校经济业务活动指引。