基于项目管理的公共图书馆阅读推广活动研究

2021-12-01吕明

河南图书馆学刊 2021年10期

关键词：项目管理;公共图书馆;阅读推广活动

摘要：文章分析了项目管理应用于公共图书馆阅读推广活动的必要性，分析了项目管理下公共图书馆阅读推广活动的要素，提出了相应的阅读推广活动策略，以期推动全民阅读推广工作的持续开展。

中图分类号：G258.2文献标识码：A文章编号：1003-1588（2021）10-0023-03

1背景

阅读丰富了人们的精神生活，全民阅读体现了社会的文明进步，全民阅读推广活动是提升民族素质、文化自信的重要途径。随着信息科技的飞速发展，阅读推广活动的内容、形式发生了改变，阅读推广项目也随之增多，如何高效管理阅读推广项目已成为公共图书馆亟须解决的问题。

2项目管理应用于阅读推广活动的必要性

2.1阅读推广活动的特点

张怀涛认为，阅读推广具有文化传承性、公众参与性、社会公益性、定位多向性、主动介入性、成效滞后性等特点，阅读推广活动具有传播性、载体性、项目性、可行性等特点[1]。岳修志认为，阅读推广活动的特点主要包括操作的复杂性、方法的创新性、模式的探索性、时间的周期性、主体的组织性等[2]。冯留燕认为，阅读推广项目具有目的性、持续性、独特性、创新性等特点[3]。笔者认为，阅读推广活动具有持续性、独特性、探索性、创新性等特点，能够传播优秀文化，推广全民阅读，提升社会文明程度及民族文化自信。

2.2项目管理应用的必要性

项目管理是运用各种知识、技能、方法与工具，为满足或超越项目有关各方对项目的要求与期望，所开展的各种计划、组织、领导、控制等方面的管理活动[4]。近年来，各级公共图书馆开展了形式多样、内容丰富的阅读推广活动，取得了一定的效果，但活动存在一些问题，如活动内容与形式同质化严重、阅读推广队伍力量单薄、资源相对分散、活动内容与读者需求不对称等。公共图书馆利用项目管理的方式开展阅读推广活动，既能提高团队的工作效率，增强组员的团队精神，提升部门间的协作能力，也能对阅读推广活动进行规范管理、监控、有效评价，扩大活动的辐射面，营造良好的阅读氛围。

3项目管理下公共图书馆阅读推广活动的要素3.1项目组织管理

项目的策划、实施离不开强有力的项目组织管理团队。因此，公共图书馆可设立阅读推广部，组建固定团队和临时团队，对阅读推广活动进行集约化管理。在开展阅读推广活动的过程中，阅读推广部要对活动项目进行调研、策划、报批，根据项目需要临时抽调其他部门的工作人员参与项目实施，优化人员配置，提升团队的工作效率和执行力。

3.2项目目标管理

项目管理的目标参数包括时间、成本、绩效。公共图书馆开展阅读推广活动也可从时间、成本、绩效这三个方面进行目标管理。

3.2.1时间目标。每个阅读推广活动的策划、实施都有其预设的起止时间，如征集类活动的起止时间、评奖时间、领奖时间等，每个环节都需要在预设的时间内完成。每个环节都会影响阅读推广活动的总体进度，活动实施的时间节点关系到读者参与活动的热情，因此，公共图书馆应严格按照预设时间完成相关工作，以实现预期的活动目标。

3.2.2成本目标。在人力方面，公共图书馆在开展阅读推广活动的过程中既要充分发挥馆员的专业优势，也要充分发挥志愿团队的作用，最大限度地避免人力资源的浪费。在财力方面，公共图书馆既要严格按照财务规定对活动经费进行支配，也要严控预算与经费报销，规避财务风险。此外，公共图书馆也可邀请社会机构参与活动，积极争取协作与赞助。在资源方面，公共图书馆要根据馆藏资源的特点策划、开展阅读推广活动，满足读者的多元化阅读需求，宣传推广馆藏特色资源。

3.2.3绩效目标。在项目策划阶段，策划人员要根据时令节气、国家宣传的主流思想策划阅读推广活动，按照可行性原则撰写项目方案;在项目实施阶段，公共图书馆要对每个环节进行质量控制，如活动的进展情况、读者的意见建议、参与活动的人数、参赛作品的数量等;在项目结束阶段，公共图书馆要对项目实施情况进行总结，对每个环节进行客观评价，为下期活动提供参考和借鉴。

3.3项目规范管理

项目规范管理有助于项目的有序推进。在开展阅读推广活动的过程中，公共图书馆要根据项目规范管理的要求，制订一系列的规范、标准，如工作分配原则、申报计划的写作规范、海报推文的写作规范、活动效果的评估标准等，严格执行各项管理规范，确保项目实施与计划的一致，推动阅读推广活动的持续、高效开展。

3.4项目风险管理

项目风险管理是识别和分析项目风险及采取应对措施的活动，主要包括风险识别、风险量化、风险对策研究、风险对策实施控制等。SWOT分析法能对企业自身的内在条件和外部环境进行分析，找出企业的优势（Strengths）、劣势（Weaknesses）、机会（Opportunities）和威胁（Threats），从而明确企业的核心竞争力[5]。公共图书馆可利用SWOT分析法，对开展阅读推广活动的内部优势、劣势及外部机会、威胁进行分析，充分利用丰富的馆藏资源、舒适的阅览空间、业务熟练的人才队伍，结合外部的机遇与挑战，克服阅读推广机制不健全、经费不足等困难，为读者提供精准的阅读服务。

3.5项目沟通管理

在开展阅读推广活动的过程中，项目沟通管理包括阅读推广团队成员之间的交流、公共图书馆相关部门之间的协作、阅读推广团队成员与读者之间的沟通。阅读推廣团队成员要注重沟通方式、工作效率，以确保活动预期目标的实现。阅读推广相关部门要注重沟通协作，在阅读推广活动前、中、后进行有效沟通，以确保活动的顺利开展。阅读推广团队成员可通过问卷调查、在线留言等方式，加强与读者的沟通交流，积极获取读者的需求、意见和建议，实时调整活动方案，以满足读者的多元化信息需求。

4项目管理下公共图书馆阅读推广活动策略

4.1组建活动小组

随着全民阅读的推进，公共图书馆开展了形式多样的阅读推广活动，如讲座、征文、新书推荐、亲子阅读、有奖答题、照片征集、VR体验等，但活动效果一般。因此，公共图书馆应根据阅读推广活动的特点，组建活动小组，了解读者的需求与关注点，邀请相关的专家学者参与活动策划。在活动开展过程中，活动小组成员应密切配合，对活动进行实时监控，收集读者的意见和建议。在活动结束后，活动小组要召开总结会议，对活动进行总结和评估，为该类活动的开展提供经验与借鉴。此外，阅读推广部应定时召开会议，广泛听取每位成员的意见、建议及应对方案，为阅读推广项目负责人进行全面管理和监控提供有效的一手资料。

4.2分析读者需求

读者需求是阅读推广活动开展的重要动力，了解并获取读者需求是公共图书馆的一项重要的基礎性工作。在策划阅读推广活动前，公共图书馆要了解服务对象的相关情况，如年龄、性别、教育背景、兴趣爱好、来馆目的、阅览习惯等。公共图书馆可通过线上与线下相结合的方式，收集读者的阅读需求，并对这些信息进行汇总，分析不同群体的阅读喜好等，为活动策划提供参考。

4.3策划阅读推广活动

活动策划者不仅要明确活动的背景、主题、目的、意义、起止时间、地点及预期目标等，还要根据服务对象的特点，合理安排活动时间和地点，如亲子类活动尽量安排在休息日，针对中小学生的活动尽量安排在休息日或寒暑假等，以吸引更多的读者参与活动。此外，活动策划者不仅要制订科学的实施流程和流程规则，制作详细的材料清单和经费预算表，还要明确工作人员的职责，加强成员间的协作，以确保阅读推广活动的顺利开展。

4.4开展阅读推广活动

4.4.1前期宣传。信息时代，智能化终端设备的普及为公共图书馆的宣传推广提供了多种途径。公共图书馆可通过线上与线下相结合的方式宣传推广阅读活动，如海报、展板、图书馆网站、微信订阅号、读者活动群、电子邮件等，激发读者参与阅读活动的热情。

4.4.2资源配置。对于线下活动来说，资源配置包括会场布置、Logo设计、服装统一等;对于线上活动来说，资源配置包括公共图书馆门户网站的使用、微信订阅号的使用、电子屏幕的使用等。因此，公共图书馆要根据活动要求，合理配置相关资源，提升服务水平，确保活动的顺利开展。

4.4.3按时开展。守时是公共图书馆专业性的重要体现。公共图书馆要根据原定计划，按时开展阅读推广活动，实时监控活动进度，对存在的问题进行及时处理，为读者提供专业、舒适、高效的阅读体验。

4.4.4收集读者的意见建议。在活动开展过程中，公共图书馆及时收集读者的意见、建议，有助于其对活动进行及时调整。公共图书馆要在活动现场设置签到处、咨询处，发放意见反馈表，对读者的反馈信息进行汇总整理，不断完善工作模式，以提高读者的满意度。

4.5总结经验

在阅读推广活动结束后，公共图书馆可召集活动小组成员对本次活动进行总结、评价，对存在的问题进行深入分析，找出解决的办法，不断总结经验，为相关工作的开展提供借鉴。

5结语

新时代，读者需求的多元化给公共图书馆提出了新的要求。公共图书馆可在开展阅读推广活动的过程中引入项目管理的理论和方法，提高工作效率，提升读者满意度，进而推动全民阅读推广工作的持续、深入开展。

参考文献：

[1]张怀涛.阅读推广的要素分析[J].晋图学刊，2015（4）：1-7.

[2]岳修志.阅读推广活动及其管理特点分析[J].图书馆，2019（1）：65-69.