刘 瑛

在任何单位的经营管理过程中，档案的管理都是其中的一个重要内容。当前，数字化技术已然开始渗透到了我们生活、生产的方方面面，很多行业都在和数字化技术进行充分的融合发展，并且取得了较好的效果。目前，在档案管理领域，一些单位已经开始尝试运用数字化技术来改变档案管理方式，即档案数字化。数字化技术运用到档案管理方面，不仅能够改善档案管理模式，同时也能够提高档案管理效果。

近年来，数字化技术成为一个热门词汇，不仅因为数字化技术作为一项新的科技内容快速渗透到了各行各业，同时数字化技术所显现出的优势也推动了各行各业的现代化发展。在数字化技术被广泛运用于各行各业的同时，档案管理领域目前对于数字化技术的运用总体而言还是比较浅显，但是已经有一些有先见之明的单位开始尝试运用数字化技术来创新档案管理方式，而数字化技术的运用，不仅能够改善档案管理模式，同时也能够提高数字化技术效果。本文主要就如何在档案管理数字化时代加快智慧服务进行分析。

一、我国档案管理工作的历程回顾

新中国成立以后，随着我国各项事业的不断推进，档案管理工作也随之跟上，国家为此建立了专门的档案管理机构，负责档案的收集、保存和管理，同时国家为了推动档案管理人才队伍的不断完善，在很多高校都建立起了档案管理专业。进入到20世纪80年代，随着我国改革开放不断深入，经济实力有了明显提升，档案管理工作有了较好的物质条件支撑，从中央到地方基本都建立起了相应的管理机构，并且档案管理工作也充分适应了国家经济建设的发展和科学技术的进步。21世纪，在数字化快速发展的背景之下，我国档案工作也与时俱进，开始朝着线上档案管理的目标迈进，数字化档案管理成为了这个时代鲜明的标志，同时数字化档案管理的发展也推动了包括数字化档案管理系统、数字化档案管理技术等方面的一系列协同发展。目前，在我国绝大多数档案管理机构中，基本上都实现了档案的数字化管理，同时一些比较大型的主流企业也逐步开始采用数字化的方式管理和利用档案。

二、数字化技术的内涵及档案数字化特征

1.数字化技术的科学内涵。数字化技术是网络信息化时代的产物，其概念最早由维克托·迈尔·舍恩伯格和肯尼斯·库克耶提出，又称为巨量资料。与传统数据的静态化不同，数字化技术呈现出动态化特征，运用高决策力、高洞察力、高优化能力的云计算、分布式处理技术、存储技术和感知技术，对多样化数据资料进行收集、管理、处理[1]。

2.档案数字化的基本特征。目前，在档案实际管理工作中，随着客观形势变化，对于档案管理工作的基础能力和现代化水平都提出了较高要求，这也要求在档案管理工作方面要更加重视针对性、科学性，在数字化技术帮助下，能有效促进这一目标实现，并借此推动数字化背景下智慧档案服务工作的构建。档案数字化的基本特征可以表现在几个方面。首先是能够为更大范围的用户群体提供档案服务。目前，全球三分之二以上的人口都是互联网的直接使用者，每个个体、团体都可成为信息输入者、传播者和接收者，以云为依托，浩瀚如海、数量庞大，巨量资料也由此得名[1]。其次是档案信息传播能够更加高速。档案数字化主要是依托互联网技术而发展，而互联网在信息传播上又有着高效快速的特点。正因为信息传播的高速化，才能实现数据间的高效交流。最后是多样性。档案数字化升级后，档案内容的发生源来自于各个层级、各个主体，由其所创造出来的资源同样是多样性的，并且档案数字化所能够服务的群体也涵盖方方面面、各行各业，同样具有多样性。

3.档案数字化的实现形式。在档案数字化实现过程中，主要是利用影像平台来实现对传统档案的升级管理。一般来说，用于档案数字化管理的影像平台都比较庞大，有几千G空间，安全性能良好，主要是通过对传统纸质档案进行扫描的形式，转化成电子图像。在传统档案经过数字化转换并被收集到平台以后，用户如果需要调阅档案，可以直接通过平台提供的用户界面进行检索、调阅、下载等行为，平台则会在后台系统中记录下用户在操作过程中的一系列信息，包括用户名、使用日期、调阅内容、下载情况等，同时界面还能为用户提供档案图片的缩小、放大、共享等功能[2]。可以看出，档案数字化管理不仅不再需要占用一定物理保存场所，同时利用档案数字化较好地解决了过去在档案管理上对于传统纸张材料的依赖，不仅使得档案保存管理所需成本变得更低，同时数字化档案相较于以纸张载体的传统档案，也更安全，在档案调阅的效率提升和管理优化方面也有比较突出的表现。

三、“档案数据”对智慧服务的影响

在档案数字化背景下，“档案数据”是进入新时代档案管理工作的重要变革和进步。所谓档案数据，是将原有的纸质文档转换为相应的数据信息，再将相应的内容传入到计算机，这一过程保证档案内容能够原原本本地被传输进电脑。同时，电子档案在归档方面，可以通过计算机程序进行归档，不仅速度大大提高，准确性也能够有所保障，不需要用人工方式进行繁琐费力的归档操作；在档案呈现的时候，也能够清晰直观地在电脑屏幕上进行显现，提高利用效果。而档案数据，又对智慧服务有着重要影响，具体表现在以下几方面。

1.档案数据对档案存放的智慧化影响。在档案管理过程中，一个重要的环节就是档案资源的保存形式，过去，通常是以纸质形式进行保存，而这也带来了一定的问题。首先，随着档案资源开发工作的不断进行，会形成越来越多的档案材料，由于传统形式的纸张档案材料本身的物理属性，如易燃、易潮等特点，在档案以纸质形式存放的过程中[3]，往往存在安全隐患。同时，随着档案的不断增多，原有的物理空间也受到了一定的挑战。其次是纸质档案资源调阅效率不高。纸质档案资源的存放、查找、翻阅都受到一定的物理条件限制，同时纸质档案在调阅过程中，往往需要经过多个环节的申请、报批，也需要一定时间，并且如果一次不能够调阅完所有需要的档案，还需要再次来回。这些都使得档案资源的调阅效率受到了严重影响[2]，进而影响档案资源的利用效率。最后是在社会各项事业不断发展的过程中，档案存放场所空间越来越紧张，给未来的档案资源存放带来了一定的不利影响。而档案数据的一个特点就是以信息技术为基础，实现对档案的电子化管理，不仅可以通过很小的储存硬件存放较大容量的档案资源，同时也能够提供更加方便的调阅途径，能够使得档案资源的存放效率得到显著提升。

2.档案数据对档案调阅服务的智慧化影响。我国新修订的《档案法》第四章第二十七条明确规定，县级以上各档案馆的档案，应当自形成之日起满二十五年向社会开放。而我国绝大多数档案早就已经超过了这一期限，已经符合向公众开放的条件，但是目前很多普通民众对于档案馆还是存在一定的神秘感，往往绝大多数档案馆是“高高在上”“不可逾越”的地方，也因此即便是当需要一些档案资源的时候，也不会轻易踏进档案馆。但是实际上，我们在开展档案资源开发工作的过程中，一个重要目标就是通过对档案资源的探寻、发掘、整合，使其能够为社会发展、为民众生产生活带来一定的积极作用，而民众对于档案馆的隔阂感，又制约了这一价值的发挥。然而，档案管理数字化的背景下，在传统档案资源经过数字化转换并被收集到平台以后，普通民众在条件许可的情况下，可以直接通过平台提供的用户界面进行检索、调阅、下载等行为，平台则会在后台系统中记录下用户在操作过程中的一系列信息，包括用户名、日期、调阅内容、下载情况等，同时还能为用户提供档案图片的缩小、放大、共享等功能[2]，大大提升了档案资源的开放效率，使得档案资源开发工作的价值得到了显现。

四、档案数字化背景下实现智慧服务的途径

1.通过“云”技术开发智慧“掌上档案柜”。正如前述，随着我们事业的不断发展，我们会形成越来越多的档案，同时人民群众对于档案利用的要求也在不断提升，但是目前传统的档案管理场所能够提供的档案调阅服务还是比较有限，虽然很多档案管理机构会通过电子阅览平台上传一些电子档案，但是因为电子阅览平台储存容量的有限，广大用户能够利用的档案较少，同时很多档案管理人员上传的资源想有效共享也十分不便。但是，云计算作为一种分布式计算系统，能够对海量的信息进行存储和共享服务，所以我们能够运用云计算的存储和共享功能，来开发智慧“掌上档案柜”。比如，档案管理机构可以将相关适合公开的档案资源存储到“云”空间后然后，给相关的人员提供链接和云盘密码，供他们点击下载。而用户则可以利用手机终端下载或者和其他需求者分享这些网络资源，随时随地调阅档案，不受时间和空间的限制，这就是我们通常所说的“智慧无处不在”模式。

2.加强档案数字化管理基础建设。（1）要序时推进档案数字化管理系统项目的持续更新建设，对档案数字化管理系统的各项功能要不断进行扩展和优化，要基于当前档案管理技术的发展以及业内在电子档案管理方面所形成的一些新思路、新经验，不断对系统进行优化升级，着力突破过去管理中的各项限制，实现档案检索、调阅、登记、归还、维护、更新以及修改等一系列功能的升级，进一步提升其中的“智慧因子”，持续提升相关人员的使用体验。（2）要适应当前移动智能终端普及的时代背景，加快档案数字化管理系统的移动化开发进程，尽快实现移动管理功能，使得电子档案的查询、调阅等工作能够通过APP或者是移动平台实现。（3）在持续对信息化档案管理系统进行更新升级的过程中，也要在配套设施上及时更新，相关硬件设施、人员配置、培训、管理制度等保障措施要同步跟进。

3.加强相关人才队伍建设。加强专业化人才队伍建设，为档案数字化提供强有力的组织和人力资源保证，是档案数字化背景下智慧服务得以实现的重要条件。因此，作为档案管理机构，要着重培养和建设专业的技术骨干队伍，发现和选拔一批思想上认同档案数字化建设，有志于投身智慧档案服务事业的人才来充实人才库。聚焦档案数字化系统的开发、维护、管理，因地制宜、因人而异地开展针对性的业务培训，结合实践，运用梯队人才培养原则和师徒带教方式迅速提升人才对档案数字化时代的适应能力。

在我们社会主义各项事业发展过程中，往往会形成相关的档案，是我们方方面面事业的“成长记录册”，是我们在社会经济建设中重要的痕迹载体,而档案除了能够记录我们事业发展的足迹、活动的内容，也能够为我们在各方面解决实际问题提供一些追根溯源的依据。随着社会的不断发展，档案的价值也日益提升，这也对新时代档案管理工作和档案服务工作提出了更高的要求。要促进档案管理工作和档案服务工作的提升，尤其是促进档案的智慧服务模式实现，档案数字化无疑是最好的方式。它有效解决了档案存放以及资源利用效率等方面的问题，大大提升了档案服务中的智慧化因子，做好档案数字化升级完善，将有助于促进档案管理工作不断前进，提升档案本身的价值。在此过程中，还要积极创新，正确探索，做好基础环节的工作，为档案数字化背景下的智慧服务提供坚实有力的支撑。