钟崴

（武汉大学档案馆，湖北 武汉 430000）

档案系统内有庞大的档案资料，要想充分掌握就必须灵活应用新型技术进行管理。各大高校对档案管理工作都有严格的要求，因此，应善于应用新媒体技术来处理档案工作相当庞大的数据。新媒体在使高校档案工作由繁化简的同时，也给高校形势造成一定影响。高校在此背景下，应充分利用新媒体技术的优势，不断创新传统档案管理模式，提升高校档案管理工作水平。

一、新媒体环境对高校档案管理的影响

（一）丰富了档案管理的途径和内容

伴随着新媒体技术的发展，信息传播的载体也发生了改变，从传统的纸质档案变为电脑或者手机等设备，新媒体环境不断在拓展，今后新媒体技术发展的趋势逐渐成为万物互联。因此，高校档案管理工作也应随之积极进行改革[1]。新媒体环境下的高校档案管理应积极优化服务模式，打破传统模式的局限性，不断拓宽管理途径，能够实时高速的接收和储存各类信息，并实现共享，同时，信息类别也不再仅仅是文本，增加了许多新型媒体数据，如音频、图片、视频等，从而丰富了档案管理的途径和内容。

（二）创新了档案管理工作的宣传方式

传统档案管理工作的宣传范围往往具有较强的局限性，宣传范围较小，信息的发布受到阻碍，信息也缺乏持续性。但是在新媒体背景下，在之前实体信息宣传的基础上，充分结合了网络技术，大大拓宽了高校档案管理工作的范围，信息宣传的效果也大幅度提升，有效减轻了宣传人员的工作量。同时，新媒体具有及时性的特点，所以人们可以及时与服务对象沟通交流，增加对服务对象的了解，不仅使服务对象感到更加便捷，也促使工作人员达到信息宣传的目的。新媒体创新了高校档案管理工作的宣传方式，大幅度提升了宣传效果。

（三）有利于档案管理工作突破时间和空间的限制

新媒体环境背景下，将新媒体技术应用到高校档案管理工作中，使其打破空间和时间的局限性，对于管理工作的进一步发展有着非常重要的意义。新媒体技术的广泛应用不仅促进高校与其他院校的信息沟通，丰富自身的资料库，为借阅者创造更好的阅读条件，还实现了高校间数字化沟通的模式，打破了地域的限制，让高校之间可以实时进行沟通交流，在一定程度上也提高了档案信息的有效性[2]。所以，新媒体技术的应用对档案管理工作有重要的影响，为管理工作提供了更多的便利。

二、新媒体环境下高校档案管理的现状

（一）档案管理工作成效较低

我国高校的档案管理工作有待完善，档案管理信息数据还未完整，传统档案管理文本信息储存方式需要很多的人力资源来完成管理工作。这种工作模式较为繁琐，严重影响了档案管理工作的成效，而且从事管理工作的人员越多，反而使得很多员工不能完成自己的本职工作，工作效率不能得到保障。而企业相对于高校来说，在档案管理中灵活应用新媒体技术进行数字化管理，不仅减少了对人力资源的浪费，大大提升了档案管理的工作效率，也使得档案管理工作更加准确。在新媒体时代背景下，高校开展档案管理工作必须要顺应时代发展，积极利用新媒体技术进行管理工作，从而提高工作成效。

（二）缺乏完善的档案管理制度

档案管理工作具有模式化、制度化的特点，因而日常工作已经形成一套标准化的流程，所以相关档案制度的完善程度对档案管理工作的开展起着决定性作用。在传统的档案管理工作中，档案管理部门具有一定的独立性，与学校其他部门的沟通交流也相对僵化，并且服务方式比较被动[3]。而新媒体技术的应用则改变了这种情况，该方式为档案管理工作创造了更广阔的平台，提升了部门的交互性，但是，也给档案管理制度带来了新的挑战。首先，新的管理方式必然出现新的工作流程，但是目前高校档案管理工作各项工作流程还缺乏一定的公开性，机构内部还没有对不同部门之间的职责分工形成清晰的认知，档案管理工作的流程信息没有传达给相应的目标人群，经常出现误入其他部门的情况。其次，通过数字化的方式来存储和呈现馆藏档案资料，导致流通的途径多种多样，面向的群体也更加多元化。因此，必须要加大制度规范来保障其安全性，同时，也需要建立健全档案需求人员的审查制度，才能确保新媒体技术不会成为破坏档案资料安全保密工作的工具，出现信息泄露这样的不良现象。

（三）档案管理人员缺乏新媒体技术管理水平

随着新媒体技术在高校档案管理工作中的应用，相应的档案管理人员面临着更大的工作挑战。首先，管理工作人员如果没有较强的工作能力，那么就不能有效应用新媒体技术来开展管理工作，同时，档案管理人员也必须具备丰富的工作经验。当前部分高校的档案管理工作还是采用的传统工作模式，所以对管理人员没有很高的技术要求，这也使得高校档案管理工作难以得到发展。因此，面对目前这种形式，高校档案管理人员必须积极学习现代化信息技术，并有效应用到实际管理工作当中，从而提升自身工作效率。另外，利用现代化网络资源进行宣传工作，也能达到更好的推广效果，不仅促进管理人员的进步，也会直接推进高校的发展。

三、新媒体环境下高校档案管理的创新策略

（一）建立健全档案管理制度

在当前新媒体环境背景下，相关政府部门要加强对档案管理工作的重视程度，加强对其的监督。因此需要建立完善的档案管理体系，来有效控制和约束新媒体技术档案管理工作，从而充分发挥网络技术对高校档案管理工作的促进作用。一个完善的档案管理制度，可以大幅度提升高校档案管理工作的高效性，所以高校必须要按照管理制度的规定来开展档案管理工作[4]。同时，相关政府部门应加大对档案管理工作的监督力度，实时关注高校档案管理工作的进度，严格审核工作情况，并建立相应的奖惩制度，对档案管理工作做的认真负责的人员给予表扬，态度消极、工作成效差的给予批评，并将其工作的情况与审核结果联系，从而起到良好的约束作用。另外，对于网络媒体的普遍应用，可以从行政角度来规范我国高校的档案管理工作。

（二）革新管理理念

随着新媒体技术的不断发展，档案管理人员必须在工作中灵活应用新媒体技术，并基于新媒体设备来更高效的推进日常工作。大家都知道，高校档案工作是为教学、党政机关以及科研服务的，要使其得到发展离不开学校领导的支持。因此，高校档案管理部门应积极促使相关领导加大对档案管理工作的重视程度，从而推动校领导来协调统筹档案管理的相关工作，并结合新媒体的大环境，不断学习先进的管理理念，积极引进先进的技术手段，摒弃落后的传统管理方式。同时，高校应加大对档案管理工作的资金投入，完善档案管理工作的基础设施建设，定期更新档案管理系统，进而保障档案资料平台稳定运行，使档案管理与现代化社会发展保持一致。另外，校领导提高对管理工作的认知，也可以对档案管理人员起到一定的鼓励作用，促使工作人员以更认真负责的态度投身于工作中，遇到问题也能够从容面对，提高工作效率。

（三）完善多媒体管理设备

要实现高效档案管理工作的进一步发展，必须要重视多媒体的积极作用，在管理工作中充分利用现代技术。多媒体之所以能够提升高校档案管理工作效率，主要由于其传播信息量大、速度快，打破了传统媒体时间和空间的限制。因此高校应积极完善多媒体设备的硬软件建设，并不断增强档案管理基础设施的完善。同时，高校档案管理工作应广泛引进国外的先进技术方法，革新工作方式，并充分结合高校档案管理的实际情况，从而促进高校档案管理的稳定有序发展。

（四）加强人才队伍建设

高校档案管理工作具有一定的综合性、专业性、保密性，所以要配备相应的人才队伍，使档案管理工作做到与时俱进。首先，高校应规范人才引进机制，能够从多方面考核应聘人员，充分衡量应聘人员的专业素养、工作经验、业务能力等，为高校档案管理人才队伍建设奠定好的基础。其次，要定期对高校档案管理人员开展培训工作，提升档案管理人员的工作能力，并增加其职责意识，同时通过各种技术性的培训，提高高校档案管理人员对新媒体技术的认识和实际应用能力，从而有效提升其实操技能，推动高校档案管理人才队伍的建设。

结语：总之，高校应用新媒体技术开展档案管理工作，使其工作效率得到大幅度提升。在新媒体时代背景下，档案管理工作变得更加智能化，档案管理工作管理的内容相当多，与原有的档案管理工作相比，新媒体档案管理工作变得更加系统化。因此，高校必须积极将新媒体技术应用到档案管理工作中，树立新媒体管理理念，加强对管理人员的培训，进而提高高校档案管理的效果和服务质量。