肖起

（洮南市军用饮食供应站，吉林 洮南 137100）

引言

电子档案管理就是将传统纸质档案上传到事业单位云端储存管理，这不但节约了空间同时也保护了环境，事业单位内部的档案往往不局限于事业单位内部人员的人事档案，还包括事业单位所管理社会的档案，这些档案错综复杂往往需要花费大量的时间修改和整理，国内的所有事业单位都设立专业的档案部门，专业的人专门负责档案工作，目的让所有档案井井有条，处在信息化时代，事业单位的档案管理部门也逐一实现了电子化，利用电子化管理事业单位的档案可以提升效率，但是也存在安全的漏洞，本文从事业单位档案管理的优点和缺点进行展开论述，提出相对应促进档案管理工作进行更加顺利举措，为相关档案管理人员提供思路借鉴。

一、事业单位利用电子档案管理方式的优势

（一）节约成本，可利用率高

在中国任何一家事业单位中都能找到一间专业为档案室设置的巨大房间，这个房间弥漫着牛皮纸的味道，房间内部设置与天花板齐高的档案架，便于档案的分层管理。一批档案从整理到收集、摆设往往耗费大量的时间，不但投入了人力物力，同时也花费了更多的资源要素，而整理好的档案数据查找起来也应该对每一排档案架逐层搜索，搜索的速度很慢，同时纸质档案特别容易受到环境以及房屋湿度的影响，而一些质量不达标的纸张会随着时间的推移腐烂、发霉，遮挡了重要信息，为事业单位的正常运行造成了巨大的麻烦。而电子档案是一种可以规避环境以及纸张因素的最好替代型方法，电子档案的建立过程或许比较复杂，但是由于电子档案庞大的解析力和运算能力，很快就能将输入的数据进行保存，保存的数量往往和档案室采购的云端服务器容量有关，无需考虑空间的因素。录入的方式多种多样，改变了传统人工筛选纸质版档案的模式，可以通过语音录入和拍照录入以及打字录入多元录入方式，传统的纸质版在整理完档案袋时往往需要重新分类和空间上布局考虑，但是电子化后就不存在这些考虑因素，很多重要性档案往往因为某些时候工作人员的疏漏需要重新打印，不但浪费了纸张，同时也需要对前后档案文件的重新捋顺，电子版档案完全可以规避这个情况的发生，所有的档案文件随用随取，随意插入，增加了可用效率，降低了事业单位在档案袋和档案打印耗材的花费，节约成本开支。

（二）提高工作效率

事业单位对档案负责人员的人数有严格的限制，在全国范围内，事业单位的档案管理人员最多为三人，与浩如烟海的档案数量形成鲜明的对比，往往在事业单位档案产出高峰期时，很多事业单位人员只能挑灯夜战，抓紧对档案的整理，从某种意义上，巨大的工作量给所有的档案工作人员带来了巨大的心理负担，同时个人的工作效率也会随着工作时间而飞速下降。编排档案并非简单工作，不但要将分散的档案进行装袋，还需进行档案袋架设以及档案空间布局，档案袋需要标号，而档案架需要根据档案号不断更新，往往这个环节很容易出错，而一旦出错后，后面的工作全部要推倒重来，这极大地影响了正常工作的工作效率。事业单位档案电子化的最大优点就是提高工作效率，让档案负责人员在电脑及服务器面前就可以进行数据整理，为工作人员减轻工作负担，尤其是在档案归类和档案排序过程中，档案人员由于年龄和计算能力的限制计算速度和准确性远远不及电脑，所以事业单位档案管理电子化不但提升了工作效率同时也降低了档案负责人员的错误率。

（三）储存稳定

过去采用纸质版的档案管理往往与外界的储存环境息息相关，如果事业单位的档案馆的储存环境潮湿就会导致档案发霉、腐烂，不但散发异味同时影响了档案的正常查找。事业单位的档案并非长期固定不动，往往在查找文件过程中就会导致档案的固有排列顺序紊乱，往往每一次查找后，档案管理人员都需要重新整理，而采用档案电子化就可以极大程度避免了重新整理的过程，电子储存档案模式相对稳定，不易改变，更改顺序的权限只在档案管理人员手中，其他人只拥有档案查看和复制的权力，这从根本杜绝档案重新弄乱。而随着办公环境质量的不断提升，一些事业单位面临重新装修改造以及搬家的任务，与桌椅相比，档案的搬移工作是极其浩大的任务量，不但要保护数据的安全性同时也要关注档案的顺序性，可以说搬家的过程就是数据重新整理的过程，采用档案电子化管理后，档案搬移就相当于是服务器和电脑的搬移，可以进行任何时间任何地域的搬移，同时在新位置只需要进行重新架线以及重新联网工作即可，为档案的储存的安全性和稳定性提供了必要的基础和保障。事业单位的档案存储就需要更加稳定的储存条件，无论时代和负责人如何变幻，对数据的管理权限应该始终交给档案部门，而不是具体的某个人，只有政策和方法齐发力，才能让档案储存更稳定更安全。

二、事业单位电子档案管理的缺陷和不足

（一）事业单位电子档案管理过程存在的安全隐患

事业单位的电子档案管理并非一个闭环管理的过程，国家对于事业单位的档案电子化管理有着最为严格的政策约束，所有的事业单位应该定期将档案数据上传到中央数据库，由中央数据库统一管理和运营，中央数据库是绝对安全的系统，但是各地方事业单位储存过程以及在数据传递的进程中就存在安全隐患，上传一定需要以互联网系统为基础，但是储存系统和上传系统缺乏相对应的防火墙以及病毒拦截系统，在传递过程中极有可能被非法分子拦截，而中央数据库在终端依旧能接收正确的数据，只不过多了数据泄露的机会。以四年前比特币勒索病毒侵入为例，当时中国将近五十家三甲医院和十七个省的重点学校的内部档案系统都遭受不同的破坏，这个病毒并非以窃取信息为主要目的，比特币病毒的首要目的就是破坏正常档案结构，将正确的档案数据随意编写，增加错误率，导致系统检索和病人病历与事实不符，给医院以及学校等事业单位造成管理混乱的局面，而档案管理的电子化过程必不可少的设备就是云处理器和电脑主机，而这些主机和云端装置有可能在设计和制造过程就已经加入了自动备份数据到制造商云端的功能，如果这种功能不加以限制，那么事业单位的档案数据犹如“裸奔”在不法分子面前，对整个社会的正常运转以及事业单位人员的信息安全造成不良影响，干扰了社会稳定运行也影响了工作人员安心工作的心情。

（二）事业单位对电子档案的管理及监督力度不足

很多事业单位的电子档案管理人员并非是在校期间以学习档案学专业毕业的毕业生，这些人员往往没有扎实的理论基础以及电子档案操作能力，每天上班对档案管理工作都是草草了事，没有将档案管理的重要性放在首位。一部分事业单位对档案管理人员的要求不严格，对档案管理人员开绿灯，一些档案管理人员经常打着以参观学习的名号逃避上班，一些单位也缺少对档案负责人员能力的考察，往往实行终身聘任的制度，一些人员在现行的终身聘任制度的现状下就会丧失主动工作的积极性，由于电子档案管理过程不但需要熟练掌握电脑中的快捷键以及网络运算公式，同时也要精通电子档案管理程序，如果不经常操作练习就会让工作人员遗忘，影响了危急关头查找数据的效率性，很多事业单位档案管理人员热衷于老方法，或许从刚入职开始到退休过程使用电子化查找的方法利用次数都是有限的，虽然这种方法能让自己熟练查找，但是这种方法终究被淘汰，电脑的运算速度往往比经验查找更快更准确。

三、事业单位提升电子档案管理能力的措施

（一）加强系统安全性建设

安全永远是事业单位档案电子化管理的基石，而加强整个系统安全性的建设绝对不是一蹴而就的过程，这需要国内的科技公司和政府研发部门共同努力，将事业单位的档案电子化管理水平提高到全新的高度。想要加强系统安全性就是要求所有事业单位的档案管理电脑用中国人自主研发的系统和自主研发的云端数据库，避免使用微软系统以及服务器终端在海外的数据服务器，事业单位应该定期检测数据传输路径上潜在的障碍和病毒，增强防护能力以及病毒预警能力，定期扫描系统存在的漏洞，保障系统内部安全平稳运行是整个系统安全性的首要要求。

（二）实施优秀人才引进战略

人才是事业单位电子化管理档案的重要保证，事业单位之所以能够互相协作处理各种社会事项和政府任务，就是因为人的存在。如今中国已经进入了新时代，在新时代的全新发展格局的要求下，所有事业单位在招聘过程已经实现了以成绩论名次高低的构想，社会变得更加公平公正，优秀的专业性人才可以进入事业单位为祖国效力，适当提高事业单位档案管理人员的招聘门槛，缩进学历限制，招揽的人才应从局限于档案学专业放宽至档案学、情报学、公共安全专业，在同等专业下可以提供给硕士生及博士生更高的待遇标准，鼓励大学生回乡就业，建立高素质档案管理人才库，为事业单位档案管理队伍不断注入素质高、品德好、思想觉悟强的新时代人才。

（三）完善电子档案管理制度

所有的事业单位都应该接受档案管理电子化的进程，这个进程实施是国家战略也是历史的必然选择，国有国法、家有家规，而一种方法的普及往往需要制度做保障，国内对事业单位电子化档案管理的法律已经提交审议，预计到最终审议和施行还需两至三年的时间，虽然距国家法律推出还存在一段时间，但相关事业单位可以自行制定电子档案管理制度，同时将电子档案管理制度上传到网上，让专业人士指正和其他拥有政府职能的事业单位借鉴，提高工作人员的思想觉悟意识，将人的行动局限在制度的法网下，用规范约束，制度管理的方法规范档案存取的流程，保护档案的安全同时更好地服务社会和群众。

（四）定期对档案管理人员考核

与企业单位相比，事业单位的档案管理人员往往存在对工作懈怠的情况，从某种意义上讲不利于事业单位处理业务效率的提升，所以事业单位管理层应定期对档案管理人员实行考核，考核成绩与绩效工资相互挂钩，事业单位也可以定期派遣档案人员进行学习和交流，往往国内的一线城市在智慧政府建设中拥有更先进的经验可供借鉴，档案管理人员可以在一线城市可以学习到更加先进的工作方法以及更加丰富的档案管理方式，这不但是对负责档案管理的个人的提升，同时也增加了单位处理事项的效率，在党中央号召的服务型政府和高效性政府的战略下，对档案人员进行考核就是促进事业单位中的各项管理考核制度向政府管理方式看齐，不断提升事业单位综合竞争力。

四、结束语

事业单位的档案管理是工程量巨大、重要性极强的工作，我国从2016 年起已经实现了档案纸质化转向档案电子化的过渡，与传统纸质版档案相比，电子档案技术的实施是事业单位办公自动化的基本要求，但是在电子档案管理过程中依然存在电子档案安全性无法保障以及相关制度规范缺乏等问题，对此，定期进行档案人员管理考核、完善电子档案管理制度等举措是解决问题的根本方法，事业单位只有逐一解决阻挡档案传输和收集正常进行的难题才能将电子化管理的作用发挥最大。