数字中国建设背景下高校档案数字化建设策略及网络化应用研究

2021-12-03马小春王艳云

黑龙江科学 2021年21期

马小春，王艳云

(山东华宇工学院，山东德州 253034)

为加快数字中国建设，我国积极实施“互联网+”行动，推进实施宽带中国战略和国家大数据战略等。档案管理工作是对高校管理水平进行评估的主要标准之一，具有不可替代的作用与地位。在数字中国背景下，高校纷纷对内部管理及教学等方面进行了改革，档案管理工作也随之发生了相应的变化。在实施网络化及数字化档案建设后，档案管理工作落实效率得到了切实提升，档案信息化、数字化也得到了有效利用与开发，这对于高校发展是十分有利的。

1 高校档案数字化的概念和工作流程

1.1 高校档案数字化的概念

档案数字化又称数字化加工或数字化转换，是指通过一定的技术手段将存储于传统载体上的、以模拟形态存在的档案信息转化为以数字形态存在的、计算机可以识别和处理的信息的过程。

1.2 高校档案数字化的工作流程

高校档案数字化的工作流程包括管理流程和业务流程两个方面，管理流程以档案数字化工作为管理对象，通过指挥、计划、组织、控制等手段对该项工作进行部署，并保证顺利实施。业务流程以档案信息资源为操作对象，通过模数信号转换、目录录入、数据库建设、软件应用等手段获得有序、可用的数字化信息。

按照工作内容，业务流程又可以分为应用系统开发流程和数字化资源建设流程两个方面。应用系统开发流程负责设计、调试、维护档案管理系统，为数字化档案的加工、处理、存储、利用和保存提供工具。高校档案数字化资源建设流程则借助于档案管理系统创建、管理数字化档案，并向用户提供多样化的利用服务，如图1所示。

图1 档案数字化业务流程Fig.1 Work flow of archives digitization

2 高校推行数字化、网络化档案建设的意义

2.1 实现高效化业务处理模式

高校实施档案数字化建设可以有效提高档案业务处理效率。通过推行数字化、网络化档案建设与管理模式，可以利用互联网等技术优势，实现实时性信息收集与传递，且可以在规定允许范围内，给予各部门一定的档案使用与阅读权限，充分挖掘档案信息的价值，为高校各部门提供有效辅助。在数字档案管理模式实施后，档案管理人员一年上交一次信息归类清单即可，可以有效利用网络技术及信息技术，完成相应数据信息的传递与归档，压缩了档案信息输入时间。

2.2 符合时代发展需要

实施网络化、数字化档案管理模式是高校档案管理与时代发展需求接轨的直观表现。在互联网大范围普及的今天，网络技术及信息技术已经融入到了人们的日常生活中，人们也更加习惯通过网络进行办公与信息获取。实施数字化建设模式可以打破档案管理以往地域及时间的束缚，创造良好的档案管理环境，灵活开展档案管理工作，使档案管理人员有更多时间用于档案管理调整与优化，形成良性循环，确保档案工作向着智能化方向发展。

3 高校档案数字化工作的要求

在注重效益、统筹规划、需求导向、保障安全四大档案信息化发展原则的指导下，档案数字化工作应满足以下几方面要求。

3.1 目标合理

高校档案数字化的目标在于建立高质量的、便于使用的数字化资源，可以长久保存、反复使用，可以被广泛、方便地获取，可以应用于不同的环境，具体包括方便用户查询利用、支持电子化业务流程、保护档案原件、汇集分散保存的档案信息。

3.2 遵守法规

档案数字化加工和服务要在法律框架和行业规范下进行，以保护合法权益，避免非法利用。档案数字化工作需要遵守四类法规：一是档案公开和保密的法规。二是保护知识产权的法规。三是隐私权保护的法规。四是网络服务行为规范。

3.3 遵循标准

在高校数字化建设过程中，标准问题一直广受重视，但目前效果不佳。如果高校档案数字化的档案信息资源只为内部使用，没有跨部门、跨机构、跨地区的共享，则标准化程度影响不大。

3.4 管理集成

管理集成也是注重效益原则的要求，即将档案数字化融入档案馆(室)的整体工作中，与日常管理工作相结合，具体体现在基础工作集成、信息服务集成、管理系统集成三方面。

3.5 互助协作

加强档案部门、业务部门、技术部门、咨询部门及其他信息资源管理部门等有关方面的互助合作，优势互补，共享成果和经验，避免重复劳动，提高档案数字化效率。各有关方面的互助协作主要体现在以下几个方面：档案数字化成果的交换共享；档案数字化工作经验的交流共享；档案数字化课题的联合攻关；档案数字化业务的外包共建。

4 高校档案数字化、网络化建设策略

4.1 规范高校档案数字化建设工作

规范档案建设工作是高校实施数字化档案建设的基础与关键。管理人员要严格按照相应规范规定，对实物档案展开数字化转换与处理，并按照有关标准，对档案信息内容进行适当共享。在进行档案转化及储存过程中，需要采用统一标准严格要求各项工作的开展，实现规范化、统一化的档案管理模式，保证档案归纳的完整性，确保后续数字化建设与管理工作顺利实施。

4.2 加大软件开发力度

软件开发是保证数字化档案建设的前提，各高校要在现有管理软件的基础上，结合自身档案工作实际需要，有针对性地开展各项软件开发工作。在软件开发过程中，要从设计阶段开始，将用户档案管理的不确定性及多变性考虑在内，保证档案业务管理的通用性及适应性，确保软件可以在不同环境中得到有效应用。同时，要切实增强软件的可拓展性及易用性，提高软件提示引导及容错能力水平，并按照高校战略发展规划，制定科学的软件编程方案。

4.3 强化档案信息安全

数字化档案很容易出现信息泄露或其他安全问题，技术人员应加大对档案信息安全的保护力度，构建较为完善的档案信息安全保密机制，利用高校教育资源优势，通过宣传教育等方式，强化管理人员安全保密意识，做到职责细分，切实优化档案管理系统，具体把控档案信息各项情况，及时升级防火墙及杀毒软件。要通过数据加密及用户身份验证等技术的运用，提升档案系统安全等级，以防档案信息受到黑客或恶意病毒的攻击。此外，还应做好实物档案保管工作，实现双重保障。

4.4 增加资金投入

各项建设工作开展与资金投入数额有着直接关联，高校还要给予该项工作足够的资金支持，一方面要补充与更换现有信息化设施设备，及时淘汰老旧设备，为档案建设工作提供良好助力；另一方面要构建档案网络平台，通过网络实现档案管理、储存及查询等操作，减轻人员工作强度，提高整体工作效率。为实现这一目标，高校可将档案数字化建设工作纳入日常管理工作中，设立专项建设经费，确保做到专款专用，为档案信息化建设提供资金支持。

5 高校档案数字化加工技术

5.1 构建Web服务体系

推行数字化档案建设的目的是为了更好地服务高校，要构建Web服务体系，按照访问便捷、高效的目标，合理设置服务体系的各个环节。高校档案主要以阅读及查询服务为主，为用户提供的信息结构以网状为主，在进行服务体系设置时，要保证阅读灵活性及自由性，确保用户可以及时了解各项信息。

5.2 建立高校档案数据库

为达到最佳的档案建设与管理模式，各高校要通过上述手段保证档案业务处理效率与准确度，完善档案信息数据库系统。按照创新精神引导，研究分布式处理模式，分析多应用、多用户任务环境实际需求，按照分析结果调整数据库系统，确保系统可以适应高校各种复杂环境。此外，开发数据库系统相应功能，通过对互联工具功能进行深度开发与不断完善的方式，结合Web技术为使用者创造更加方便的Web站点服务体系，为其提供更加优质的数据库系统使用体验。档案管理部门要建立统一的高标准多媒体数据管理体系及全文数据库，并通过与其他高校合作的方式，实现资源的有效共享，深度挖掘资源利用价值。