汪玉川 臧丽婷

（北京青年政治学院，北京 100102）

办公数字化主要指的是对办公过程中产生的数字信息的管理。秘书工作主要有三项：办文、办会和办事，涉及有拟文、活动或会议组织、信息管理、出差安排、调研等具体工作，这些工作既使用了大量的数字信息，也产生了大量的数字信息。

数字信息是将许多复杂多变的信息转变为可以度量的数字、数据，再以这些数字、数据建立起适当的数字化模型，把它们转变为一系列二进制代码，以Internet或其他传输途径为载体进行统一处理。数字信息与传统的信息（书写在纸上的文字，印刷在纸、布等载体上的图片等）不同之处主要有二，一是编码方式不同，二是载体不同。正是由于这些方面的不同，使得数字信息在使用的灵活性及使用的效率等方面远超传统信息，成为当今世界工作沟通时的主流方式。

一、办文与信息数字化

办文工作主要分两大部分：拟文与办文。

（一）拟文数字化

在拟写一篇文章时，不仅需要输入文字，有时还需要输入图片、图表、表格等。在输入文字时，为了提高效率，可以通过提高录入速度，也可以使用特殊的录入设备，如速录机，还可以利用相应的软件提高效率。如撰写会议记录或会议纪要时，需要将每个人的发言都完整地输入到Word 文档或WPS文档中，这是一件很费力且费心的事。为了提高工作效率，我们可以利用相应的软件将每个人的发言从声音立刻转化成文字。

有时候，我们需要把……