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使用智能表单提高工作效率

2016-12-26李强

商情 2016年43期
关键词:表单电子邮箱汇总

李强

【摘要】本文介绍了一个成熟的表单系统,以及如何利用该表单系统提高工作效率。

【关键词】表单;麦客

在教学科的工作过程中,经常需要完成上级部门要求的信息统计或收交各类教学文件,在信息统计和文件的收交过程中,目前使用较多的方式是电子邮箱,但是在实际使用过程中发现使用邮箱来完成这些工作非常繁琐,而且容易出现错误,为了方便此类信息的收交,经过大量的研究和对比发现,智能表单系统的使用可以大大简化工作流程,而且对信息进行收集及分类汇总智能表单的表现也非常出色。

一、智能表单介绍

电子表单在网页中主要负责数据采集功能,它采用B/S模式收集各类信息,收集上来的信息按照主题存放在服务器上,大大简化了数据的采集和汇总。在互联网技术刚开始的阶段电子表单入门门槛较高,一般需要计算机专业人员来开发设计和使用,随着技术的不断进步和市场的进一步细分,智能表单系统越来越简化,越来越智能,只需要简单的拖拽即可设计出一个表单,因此智能表单的应用也越来越广泛,比如举办活动报名、大小事务申报登记、用户调研投票、整理材料备忘、问卷调查反馈,这些工作都可以集中到一张表单上。

目前市场上免费的智能表单工具有很多,经过笔者的使用对比在此给大家推荐一个表单工具“麦客表单”。使用麦客表单,不需要自己搭建服务器,不需要自己配置表单运行环境,用户注册账号后即可使用其绝大多数功能模块。只要简单地拖拽组件框,配置出你想要的内容,剩下的就交给麦客,麦客会提供:自动规整的信息、自动统计报表,让你方便又有效地进行数据的导出和处理。

二、麦客表单在信息统计中的应用

教学科在工作中经常要按照上级部门要求完成各类信息的统计汇总,如统计教师实践锻炼计划,需要将几十人甚至上百人的信息汇总到一张Excel表格中,如图1所示。

按照传统的方式,教学科相关人员将该表格通过电子邮箱发至所在系部的任课教师邮箱由任课教师填写完毕后再通过电子邮箱反馈至发件人邮箱,发件人再打开邮件下载附件将信息一条条复制粘贴到汇总表中,这种方式给负责汇总的人员带来了大量的负担,而且容易出现遗漏等情况。

如果采用麦客表单,将大大简化数据的采集和汇总工作,只需要通过简单的拖拽组件就可以生成一个电子表单图2所示:

表单设计完成后,可以点击保存表单,然后点击生成表单,即可完成表单的设计,并生成一个网址和二维码,将网址和二维码提供给需要填写表单的人员,填表人员通过网页或者用手机微信扫描二维码即可打开填写页面进行填写。

填写完的信息将集中存储在服务器上,管理人员只需要登陆自己的麦客表单系统,即可查看已提交的表单信息并可通过批量操作导出所有反馈信息至Excel表格中,从而完成信息的统计和汇总。

麦客表单除了可以完成上面的信息统计外,还可以通过添加附件组件,允许用户在提交信息是将允许的文件类型的文件作为附件同时提交,提交上来的附件也可以打包下载,可以大大的简化工作量。

三、总结

智能表单系统的使用可以大大的简化信息的收集和汇总,建议广大工作人员在工作中使用,它可以极大的提高工作效率。

参考文献:

[1]汪敏,王丁,周东.基于电子表单技术的多渠道数据采集在综合卫生管理信息平台建设中的应用[J].中国卫生信息管理杂志,2010(01)

[2]徐瑞军.基于XForms的所见即所得的电子表单工具设计与实现[D].北京交通大学,2008

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