张林华 原婧妍/上海大学图书情报档案系

互联网时代，社会生活与工作领域中“参与”几乎无所不在。在档案领域，信息技术的进步和公共服务导向的转变催生了参与理念，社交媒体网站、免费开源工具、即时通讯软件等为公众营造参与的环境，并在这种环境下影响和促进人的参与行为，档案馆中公众由被动的“顾客”角色拓展为档案馆公共服务建设的“参与者与建设者”[1]。目前我国档案领域的公众参与实践尚处于起步阶段，主要表现为相关实践数量少、项目分散、无固定模式和流程，难以形成高质量的成果，亟待步入正轨。

2009年，美国启动“开放政府”方案。2010年，美国国家档案馆（National Archives and Records Administration，以下简称NARA）发布《开放政府计划》1.0版本，此后持续全面或部分修订、更新。时至今日，已更新到4.0版本，即《2016—2018年开放政府计划》（以下简称《计划》）。随着社交媒体的快速发展，目前《计划》中的“社交媒体战略”部分，已率先更新到2021—2025财年。此外，NARA还连续出台《战略规划》，如目前正在实施的《2018—2022年战略规划》（以下简称《规划》）。研究近年来NARA以《计划》与《规划》为代表的战略文献，可以发现公众参与的理念与具体部署贯穿始终并已逐步成为核心战略之一。本文分析这两份战略文件并结合NARA公众参与实践进展，梳理以NARA为主导的促进公众参与的策略，为推动我国档案馆的公众参与实践提供启示及建议。

1 我国公众参与档案实践的现状与问题

1.1 政策规划缺乏

政策与规划为档案馆促进公众参与营造环境、明确工作目标与任务。新修订档案法将“鼓励社会力量参与和支持档案事业的发展”作为总则中的一条单独列出[2]。《“十四五”全国档案事业发展规划》多次提到社会力量和个人参与档案事务，如“鼓励、引导、规范社会力量参与档案事务”以健全档案管理体制机制，“鼓励社会和个人向国家档案馆捐赠档案”以优化馆藏档案结构，“积极鼓励社会各方参与”以加大档案资源开发力度[3]。这些均体现了国家对社会力量和个人参与档案事业的重视。

现有政策为档案馆促进公众参与提供了一定环境，但在具体实施方面，仍缺乏相关的具体配套政策与规划。一方面，档案馆公众参与的前提是开放符合公共利益、需求的档案资源，而我国档案开放与保密政策法规始终存在矛盾，现有档案开放政策内容也更加重视“保密责任”的实现而非“开放责任”的履行[4]，档案馆在开展公众参与活动时缺少明确且充分的法规指引，导致公众参与推进乏力。另一方面，我国档案事业发展规划主要着眼于发展目标与重大任务，较为宏观，总体线条较粗，公众参与在具体实施层面存在一定难度。

1.2 参与意愿不强

我国公众参与基础相对薄弱。档案部门方面，传统观念使得档案馆缺乏促进公众参与的工作理念，这严重制约了档案馆促进公众参与的动力。公众方面，目前公众档案意识还有待提升，参与意愿总体不强。

目前我国公众参与档案实践大多立足于档案馆，通常在决策前端缺少相应需求调研，公众参与较为被动，往往表现为公众的可参与时间与活动时间不相称、公众对参与活动不甚了解等。档案馆对参与人员的个人兴趣、实际需求等不够重视，导致公众获得感不强、参与意愿受挫，参与质量和可持续性受到影响。

1.3 沟通渠道不畅

一些地方档案馆网站没有设置“公众参与”版块，也缺乏其他有效渠道，存在沟通不畅、信息反馈不及时等问题。有学者在对公众参与档案馆志愿服务情况进行调查后，指出“公众未参加或不愿参加档案志愿服务活动的首要原因是公众对活动本身不了解”[5]，从侧面反映了档案馆和公众沟通不足已成为公众参与的一大阻碍。

在公众参与之前，如果档案馆没有提供统一的、面向社会的信息发布平台，而是通过第三方告知，公众就无法第一时间获取相关信息，公众参与的时效性和质量就会降低，公众参与的被动性加大。公众参与本身就是公众和档案馆互动的过程，沟通渠道不畅必然带来较差的参与体验，降低公众的参与积极性，难以发挥公众参与的群体智慧，导致参与成果质量参差不齐。公众参与档案工作后的信息反馈尤为重要，而沟通渠道不畅、档案馆无法明确公众参与的实际情况及公众的建议反馈，将直接影响以后的公众参与成效。

1.4 广度深度不足

我们分别从文献和网站途径对档案馆促进公众参与情况进行了调研分析。据文献调研，发现有关档案志愿服务、档案众包现状的研究较多。前者大多以线下方式进行，内容多是上街或进社区宣传档案工作、担任档案展览讲解员、协助指导基层档案工作及家庭档案建档等[6]；后者包括档案馆面向社会启动档案征集活动、档案百科词条编辑等，如面向全社会的“上海合作组织峰会”档案史料征集活动[7]、“社会档案人”项目[8]。据网站调研，可见各省级档案网站现有公众参与主要集中在档案征集、问卷调查、意见反馈、网上咨询版块，总体内容陈旧过时，参与人员寥寥无几，版块形同虚设，参与效果不佳。

基于阿恩斯坦的公众参与阶梯理论[9]，我们认为我国现有的档案领域公众参与大部分处在第二个层次“象征性参与”，即公民具有一定的知情权，但公众参与的主题并不是公民实际关注的问题；诸如调查问卷、档案征集等公众参与活动，均是档案馆从自身需求出发，真正面向公众需求的不多；公众参与档案资源建设，集中在档案采集、手工整理等初级阶段，很少有机会参加档案开发利用的深度加工工作。

2 美国国家档案馆促进公众参与的策略

2.1 总体部署，多措并举

在《规划》制定的全部四个战略目标中，“实现访问”和“联系用户”两个战略目标明确指向公众参与，NARA通过向公众提供更多的电子文件、灵活的访问工具和可访问的资源促进公众参与，并对未来4年档案馆联系用户的工作设定了量化指标。《计划》则将“公众参与”作为加强开放政府文化的一个专题，由“活动、教育和展览”“社交媒体和公民参与”“公民档案管理员”“对外事务联络”四部分组成[10]。同时发布“十项旗舰举措”，通过运用技术、提高透明度以及跨机构合作创新国家档案馆工作方式，吸引公众参与。两份文件从全局审视公众参与，通过保障公民访问权、创新工作方式、发展公众参与项目等，多举措推动公众参与目标的形成。

2.2 扩大服务群体，全面培育参与力量

NARA为各个年龄段的儿童提供有趣的展品和活动，有家庭学习实验室、家庭日、家谱营（12岁以上）、国家档案馆圆形大厅过夜亲子活动（8—12岁）、学龄前儿童故事讲座（3—5岁）等[11]。NARA还面向教师和学生群体提供历史文件、图像、地图、海报和其他联邦档案，举办各种基于档案的实践性活动和开设免费的远程课程，举办国家历史日（National History Day）讲习班，邀请策展人、研究人员、档案管理员和在线内容创作者等为学生提供个性化的帮助，并搭建网络教育平台Docs-Teach支持教师的教学活动。2015年11月，NARA开设了“历史中心”（History Hub），将美国历史爱好者、研究人员等聚集在一起探讨、分享专业知识。此外，NARA关注特殊群体，优化国家档案馆服务点，确保残障人士更便捷地获取档案[12]。

2.3 搭建网络平台，全方位支持参与互动

一是运用社交媒体平台构建联系渠道。《计划》将社交媒体战略列为旗舰计划，尝试以创新社交媒体工作的方式实现公众参与目标，而在最新发布的《国家档案馆社交媒体战略2021—2025》中，将联系用户定为NARA战略目标之一，认为公众的参与度直接关系到该战略目标的实现[13]。具体实现路径有三：一是在社交媒体平台分享馆藏档案，实时响应用户需求；二是分享档案馆故事即鼓励员工分享他们的工作，培养用户对档案馆的好感和信任以便和用户良好合作；三是分享档案馆与时俱进的使命和多样化的服务，增进公众对档案工作及其重要性的认识。目前，NARA已经开通了Twitter、Flickr、YouTube等12家社交媒体账户并投入使用。

二是创建专门社区推动参与互动。2016年NARA推出历史中心（History Hub）在线平台，设置讨论区、博客和特色社区版块。公众能够有效地获取历史档案和政府文件，也可以就自身未解决的问题咨询专家[14]。目前History Hub已纳入NARA的工作流程，与“公民档案员”项目衔接，向更多公众推广。

2.4 以公众为中心，全流程策划参与活动

一是公众参与档案工作决策。NARA在制定开放政府计划以及战略规划时，会举办网络研讨会和公众一起商定有关未来档案工作事宜，公众可以通过电话或面对面与NARA的工作人员直接互动，提出问题和建议[15]。在制定馆藏档案数字化计划、决定数字化优先策略时，NARA工作人员首先编制一份数字化优先级清单，在与公众分享并征集意见后，相应调整清单内容。另外，NARA承诺发布与数字化合作伙伴签订的合作协议以听取公众的建议[16]。

二是公众参与档案数字化加工。NARA向公众开放创新中心，配备了专门的扫描实验室，公众可以扫描馆藏的档案并免费获得其数字副本，最后已扫描的档案经选择后被上传到国家档案目录中。《计划》指出，未来创新中心将继续扩大与公众的联系，简化公民扫描活动的流程，与高中生、大学生以及退休人员合作进行扫描和转录工作[17]。据笔者调查，截至2021年6月，NARA的档案扫描次数已经累计1亿余次[18]，其中也包含了公众参与的贡献。

三是公众参与档案资源开发和利用。NARA基于公众的现实需求与公众共建共享档案资源开发成果。其一，公众参与开发档案检索工具，NARA通过分析公众为档案添加的标签、转录的文本以及评论的内容，了解公众的需求和兴趣[19]。其二，NARA制定全国性教学计划，向教师推荐馆藏历史档案资源，教师可以通过网络研讨会学习如何利用档案展开教学活动，还可以利用这些档案构建个人课程方案和共享线上课程计划。

3 我国档案馆促进公众参与的启示和建议

3.1 完善政策法规，做好配套规划

一方面，档案馆促进公众参与始终应秉持开放的理念，需依据法规协调开放与保密的关系，从根本上改变档案馆工作的保守心态，为档案馆促进公众参与创造良好的前提条件与参与环境。时任国家档案局局长李明华在部署2020年全国档案工作时表示，要抓好顶层设计，加快修订《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》，探索建立档案解密协调工作机制，开展馆藏档案解密试点工作[20]。国家档案行政部门应把握机遇，适时调整开放政策、明确档案开放权责划分、细化档案开放管理措施。另一方面，我国鼓励公众参与档案工作，但如何引导、规范公众参与的问题未曾在我国的档案事业发展规划中提及，建议档案部门明确公众参与的目标、任务，制定具体规划来引导档案馆的公众参与，并配套相关法规来规范公众参与行为及其成果。

3.2 创新参与机制，扩大参与群体

当前，我国公众参与档案工作尚处初步发展阶段，针对如公众参与意愿不强等瓶颈问题，尤其需要通过创新机制予以突破。NARA的档案服务面向儿童、学生、教师、历史专家等，这些人群正是其主要的参与力量，这实际上是考虑了不同群体的需求和兴趣。我们认为，这是培育参与力量的突破点，档案馆可建立以公众需求为导向的参与机制。首先，通过针对性的档案服务横向培育多种参与力量，如，为学生和学者提供研究服务、为社区街道居民开发与生活息息相关的档案文化产品等。这样就使档案馆的公共服务真正受到公众的欢迎和追捧，提升公众满意度，改变档案馆在公众心目中的刻板印象，最终吸引不同需求的群体主动到馆、主动参与。其次，策划以需求为导向的公众参与活动，纵向扩充参与力量。档案馆可从档案展览、档案利用等日常工作中搜集公众需求和潜在兴趣，拟定参与活动方案，并采用问卷调查、访谈、投票的方法收集意见和反馈，根据公众需求确定参与活动内容，吸引更多有相同需求的公众参与。

3.3 建立交流平台，促进公众沟通

目前，公众参与存在信息不对称的问题，公众难以及时准确地获取相关信息，成为我国公众参与档案工作面临的一大阻碍。笔者认为，有必要建立统一的交流平台，平台的建立必须包括三个要素：资源、信息发布和互动。首先，公众参与平台应当包含开发档案资源的工具，以使公众发现自己感兴趣的档案或档案工作。其次，公众参与平台应具备灵活的信息发布机制，保证档案参与活动信息及时、准确地发布，可以是微信、微博等社交媒体。最后，参与过程中应该加强公众之间、公众与档案馆之间的互动，提升档案工作透明度，避免信息孤岛，让参与者共建共享档案资源，构建和谐友好的参与社区。

3.4 拓展参与环节，提升参与层次

国内公众参与档案工作大多处在档案的基础加工环节，少有如编研利用等深度加工环节。公众参与已成为档案工作未来发展的方向，档案管理诸环节必定需要社会公众的全面参与。NARA对公众参与工作的策略既有技术上的优化，又有工作环节的延伸，即在档案工作决策环节、档案资源开发与利用环节均融入了公众参与。我国档案实践应在档案管理环节中寻求公众参与的可行性，并循序渐进地推进。可以通过以下途径拓展参与环节：其一，适当增加公众参与决策环节，决策事项更多地听取公众意见，使档案资源开发、利用更贴近公众需求。其二，技术的发展使社会分工细化，档案馆可探索档案管理全流程中便于公众参与的部分，如在社区提供扫描设备，以便公众亲自上传值得保存的信息、在网络平台建立讨论组群策群力为档案馆工作贡献智慧等。其三，每个参与环节对参与人员的技能要求不同，档案馆应为公众提供相应环节的理论培训和实践指导，保证公众参与的有效性和参与活动的效果。