苟中华

摘要：与传统的档案管理方式相比，信息化管理的优势十分明显。信息化管理后，对于档案内容的归类整理就更加便捷、清晰，便于进一步深入管理，且传递的速度与提取的速度更加快捷。信息化管理也进一步提升了档案的安全性，解决了占据空间大的问题等。基于此，本篇文章对电子信息技术在档案管理中的应用进行研究，以供参考。

关键词：电子信息技术;档案管理;应用

引言

档案管控是单位管控体系内无法取代的工作，攸关单位的经营与进步，对单位的合理决策也有较大的影响，因此获得所在单位的高度关注。为了有效适应信息化年代的需求，推动信息科技全方位运用在档案管控中，单位要参考具體情况，把信息科技与档案管理相融合，力图形成办公自动化的局面，提高档案管控的成效与质量，让档案管理人员从繁重的体力劳动中解放出来，并且纠正工作中的偏差。

1信息技术在档案管理中的应用优势

为数据共享提供保障。随着信息化时代的不断深入，传统的档案管理已经逐渐被信息技术的新方法所取代，信息技术在档案管理中的应用主要是通过网络平台，保障信息传输的便捷性、有效性和时效性，达到信息资源共享和流动有序的管理目的，在企业档案管理的过程中起到了十分重要的作用。一是在信息技术为支撑的前提下，企业可以运用电子化处理方式来整合和归纳档案信息，进而达到信息的有效查询、调用和流动共享;二是档案管理的目的是为了将复杂无章的企业信息、资料、数据进行整合、存档和调用，信息技术在这一方面提供了不可取代的技术支撑，实现企业档案管理的资源共享，节省不必要的资源和时间;三是在企业档案管理中运用信息技术符合时代发展和企业发展的需求，档案数据信息在企业中的价值随着发展日益凸显，只有将这些数据档案的价值充分发挥出来，才能实现读取共享。

2信息技术在档案管理中应用存在的不足

2.1档案数据检索质量较差

数据检索质量直接影响着档案信息的应用水平。然而，部分企业虽然推进了档案数字化管理，并对信息技术进行了推广应用，却缺乏对档案检索目录的高质量设计，使得信息技术在档案管理工作中的普及无法获得更高质量的外部支持。部分档案数据检索工作的实施对于可视化分析技术缺乏足够的关注，没有使用图表方式实现对档案数据的有效展现，导致档案信息的处理举措无法得到相应的调整创新。

2.2信息科技在档案管控中的问题

信息科技的日新月异为档案管控工作带来了巨大的变化，其让档案管理者的工作强度下降。与既往的档案管控模式对比，信息科技的使用也有着极大的弊病，这在相异单位中都能看到。当中，信息科技最大的问题在于私密性差，这种差，不但表现在参数遗失后的复原功能上，还包含了电子讯息容易被偷盗、容易造假等特征，这必须要有安全的防伪识别科技与密码科技，预防档案讯息被偷盗或使用，确保档案讯息在传送与利用阶段的安全。讯息科技使用在档案管控工作中，还应对档案管理人员的专业素养给出了更严苛的要求，这需要档案管理人员具备过硬的业务能力，而当前档案管理者信息科技专业素养还很差。此外，因为信息科技使用于档案管控的时间还不长，以往的档案管理模式还在使用，在以后都会与信息化档案管控模式交互使用，那么两类模式的共存也必须通过制度来进行平衡，两项科技互为依托，方可提升档案管控的成效。

3电子信息技术在档案管理中的应用策略

3.1提高档案数据检索工作质量

档案数据检索工作在开展的过程中，必须加强对信息技术普及规律的重视，并将各类主题词及相应的检索内容加以总结，使档案信息利用需求可以得到优化，有效提升档案检索工作效率。要加强对可视化分析技术的重视和应用，尤其要对图表形式的信息进行重点研究，使数据检索精准度得到提高。档案数据检索工作还需要对特殊信息进行集中处置，尤其要对数据分析模型进行灵活使用，为档案信息利用效率的优化提供精准支持。

3.2合理使用电子档案

（1）档案管理人员需要转变传统档案管理意识的同时，主动学习电子信息管理操作的技能，主动开展电子档案管理编研业务，充分展示档案管理的内涵，在建档的过程中有效获取关键词进行归类存储，一边提供更加快捷、准确的档案信息服务。（2）对档案信息进行电子化目录生成，这是为保障信息提取的便捷性。编制目录后，可以非常清晰地了解不同信息的内容了及存储位置。同时方便在遵守保密规定的同时对这些信息进行查阅，对于保密级别不同的信息进行分级管理，保障这些信息的安全性与可靠性，避免因管理不当而造成的信息外泄。这也是为后续信息电子化管理提供基础。（3）电子信息完成建档后，需要对调用信息的单位进行准确的登记，其中内容需要有明确的划分，内容包括使用人的自然信息，这是为保障信息安全而采取的措施，是为方便对电子档案的合理利用。

3.3管控的创新

计算机的诞生与普及推广，满足了民众的各类需要。目前，档案管控体系的构建比较散乱，让档案管理工作变得异常困难。如必须把已有的档案记载成册，完成记载后要归入总档案，如此档案管理才会逐渐变得高效，假如产生了突发状况就不用担忧档案材料会遗失会损坏，确保档案材料的可靠性与完备度。即便产生天灾等不可抗拒的情况，导致一些单位的讯息遗失与损坏也无须忧虑，在总档案中检索到对应的档案，总档案对每一份档案都有记载与备份，不但能够预防意外遗失档案，还能够对各附属部门的工作安排提供协助，对各机构形成的难题都能够快速地应对。

3.4建立完善的管理队伍，提升档案管理人员专业素养

随着信息化技术在企业档案管理中的普遍应用，对档案管理人员专业素养也提出了新的要求。基于此，档案管理人员专业素养要积极响信息化技术在企业档案管理中的应用的要求，提升自身的工作水平和思维广度，加强自身的纪律意识和规则意识，才能更好地掌握信息化技术在企业档案管理中的应用，档案管理人员的综合素养和专业水平直接决定了企业信息化档案管理的管理水平和效率，甚至关系到企业信息化档案管理未来的发展走向。想要有效提高档案管理人员专业素养和技能水平，就要为档案管理人员专业素养经常举办一些有关于企业信息化档案管理的思想交流会和专题座谈会，有计划地安排一些相关实践活动和技术交流活动，聘请专家对档案管理人员进行工作讲解和指导并传递先进的管理理念和教育理念，增强档案管理人员的学习积极性和自主性，提高档案管理人员的专业素养和技能水平，进而促进企业信息化档案管理的良性发展。

结束语

总之，信息技术的创新发展可以使档案管理工作得到全面优化，对提升档案管理工作综合质量，具有十分重要的意义。应用信息技术对档案进行更加科学的管理，为适应时代发展的需要，使档案管理工作发挥更重要的作用。信息化管理可以使得档案管理工作更加清晰，而且可以使得档案管理更加安全。

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