文·王秉花 李珍珍

近年来，在干部人事档案中问题众多，一定程度上干扰了档案管理工作秩序，在社会上造成了不良影响。针对这种情况，济南市委组织部严格落实中共中央组织部《关于进一步从严管理干部档案的通知》，强调各管档单位严明组织人事纪律，加强做好专项审核工作。同时，在市委组织部、市教育局、市卫健委和各区县委组织部分别设立干部人事档案管理中心，按照“建管分离、分级负责”的原则，对全市干部人事档案实行集中管理，提升干部人事档案信息化管理水平，充分开发干部信息资源，更好地满足干部工作需求。

一、档案集中管理后工作难点及原因分析

干部人事档案集中管理，能够有效解决分散管理力量不足、成本过高、不规范等问题，进一步控制接触档案人员范围，从源头上杜绝档案造假行为发生，优势非常明显，但困难也陆续增多。一方面，将人事档案中的散材料及时、准确入档难度增大。各单位干部人事档案集中到管理中心统一管理后数量激增，例如集中管理3万卷档案，按照每卷档案平均每年新增工资表1份、年度考核表1份，其他材料1份计算，每年需要入档的散材料大约有9万份。如此庞大的数量，若各单位同一时间集中报送，及时登记入档的难度加大，加之各单位干部人事档案若无统一标准，准确登记的难度加大，错装概率增大；二是档案集中管理后，需要的工作人员数量增多，人员转换比较频繁，政治素质参差不齐，若是继续沿用传统管理模式，控制信息知晓范围，做好保密工作的难度加大。

二、依托档案集中管控平台，探讨智慧化管理模式

（一）设置用户权限，严格做好保密工作

1.要提高散材料接触人员保密意识，严格落实保密责任与保密纪律，与散材料接收人员签订《保密责任书》，明确其不得擅自使用、披露或者扩散所知悉的材料内容，不得在档案材料上圈点、批注、涂改等注意事项，保密事项。

2.利用数字化管控平台，通过技术实现保密。可严格设定用户权限，按照最高密级防护和最小授权管理的原则，严格控制档案及散材料信息知晓范围。可设置散材料报送权限，给每个立档单位设置独立账号，只能允许其查找录入本单位人员得散材料信息。可设置散材料接收权限，当散材料“三龄一历”信息与数据库不一致时，只有散材料接收组组长具有查看人员数字化档案权限。

3.各立档单位通过政务内网与中心连接，使用单独涉密计算机处理散材料报送相关工作。与互联网实行物理隔离，有效阻止黑客、病毒侵入。

（二）建立任务列表，实行网格化精准管理

1.内嵌材料类别。将各类材料说明内嵌到管控平台，帮助材料送交人员准确、快速分类录入。

2.建立任务列表。各立档单位通过管控平台添加材料，或通过Excel表格录入材料名称并导入平台，建立任务列表，每100条信息为一个任务列表。通过任务列表来管理、限定每个任务列表数量，将每份散材料细化到每个任务列表中，实现网格化精准管理。

3.生成送交清单。每个任务列表完成后，可生成导出一份送交清单。送交人员需对照清单核对材料数量及“材料类别”“材料名称”“形成时间”“材料页数”等基本信息，准确无误后将清单及散材料一并送交。

4.生成接收清单和退回清单。散材料接收人员根据送交清单逐项核对相关信息后，生成接收清单及退回清单，做到每份材料的去向清晰明了。

（三）授权立档单位，分批限时网上预约

1.散材料统计。统计各立档单位需送交散材料份数，按照份数将各立档单位分为三到四个批次送交，并授权每一批次单位送交材料的大致时间。比如，1000份以内的单位第一批次送交，1000份～3000份的单位第二批次送交，3000份以上单位第三批次送交。

2.分批限时网上预约。各立档单位根据本单位散材料报送批次，在规定时间范围内根据散材料梳理情况自主预约具体送交时间。比如，**单位散材料总份数为2000份，属于第二批次送交，第二批次送交时间范围为3月1日～5月31日，单位可根据散材料梳理及时间安排，在3月～5月内自主预约某一天或某几天报送。

（四）实行全过程留痕，确保及时准确入档

1.实行全过程留痕。从散材料送交到接收，从接收到扫描，从扫描到交接入档，依托数字化管控平台，实行全过程留痕。确保每一份散材料，从送交到入档每一个环节都有记录，既可以查询到材料当前在哪一个环节及是否入档，还可以查询到每一个环节具体由谁负责。

2.实行组长负责制。为确保散材料及时准确入档，采取分组负责制，由组长对每一个环节具体负责。比如，全过程可分为接收、扫描、归档三个环节，三个组相辅相成、互相衔接，各组组长具体负责同上一环节组长交接，对本组材料及人员负总责。

（五）增加查询统计功能，方便查阅利用

增加散材料记录查询统计功能，方便追踪查询每一份散材料的状态以及归档情况。比如，可通过“姓名”“身份证号”“散材料类别”、“送交人”“接收人”等方式查询追踪每一份散材料。