管一妮/物产中大资产管理（浙江）有限公司

1 国有企业资产与产权变动对档案管理提出了新需求

以物产中大集团股份有限公司为例，物产中大集团是浙江省省属特大型国有控股企业集团,是中国最大的大宗商品服务集成商之一。经过25年发展历程，近5年高速转型发展，核心业务涉及国内外贸易、高端制造业、不动产经营、金融和资本投资等领域。集团各子公司间合并重组创新转型频繁，资产与产权变动剧烈，业态形式也日益复杂多样。为确保国有资产的保值增值，必须加强资产与产权变动档案管理，而不同业态的资产与产权档案的处置面临许多新情况。

2 国有企业资产与产权档案处置中面临的突出问题

第一，档案管理工作明显滞后。物产中大集团没有建立档案垂直体系，20家成员公司缺乏档案业务的专业指导，有的公司多年来形成的档案从来没有进行整理并集中保管，缺少专职管理档案的人员和档案管理专业知识。子公司也在朝着多元化、集团化的方向发展，集团公司和所属子公司之间形成了一种以资产为联系的新型纽带关系，在这种关系中，档案管理的行政作用被进一步弱化。必须利用大数据共享，建立信息一体化体系，加强档案数字化赋能，着手改变原有档案管理方式，将下属子公司的档案管理高标准纳入集团公司总部体系[1]。

第二，档案管理职级存在矛盾。物产集团公司档案管理仅局限于总部，全宗理念与档案流向确定存在矛盾。物产集团总部档案与子公司档案在此前的一定时期内是集中管理的，后因子公司等机构的经营独立性日益提高，很多企业将分公司、大型内设机构（非独立法人）档案参照全宗予以管理。这就带来了全宗管理的独立性与保持企业经营管理的连续性之间的矛盾[2]。在资产与产权变动过程中，为保证全宗完整，资产交割日前所形成的分支机构的档案须保留在原单位，交割日之后形成的档案才随其划出，这对于分支机构来说无法保持其档案的完整性；若其档案均随之划出，虽有益于经营管理的连续性，却无法保证原全宗档案的完整性，而且从庞杂的档案之中将某些档案进行抽出也面临操作上的巨大难度。

第三，档案处置工作前端控制不到位。《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》（以下简称《暂行办法》）第五条规定：“国有企业资产与产权变动档案处置工作是国有企业资产与产权变动工作的一项重要内容。应列入其议程，并同步进行。”但实际工作中，集团公司不同层级的单位，因其管理特性、档案意识和工作水平等因素，档案处置工作的主动性不尽相同。一般是上级母公司提出总体要求，主动实施，具体负责。其基层单位往往受管理水平和档案意识等因素的影响，不注重档案处置，需在上级单位的指导下进行。但是集团公司未起到负总责和指导要求，下属大部分企业未能履行将档案处置工作与企业资产与产权变动工作同步、同时推进的义务，前端控制没有到位，档案处置工作随意性和滞后性明显。

第四，缺少长效的处置工作机制。企业在开展档案处置工作时，无法厘清档案处置工作开展的完整流程，部分企业制定的档案处置程序过于笼统、模糊，可操作性较低，没有建立企业档案处置工作领导小组，缺少长效的处置工作机制，在具体实施过程中无所依靠。各子公司处于各自为政、独立探索、自主实施的阶段。建立相对规范、科学有效且具有普遍参考借鉴意义的工作机制，是当前工作的重中之重。

3 把握国有企业资产与产权档案处置的基本要求

一是明确企业档案处置应遵循的基本原则。《暂行办法》是开展企业档案处置工作的重要遵循，其有关档案归属与流向的规定，对企业重组、并购、出售、改制、与外商合资合作经营、终止清算等情形仍具有现实指导意义。但在资产划转、企业改制过程中，国有大型集团企业档案的流向面临新的境况，需要结合企业实际做出适应性的修订。

二是明确企业重组档案的处置与流向。将系统边界作为确定档案归属和流向的重要依据，即子公司以上级母公司管控范围为边界，采用档案在集团系统内、外单位划出的处置原则，对独立法人、非独立法人或仅部分职能划转时档案的处置进行分类明确。在系统内，因同属于一个上级母公司，有着统一的管理制度、相近的管理要求和相似的管理环境，区分法人（全宗）保管情况，充分尊重集团公司的档案管控历史，尽可能地确保档案的完整和后期的利用工作，同时也有助于档案处置工作的顺利开展。这种处置方式在集团内部资产与产权变动时更能发挥作用[3]。

三是明确改制企业档案的处置与流向。集团公司内同样也有众多企业改制，分改子、子改分、股份制改制等均涉及企业历史档案的处置。分公司改制为子公司的，改制前的档案管理形式保持不变，改制为子公司后形成的档案另立全宗。子公司改制为分公司的，原有档案独立全宗保持不变，改制为分公司后形成的档案，归入上级主管单位全宗或继续保持独立全宗管理。全民所有制企业改制为有限责任公司的，档案全宗可保持不变[4]。以全部资产改组为股份制企业的，改组后的档案另立全宗，由股份制企业管理。以部分资产改组为股份制企业的，进入股份制企业的部分，应参照《暂行办法》；未进入股份制企业的部分，其档案由原单位管理。

4 国有企业资产与产权档案处置工作的实施路径

第一，统一认识，提供思想保障。企业档案意识的强弱是影响档案处置工作的重要因素。唯有树立档案资产意识，才能有效保障后续处置工作的顺利进行。档案是企业重要的知识资产和信息资源，企业档案的处置必须同资产产权的处置同步考虑、同步研究、同步进行。档案处置未完结，资产产权变动工作就不能结束。

第二，成立工作组，提供组织保障。前端控制思想和主动介入行动的有效落实，需借助于强有力的工作组织，同时该组织必须从单位整体层面进行设置，即在单位层面成立由分管领导牵头的档案处置专项工作组，或在资产处置工作领导小组下设立档案处置工作组[5]。档案处置工作组由办公室牵头，资产与产权变动工作主办部门、有关业务部门参加。档案人员应全程参与资产与产权变动有关工作。

第三，确定原则，提供行动指导。合法性原则，档案处置必须遵照《暂行办法》等的要求，在法定框架下结合企业实际确定具体的组织形式、操作规范等，保证各项工作合法进行。合理性原则，档案处置必须尊重企业历史，统筹制定工作方案、确定档案流向，最大限度保证相关企业或业务经营管理的连续性。安全性原则，从维护国家、企业的安全和利益，保守国家秘密和企业秘密出发，既要保障处置过程中档案实体的安全、完整，又要确保档案信息的安全。

第四，编制方案，提供行动路线。方案的主要内容应包括档案处置的背景、原则、范围，档案的归属与流向，档案交接的时间、地点、责任部门或责任人，具体工作步骤及要求等内容。需要注意的是，因资产与产权变动需向公司系统外单位移交档案的，应在档案处置前，将方案报上级主管单位审查。

第五，清点鉴定，确保档案完整。档案部门清点档案库存，按照档案去向分别编制移交目录。组织本单位内设部门清理业务工作中应归档的各类文件材料，按要求完成归档或登记造册。需要注意的是，还应做好资产与产权变动过程中形成的文件材料（如资产变动批准文件、决算报告、资产处置方案等）的收集、整理和归档，按照有关规定完成档案的留存与销毁鉴定工作。

第六，进行交接，完成处置工作。档案交接各方应对档案移交目录和档案内容进行认真核对，履行交接登记手续，由交接方和单位档案处置工作组负责人签字。交接登记台账由交接方各执一份并永久保存，同时报上级主管单位备案[6]。